กิจกรรมการจัดซื้อจัดจ้างแบบดิจิทัลสามารถให้ประโยชน์ต่อยอดขายและประสิทธิภาพได้อย่างไร

กิจกรรมการจัดซื้อจัดจ้างในธุรกิจมีความสำคัญมากขึ้นเรื่อยๆ แผนกจัดซื้อที่แข็งแกร่งช่วยให้ธุรกิจสามารถสร้างความยืดหยุ่น ลดความเสี่ยง ปรับปรุงบริการ และรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนด แต่ถึงแม้จะมีความสำคัญ แต่ก็ถูกทิ้งไว้เบื้องหลังในการเปลี่ยนไปใช้ระบบอัตโนมัติ

ฝ่ายจัดซื้อมักจะจมอยู่กับความไร้ประสิทธิภาพซึ่งเป็นผลมาจากกระบวนการที่ต้องทำด้วยตนเองและขาดช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสม ด้วยเหตุนี้ พวกเขาจึงสามารถกีดกันองค์กรไม่ให้ตระหนักถึงศักยภาพที่แท้จริงของตน ปัญหาดังกล่าวได้รับการแก้ไขแล้วด้วยการนำซอฟต์แวร์จัดซื้อจัดจ้างที่เหนือชั้นมาใช้

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างแบบดิจิทัลทำให้เวิร์กโฟลว์การจัดซื้อเป็นไปโดยอัตโนมัติเพื่อขจัดความจำเป็นที่พนักงานต้องทำงานซ้ำๆ ด้วยตนเอง แพลตฟอร์มที่ออกแบบมาสำหรับงานนี้มีเป้าหมายเพื่อปลดปล่อยธุรกิจจากการใช้แรงงานต่ำ เพื่อให้พวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่พื้นที่ที่มีความสำคัญเชิงกลยุทธ์มากขึ้น ข้อดีดังกล่าวเป็นที่รู้จักและยกมาโดยทั่วไป แต่คุณรู้หรือไม่ว่าการใช้โซลูชันระบบอัตโนมัติสามารถเพิ่มยอดขายของธุรกิจของคุณและปรับปรุงประสิทธิภาพได้ อ่านต่อไปเพื่อดูว่ากระบวนการจัดซื้อจัดจ้างแบบดิจิทัลมีประโยชน์ต่อส่วนเหล่านี้ในธุรกิจของคุณอย่างไร

1. เปิดใช้งานการควบคุมที่แข็งแกร่งขึ้น

การมองเห็นแบบ end-to-end มีความสำคัญต่อการรักษาการควบคุมการดำเนินธุรกิจ และนั่นหมายถึงการเข้าถึงข้อมูล กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างด้วยตนเองทำให้การติดตามข้อมูลเป็นเรื่องยุ่งยาก เนื่องจากข้อมูลถูกจัดเก็บไว้ในสเปรดชีตในกระบวนการดังกล่าว จึงมีแนวโน้มที่จะถูกจัดการและเกิดข้อผิดพลาด การสร้างรายงานด้วยตนเองเพื่อติดตามกิจกรรมการจัดซื้อจัดจ้างและรูปแบบการใช้จ่าย และรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับปัญหาคอขวดที่ขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานของบริษัทจะใช้เวลานาน หากไม่สามารถทำได้ การกำกับดูแลที่คลุมเครือดังกล่าวทำให้เกิดความไม่แน่นอน ทำให้การจัดการองค์กรยากและการวางแผนเชิงกลยุทธ์เป็นสิ่งที่ท้าทาย ไม่มีทางที่จะจับตาดูการทำงานของเวิร์กโฟลว์การอนุมัติได้เช่นกัน ซึ่งนำไปสู่ปัญหาต่างๆ เช่น การใช้จ่ายที่มืดมนและการซื้อที่หลอกลวง การควบคุมคุณภาพสามารถพิสูจน์ได้ว่ามีความท้าทายเมื่อขาดการมองเห็นเช่นกัน

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างแบบดิจิทัลช่วยเพิ่มการมองเห็นการดำเนินงานของบริษัท การเข้าถึงข้อมูลการจัดซื้อแบบเรียลไทม์โดยละเอียดช่วยลดความไม่แน่นอน ซอฟต์แวร์การจัดซื้อยังช่วยให้สามารถสร้างรายงานอัตโนมัติที่ให้ข้อมูลเชิงลึกที่ชัดเจนเกี่ยวกับรายละเอียดการจัดซื้อ ผลการดำเนินงานของบริษัท และรูปแบบการใช้จ่าย ซอฟต์แวร์ดังกล่าวยังสามารถตั้งค่าเพื่อสร้าง KPI เพื่อติดตามประสิทธิภาพของบริษัทและซัพพลายเออร์ได้ดียิ่งขึ้น

