Bagaimana Aktivitas Pengadaan Digital Dapat Menguntungkan Penjualan dan Kinerja

Pentingnya kegiatan pengadaan dalam bisnis semakin terungkap. Departemen pengadaan yang kuat memungkinkan bisnis membangun ketahanan, mengurangi risiko, meningkatkan layanan, dan memastikan kepatuhan. Namun terlepas dari pentingnya mereka, mereka tertinggal dalam peralihan ke otomatisasi

Departemen pengadaan secara tradisional terhambat oleh inefisiensi akibat proses manual dan kurangnya saluran komunikasi yang tepat. Dengan demikian, mereka dapat menahan organisasi dari mewujudkan potensi mereka yang sebenarnya. Masalah seperti itu sekarang telah diatasi dengan pengenalan perangkat lunak pengadaan yang unggul.

Digitalisasi proses pengadaan mengotomatiskan alur kerja pengadaan untuk menghilangkan kebutuhan tenaga kerja untuk melakukan tugas berulang secara manual. Platform yang dirancang untuk pekerjaan tersebut bertujuan untuk membebaskan bisnis dari tenaga kerja kasar sehingga mereka dapat lebih fokus pada bidang-bidang strategis yang penting. Keuntungan seperti itu dikenal dan dikutip secara umum. Tapi tahukah Anda bahwa menggunakan solusi otomatisasi dapat meningkatkan penjualan bisnis Anda dan meningkatkan kinerjanya? Baca terus untuk mengetahui bagaimana proses digitalisasi pengadaan dapat menguntungkan area bisnis Anda ini.

1. Mengaktifkan Kontrol yang Lebih Kuat

Visibilitas ujung ke ujung sangat penting untuk mempertahankan kontrol atas operasi bisnis, dan ini berarti akses ke data. Proses pengadaan manual membuat pelacakan data menjadi cobaan berat. Karena data disimpan dalam spreadsheet dalam proses seperti itu, data tersebut rentan terhadap manipulasi dan kesalahan. Membuat laporan secara manual untuk melacak aktivitas pengadaan dan pola pengeluaran serta mendapatkan wawasan tentang segala hambatan yang menghambat kinerja perusahaan menjadi memakan waktu, jika bukan tidak mungkin. Pengawasan yang tidak jelas seperti itu menciptakan ketidakpastian, membuat pengelolaan organisasi menjadi sulit dan perencanaan strategis menjadi tantangan. Tidak ada cara untuk mengawasi berfungsinya alur kerja persetujuan, yang mengarah ke masalah seperti pembelanjaan gelap dan pembelian nakal. Kontrol kualitas dapat membuktikan tantangan ketika ada kurangnya visibilitas juga.

Proses pengadaan digital meningkatkan visibilitas operasi perusahaan. Akses ke data pengadaan real-time yang terperinci mengurangi ketidakpastian. Perangkat lunak pengadaan juga memungkinkan pembuatan laporan otomatis yang memberikan wawasan yang jelas tentang detail pengadaan, kinerja perusahaan, dan pola pengeluaran. Perangkat lunak tersebut juga dapat diatur untuk menghasilkan KPI untuk melacak kinerja perusahaan dan pemasok dengan lebih baik.

Kontrol atas melakukan pembelian semakin diperkuat karena permintaan dialihkan secara otomatis melalui alur kerja persetujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Semua ini menghasilkan peningkatan transparansi yang memungkinkan organisasi Anda memantau produktivitasnya dengan lebih baik, mengidentifikasi masalah, dan mengambil tindakan awal untuk menghentikan masalah agar tidak memburuk. Kontrol yang lebih baik juga akan memastikan bahwa operasi organisasi tidak jatuh ke dalam kekacauan pada saat krisis pasar atau kegagalan rantai pasokan. Kontrol yang ditingkatkan atas kualitas diterjemahkan ke dalam garis bawah yang lebih baik. Sebuah perusahaan yang efisien dalam operasinya dan fleksibel dan tangguh berkinerja lebih baik di pasar.

