In che modo le attività di approvvigionamento digitale possono avvantaggiare vendite e prestazioni

L'importanza delle attività di procurement nelle imprese sta venendo sempre più alla luce. I solidi dipartimenti di approvvigionamento consentono alle aziende di creare resilienza, mitigare i rischi, migliorare i servizi e garantire la conformità. Ma nonostante la loro importanza, sono stati lasciati indietro nel passaggio all'automazione

I dipartimenti di approvvigionamento sono stati tradizionalmente impantanati dalle inefficienze derivanti dai processi manuali e dalla mancanza di adeguati canali di comunicazione. In quanto tali, possono impedire alle organizzazioni di realizzare il loro vero potenziale. Tali problemi sono stati ora alleviati dall'introduzione di un software di approvvigionamento superiore.

La digitalizzazione dei processi di approvvigionamento automatizza il flusso di lavoro di approvvigionamento per eliminare la necessità per la forza lavoro di eseguire manualmente attività ripetitive. Le piattaforme progettate per il lavoro mirano a liberare le aziende dal lavoro umile in modo che possano concentrarsi maggiormente su aree di importanza strategica. Tali vantaggi sono noti e citati comunemente. Ma lo sapevi che l'utilizzo di soluzioni di automazione può aumentare le vendite della tua azienda e migliorarne le prestazioni? Continua a leggere per scoprire come la digitalizzazione dei processi di approvvigionamento può avvantaggiare queste aree della tua attività.

1. Consente un controllo più forte

La visibilità end-to-end è fondamentale per mantenere il controllo sulle operazioni aziendali e questo significa accedere ai dati. I processi di approvvigionamento manuale rendono il monitoraggio dei dati un calvario. Poiché i dati vengono archiviati in fogli di calcolo in tale processo, sono soggetti a manipolazioni ed errori. La generazione manuale di report per tenere traccia delle attività di approvvigionamento e dei modelli di spesa e ottenere informazioni dettagliate su eventuali colli di bottiglia che ostacolano le prestazioni dell'azienda diventa dispendiosa in termini di tempo, se non impossibile. Tale oscura supervisione crea incertezze, rendendo la gestione di un'organizzazione difficile e la pianificazione strategica una sfida. Non c'è nemmeno modo di tenere d'occhio il funzionamento dei flussi di lavoro di approvazione, portando a problemi come la spesa oscura e gli acquisti non autorizzati. Il controllo della qualità può rivelarsi impegnativo anche quando manca la visibilità.

I processi di approvvigionamento digitale aumentano la visibilità delle operazioni di un'azienda. L'accesso a dati dettagliati sugli appalti in tempo reale riduce le incertezze. Il software per gli appalti consente inoltre la generazione automatizzata di report che fornisce una visione chiara dei dettagli sugli appalti, delle prestazioni dell'azienda e dei modelli di spesa. Tale software può anche essere configurato per generare KPI per monitorare meglio le prestazioni dell'azienda e del fornitore.

Il controllo sugli acquisti viene ulteriormente rafforzato poiché le richieste vengono instradate automaticamente attraverso flussi di lavoro di approvazione preimpostati. Tutto ciò si traduce in una maggiore trasparenza che consentirà alla tua organizzazione di monitorare meglio la propria produttività, identificare i problemi e intraprendere azioni precoci per impedire che i problemi peggiorino. Un migliore controllo garantirà inoltre che le operazioni dell'organizzazione non cadano nel caos in tempi di crisi di mercato o di fallimento della catena di approvvigionamento. Un maggiore controllo sulla qualità si traduce in una migliore linea di fondo. Un'azienda efficiente nelle sue operazioni, flessibile e resiliente ha prestazioni migliori sul mercato.

