Cum activitățile de achiziții digitale pot aduce beneficii vânzărilor și performanței

Importanța activităților de achiziții în afaceri iese din ce în ce mai mult la lumină. Departamentele puternice de achiziții permit companiilor să dezvolte rezistență, să atenueze riscurile, să îmbunătățească serviciile și să asigure conformitatea. Dar, în ciuda importanței lor, au rămas în urmă în trecerea la automatizare

Departamentele de achiziții au fost în mod tradițional blocate de ineficiențele rezultate din procesele manuale și lipsa unor canale de comunicare adecvate. Ca atare, ele pot împiedica organizațiile să-și realizeze adevăratul potențial. Astfel de probleme au fost acum atenuate prin introducerea unui software de achiziții superior.

Digitalizarea proceselor de achiziții automatizează fluxul de lucru pentru achiziții pentru a elimina nevoia forței de muncă de a efectua manual sarcini repetitive. Platformele concepute pentru locul de muncă urmăresc să elibereze întreprinderile de munca ușoară, astfel încât acestea să se poată concentra mai mult pe domenii de importanță strategică. Astfel de avantaje sunt cunoscute și citate în mod obișnuit. Dar știați că utilizarea soluțiilor de automatizare poate crește vânzările afacerii dvs. și poate îmbunătăți performanța acesteia? Citiți mai departe pentru a afla cum digitizarea proceselor de achiziții poate beneficia de aceste domenii ale afacerii dvs.

1. Activează un control mai puternic

Vizibilitatea de la capăt la capăt este vitală pentru a menține controlul asupra operațiunilor de afaceri, iar acest lucru înseamnă acces la date. Procesele manuale de achiziție fac din urmărirea datelor un calvar. Deoarece datele sunt stocate în foi de calcul într-un astfel de proces, sunt predispuse la manipulare și erori. Generarea manuală a rapoartelor pentru a urmări activitățile de achiziții și modelele de cheltuieli și pentru a obține o perspectivă asupra oricăror blocaje care împiedică performanța companiei devine consumatoare de timp, dacă nu imposibilă. O astfel de supraveghere ascunsă creează incertitudini, făcând dificilă gestionarea unei organizații și planificarea strategică o provocare. Nici nu există nicio modalitate de a urmări funcționarea fluxurilor de lucru de aprobare, ceea ce duce la probleme precum cheltuieli întunecate și achiziții necinstite. Controlul calității se poate dovedi dificil și atunci când există o lipsă de vizibilitate.

Procesele de achiziții digitale cresc vizibilitatea operațiunilor unei companii. Accesul la date detaliate privind achizițiile în timp real reduce incertitudinile. Software-ul de achiziții permite, de asemenea, generarea automată de rapoarte care oferă o perspectivă clară asupra detaliilor privind achizițiile, performanța companiei și modelele de cheltuieli. Un astfel de software poate fi, de asemenea, configurat pentru a genera KPI-uri pentru a urmări mai bine performanța companiei și a furnizorilor.

Controlul asupra efectuării achizițiilor este întărit și mai mult, deoarece cererile sunt direcționate automat prin fluxuri de lucru de aprobare prestabilite. Toate acestea au ca rezultat o transparență sporită, care va permite organizației dvs. să își monitorizeze mai bine productivitatea, să identifice problemele și să ia măsuri timpurii pentru a împiedica agravarea problemelor. Un control mai bun va asigura, de asemenea, că operațiunile organizației nu coboară în haos în vremuri de criză de piață sau de eșec al lanțului de aprovizionare. Controlul îmbunătățit asupra calității se traduce printr-un rezultat îmbunătățit. O companie care este eficientă în operațiunile sale și este flexibilă și rezistentă are performanțe mai bune pe piață.

