كيف يمكن أن تفيد أنشطة المشتريات الرقمية المبيعات والأداء

تبرز أهمية أنشطة المشتريات في الأعمال التجارية بشكل متزايد. تمكن أقسام المشتريات القوية الشركات من بناء المرونة وتخفيف المخاطر وتحسين الخدمات وضمان الامتثال. لكن على الرغم من أهميتها ، فقد تم إهمالها في التحول إلى الأتمتة

تعثرت إدارات المشتريات بشكل تقليدي بسبب أوجه القصور الناتجة عن العمليات اليدوية والافتقار إلى قنوات الاتصال المناسبة. على هذا النحو ، يمكنهم منع المنظمات من تحقيق إمكاناتهم الحقيقية. وقد تم الآن التخفيف من حدة مثل هذه المشاكل من خلال إدخال برامج المشتريات المتفوقة.

تعمل رقمنة عمليات الشراء على أتمتة سير عمل المشتريات لإزالة الحاجة إلى القوى العاملة لأداء المهام المتكررة يدويًا. تهدف المنصات المصممة للوظيفة إلى تحرير الشركات من العمالة الوضيعة حتى يتمكنوا من التركيز بشكل أكبر على المجالات ذات الأهمية الاستراتيجية. هذه المزايا معروفة ويتم اقتباسها بشكل شائع. لكن هل تعلم أن استخدام حلول الأتمتة يمكن أن يزيد مبيعات عملك ويحسن أدائه؟ تابع القراءة لمعرفة كيف يمكن لرقمنة عمليات الشراء أن تفيد هذه المجالات من عملك.

1. تمكين تحكم أقوى

تعد الرؤية الشاملة أمرًا حيويًا للحفاظ على التحكم في العمليات التجارية ، وهذا يعني الوصول إلى البيانات. عمليات الشراء اليدوية تجعل تتبع البيانات محنة. نظرًا لأنه يتم تخزين البيانات في جداول البيانات في مثل هذه العملية ، فإنها عرضة للتلاعب والأخطاء. إن إنشاء التقارير يدويًا لتتبع أنشطة المشتريات وأنماط الإنفاق واكتساب نظرة ثاقبة لأي اختناقات تعيق أداء الشركة يصبح مضيعة للوقت ، إن لم يكن مستحيلاً. يخلق هذا الإشراف الغامض شكوكًا ، مما يجعل إدارة منظمة صعبة والتخطيط الاستراتيجي تحديًا. لا توجد طريقة لمراقبة سير عمل الموافقة أيضًا ، مما يؤدي إلى مشاكل مثل الإنفاق المظلم والمشتريات المارقة. يمكن أن تكون مراقبة الجودة صعبة عندما يكون هناك نقص في الرؤية أيضًا.

تزيد عمليات الشراء الرقمية من وضوح عمليات الشركة. الوصول إلى بيانات الشراء التفصيلية في الوقت الحقيقي يقلل من عدم اليقين. يسمح برنامج المشتريات أيضًا بإنشاء تقرير آليًا يعطي نظرة ثاقبة لتفاصيل المشتريات وأداء الشركة وأنماط الإنفاق. يمكن أيضًا إعداد مثل هذه البرامج لإنشاء مؤشرات أداء رئيسية لتتبع أداء الشركة والموردين بشكل أفضل.

يتم تعزيز التحكم في إجراء عمليات الشراء بشكل أكبر حيث يتم توجيه الطلبات تلقائيًا من خلال تدفقات عمل الموافقة المحددة مسبقًا. كل هذا يؤدي إلى زيادة الشفافية التي ستسمح لمؤسستك بمراقبة إنتاجيتها بشكل أفضل ، وتحديد المشكلات ، واتخاذ إجراءات مبكرة لمنع المشكلات من التدهور. سيضمن التحكم الأفضل أيضًا أن عمليات المنظمة لا تنحدر إلى الفوضى في أوقات أزمات السوق أو فشل سلسلة التوريد. يُترجم تعزيز الرقابة على الجودة إلى تحسين المحصلة النهائية. الشركة التي تتمتع بالكفاءة في عملياتها ومرنة ومرنة تؤدي بشكل أفضل في السوق.