2. Accelera le operazioni

I processi di approvvigionamento convenzionali sono spesso dominati da attività lunghe, tra cui la raccolta dei dati, il monitoraggio degli ordini, la fatturazione lenta e la comunicazione avanti e indietro attraverso mezzi manuali. Tali compiti non solo richiedono tempo, ma lo sprecano. I processi di approvazione, l'abbinamento a tre vie e la gestione delle fatture sono impossibili da accelerare quando ci si affida solo a canali di comunicazione inefficienti e processi manuali. Più un'organizzazione ottiene le forniture, più ritarda l'uscita dei suoi prodotti finali, con conseguente riduzione delle vendite e dei ricavi. Avere i tuoi prodotti costantemente esauriti e ritardare i tuoi servizi può persino portare a clienti insoddisfatti.

D'altra parte, un processo di approvvigionamento efficiente comporta l'automazione delle attività ripetitive per velocizzarle. La velocità del flusso di informazioni è migliorata utilizzando canali digitali centralizzati. Il monitoraggio degli ordini diventa semplice e la comunicazione con i fornitori, insieme al controllo della qualità e dello stato di conformità degli ordini, diventa rapida. L'intera linea di produzione procede più velocemente, portando a più prodotti messi in vendita e maggiori entrate generate da queste vendite. Il servizio clienti non soffre mai, lo stock rimane pieno e i clienti felici aiutano a costruire la tua reputazione sul mercato. Nel complesso, le prestazioni e le vendite della tua attività aumentano.

3. Migliora la gestione dei fornitori

Il mercato resta in continua espansione. Man mano che più fornitori entrano nel mercato, stare al passo con le tendenze in termini di costi e qualità, prestazioni e reputazione diventa difficile. I processi di approvvigionamento manuale non consentono un accesso dettagliato alla registrazione di informazioni di terze parti. Ciò può portare a una partnership commerciale con fornitori che sono in ritardo nelle consegne o hanno merci con costi più elevati o qualità inferiore.

Le piattaforme di approvvigionamento digitale consentono di accedere, archiviare e aggiornare facilmente le informazioni sui fornitori, comprese le revisioni. Il confronto dei prezzi e l'accesso ai dati in tempo reale su sconti e vendite diventano disponibili anche attraverso piattaforme digitali. I reparti di approvvigionamento possono quindi scegliere e consolidare i fornitori di importanza strategica più noti per offrire servizi di qualità. Fornire portali fornitori abilitati alla tecnologia aiuta a rafforzare la fiducia dei fornitori nell'azienda, poiché ottengono l'accesso allo stato dei pagamenti. Questo aiuta a rafforzare le relazioni con i fornitori e crea la credibilità di un'organizzazione.

Tali pratiche consentono alle organizzazioni di redigere contratti a lungo termine e reciprocamente vantaggiosi con i propri fornitori per garantire una fornitura solida a un costo ragionevole. I risparmi risultanti possono essere reinvestiti nell'azienda o sfruttati per ridurre i prezzi dei prodotti finali. In entrambi i casi, le vendite e l'esperienza del cliente possono vedere un notevole miglioramento.

I team pertinenti possono quindi anche creare solidi piani di riserva per proteggere la fornitura in caso di eventi come disastri naturali o peggioramento delle relazioni geopolitiche mediante la preidentificazione di altri fornitori che offrono offerte relativamente migliori rispetto ad altri sul mercato. Ciò rafforza la resilienza delle organizzazioni e garantisce che la produzione, le prestazioni e le vendite non risentano di eventi imprevisti.

4. Risparmia sui costi

Le scartoffie sono costose. I processi di approvvigionamento manuale sono ulteriormente crivellati da costosi errori umani e cattiva gestione dell'inventario. I fornitori acquistati possono essere relativamente costosi a causa di ricerche di mercato inefficienti o della mancanza di dati di qualità per aiutare con le ricerche di mercato. Inoltre, i modelli di spesa sono difficili da analizzare senza strumenti digitali adeguati, portando a casi di spesa eccessiva. In uno scenario del genere, la mancanza di dati e report rende una sfida anche l'identificazione di opportunità di risparmio. Il lavoro manuale porta anche i dipendenti a dover lavorare per un numero significativo di ore su compiti umili, e questo aumenta il costo speso per gli stipendi.

