Cómo las actividades de compras digitales pueden beneficiar las ventas y el rendimiento

La importancia de las actividades de compras en las empresas está saliendo a la luz cada vez más. Los departamentos de adquisiciones sólidos permiten que las empresas desarrollen resiliencia, mitiguen los riesgos, mejoren los servicios y garanticen el cumplimiento. Pero a pesar de su importancia, se han quedado atrás en el cambio a la automatización.

Los departamentos de compras se han visto tradicionalmente atascados por las ineficiencias resultantes de los procesos manuales y la falta de canales de comunicación adecuados. Como tales, pueden impedir que las organizaciones alcancen su verdadero potencial. Dichos problemas ahora se han aliviado con la introducción de un software de compras superior.

La digitalización de los procesos de adquisición automatiza el flujo de trabajo de adquisición para eliminar la necesidad de que la fuerza laboral realice tareas repetitivas manualmente. Las plataformas diseñadas para el trabajo tienen como objetivo liberar a las empresas del trabajo de baja categoría para que puedan concentrarse más en áreas de importancia estratégica. Tales ventajas son conocidas y citadas comúnmente. Pero, ¿sabía que el empleo de soluciones de automatización puede aumentar las ventas de su empresa y mejorar su rendimiento? Siga leyendo para descubrir cómo la digitalización de los procesos de adquisición puede beneficiar estas áreas de su negocio.

1. Permite un control más fuerte

La visibilidad de extremo a extremo es vital para mantener el control sobre las operaciones comerciales, y esto significa acceso a los datos. Los procesos manuales de adquisición hacen que el seguimiento de datos sea una prueba. Como los datos se almacenan en hojas de cálculo en dicho proceso, es propenso a la manipulación y los errores. La generación manual de informes para realizar un seguimiento de las actividades de adquisición y los patrones de gasto y obtener información sobre los cuellos de botella que obstaculizan el rendimiento de la empresa se vuelve lento, si no imposible. Tal supervisión oscurecida crea incertidumbres, lo que hace que la gestión de una organización sea difícil y la planificación estratégica un desafío. Tampoco hay forma de vigilar el funcionamiento de los flujos de trabajo de aprobación, lo que genera problemas como gastos oscuros y compras deshonestas. El control de calidad también puede resultar un desafío cuando hay una falta de visibilidad.

Los procesos de compras digitales aumentan la visibilidad de las operaciones de una empresa. El acceso a datos detallados de adquisiciones en tiempo real reduce las incertidumbres. El software de adquisiciones también permite la generación de informes automatizados que brindan una visión clara de los detalles de adquisiciones, el desempeño de la empresa y los patrones de gasto. Dicho software también se puede configurar para generar KPI para realizar un mejor seguimiento del rendimiento de la empresa y el proveedor.

El control sobre la realización de compras se fortalece aún más, ya que las solicitudes se enrutan automáticamente a través de flujos de trabajo de aprobación preestablecidos. Todo esto da como resultado una mayor transparencia que le permitirá a su organización monitorear mejor su productividad, identificar problemas y tomar medidas tempranas para evitar que los problemas empeoren. Un mejor control también garantizará que las operaciones de la organización no caigan en el caos en tiempos de crisis del mercado o fallas en la cadena de suministro. El control mejorado sobre la calidad se traduce en un resultado final mejorado. Una empresa eficiente en sus operaciones y flexible y resiliente se desempeña mejor en el mercado.

2. Acelera las operaciones

Los procesos de adquisición convencionales a menudo están dominados por tareas largas, incluida la recopilación de datos, el seguimiento de pedidos, la facturación lenta y la comunicación de ida y vuelta a través de medios manuales. Tales tareas no solo toman tiempo, sino que también lo desperdician. Los procesos de aprobación, la conciliación tripartita y la gestión de facturas son imposibles de acelerar cuando solo se depende de canales de comunicación ineficientes y procesos manuales. Cuanto más lentamente una organización obtiene suministros, más se demora en sacar sus productos finales, lo que lleva a menores ventas e ingresos. Tener sus productos constantemente agotados y retrasar sus servicios puede incluso generar clientes insatisfechos.

Por otro lado, un proceso de compras eficiente implica la automatización de tareas repetitivas para agilizarlas. La velocidad del flujo de información se mejora mediante el uso de canales digitales centralizados. El seguimiento de los pedidos se vuelve fluido y la comunicación con los proveedores, junto con la verificación de la calidad y el estado de cumplimiento de los pedidos, se vuelve rápida. Toda la línea de producción avanza más rápido, lo que lleva a que se pongan a la venta más productos y se generen más ingresos a través de estas ventas. El servicio de atención al cliente nunca se ve afectado, las existencias se mantienen llenas y los clientes satisfechos ayudan a construir su reputación en el mercado. En general, el rendimiento y las ventas de su negocio aumentan.

3. Mejora la gestión de proveedores

El mercado se mantiene en constante expansión. A medida que más proveedores ingresan al mercado, mantenerse al día con las tendencias en costos y calidad, desempeño y reputación se convierte en un desafío. Los procesos manuales de adquisición no permiten el acceso detallado al registro de información de terceros. Esto puede llevar a que una empresa se asocie con proveedores que se retrasan en las entregas o que tienen productos de costos más altos o de menor calidad.

