Wie digitale Beschaffungsaktivitäten Umsatz und Leistung fördern können

Die Bedeutung von Beschaffungsaktivitäten in Unternehmen tritt immer mehr in den Vordergrund. Starke Beschaffungsabteilungen ermöglichen es Unternehmen, Widerstandsfähigkeit aufzubauen, Risiken zu mindern, Dienstleistungen zu verbessern und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen. Doch trotz ihrer Bedeutung sind sie beim Übergang zur Automatisierung auf der Strecke geblieben

Beschaffungsabteilungen sind traditionell durch Ineffizienzen, die sich aus manuellen Prozessen und dem Fehlen geeigneter Kommunikationskanäle ergeben, festgefahren. Als solche können sie Unternehmen davon abhalten, ihr wahres Potenzial auszuschöpfen. Solche Probleme wurden nun durch die Einführung einer überlegenen Beschaffungssoftware gemildert.

Die Digitalisierung von Beschaffungsprozessen automatisiert den Beschaffungsworkflow, damit die Belegschaft sich wiederholende Aufgaben nicht mehr manuell ausführen muss. Plattformen, die für den Job konzipiert sind, zielen darauf ab, Unternehmen von niederer Arbeit zu befreien, damit sie sich stärker auf Bereiche von strategischer Bedeutung konzentrieren können. Solche Vorteile sind bekannt und werden allgemein zitiert. Aber wussten Sie, dass der Einsatz von Automatisierungslösungen den Umsatz Ihres Unternehmens steigern und seine Leistung verbessern kann? Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie diese Bereiche Ihres Unternehmens von der Digitalisierung von Beschaffungsprozessen profitieren können.

1. Aktiviert eine stärkere Kontrolle

End-to-End-Transparenz ist unerlässlich, um die Kontrolle über den Geschäftsbetrieb zu behalten, und das bedeutet Zugriff auf Daten. Manuelle Beschaffungsprozesse machen die Datenverfolgung zur Tortur. Da die Daten bei einem solchen Prozess in Tabellenkalkulationen gespeichert werden, sind sie anfällig für Manipulationen und Fehler. Das manuelle Generieren von Berichten zur Verfolgung von Beschaffungsaktivitäten und Ausgabenmustern und zum Gewinnen von Einblicken in Engpässe, die die Unternehmensleistung beeinträchtigen, wird zeitaufwändig, wenn nicht gar unmöglich. Eine solche verdeckte Aufsicht schafft Unsicherheiten, die das Management einer Organisation erschweren und die strategische Planung zu einer Herausforderung machen. Es gibt auch keine Möglichkeit, die Funktionsweise von Genehmigungsworkflows im Auge zu behalten, was zu Problemen wie Dark Spending und Schurkenkäufen führt. Auch die Qualitätskontrolle kann sich als schwierig erweisen, wenn es an Transparenz mangelt.

Digitale Beschaffungsprozesse erhöhen die Sichtbarkeit der Abläufe eines Unternehmens. Der Zugriff auf detaillierte Beschaffungsdaten in Echtzeit reduziert Unsicherheiten. Beschaffungssoftware ermöglicht auch die automatisierte Erstellung von Berichten, die einen klaren Einblick in Beschaffungsdetails, Unternehmensleistung und Ausgabenmuster geben. Eine solche Software kann auch so eingerichtet werden, dass sie KPIs generiert, um die Leistung von Unternehmen und Lieferanten besser zu verfolgen.

Die Kontrolle über den Einkauf wird weiter gestärkt, da Anforderungen automatisch durch voreingestellte Genehmigungsworkflows geleitet werden. All dies führt zu einer erhöhten Transparenz, die es Ihrem Unternehmen ermöglicht, seine Produktivität besser zu überwachen, Probleme zu erkennen und frühzeitig Maßnahmen zu ergreifen, um eine Verschlechterung der Probleme zu verhindern. Eine bessere Kontrolle wird auch sicherstellen, dass die Betriebsabläufe der Organisation in Zeiten von Marktkrisen oder Lieferkettenausfällen nicht ins Chaos geraten. Eine verbesserte Kontrolle über die Qualität führt zu einem verbesserten Endergebnis. Ein Unternehmen, das effizient arbeitet und flexibel und belastbar ist, schneidet am Markt besser ab.