2. Mempercepat Operasi

Proses pengadaan konvensional sering didominasi oleh tugas yang panjang, termasuk pengumpulan data, pelacakan pesanan, penagihan lambat, dan komunikasi bolak-balik melalui cara manual. Tugas seperti itu tidak hanya memakan waktu, tetapi juga menyia-nyiakannya. Proses persetujuan, pencocokan tiga arah, dan manajemen faktur tidak mungkin dipercepat jika hanya mengandalkan saluran komunikasi dan proses manual yang tidak efisien. Semakin lambat suatu organisasi mendapatkan pasokan, semakin tertunda untuk mengeluarkan produk akhirnya, yang mengarah pada penjualan dan pendapatan yang lebih rendah. Memiliki produk Anda terus-menerus kehabisan stok dan menunda layanan Anda bahkan dapat menyebabkan pelanggan tidak puas.

Di sisi lain, proses pengadaan yang efisien memerlukan otomatisasi tugas yang berulang untuk mempercepatnya. Kecepatan arus informasi ditingkatkan dengan menggunakan saluran digital terpusat. Pelacakan pesanan menjadi lancar, dan komunikasi dengan pemasok serta pemeriksaan kualitas dan status kepatuhan pesanan menjadi cepat. Seluruh lini produksi bergerak lebih cepat, menghasilkan lebih banyak produk yang dijual dan lebih banyak pendapatan yang dihasilkan melalui penjualan ini. Layanan pelanggan tidak pernah menderita, stok tetap penuh, dan pelanggan yang senang membantu membangun reputasi pasar Anda. Secara keseluruhan, kinerja dan penjualan bisnis Anda meningkat.

3. Meningkatkan Manajemen Vendor

Pasar tetap terus berkembang. Karena semakin banyak pemasok memasuki pasar, mengikuti tren dalam biaya dan kualitas, kinerja, dan reputasi menjadi tantangan. Proses pengadaan manual tidak memungkinkan akses mendetail ke perekaman informasi pihak ketiga. Hal ini dapat menyebabkan bisnis bermitra dengan vendor yang terlambat dalam pengiriman atau memiliki barang dengan biaya lebih tinggi atau kualitas lebih rendah.

Platform pengadaan digital memungkinkan informasi pemasok, termasuk ulasan, untuk diakses, disimpan, dan diperbarui dengan mudah. Perbandingan harga dan akses ke data real-time tentang diskon dan penjualan juga tersedia melalui platform digital. Departemen pengadaan kemudian dapat memilih dan mengkonsolidasikan vendor dengan kepentingan paling strategis yang diketahui menawarkan layanan berkualitas. Menyediakan portal vendor yang mendukung teknologi membantu membangun kepercayaan vendor terhadap perusahaan, karena mereka mendapatkan akses ke status pembayaran. Ini membantu memperkuat hubungan vendor dan menciptakan kredibilitas organisasi.

Praktik semacam itu memungkinkan organisasi untuk merancang kontrak jangka panjang yang saling menguntungkan dengan pemasok mereka untuk memastikan pasokan yang kuat dengan biaya yang wajar. Penghematan yang dihasilkan dapat diinvestasikan kembali di perusahaan atau dimanfaatkan untuk menurunkan harga produk akhir. Dalam kedua kasus, penjualan dan pengalaman pelanggan dapat melihat peningkatan yang cukup besar.

Tim yang relevan kemudian juga dapat membuat rencana cadangan yang solid untuk melindungi pasokan jika terjadi peristiwa seperti bencana alam atau memburuknya hubungan geopolitik dengan pra-identifikasi pemasok lain yang menawarkan penawaran yang relatif lebih baik daripada yang lain di pasar. Ini memperkuat ketahanan organisasi dan memastikan bahwa produksi, kinerja, dan penjualan tidak terganggu karena peristiwa yang tidak terduga.

4. Menghemat Biaya

Kertas kerja itu mahal. Proses pengadaan manual lebih lanjut diliputi oleh kesalahan manusia yang mahal dan salah urus inventaris. Pemasok yang dibeli bisa jadi relatif mahal karena riset pasar yang tidak efisien atau kurangnya data berkualitas untuk membantu riset pasar. Selain itu, pola pengeluaran sulit untuk dianalisis tanpa alat digital yang tepat, yang mengarah ke contoh pengeluaran yang berlebihan. Dalam skenario seperti itu, kurangnya data dan laporan membuat identifikasi peluang tabungan menjadi tantangan juga. Pekerjaan manual juga menyebabkan karyawan harus bekerja selama berjam-jam untuk tugas-tugas kasar, dan ini meningkatkan biaya yang dikeluarkan untuk gaji.