I processi di approvvigionamento digitalizzati consentono di risparmiare sui costi in diversi modi. Un passaggio dalle scartoffie riduce i costi e il minor numero di ore che i dipendenti devono spendere per vagliare le scartoffie si traduce in minori spese per l'azienda e dipendenti più felici. Le analisi abilitate alla tecnologia rivelano i modelli di spesa e consentono l'identificazione di opportunità di risparmio sui costi. La riduzione delle istanze di acquisti oscuri e delle spese anticonformiste attraverso flussi di lavoro di approvazione automatizzati più forti contribuisce ulteriormente al risparmio.

Tutti i soldi risparmiati possono essere spesi per l'azienda. È possibile aumentare gli stipendi della forza lavoro per garantire una migliore produttività. I maggiori margini di profitto consentiti dall'automazione porteranno a una maggiore disponibilità di denaro da investire anche nella crescita e nell'espansione dell'azienda. Tutti questi processi migliorano visibilmente le prestazioni e hanno il potenziale per aumentare le vendite.

5. Facilita la mitigazione del rischio

Un'azienda deve preoccuparsi di diversi rischi, che vanno dai rischi reputazionali ai rischi commerciali. La gestione manuale dei processi di approvvigionamento difficilmente consente la mitigazione del rischio e può esacerbare i rischi negli scenari peggiori.

Rischi come quelli reputazionali possono sorgere quando un'azienda, consapevolmente o inconsapevolmente, tratta con fornitori noti per indulgere in pratiche non etiche come il lavoro minorile o l'attività mineraria in aree riservate. Non sapere perché un fornitore sta offrendo quell'affare incredibilmente scontato sul mercato può portare a transazioni casuali. Quando tali accordi vengono alla luce, la tua azienda può finire per perdere la sua fedele base di clienti. Le conseguenze di rischi come i rischi normativi possono essere gravi quanto la responsabilità penale della tua azienda. Le perdite possono derivare in caso di rischi commerciali come il superamento del budget. La gestione dei rischi nei processi di approvvigionamento manuale è estremamente impegnativa a causa della mancanza di strumenti e visibilità adeguati.

Gli appalti digitali forniscono strumenti attraverso i quali le organizzazioni possono valutare i rischi e ridurli al minimo. Una migliore visione delle attività e della reputazione dei fornitori e una migliore comunicazione con i fornitori offrono alle aziende l'opportunità di fare ricerche approfondite e di informarsi su processi specifici ogni volta che se ne presenta la necessità. Ciò consente ai dipartimenti di approvvigionamento di garantire che i valori e le pratiche dei propri fornitori siano coerenti con i propri, traducendosi in pratiche etiche trasparenti lungo tutta la catena di approvvigionamento che aiutano a costruire la credibilità di un'organizzazione sul mercato. Le migliori strategie dell'analisi avanzata consentono ai team di approvvigionamento di creare aiuto e anche la resilienza dell'organizzazione.

Nota di chiusura

I mercati stanno cambiando e si stanno espandendo rapidamente; le aziende stanno sfruttando la tecnologia il più possibile per stare al passo con la crescente concorrenza. Adattarsi al ritmo del mondo piuttosto che resistere ai cambiamenti è la strada da percorrere. La digitalizzazione offre diverse soluzioni ai problemi che i dipartimenti di approvvigionamento devono affrontare e la sua attuazione è diventata prudente in questa fase.

L'utilizzo di software di approvvigionamento consente alle organizzazioni di rafforzare il proprio controllo e migliorare l'efficacia e l'efficienza delle proprie operazioni. Consente un'efficace mitigazione del rischio e una migliore gestione dei fornitori e aiuta a risparmiare tempo e costi. Anche il ROI per l'automazione è elevato. Tutti questi vantaggi hanno un impatto diretto sui profitti di un'azienda, creando preziose opportunità per aumentare le vendite e aumentare le prestazioni. Investire in un'eccellente piattaforma di approvvigionamento centrale aprirà la strada della tua azienda verso l'eccellenza non realizzata.