2. Beschleunigt Operationen

Herkömmliche Beschaffungsprozesse werden oft von langwierigen Aufgaben dominiert, darunter Datenerfassung, Auftragsverfolgung, langsame Rechnungsstellung und Hin- und Her-Kommunikation mit manuellen Mitteln. Solche Aufgaben kosten nicht nur Zeit, sondern verschwenden sie auch. Genehmigungsprozesse, Drei-Wege-Abgleich und Rechnungsmanagement können nicht beschleunigt werden, wenn man sich nur auf ineffiziente Kommunikationskanäle und manuelle Prozesse verlässt. Je langsamer ein Unternehmen Lieferungen erhält, desto mehr verzögert es die Auslieferung seiner Endprodukte, was zu geringeren Umsätzen und Einnahmen führt. Wenn Ihre Produkte ständig ausverkauft sind und Ihre Dienstleistungen verzögert werden, kann dies sogar zu unzufriedenen Kunden führen.

Andererseits beinhaltet ein effizienter Beschaffungsprozess die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben, um sie zu beschleunigen. Die Geschwindigkeit des Informationsflusses wird durch die Nutzung zentralisierter digitaler Kanäle erhöht. Die Nachverfolgung von Bestellungen wird nahtlos und die Kommunikation mit Lieferanten sowie die Überprüfung des Qualitäts- und Konformitätsstatus von Bestellungen werden schnell. Die gesamte Produktionslinie bewegt sich schneller, was dazu führt, dass mehr Produkte zum Verkauf angeboten werden und durch diese Verkäufe mehr Umsatz generiert wird. Der Kundenservice leidet nie, der Lagerbestand bleibt voll und zufriedene Kunden tragen dazu bei, Ihren Ruf auf dem Markt aufzubauen. Insgesamt steigen die Performance und der Umsatz Ihres Unternehmens.

3. Verbessert das Lieferantenmanagement

Der Markt wächst ständig. Je mehr Anbieter auf den Markt kommen, desto schwieriger wird es, mit Trends bei Kosten und Qualität, Leistung und Reputation Schritt zu halten. Manuelle Beschaffungsprozesse erlauben keinen detaillierten Zugriff auf die Aufzeichnung von Informationen Dritter. Dies kann zu einer Geschäftspartnerschaft mit Lieferanten führen, die mit Lieferungen in Verzug sind oder Waren mit höheren Kosten oder geringerer Qualität haben.

Digitale Beschaffungsplattformen ermöglichen den einfachen Zugriff, die Speicherung und Aktualisierung von Lieferanteninformationen, einschließlich Bewertungen. Preisvergleiche und der Zugriff auf Echtzeitdaten zu Rabatten und Verkäufen werden auch über digitale Plattformen verfügbar. Beschaffungsabteilungen können dann Anbieter mit der strategisch wichtigsten Bedeutung auswählen und konsolidieren, von denen bekannt ist, dass sie qualitativ hochwertige Dienstleistungen anbieten. Die Bereitstellung technisch unterstützter Anbieterportale trägt dazu bei, das Vertrauen der Anbieter in das Unternehmen aufzubauen, da sie Zugriff auf den Zahlungsstatus erhalten. Dies trägt zur Stärkung der Lieferantenbeziehungen bei und schafft die Glaubwürdigkeit einer Organisation.

Solche Praktiken ermöglichen es Organisationen, langfristige, für beide Seiten profitable Verträge mit ihren Lieferanten zu entwerfen, um eine robuste Versorgung zu angemessenen Kosten sicherzustellen. Die daraus resultierenden Einsparungen können wieder in das Unternehmen investiert oder genutzt werden, um die Preise der Endprodukte zu senken. In beiden Fällen können der Umsatz und das Kundenerlebnis erheblich verbessert werden.

Relevante Teams können dann auch solide Backup-Pläne erstellen, um die Versorgung im Falle von Ereignissen wie Naturkatastrophen oder sich verschlechternden geopolitischen Beziehungen zu schützen, indem sie andere Anbieter im Voraus identifizieren, die relativ bessere Angebote als andere auf dem Markt anbieten. Dies stärkt die Widerstandsfähigkeit von Organisationen und stellt sicher, dass Produktion, Leistung und Vertrieb nicht durch unvorhergesehene Ereignisse leiden.

4. Spart Kosten

Papierkram ist teuer. Manuelle Beschaffungsprozesse werden zusätzlich durch kostspielige menschliche Fehler und Bestandsmissmanagement gespickt. Beschaffte Lieferanten können aufgrund ineffizienter Marktforschung oder fehlender Qualitätsdaten zur Unterstützung der Marktforschung relativ teuer sein. Darüber hinaus sind Ausgabenmuster ohne geeignete digitale Tools schwer zu analysieren, was zu Ausgabenüberschreitungen führt. In einem solchen Szenario macht der Mangel an Daten und Berichten die Identifizierung von Einsparmöglichkeiten ebenfalls zu einer Herausforderung. Manuelle Arbeit führt auch dazu, dass Mitarbeiter eine beträchtliche Anzahl von Stunden an niederen Aufgaben arbeiten müssen, was die Kosten für Gehälter erhöht.