2. Grăbește operațiunile

Procesele convenționale de achiziții sunt adesea dominate de sarcini îndelungate, inclusiv colectarea datelor, urmărirea comenzilor, facturarea lentă și comunicarea dus-întors prin mijloace manuale. Astfel de sarcini nu numai că necesită timp, dar îl și irosesc. Procesele de aprobare, potrivirea în trei direcții și gestionarea facturilor sunt imposibil de accelerat atunci când se bazează doar pe canale de comunicare ineficiente și pe procese manuale. Cu cât o organizație obține aprovizionarea mai lent, cu atât mai mult întârzie scoaterea produselor sale finale, ceea ce duce la vânzări și venituri mai mici. Epuizarea constantă a produselor și întârzierea serviciilor pot duce chiar la clienți nemulțumiți.

Pe de altă parte, un proces eficient de achiziție presupune automatizarea sarcinilor repetitive pentru a le accelera. Viteza fluxului de informații este îmbunătățită prin utilizarea canalelor digitale centralizate. Urmărirea comenzilor devine fără probleme, iar comunicarea cu furnizorii împreună cu verificarea calității și a stării de conformitate a comenzilor devine rapidă. Întreaga linie de producție merge mai repede, ceea ce duce la scoaterea în vânzare a mai multor produse și la generarea de venituri mai mari prin aceste vânzări. Serviciul pentru clienți nu suferă niciodată, stocul rămâne plin, iar clienții fericiți vă ajută să vă construiți reputația pe piață. În general, performanța și vânzările afacerii tale cresc.

3. Îmbunătățește managementul furnizorilor

Piața rămâne în continuă expansiune. Pe măsură ce mai mulți furnizori intră pe piață, ținerea pasului cu tendințele în materie de costuri și calitate, performanțe și reputații devine o provocare. Procesele manuale de achiziție nu permit accesul detaliat la înregistrarea informațiilor terților. Acest lucru poate duce la un parteneriat de afaceri cu furnizori care întârzie livrările sau au bunuri cu costuri mai mari sau de calitate inferioară.

Platformele digitale de achiziții permit accesarea, stocarea și actualizarea cu ușurință a informațiilor furnizorilor, inclusiv a recenziilor. Compararea prețurilor și accesul la date în timp real despre reduceri și vânzări devin disponibile și prin intermediul platformelor digitale. Departamentele de achiziții pot alege și consolida apoi furnizorii de cea mai strategică importanță cunoscuți pentru a oferi servicii de calitate. Furnizarea de portaluri pentru furnizori activate de tehnologie ajută la creșterea încrederii vânzătorilor în firmă, deoarece aceștia au acces la starea plăților. Acest lucru ajută la consolidarea relațiilor cu furnizorii și creează credibilitatea unei organizații.

Astfel de practici permit organizațiilor să elaboreze contracte pe termen lung, reciproc profitabile cu furnizorii lor, pentru a asigura o aprovizionare robustă la un cost rezonabil. Economiile rezultate pot fi investite înapoi în companie sau pot fi utilizate pentru a scădea prețurile produselor finite. În ambele cazuri, vânzările și experiența clienților pot vedea îmbunătățiri considerabile.

Echipele relevante pot, de asemenea, să facă planuri de rezervă solide pentru a proteja aprovizionarea în cazul unor evenimente precum dezastre naturale sau înrăutățirea relațiilor geopolitice prin pre-identificarea altor furnizori care oferă oferte relativ mai bune decât alții de pe piață. Acest lucru întărește rezistența organizațiilor și asigură că producția, performanța și vânzările nu suferă din cauza evenimentelor neprevăzute.

4. Economisește costuri

Hârtiile sunt costisitoare. Procesele manuale de achiziție sunt în continuare pline de erori umane costisitoare și de gestionarea greșită a stocurilor. Furnizorii achiziționați pot fi relativ scumpi din cauza cercetării de piață ineficiente sau a lipsei de date de calitate care să ajute la cercetarea pieței. În plus, modelele de cheltuieli sunt greu de analizat fără instrumente digitale adecvate, ceea ce duce la cazuri de cheltuire excesivă. Într-un astfel de scenariu, lipsa datelor și a rapoartelor face ca identificarea oportunităților de economisire să fie, de asemenea, o provocare. Munca manuală duce, de asemenea, la nevoia angajaților de a lucra un număr semnificativ de ore la sarcini ușoare, iar acest lucru crește costul cheltuit cu salariile.