การควบคุมการซื้อจะมีความเข้มแข็งมากขึ้น เนื่องจากใบขอเสนอซื้อมีกำหนดเส้นทางโดยอัตโนมัติผ่านเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่กำหนดไว้ล่วงหน้า ทั้งหมดนี้ส่งผลให้มีความโปร่งใสเพิ่มขึ้น ซึ่งจะทำให้องค์กรของคุณสามารถติดตามประสิทธิภาพการทำงาน ระบุปัญหา และดำเนินการแต่เนิ่นๆ เพื่อหยุดปัญหาไม่ให้แย่ลงไปอีก การควบคุมที่ดีขึ้นจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าการดำเนินงานขององค์กรจะไม่ตกอยู่ในความโกลาหลในช่วงเวลาของวิกฤตการณ์ตลาดหรือความล้มเหลวของห่วงโซ่อุปทาน การควบคุมคุณภาพที่เพิ่มขึ้นแปลเป็นผลลัพธ์ที่ดีขึ้น บริษัทที่มีประสิทธิภาพในการดำเนินงานและมีความยืดหยุ่นและสามารถทำงานได้ดีในตลาด

2. เร่งดำเนินการ

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างแบบเดิมๆ มักจะถูกครอบงำด้วยงานที่ใช้เวลานาน รวมถึงการรวบรวมข้อมูล การติดตามคำสั่งซื้อ การออกใบแจ้งหนี้ช้า และการสื่อสารกลับไปกลับมาโดยใช้วิธีการแบบแมนนวล งานดังกล่าวไม่เพียงแต่ต้องใช้เวลา แต่ยังเสียเวลาอีกด้วย กระบวนการอนุมัติ การจับคู่แบบสามทาง และการจัดการใบแจ้งหนี้ไม่สามารถเร่งความเร็วได้ เมื่อใช้เฉพาะช่องทางการสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพและกระบวนการที่ดำเนินการด้วยตนเอง ยิ่งองค์กรได้รับสินค้าช้า ก็ยิ่งล่าช้าในการออกผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้าย ส่งผลให้ยอดขายและรายได้ลดลง การมีสินค้าของคุณหมดสต๊อกอย่างต่อเนื่องและการบริการของคุณล่าช้าอาจทำให้ลูกค้าไม่พอใจได้

ในทางกลับกัน กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างที่มีประสิทธิภาพทำให้เกิดการทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติเพื่อเร่งความเร็ว ความเร็วของการไหลของข้อมูลเพิ่มขึ้นโดยใช้ช่องทางดิจิทัลแบบรวมศูนย์ การติดตามคำสั่งซื้อเป็นไปอย่างราบรื่น และการสื่อสารกับซัพพลายเออร์ควบคู่ไปกับการตรวจสอบคุณภาพและสถานะการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อนั้นรวดเร็ว สายการผลิตทั้งหมดดำเนินไปอย่างรวดเร็ว ส่งผลให้มีการนำผลิตภัณฑ์ออกจำหน่ายมากขึ้นและสร้างรายได้จากการขายเหล่านี้มากขึ้น บริการลูกค้าไม่เคยมีปัญหา สต็อกยังคงเต็ม และลูกค้าที่มีความสุขช่วยสร้างชื่อเสียงในตลาดของคุณ โดยรวมแล้วประสิทธิภาพและยอดขายของธุรกิจของคุณเพิ่มขึ้น

3. ปรับปรุงการจัดการผู้ขาย

ตลาดยังคงขยายตัวอย่างต่อเนื่อง เมื่อมีซัพพลายเออร์จำนวนมากขึ้นเข้าสู่ตลาด การรักษาให้ทันแนวโน้มในด้านต้นทุนและคุณภาพ ผลงาน และชื่อเสียงกลายเป็นเรื่องท้าทาย กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างด้วยตนเองไม่อนุญาตให้เข้าถึงการบันทึกข้อมูลของบุคคลที่สามโดยละเอียด สิ่งนี้สามารถนำไปสู่การเป็นพันธมิตรทางธุรกิจกับผู้ขายที่ส่งช้าหรือมีสินค้าที่มีต้นทุนสูงหรือคุณภาพต่ำลง