2. يسرع العمليات

غالبًا ما تهيمن على عمليات الشراء التقليدية المهام الطويلة ، بما في ذلك جمع البيانات وتتبع الطلبات والفواتير البطيئة والاتصال ذهابًا وإيابًا من خلال الوسائل اليدوية. هذه المهام لا تستغرق وقتًا فحسب ، بل إنها تضيعها أيضًا. من المستحيل تسريع عمليات الموافقة والمطابقة الثلاثية وإدارة الفواتير عند الاعتماد فقط على قنوات الاتصال غير الفعالة والعمليات اليدوية. كلما كان حصول المنظمة على الإمدادات أبطأ ، زاد تأخيرها في إخراج منتجاتها النهائية ، مما يؤدي إلى انخفاض المبيعات والإيرادات. قد يؤدي نفاد منتجاتك باستمرار من المخزون وتأخير خدماتك إلى عدم رضا العملاء.

من ناحية أخرى ، تستلزم عملية الشراء الفعالة أتمتة المهام المتكررة لتسريعها. يتم تحسين سرعة تدفق المعلومات باستخدام القنوات الرقمية المركزية. يصبح تتبع الطلبات سلسًا ، ويصبح التواصل مع الموردين جنبًا إلى جنب مع التحقق من حالة الجودة والامتثال للأوامر سريعًا. يتحرك خط الإنتاج بأكمله بشكل أسرع ، مما يؤدي إلى طرح المزيد من المنتجات للبيع وتحقيق المزيد من الإيرادات من خلال هذه المبيعات. خدمة العملاء لا تعاني أبدًا ، ويظل المخزون ممتلئًا ، ويساعد العملاء السعداء في بناء سمعتك في السوق. بشكل عام ، يزداد أداء ومبيعات عملك.

3. يعزز إدارة البائعين

يظل السوق في حالة توسع مستمر. مع دخول المزيد من الموردين إلى السوق ، تصبح مواكبة الاتجاهات في التكاليف والجودة والأداء والسمعة صعبة. لا تسمح عمليات الشراء اليدوية بالوصول التفصيلي إلى تسجيل معلومات الطرف الثالث. يمكن أن يؤدي هذا إلى شراكة تجارية مع البائعين الذين تأخروا في التسليم أو لديهم سلع ذات تكلفة أعلى أو جودة أقل.

تسمح منصات المشتريات الرقمية بالوصول إلى معلومات الموردين ، بما في ذلك المراجعات ، وتخزينها ، وتحديثها بسهولة. أصبحت مقارنة الأسعار والوصول إلى البيانات في الوقت الفعلي بشأن الخصومات والمبيعات متاحة من خلال المنصات الرقمية أيضًا. يمكن لأقسام المشتريات بعد ذلك اختيار وتوحيد البائعين ذوي الأهمية الإستراتيجية الأكثر شهرة لتقديم خدمات عالية الجودة. يساعد توفير بوابات البائعين التي تدعم التكنولوجيا في بناء ثقة البائعين في الشركة ، حيث يمكنهم الوصول إلى حالة المدفوعات. يساعد هذا في تقوية العلاقات مع البائعين ويخلق مصداقية للمؤسسة.

تسمح هذه الممارسات للمنظمات بصياغة عقود طويلة الأجل ومربحة للطرفين مع مورديها لضمان توريد قوي بتكلفة معقولة. يمكن إعادة استثمار المدخرات الناتجة في الشركة أو الاستفادة منها لخفض أسعار المنتجات النهائية. في كلتا الحالتين ، يمكن أن تشهد المبيعات وتجربة العملاء تحسنًا كبيرًا.

يمكن للفرق ذات الصلة أيضًا وضع خطط احتياطية قوية لحماية العرض في حالة وقوع أحداث مثل الكوارث الطبيعية أو تدهور العلاقات الجيوسياسية عن طريق التحديد المسبق للموردين الآخرين الذين يقدمون صفقات أفضل نسبيًا من غيرهم في السوق. هذا يعزز مرونة المنظمات ويضمن عدم تأثر الإنتاج والأداء والمبيعات بسبب الأحداث غير المتوقعة.

4. يحفظ التكاليف

الأعمال الورقية مكلفة. كما أن عمليات الشراء اليدوية تتعرض لمزيد من الأخطاء البشرية الباهظة وسوء إدارة المخزون. يمكن أن يكون الموردون الذين تم شراؤهم باهظين نسبيًا بسبب أبحاث السوق غير الفعالة أو نقص البيانات الجيدة للمساعدة في أبحاث السوق. بالإضافة إلى ذلك ، يصعب تحليل أنماط الإنفاق بدون الأدوات الرقمية المناسبة ، مما يؤدي إلى حالات الإفراط في الإنفاق. في مثل هذا السيناريو ، فإن نقص البيانات والتقارير يجعل تحديد فرص الادخار تحديًا أيضًا. يؤدي العمل اليدوي أيضًا إلى اضطرار الموظفين إلى العمل لعدد كبير من الساعات في مهام وضيعة ، مما يزيد من التكلفة التي يتم إنفاقها على الرواتب.