Proses pengadaan digital memungkinkan penghematan biaya dalam beberapa cara. Pergeseran dari dokumen mengurangi biaya, dan berkurangnya jumlah jam yang harus dihabiskan karyawan untuk memilah-milah dokumen menghasilkan biaya yang lebih rendah bagi perusahaan dan karyawan yang lebih bahagia. Analisis yang didukung teknologi mengungkapkan pola pengeluaran dan memungkinkan identifikasi peluang penghematan biaya. Mengurangi contoh pembelian gelap dan pembelanjaan maverick melalui alur kerja persetujuan otomatis yang lebih kuat semakin berkontribusi pada penghematan.

Semua uang yang disimpan dapat digunakan untuk perusahaan. Anda dapat menaikkan gaji tenaga kerja untuk memastikan produktivitas yang lebih baik. Margin keuntungan yang meningkat yang dimungkinkan oleh otomatisasi akan menghasilkan lebih banyak uang yang tersedia untuk diinvestasikan dalam pertumbuhan dan ekspansi perusahaan juga. Semua proses ini secara nyata meningkatkan kinerja dan berpotensi meningkatkan penjualan.

5. Memfasilitasi Mitigasi Risiko

Sebuah bisnis harus mengkhawatirkan beberapa risiko, mulai dari risiko reputasi hingga risiko komersial. Manajemen proses pengadaan secara manual hampir tidak memungkinkan mitigasi risiko dan dapat memperburuk risiko dalam skenario terburuk.

Risiko seperti reputasi dapat muncul ketika sebuah perusahaan, sadar atau tidak, berurusan dengan pemasok yang diketahui melakukan praktik tidak etis seperti pekerja anak atau penambangan di area terlarang. Tidak mengetahui mengapa pemasok menawarkan kesepakatan diskon yang luar biasa di pasar dapat menyebabkan transaksi serampangan. Ketika kesepakatan seperti itu terungkap, bisnis Anda akhirnya bisa kehilangan basis pelanggan setianya. Konsekuensi dari risiko seperti risiko regulasi bisa sama parahnya dengan membuat perusahaan Anda menghadapi pertanggungjawaban pidana. Kerugian dapat terjadi dalam kasus risiko komersial seperti pembengkakan anggaran. Mengelola risiko dalam proses pengadaan manual sangat menantang karena kurangnya alat dan visibilitas yang tepat.

Pengadaan digital memberikan alat yang melaluinya organisasi dapat menilai risiko dan meminimalkannya. Pandangan yang lebih baik terhadap aktivitas dan reputasi pemasok serta komunikasi yang lebih baik dengan pemasok memberi perusahaan kesempatan untuk melakukan penelitian menyeluruh dan menanyakan tentang proses spesifik kapan pun diperlukan. Hal ini memungkinkan departemen pengadaan untuk memastikan bahwa nilai dan praktik pemasok mereka konsisten dengan nilai dan praktik mereka sendiri, yang diterjemahkan menjadi praktik etis yang transparan di seluruh rantai pasokan yang membantu membangun kredibilitas organisasi di pasar. Strategi yang lebih baik yang analitik tingkat lanjut memungkinkan tim pengadaan untuk membangun bantuan dan ketahanan organisasi juga.

Catatan akhir

Pasar berubah dan berkembang pesat; bisnis memanfaatkan teknologi sebanyak yang mereka bisa untuk bersaing dengan persaingan yang berkembang. Beradaptasi dengan kecepatan dunia daripada menolak perubahan adalah cara untuk terus maju. Digitalisasi menawarkan beberapa solusi untuk masalah yang dihadapi departemen pengadaan, dan penerapannya menjadi bijaksana pada tahap ini.

Mempekerjakan perangkat lunak pengadaan memungkinkan organisasi memperkuat kontrol mereka dan meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasi mereka. Ini memungkinkan mitigasi risiko yang efektif dan manajemen pemasok yang lebih baik serta membantu menghemat waktu dan biaya. ROI untuk otomatisasi juga lumayan. Semua keuntungan tersebut berdampak langsung pada laba perusahaan, menciptakan peluang yang tak ternilai untuk menumbuhkan penjualan dan meningkatkan kinerja. Berinvestasi dalam platform pengadaan pusat yang sangat baik akan membuka jalan bagi perusahaan Anda menuju keunggulan yang belum terwujud.