แพลตฟอร์มการจัดซื้อจัดจ้างแบบดิจิทัลช่วยให้สามารถเข้าถึง จัดเก็บ และอัปเดตข้อมูลของซัพพลายเออร์ รวมถึงบทวิจารณ์ ได้อย่างง่ายดาย สามารถเปรียบเทียบราคาและเข้าถึงข้อมูลแบบเรียลไทม์เกี่ยวกับส่วนลดและการขายผ่านแพลตฟอร์มดิจิทัลได้เช่นกัน ฝ่ายจัดซื้อสามารถเลือกและรวมผู้ขายที่มีความสำคัญเชิงกลยุทธ์มากที่สุดซึ่งเป็นที่รู้จักในการให้บริการที่มีคุณภาพ การจัดหาพอร์ทัลผู้ขายที่ใช้เทคโนโลยีจะช่วยสร้างความเชื่อมั่นของผู้ขายในบริษัท เนื่องจากพวกเขาสามารถเข้าถึงสถานะการชำระเงินได้ ซึ่งจะช่วยกระชับความสัมพันธ์กับผู้ขายและสร้างความน่าเชื่อถือให้กับองค์กร

แนวทางปฏิบัติดังกล่าวช่วยให้องค์กรสามารถร่างสัญญาระยะยาวที่สร้างผลกำไรร่วมกันกับซัพพลายเออร์ของตนได้ เพื่อให้แน่ใจว่ามีอุปทานที่แข็งแกร่งในราคาที่สมเหตุสมผล เงินฝากออมทรัพย์ที่ได้นั้นสามารถนำกลับมาลงทุนในบริษัทหรือนำไปใช้เพื่อลดราคาของผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายได้ ในทั้งสองกรณี การขายและประสบการณ์ของลูกค้าสามารถเห็นการปรับปรุงอย่างมาก

ทีมงานที่เกี่ยวข้องสามารถจัดทำแผนสำรองที่แข็งแกร่งเพื่อปกป้องอุปทานในกรณีที่เกิดเหตุการณ์เช่นภัยธรรมชาติหรือความสัมพันธ์ทางภูมิรัฐศาสตร์ที่เลวร้ายลงโดยการระบุล่วงหน้าซัพพลายเออร์รายอื่นที่เสนอข้อตกลงที่ค่อนข้างดีกว่าคู่แข่งรายอื่นในตลาด สิ่งนี้ช่วยเสริมความแข็งแกร่งให้กับความยืดหยุ่นขององค์กร และรับประกันว่าการผลิต ประสิทธิภาพ และการขายจะไม่ได้รับผลกระทบเนื่องจากเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝัน

4. ประหยัดค่าใช้จ่าย

เอกสารมีราคาแพง กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างด้วยตนเองยังเต็มไปด้วยข้อผิดพลาดของมนุษย์ที่มีราคาแพงและการจัดการสินค้าคงคลังที่ผิดพลาด ซัพพลายเออร์ที่จัดหาอาจมีราคาค่อนข้างสูงเนื่องจากการวิจัยตลาดที่ไม่มีประสิทธิภาพหรือการขาดข้อมูลที่มีคุณภาพเพื่อช่วยในการวิจัยตลาด นอกจากนี้ รูปแบบการใช้จ่ายยังวิเคราะห์ได้ยากหากไม่มีเครื่องมือดิจิทัลที่เหมาะสม ซึ่งนำไปสู่กรณีการใช้จ่ายเกิน ในสถานการณ์เช่นนี้ การขาดข้อมูลและรายงานทำให้การระบุโอกาสในการประหยัดเป็นเรื่องที่ท้าทายเช่นกัน งานที่ต้องทำเองยังทำให้พนักงานต้องทำงานประจำเป็นชั่วโมงๆ กับงานประจำ ซึ่งจะเป็นการเพิ่มต้นทุนที่ใช้ไปกับเงินเดือน

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างแบบดิจิทัลช่วยประหยัดต้นทุนได้หลายวิธี การเปลี่ยนจากงานเอกสารช่วยลดต้นทุน และจำนวนชั่วโมงที่ลดลงที่พนักงานต้องใช้ในการกลั่นกรองงานด้านเอกสารส่งผลให้ค่าใช้จ่ายของบริษัทลดลงและพนักงานมีความสุขมากขึ้น การวิเคราะห์ที่ใช้เทคโนโลยีจะเปิดเผยรูปแบบการใช้จ่ายและเปิดใช้งานการระบุโอกาสในการประหยัดต้นทุน การลดจำนวนการซื้อที่มืดและการใช้จ่ายที่ไม่ฝักใฝ่ฝ่ายใดผ่านเวิร์กโฟลว์การอนุมัติอัตโนมัติที่แข็งแกร่งยิ่งขึ้นจะช่วยประหยัดเงินได้อีก

เงินที่เก็บไว้ทั้งหมดสามารถนำมาใช้กับบริษัทได้ คุณสามารถเพิ่มเงินเดือนของพนักงานเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพการทำงานที่ดีขึ้น อัตรากำไรที่เพิ่มขึ้นจากการทำงานอัตโนมัติจะนำไปสู่เงินที่พร้อมสำหรับการลงทุนในการเติบโตและการขยายตัวของบริษัทเช่นกัน กระบวนการทั้งหมดเหล่านี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอย่างเห็นได้ชัดและมีศักยภาพในการเพิ่มยอดขาย