تتيح عمليات الشراء الرقمية توفير التكاليف بعدة طرق. يؤدي التحول من الأعمال الورقية إلى تقليل التكاليف ، ويؤدي انخفاض عدد الساعات التي يقضيها الموظفون في غربلة الأعمال الورقية إلى انخفاض النفقات للشركة والموظفين الأكثر سعادة. تكشف التحليلات المدعومة بالتكنولوجيا عن أنماط الإنفاق وتمكن من تحديد فرص توفير التكاليف. يساهم تقليل حالات الشراء المظلمة والإنفاق المستقل من خلال تدفقات عمل الموافقة الآلية الأقوى في تحقيق الوفورات.

يمكن إنفاق كل الأموال المحفوظة على الشركة. يمكنك رفع رواتب القوى العاملة لضمان إنتاجية أفضل. ستؤدي هوامش الربح المتزايدة التي تتيحها الأتمتة إلى توفير المزيد من الأموال للاستثمار في نمو الشركة وتوسعها أيضًا. تعمل كل هذه العمليات على تحسين الأداء بشكل واضح ولديها القدرة على زيادة المبيعات.

5. يسهل التخفيف من المخاطر

يجب أن يقلق العمل التجاري بشأن العديد من المخاطر ، بدءًا من مخاطر السمعة إلى المخاطر التجارية. بالكاد تسمح الإدارة اليدوية لعمليات الشراء بتخفيف المخاطر ويمكن أن تؤدي إلى تفاقم المخاطر في أسوأ السيناريوهات.

يمكن أن تنشأ مخاطر مثل تلك المتعلقة بالسمعة عندما تتعامل الشركة ، عن قصد أو عن غير قصد ، مع موردين معروفين بانخراطهم في ممارسات غير أخلاقية مثل عمالة الأطفال أو التعدين في المناطق المحظورة. إن عدم معرفة سبب عرض المورد لصفقة مخفضة بشكل لا يصدق في السوق يمكن أن يؤدي إلى معاملات عشوائية. عندما تظهر مثل هذه الصفقات ، يمكن أن ينتهي عملك بفقدان قاعدة عملائه المخلصين. يمكن أن تكون عواقب المخاطر مثل المخاطر التنظيمية شديدة مثل جعل شركتك تواجه مسؤولية جنائية. يمكن أن تحدث الخسائر في حالات المخاطر التجارية مثل تجاوز الميزانية. تعد إدارة المخاطر في عمليات الشراء اليدوية صعبة للغاية بسبب الافتقار إلى الأدوات المناسبة والرؤية.

تمنح المشتريات الرقمية أدوات يمكن للمؤسسات من خلالها تقييم المخاطر وتقليلها. إن الرؤية الأفضل لأنشطة المورد وسمعته وتحسين الاتصال مع الموردين يمنح الشركات الفرصة لإجراء بحث شامل والاستعلام عن عمليات محددة كلما دعت الحاجة إلى ذلك. يسمح هذا لأقسام المشتريات بالتأكد من أن قيم وممارسات مورديها متوافقة مع قيم وممارسات مورديها ، مما يترجم إلى ممارسات شفافة وأخلاقية في جميع أنحاء سلسلة التوريد التي تساعد على بناء مصداقية المؤسسة في السوق. تسمح الاستراتيجيات الأفضل التي توفرها التحليلات المتقدمة لفرق المشتريات ببناء المساعدة ومرونة المنظمة أيضًا.

تعليق ختامي

الأسواق تتغير وتتوسع بسرعة ؛ تستفيد الشركات من التكنولوجيا بقدر ما تستطيع لمواكبة المنافسة المتزايدة. إن التكيف مع وتيرة العالم بدلاً من مقاومة التغييرات هو السبيل للمضي قدمًا. تقدم الرقمنة عدة حلول للمشاكل التي تواجهها أقسام المشتريات ، وأصبح تنفيذها حكيماً في هذه المرحلة.

يتيح استخدام برامج المشتريات للمؤسسات تعزيز سيطرتها وتحسين فعالية وكفاءة عملياتها. إنه يتيح التخفيف الفعال للمخاطر وإدارة أفضل للموردين ويساعد في توفير الوقت والتكاليف. عائد الاستثمار للأتمتة ضخم أيضًا. تؤثر كل هذه المزايا بشكل مباشر على النتيجة النهائية للشركة ، مما يخلق فرصًا لا تقدر بثمن لزيادة المبيعات وتعزيز الأداء. الاستثمار في منصة شراء مركزية ممتازة سيمهد الطريق لشركتك نحو التميز غير المحقق.