Las plataformas de compras digitales permiten acceder, almacenar y actualizar fácilmente la información de los proveedores, incluidas las reseñas. La comparación de precios y el acceso a datos en tiempo real sobre descuentos y ventas también están disponibles a través de plataformas digitales. Los departamentos de adquisiciones pueden entonces elegir y consolidar proveedores de la mayor importancia estratégica conocida para ofrecer servicios de calidad. Proporcionar portales de proveedores habilitados para la tecnología ayuda a generar confianza de los proveedores en la empresa, ya que obtienen acceso al estado de los pagos. Esto ayuda a fortalecer las relaciones con los proveedores y crea la credibilidad de una organización.

Tales prácticas permiten a las organizaciones redactar contratos a largo plazo y mutuamente rentables con sus proveedores para garantizar un suministro sólido a un costo razonable. Los ahorros resultantes pueden volver a invertirse en la empresa o aprovecharse para reducir los precios de los productos finales. En ambos casos, las ventas y la experiencia del cliente pueden experimentar una mejora considerable.

Los equipos relevantes también pueden hacer planes de respaldo sólidos para proteger el suministro en caso de eventos como desastres naturales o el empeoramiento de las relaciones geopolíticas mediante la identificación previa de otros proveedores que ofrecen ofertas relativamente mejores que otros en el mercado. Esto fortalece la resiliencia de las organizaciones y garantiza que la producción, el rendimiento y las ventas no se vean afectados por eventos imprevistos.

4. Ahorra costos

El papeleo es costoso. Los procesos manuales de adquisición están plagados de costosos errores humanos y mala gestión del inventario. Los proveedores adquiridos pueden ser relativamente costosos debido a una investigación de mercado ineficiente o a la falta de datos de calidad para ayudar con la investigación de mercado. Además, los patrones de gasto son difíciles de analizar sin las herramientas digitales adecuadas, lo que genera casos de gasto excesivo. En tal escenario, la falta de datos e informes hace que la identificación de oportunidades de ahorro también sea un desafío. El trabajo manual también hace que los empleados tengan que trabajar durante un número significativo de horas en tareas de baja categoría, y esto aumenta el gasto en salarios.

Los procesos de adquisición digitalizados permiten ahorrar costos de varias maneras. Un cambio del papeleo reduce los costos, y la disminución del número de horas que los empleados tienen que dedicar a revisar el papeleo da como resultado menores gastos para la empresa y empleados más felices. Los análisis habilitados por tecnología revelan patrones de gasto y permiten la identificación de oportunidades de ahorro de costos. La reducción de instancias de compras oscuras y gastos inconformistas a través de flujos de trabajo de aprobación automatizados más sólidos contribuye aún más a los ahorros.

Todo el dinero ahorrado se puede gastar en la empresa. Puede aumentar los salarios de la fuerza laboral para garantizar una mejor productividad. Los mayores márgenes de beneficio que permite la automatización darán lugar a que haya más dinero disponible para invertir también en el crecimiento y la expansión de la empresa. Todos estos procesos mejoran visiblemente el rendimiento y tienen el potencial de aumentar las ventas.

5. Facilita la Mitigación de Riesgos

Una empresa tiene que preocuparse por varios riesgos, que van desde riesgos reputacionales hasta riesgos comerciales. La gestión manual de los procesos de adquisición difícilmente permite la mitigación de riesgos y puede exacerbar los riesgos en los peores escenarios.

Pueden surgir riesgos como los relacionados con la reputación cuando una empresa, a sabiendas o sin saberlo, trata con proveedores conocidos por participar en prácticas poco éticas, como el trabajo infantil o la minería en áreas restringidas. No saber por qué un proveedor ofrece ese trato con un descuento increíble en el mercado puede conducir a transacciones fortuitas. Cuando estos acuerdos salen a la luz, su negocio puede terminar perdiendo su base de clientes leales. Las consecuencias de riesgos como los riesgos regulatorios pueden ser tan graves como hacer que su empresa enfrente responsabilidades penales. Pueden producirse pérdidas en casos de riesgos comerciales como los excesos presupuestarios. La gestión de riesgos en los procesos manuales de adquisición es un gran desafío debido a la falta de herramientas y visibilidad adecuadas.

Las compras digitales otorgan herramientas a través de las cuales las organizaciones pueden evaluar los riesgos y minimizarlos. Una mejor visión de las actividades y la reputación de los proveedores y una mejor comunicación con los proveedores brindan a las empresas la oportunidad de realizar una investigación exhaustiva y consultar sobre procesos específicos siempre que surja la necesidad. Esto permite que los departamentos de compras se aseguren de que los valores y las prácticas de sus proveedores sean coherentes con los suyos, lo que se traduce en prácticas transparentes y éticas a lo largo de la cadena de suministro que ayudan a construir la credibilidad de una organización en el mercado. Las mejores estrategias que el análisis avanzado permiten a los equipos de adquisiciones crear ayuda y resiliencia de la organización también.

Nota final

Los mercados están cambiando y expandiéndose rápidamente; las empresas están aprovechando la tecnología tanto como pueden para mantenerse al día con la creciente competencia. Adaptarse al ritmo del mundo en lugar de resistirse a los cambios es el camino a seguir. La digitalización ofrece varias soluciones a los problemas que enfrentan los departamentos de compras y su implementación se ha vuelto prudente en esta etapa.

El uso de software de adquisiciones permite a las organizaciones fortalecer su control y mejorar la eficacia y eficiencia de sus operaciones. Permite una mitigación de riesgos efectiva y una mejor gestión de proveedores y ayuda a ahorrar tiempo y costos. El ROI de la automatización también es considerable. Todas estas ventajas tienen un impacto directo en los resultados de una empresa, creando oportunidades invaluables para aumentar las ventas y mejorar el rendimiento. Invertir en una excelente plataforma central de adquisiciones allanará el camino de su empresa hacia la excelencia no realizada.