ประโยชน์สูงสุด 6 ประการที่เน้นข้อมูลเป็นศูนย์กลางของแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจสำหรับบริษัทของคุณ

บริษัทต่างๆ จะต้องเตรียมพร้อมสำหรับเหตุการณ์ที่คาดเดาไม่ได้เนื่องจากธุรกิจต้องดำเนินต่อไป บ่อยครั้งที่เราได้ยินเกี่ยวกับองค์กรต่างๆ ที่พูดถึงการเติบโตทางการเงิน การสร้างแบรนด์ ความสัมพันธ์กับพนักงาน และโครงสร้างพื้นฐาน แต่ไม่ค่อยเกี่ยวกับแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ แผนนี้มีประโยชน์สำหรับสถานการณ์ที่ไม่พึงประสงค์ใดๆ เพื่อลดความเสี่ยงทางธุรกิจจากภัยพิบัติทางธรรมชาติ เช่น น้ำท่วมและแผ่นดินไหว หรือเหตุการณ์ที่มนุษย์สร้างขึ้น เช่น การปิดตัว การล็อกดาวน์ ฯลฯ

แผน BCP ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนเกี่ยวข้องกับกระบวนการและเอกสารเกี่ยวกับวิธีที่องค์กรยังคงให้บริการต่อไปแม้ว่าจะมีการหยุดชะงักที่สำคัญ พูดถึงการปล่อยให้กิจกรรมที่มีความสำคัญน้อยกว่าดำเนินไปจนกระทั่งถึงเวลาที่องค์กรฟื้นตัวเต็มที่จากสถานการณ์ดังกล่าวไปสู่การดำเนินงานตามปกติ แม้ว่าจะมีประโยชน์แบบทวีคูณจากการมีแผนดังกล่าวอยู่ แต่นี่เป็นขั้นตอนไม่กี่ขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับการทำแผนดังกล่าว:

มี 6 ขั้นตอนในการพัฒนาแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ

การวิเคราะห์ผลกระทบทางธุรกิจ – แม้ว่าองค์กรจะให้ความสำคัญกับผลกำไร ส่วนแบ่งการตลาด และปัจจัยการเติบโตอื่นๆ เป็นสิ่งสำคัญ แต่การวิเคราะห์ความเสี่ยงและวิธีบรรเทาความเสี่ยงก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน การวิเคราะห์มักจะดำเนินการโดยทีมหลักหรือทีมตอบสนองเหตุการณ์เพื่อส่งการสื่อสาร การประเมิน และการจัดกำหนดการของการส่งมอบโครงการ

การระบุประเภทของภัยคุกคาม – การวางแผนที่แข็งแกร่งช่วยให้ทีมหลักสามารถตอบสนองต่อสถานการณ์ที่ไม่พึงประสงค์ได้อย่างมั่นใจและรวดเร็ว เมื่อรู้ว่าบริษัทใดที่อาจเผชิญและระบุช่องโหว่ คุณสามารถทำงานเพื่อลดความเสี่ยงเหล่านี้โดยเปิดเผยผลที่อาจเกิดขึ้น

ดำเนินการเพื่อลดความเสี่ยง – ความซับซ้อนของการบันทึกกระบวนการนี้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ที่องค์กรอาจเสี่ยง ดังนั้น BCP ควรรวมพนักงานหลักที่ต้องมีส่วนร่วมเพื่อนำไปปฏิบัติอย่างรวดเร็ว การตอบสนองต่อการดำเนินการอาจหมายถึงการมองหาแล็ปท็อปทางเลือก พื้นที่ของบริษัท ทรัพยากร ฯลฯ เพื่อให้แน่ใจว่าจะได้รับการตอบสนองที่รวดเร็วและตรงประเด็น

การสร้างแผนความพร้อม – บุคคลสำคัญที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการนี้จำเป็นต้องรู้บทบาทและความรับผิดชอบของตนเพียงปลายนิ้วสัมผัสเพื่อโต้ตอบอย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ หากจำเป็นต้องตั้งค่าสำนักงานระยะไกลหลังการหยุดชะงัก พนักงานที่รับผิดชอบควรดำเนินการตามลำดับความสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานมีอุปกรณ์พร้อมใช้ เช่น แล็ปท็อปและโทรศัพท์มือถือ เพื่อลดผลกระทบ

การระบุทีมหลัก – การสื่อสารจากทีมหลักในช่วงวิกฤตทำให้พนักงานมั่นใจและทำให้พวกเขามั่นใจว่าองค์กรกำลังดำเนินการตามขั้นตอนเพื่อตอบสนองและกู้คืน การสื่อสารนี้เป็นมากกว่าแค่สำนักงานในการติดต่อประสานงานกับซัพพลายเออร์ ลูกค้า และลูกค้าเพื่อลดความไม่พอใจ

การรักษาแผน – การเตรียมพร้อมสำหรับสถานการณ์ที่ไม่พึงประสงค์อาจหมายถึงการมีการสื่อสารภายในและภายนอกในสถานที่ เช่น ข่าวประชาสัมพันธ์ ในยุคปัจจุบัน – เทมเพลตสำหรับโพสต์ในโซเชียลมีเดีย นอกเหนือจากรายชื่อผู้ติดต่อหลักในการโทรด่วน การสร้างความตระหนักรู้และการฝึกฝนกิจกรรมนี้จะช่วยให้พนักงานจำนวนมากขึ้นเข้าใจบทบาทของตนโดยการปรับปรุงความยืดหยุ่นขององค์กร

แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจกับการตอบสนองต่อเหตุการณ์

องค์ประกอบหลัก 5 ประการของ BCP ที่มีประสิทธิภาพนั้นมาจากบุคคล กระบวนการ สถานที่ การป้องกัน และพันธมิตร ที่ซึ่งผู้คนและกระบวนการกลายเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดเนื่องจากกระบวนการส่วนใหญ่ขับเคลื่อนด้วยคน แต่แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจกับการตอบสนองต่อเหตุการณ์แตกต่างกันอย่างไร? เหตุการณ์ไม่จำเป็นต้องนำไปสู่การหยุดชะงักของธุรกิจ และเป้าหมายทั่วไปของแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจคือการป้องกันสถานการณ์วิกฤตที่มักจะขัดจังหวะธุรกิจที่กำลังดำเนินอยู่

BCP ในอุดมคติสำหรับองค์กรขนาดเล็ก (SMB)

เราทุกคนอาศัยอยู่ในโลกของ VUCA - อยู่ร่วมกับสิ่งที่รู้จักและไม่รู้จัก เหตุการณ์หนึ่งที่เกิดขึ้นเมื่อเร็วๆ นี้คือการระบาดของโควิด19 ซึ่งองค์กรขนาดเล็กได้รับผลกระทบมากที่สุด การสำรวจโดย Stratogrid พูดถึงเรื่องนี้อย่างละเอียด การวิเคราะห์ BCP สามารถจัดการกับการดำเนินงานประจำวัน และที่สำคัญที่สุดคือปกป้องทรัพยากรที่สำคัญที่สุดของบริษัท นั่นคือบุคลากรของบริษัท ดังนั้นแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจจะช่วย SMB ได้อย่างไร และมีประโยชน์อย่างไร? มาอ่านกันต่อ

ประโยชน์สูงสุด 6 ประการของแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ

สร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน – การมี BCP ที่ใช้งานได้จริงจะพิสูจน์ให้เห็นถึงความแตกต่างเพื่อให้คุณได้เปรียบในการแข่งขัน คุณจะสามารถตอบสนอง กู้คืน และแม้กระทั่งดำเนินการธุรกิจของคุณต่อได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยมีผลกระทบต่อลูกค้าของคุณน้อยที่สุด

การกำหนดมาตรฐานธุรกิจ: ISO 22301 – การนำชุดกฎ BCP ไปใช้ตามมาตรฐาน ISO จะทำให้ธุรกิจของคุณสอดคล้องกับข้อกำหนดของอุตสาหกรรม สิ่งนี้ทำให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดมั่นใจว่าธุรกิจจะกู้คืนความรับผิดชอบและรับประกันความสำเร็จของกระบวนการ

ชนะใจลูกค้า – บริษัทที่โปร่งใสเกี่ยวกับความพยายามอย่างต่อเนื่องอย่างต่อเนื่องได้รับการชื่นชมอย่างสูงจากลูกค้าและลูกค้า นี่เป็นเพียงการแสดงความมุ่งมั่นในระดับสูงต่อธุรกิจของคุณ ซึ่งสร้างความมั่นใจ ช่วยให้คุณสามารถส่งมอบสินค้าและบริการ

ลดความเสี่ยงทางการเงิน – การลดความเสี่ยงทางธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญที่สุด ดังนั้นการลดความเสี่ยงทางการเงินเมื่อมีการสูญเสียจากการละเมิดข้อมูลและการสร้างเครือข่ายลูกค้า ด้วยการวางแผนที่ยืดหยุ่น ความเสี่ยงจึงได้รับการคุ้มครอง จึงช่วยลดความสูญเสียทางการเงิน

สร้างวัฒนธรรมองค์กรที่ ยืดหยุ่น – ความยืดหยุ่นและการกู้คืนเป็นเพียงการเสริมสร้างโปรแกรมความต่อเนื่องทางธุรกิจ โดยที่พนักงานมีความคิดริเริ่มในการพัฒนาแผนการลดความเสี่ยงทุกครั้งที่มีการเปิดตัวผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่

รักษาชื่อเสียงของบริษัท – บริษัทที่ไม่มี BCP อยู่ในตำแหน่ง มักจะรู้สึกว่าไร้ความสามารถเมื่อเผชิญกับเหตุการณ์ หากเกิดขึ้น โดยอาจเกิดจากการสะดุดในขั้นตอนต่อไปและการจัดการการสื่อสารที่ผิดพลาด แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจทำงานเหมือนกลไกที่อยู่เบื้องหลังการดำเนินงานที่ราบรื่นและรักษามูลค่าแบรนด์ของคุณไว้ ซึ่งสร้างขึ้นในช่วงหลายปีที่ผ่านมา

บทสรุป

การมีระบบการจัดการความต่อเนื่องทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพช่วยลดผลกระทบในช่วงวิกฤต มีเครื่องมือบางอย่างที่จะช่วยคุณวิเคราะห์และวางแผนล่วงหน้าสำหรับการหยุดชะงักของธุรกิจในอนาคต การระบาดใหญ่ครั้งล่าสุดเป็นตัวอย่างที่คลาสสิก ซึ่งองค์กรจำนวนมากหันไปทำงานทางไกล ซึ่งไม่เคยคาดคิดมาก่อน สำหรับบางองค์กร ได้เปิดโอกาสใหม่ๆ ในการประหยัดต้นทุนด้านอสังหาริมทรัพย์และปรับตัวให้เข้ากับสภาพแวดล้อมการทำงานระยะไกลอย่างเต็มที่ ดังนั้น ต้องมีการสอบเทียบที่คล่องตัวเพื่อฝ่าฟันอุปสรรคดังกล่าว