Procesele de achiziție digitalizate permit economii de costuri în mai multe moduri. O schimbare de la hârțoage reduce costurile, iar numărul redus de ore pe care angajații trebuie să le petreacă cernind documentele au ca rezultat cheltuieli mai mici pentru companie și angajați mai fericiți. Analizele bazate pe tehnologie dezvăluie modele de cheltuieli și permit identificarea oportunităților de economisire a costurilor. Reducerea numărului de cazuri de achiziții întunecate și cheltuieli neconformiste prin fluxuri de lucru automate mai puternice de aprobare contribuie și mai mult la economii.

Toți banii economisiți pot fi cheltuiți pe companie. Puteți crește salariile forței de muncă pentru a asigura o productivitate mai bună. Marjele de profit crescute permise de automatizare vor duce la disponibilitatea mai multor bani pentru a investi și în creșterea și extinderea companiei. Toate aceste procese îmbunătățesc vizibil performanța și au potențialul de a crește vânzările.

5. Facilitează reducerea riscurilor

O afacere trebuie să-și facă griji cu privire la mai multe riscuri, de la riscuri reputaționale la riscuri comerciale. Gestionarea manuală a proceselor de achiziții nu permite cu greu diminuarea riscurilor și poate exacerba riscurile în cele mai defavorabile scenarii.

Riscurile precum cele reputaționale pot apărea atunci când o companie, cu bună știință sau fără să știe, se ocupă de furnizori despre care se știe că se complace în practici neetice, cum ar fi munca copiilor sau minerit în zone restricționate. Neștiind de ce un furnizor oferă acea ofertă incredibil de redusă pe piață poate duce la tranzacții întâmplătoare. Când astfel de oferte ies la iveală, afacerea dvs. poate ajunge să-și piardă baza de clienți fideli. Consecințele unor riscuri, cum ar fi riscurile de reglementare, pot fi la fel de grave precum a face compania dumneavoastră să se confrunte cu răspunderea penală. Pot apărea pierderi în cazurile de riscuri comerciale, cum ar fi depășirile bugetare. Gestionarea riscurilor în procesele manuale de achiziții este foarte dificilă din cauza lipsei de instrumente adecvate și de vizibilitate.

Achizițiile digitale oferă instrumente prin care organizațiile pot evalua riscurile și le pot minimiza. O viziune mai bună asupra activităților și reputației furnizorilor și comunicarea îmbunătățită cu furnizorii oferă firmelor posibilitatea de a face cercetări amănunțite și de a întreba despre anumite procese ori de câte ori este nevoie. Acest lucru permite departamentelor de achiziții să se asigure că valorile și practicile furnizorilor lor sunt în concordanță cu propriile lor, transpunându-se în practici transparente și etice de-a lungul lanțului de aprovizionare care ajută la construirea credibilității unei organizații pe piață. Strategiile mai bune pe care analiza avansată le permit echipelor de achiziții să dezvolte ajutor și rezistența organizației.

Notă de final

Piețele se schimbă și se extind rapid; întreprinderile folosesc tehnologia cât de mult pot pentru a ține pasul cu concurența în creștere. Adaptarea la ritmul lumii în loc să reziste schimbărilor este calea de a merge înainte. Digitalizarea oferă mai multe soluții la problemele cu care se confruntă departamentele de achiziții, iar implementarea sa a devenit prudentă în această etapă.

Utilizarea software-ului de achiziții permite organizațiilor să-și întărească controlul și să îmbunătățească eficacitatea și eficiența operațiunilor lor. Acesta permite reducerea eficientă a riscurilor și o mai bună gestionare a furnizorilor și ajută la economisirea de timp și costuri. Rentabilitatea investiției pentru automatizare este, de asemenea, mare. Toate aceste avantaje au un impact direct asupra profitului unei companii, creând oportunități neprețuite de a crește vânzările și de a crește performanța. Investiția într-o platformă centrală excelentă de achiziții va deschide calea companiei dvs. către excelență nerealizată.