5. อำนวยความสะดวกในการลดความเสี่ยง

ธุรกิจต้องกังวลเกี่ยวกับความเสี่ยงหลายประการ ตั้งแต่ความเสี่ยงด้านชื่อเสียงไปจนถึงความเสี่ยงทางการค้า การจัดการกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างด้วยตนเองแทบจะไม่สามารถลดความเสี่ยงได้ และอาจทำให้ความเสี่ยงรุนแรงขึ้นได้ในสถานการณ์ที่เลวร้ายที่สุด

ความเสี่ยง เช่น ชื่อเสียงสามารถเกิดขึ้นได้เมื่อบริษัทจัดการกับซัพพลายเออร์ที่รู้ว่าตนปฏิบัติตามจรรยาบรรณ เช่น การใช้แรงงานเด็กหรือการทำเหมืองในพื้นที่หวงห้าม การไม่รู้ว่าเหตุใดซัพพลายเออร์จึงเสนอข้อตกลงลดราคาที่ไม่น่าเชื่อในตลาดอาจนำไปสู่ธุรกรรมที่สุ่มจับได้ เมื่อข้อตกลงดังกล่าวปรากฏ ธุรกิจของคุณอาจสูญเสียฐานลูกค้าประจำ ผลที่ตามมาของความเสี่ยง เช่น ความเสี่ยงด้านกฎระเบียบอาจรุนแรงพอๆ กับการทำให้บริษัทของคุณต้องรับผิดทางอาญา ความสูญเสียอาจเกิดขึ้นได้ในกรณีที่มีความเสี่ยงทางการค้า เช่น งบประมาณล้นเกิน การจัดการความเสี่ยงในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างด้วยตนเองเป็นเรื่องที่ท้าทายอย่างมาก เนื่องจากขาดเครื่องมือและการมองเห็นที่เหมาะสม

การจัดซื้อจัดจ้างแบบดิจิทัลมอบเครื่องมือที่องค์กรสามารถประเมินความเสี่ยงและลดความเสี่ยงได้ มุมมองที่ดีขึ้นเกี่ยวกับกิจกรรมและชื่อเสียงของซัพพลายเออร์และการสื่อสารที่ดีขึ้นกับซัพพลายเออร์ทำให้บริษัทมีโอกาสทำการวิจัยอย่างละเอียดและสอบถามเกี่ยวกับกระบวนการเฉพาะเมื่อจำเป็น ซึ่งช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อมั่นใจได้ว่าค่านิยมและแนวปฏิบัติของซัพพลายเออร์ของพวกเขาสอดคล้องกับของพวกเขาเอง ซึ่งแปลเป็นแนวปฏิบัติที่โปร่งใสและมีจริยธรรมตลอดห่วงโซ่อุปทานที่ช่วยสร้างความน่าเชื่อถือขององค์กรในตลาด กลยุทธ์ที่ดีกว่าที่การวิเคราะห์ขั้นสูงช่วยให้ทีมจัดซื้อสร้างความช่วยเหลือและความยืดหยุ่นขององค์กรได้เช่นกัน

Endnote

ตลาดกำลังเปลี่ยนแปลงและขยายตัวอย่างรวดเร็ว ธุรกิจต่างๆ ใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีให้มากที่สุดเพื่อให้ทันกับการแข่งขันที่เพิ่มขึ้น การปรับตัวให้เข้ากับจังหวะของโลกแทนที่จะต่อต้านการเปลี่ยนแปลงเป็นวิธีที่จะดำเนินต่อไป การแปลงเป็นดิจิทัลนำเสนอวิธีแก้ปัญหาหลายประการสำหรับปัญหาที่ฝ่ายจัดซื้อต้องเผชิญ และการนำไปใช้ก็มีความรอบคอบในขั้นนี้

การใช้ซอฟต์แวร์จัดซื้อจัดจ้างช่วยให้องค์กรเสริมสร้างการควบคุมและปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิภาพของการดำเนินงาน ช่วยลดความเสี่ยงอย่างมีประสิทธิภาพและการจัดการซัพพลายเออร์ที่ดีขึ้น และช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย ROI สำหรับระบบอัตโนมัติก็หนักเช่นกัน ข้อดีทั้งหมดดังกล่าวส่งผลโดยตรงต่อผลกำไรของบริษัท สร้างโอกาสอันล้ำค่าในการเพิ่มยอดขายและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน การลงทุนในแพลตฟอร์มการจัดซื้อจัดจ้างจากส่วนกลางที่ยอดเยี่ยมจะช่วยปูทางให้บริษัทของคุณไปสู่ความเป็นเลิศที่ยังไม่เกิดขึ้นจริง