Digitalisierte Beschaffungsprozesse ermöglichen in vielerlei Hinsicht Kosteneinsparungen. Eine Verlagerung von Papierkram senkt die Kosten, und die geringere Anzahl von Stunden, die Mitarbeiter mit dem Durchsuchen von Papierkram verbringen müssen, führt zu niedrigeren Ausgaben für das Unternehmen und zufriedeneren Mitarbeitern. Tech-gestützte Analysen zeigen Ausgabenmuster auf und ermöglichen die Identifizierung von Möglichkeiten zur Kosteneinsparung. Reduzierte Fälle von Dunkelkäufen und Maverick-Ausgaben durch stärkere automatisierte Genehmigungsworkflows tragen weiter zu Einsparungen bei.

Das gesamte gesparte Geld kann für das Unternehmen ausgegeben werden. Sie können die Gehälter der Belegschaft erhöhen, um eine bessere Produktivität zu gewährleisten. Die durch die Automatisierung ermöglichten höheren Gewinnspannen werden dazu führen, dass mehr Geld zur Verfügung steht, um in das Wachstum und die Expansion des Unternehmens zu investieren. All diese Prozesse steigern die Leistung sichtbar und haben das Potenzial, den Umsatz zu steigern.

5. Erleichtert die Risikominderung

Ein Unternehmen muss sich um mehrere Risiken kümmern, die von Reputationsrisiken bis hin zu kommerziellen Risiken reichen. Die manuelle Verwaltung von Beschaffungsprozessen ermöglicht kaum eine Risikominderung und kann die Risiken im schlimmsten Fall verschärfen.

Reputationsrisiken können entstehen, wenn ein Unternehmen wissentlich oder unwissentlich mit Lieferanten Geschäfte macht, von denen bekannt ist, dass sie unethischen Praktiken wie Kinderarbeit oder Bergbau in Sperrgebieten nachgehen. Nicht zu wissen, warum ein Lieferant dieses unglaublich günstige Angebot auf dem Markt anbietet, kann zu willkürlichen Transaktionen führen. Wenn solche Geschäfte ans Licht kommen, kann Ihr Unternehmen am Ende seinen treuen Kundenstamm verlieren. Die Folgen von Risiken wie regulatorischen Risiken können so schwerwiegend sein, dass Ihr Unternehmen strafrechtlich verfolgt wird. Bei kommerziellen Risiken wie Budgetüberschreitungen können Verluste entstehen. Das Risikomanagement in manuellen Beschaffungsprozessen ist aufgrund des Mangels an geeigneten Tools und Transparenz eine große Herausforderung.

Die digitale Beschaffung gewährt Tools, mit denen Unternehmen Risiken bewerten und minimieren können. Ein besserer Einblick in die Aktivitäten und den Ruf von Lieferanten sowie eine verbesserte Kommunikation mit Lieferanten geben Unternehmen die Möglichkeit, gründlich zu recherchieren und sich bei Bedarf nach bestimmten Prozessen zu erkundigen. Auf diese Weise können Einkaufsabteilungen sicherstellen, dass die Werte und Praktiken ihrer Lieferanten mit ihren eigenen übereinstimmen, was zu transparenten, ethischen Praktiken in der gesamten Lieferkette führt, die dazu beitragen, die Glaubwürdigkeit einer Organisation auf dem Markt aufzubauen. Die besseren Strategien, die erweiterte Analysen ermöglichen, ermöglichen es Beschaffungsteams, Hilfe und Widerstandsfähigkeit der Organisation aufzubauen.

Endnote

Märkte verändern sich und expandieren schnell; Unternehmen nutzen die Technologie so weit wie möglich, um mit der wachsenden Konkurrenz Schritt zu halten. Sich an das Tempo der Welt anzupassen, anstatt sich Veränderungen zu widersetzen, ist der richtige Weg. Die Digitalisierung bietet mehrere Lösungen für die Probleme, mit denen Einkaufsabteilungen konfrontiert sind, und ihre Umsetzung ist in diesem Stadium umsichtig geworden.

Durch den Einsatz von Beschaffungssoftware können Unternehmen ihre Kontrolle stärken und die Effektivität und Effizienz ihrer Abläufe verbessern. Es ermöglicht eine effektive Risikominderung und ein besseres Lieferantenmanagement und hilft, Zeit und Kosten zu sparen. Der ROI für die Automatisierung ist ebenfalls beachtlich. All diese Vorteile wirken sich direkt auf das Endergebnis eines Unternehmens aus und schaffen unschätzbare Möglichkeiten, den Umsatz zu steigern und die Leistung zu steigern. Die Investition in eine hervorragende zentrale Beschaffungsplattform ebnet Ihrem Unternehmen den Weg zu nicht realisierter Exzellenz.