Como as atividades de compras digitais podem beneficiar as vendas e o desempenho

A importância das atividades de compras nas empresas está cada vez mais vindo à tona. Departamentos de compras fortes permitem que as empresas desenvolvam resiliência, reduzam riscos, melhorem serviços e garantam a conformidade. Mas, apesar de sua importância, eles foram deixados para trás na mudança para a automação

Os departamentos de compras têm sido tradicionalmente atolados por ineficiências resultantes de processos manuais e da falta de canais de comunicação adequados. Como tal, eles podem impedir que as organizações realizem seu verdadeiro potencial. Esses problemas agora foram aliviados pela introdução de software de aquisição superior.

A digitalização dos processos de compras automatiza o fluxo de trabalho de compras para eliminar a necessidade de a força de trabalho executar tarefas repetitivas manualmente. As plataformas projetadas para o trabalho visam liberar as empresas do trabalho braçal para que possam se concentrar mais em áreas de importância estratégica. Tais vantagens são conhecidas e citadas comumente. Mas você sabia que empregar soluções de automação pode aumentar as vendas do seu negócio e melhorar seu desempenho? Continue lendo para descobrir como a digitalização dos processos de compras pode beneficiar essas áreas do seu negócio.

1. Permite um controle mais forte

A visibilidade de ponta a ponta é vital para manter o controle sobre as operações de negócios, e isso significa acesso aos dados. Os processos manuais de aquisição tornam o rastreamento de dados uma provação. Como os dados são armazenados em planilhas nesse processo, são propensos a manipulação e erros. Gerar relatórios manualmente para rastrear atividades de compras e padrões de gastos e obter informações sobre quaisquer gargalos que atrapalhem o desempenho da empresa torna-se demorado, se não impossível. Essa supervisão obscura cria incertezas, dificultando a gestão de uma organização e tornando o planejamento estratégico um desafio. Também não há como ficar de olho no funcionamento dos fluxos de trabalho de aprovação, levando a problemas como gastos obscuros e compras não autorizadas. O controle de qualidade também pode ser desafiador quando há falta de visibilidade.

Os processos de compras digitais aumentam a visibilidade das operações de uma empresa. O acesso a dados de aquisição detalhados em tempo real reduz as incertezas. O software de compras também permite a geração automatizada de relatórios que fornecem informações claras sobre detalhes de compras, desempenho da empresa e padrões de gastos. Esse software também pode ser configurado para gerar KPIs para acompanhar melhor o desempenho da empresa e do fornecedor.

O controle sobre a realização de compras é ainda mais reforçado, pois as requisições são roteadas automaticamente por meio de fluxos de trabalho de aprovação predefinidos. Tudo isso resulta em maior transparência, o que permitirá que sua organização monitore melhor sua produtividade, identifique problemas e tome medidas antecipadas para impedir que os problemas se agravem. Um melhor controle também garantirá que as operações da organização não caiam no caos em tempos de crises de mercado ou falhas na cadeia de suprimentos. O controle aprimorado sobre a qualidade se traduz em um resultado final aprimorado. Uma empresa eficiente em suas operações, flexível e resiliente tem melhor desempenho no mercado.

2. Acelera as Operações

Os processos de compras convencionais são frequentemente dominados por tarefas demoradas, incluindo coleta de dados, rastreamento de pedidos, faturamento lento e comunicação de ida e volta por meios manuais. Essas tarefas não apenas levam tempo, mas também o desperdiçam. Processos de aprovação, correspondência de três vias e gerenciamento de faturas são impossíveis de acelerar quando contamos apenas com canais de comunicação ineficientes e processos manuais. Quanto mais lentamente uma organização obtém suprimentos, mais atrasa a liberação de seus produtos finais, levando a vendas e receitas mais baixas. Ter seus produtos constantemente fora de estoque e atrasar seus serviços pode até levar a clientes insatisfeitos.

Por outro lado, um processo de compras eficiente envolve a automação de tarefas repetitivas para agilizá-las. A velocidade do fluxo de informações é aprimorada pelo uso de canais digitais centralizados. O rastreamento de pedidos torna-se contínuo e a comunicação com os fornecedores, juntamente com a verificação da qualidade e do status de conformidade dos pedidos, torna-se rápida. Toda a linha de produção se move mais rapidamente, levando a que mais produtos sejam colocados à venda e mais receita seja gerada por meio dessas vendas. O atendimento ao cliente nunca sofre, o estoque permanece cheio e os clientes satisfeitos ajudam a construir sua reputação no mercado. No geral, o desempenho e as vendas do seu negócio aumentam.

3. Melhora o gerenciamento de fornecedores

O mercado permanece em constante expansão. À medida que mais fornecedores entram no mercado, acompanhar as tendências de custos e qualidade, desempenho e reputação torna-se um desafio. Os processos de aquisição manual não permitem acesso detalhado ao registro de informações de terceiros. Isso pode levar a uma parceria de negócios com fornecedores que estão atrasados ​​nas entregas ou têm mercadorias com custos mais altos ou qualidade inferior.

As plataformas de compras digitais permitem que as informações do fornecedor, incluindo avaliações, sejam acessadas, armazenadas e atualizadas com facilidade. A comparação de preços e o acesso a dados em tempo real sobre descontos e vendas também são disponibilizados por meio de plataformas digitais. Os departamentos de compras podem então escolher e consolidar os fornecedores de maior importância estratégica conhecidos por oferecer serviços de qualidade. Fornecer portais de fornecedores habilitados para tecnologia ajuda a aumentar a confiança dos fornecedores na empresa, pois eles obtêm acesso ao status dos pagamentos. Isso ajuda a fortalecer as relações com os fornecedores e cria a credibilidade de uma organização.

Essas práticas permitem que as organizações esbocem contratos de longo prazo e mutuamente lucrativos com seus fornecedores para garantir um fornecimento robusto a um custo razoável. A economia resultante pode ser investida de volta na empresa ou aproveitada para diminuir os preços dos produtos finais. Em ambos os casos, as vendas e a experiência do cliente podem melhorar consideravelmente.

As equipes relevantes também podem fazer planos de backup sólidos para proteger o fornecimento em caso de eventos como desastres naturais ou agravamento das relações geopolíticas pela pré-identificação de outros fornecedores que oferecem negócios relativamente melhores do que outros no mercado. Isso fortalece a resiliência das organizações e garante que a produção, o desempenho e as vendas não sejam prejudicados por imprevistos.

4. Economiza custos

A papelada é cara. Os processos de aquisição manual são ainda mais crivados por erros humanos dispendiosos e má gestão de inventário. Os fornecedores adquiridos podem ser relativamente caros devido à pesquisa de mercado ineficiente ou à falta de dados de qualidade para ajudar na pesquisa de mercado. Além disso, os padrões de gastos são difíceis de analisar sem ferramentas digitais adequadas, levando a casos de gastos excessivos. Nesse cenário, a falta de dados e relatórios torna a identificação de oportunidades de economia um desafio também. O trabalho manual também faz com que os funcionários tenham que trabalhar por um número significativo de horas em tarefas domésticas, e isso aumenta o custo gasto com salários.

Os processos de aquisição digitalizados permitem economias de custos de várias maneiras. Uma mudança da papelada reduz os custos, e a diminuição do número de horas que os funcionários têm que passar vasculhando a papelada resulta em despesas mais baixas para a empresa e funcionários mais felizes. A análise habilitada pela tecnologia revela padrões de gastos e permite a identificação de oportunidades de economia de custos. Instâncias reduzidas de compras obscuras e gastos independentes por meio de fluxos de trabalho de aprovação automatizados mais fortes contribuem ainda mais para a economia.

Todo o dinheiro economizado pode ser gasto na empresa. Você pode aumentar os salários da força de trabalho para garantir uma melhor produtividade. O aumento das margens de lucro possibilitado pela automação levará a mais dinheiro disponível para investir no crescimento e expansão da empresa também. Todos esses processos melhoram visivelmente o desempenho e têm potencial para aumentar as vendas.

5. Facilita a mitigação de riscos

Uma empresa precisa se preocupar com vários riscos, desde riscos de reputação a riscos comerciais. O gerenciamento manual dos processos de aquisição dificilmente permite a mitigação de riscos e pode exacerbar os riscos nos piores cenários.

Riscos como os de reputação podem surgir quando uma empresa, consciente ou inconscientemente, lida com fornecedores conhecidos por praticarem práticas antiéticas, como trabalho infantil ou mineração em áreas restritas. Não saber por que um fornecedor está oferecendo um desconto inacreditável no mercado pode levar a transações aleatórias. Quando esses negócios vêm à tona, sua empresa pode acabar perdendo sua base de clientes fiéis. As consequências de riscos como riscos regulatórios podem ser tão graves quanto fazer sua empresa enfrentar responsabilidade criminal. Perdas podem ocorrer em casos de riscos comerciais, como estouros no orçamento. Gerenciar riscos em processos de compras manuais é altamente desafiador devido à falta de ferramentas e visibilidade adequadas.

A aquisição digital oferece ferramentas por meio das quais as organizações podem avaliar os riscos e minimizá-los. Uma melhor visão das atividades e reputação do fornecedor e uma melhor comunicação com os fornecedores dão às empresas a oportunidade de fazer pesquisas completas e indagar sobre processos específicos sempre que necessário. Isso permite que os departamentos de compras garantam que os valores e práticas de seus fornecedores sejam consistentes com os seus próprios, traduzindo-se em práticas transparentes e éticas em toda a cadeia de suprimentos que ajudam a construir a credibilidade de uma organização no mercado. As melhores estratégias que a análise avançada permitem que as equipes de compras também criem ajuda e resiliência da organização.

Nota final

Os mercados estão mudando e se expandindo rapidamente; as empresas estão aproveitando a tecnologia o máximo que podem para acompanhar a crescente concorrência. Adaptar-se ao ritmo do mundo em vez de resistir às mudanças é o caminho a seguir. A digitalização oferece várias soluções para os problemas enfrentados pelos departamentos de compras, e sua implementação tornou-se prudente nesta fase.

O emprego de software de compras permite que as organizações reforcem seu controle e melhorem a eficácia e a eficiência de suas operações. Ele permite a redução efetiva de riscos e melhor gerenciamento de fornecedores e ajuda a economizar tempo e custos. O ROI para automação também é robusto. Todas essas vantagens impactam diretamente os resultados de uma empresa, criando oportunidades inestimáveis ​​para aumentar as vendas e aumentar o desempenho. Investir em uma excelente plataforma central de compras abrirá o caminho da sua empresa para a excelência não alcançada.