Top 6 beneficii centrate pe date ale planului de continuitate a afacerii pentru compania ta

Companiile trebuie să fie pregătite pentru evenimente imprevizibile, deoarece afacerea trebuie să continue mereu. Cel mai adesea, am auzit despre organizații care vorbesc despre creșterea financiară, branding, relațiile cu angajații și infrastructura lor, dar rareori despre planuri de continuitate a afacerii. Acest plan este util pentru orice situații adverse pentru a atenua riscurile de afaceri din calamități naturale, cum ar fi inundații și cutremure, sau evenimente provocate de om, cum ar fi închideri, blocări etc.

Un plan BCP bine definit implică procesele și documentația privind modul în care organizația continuă să furnizeze servicii în ciuda unei întreruperi semnificative. Se vorbește despre lăsarea activităților mai puțin importante până când organizația își revine complet dintr-o astfel de situație la operațiunile sale obișnuite. Deși există beneficii exponențiale de a avea un astfel de plan în vigoare, iată câțiva pași implicați în crearea unui astfel de plan:

Există 6 pași pentru dezvoltarea unui plan de continuitate a afacerii

Analiza impactului asupra afacerii – Deși este important pentru organizații să se concentreze pe profit, cota de piață și alți factori de creștere, este, de asemenea, important să analizăm riscurile și cum să le atenuăm. Analiza este adesea condusă de echipa de bază sau de echipa de răspuns la incident pentru a furniza comunicarea, evaluarea și programarea livrărilor de proiect.

Identificarea claselor de amenințări – Alcătuirea unui plan solid permite echipei de bază să reacționeze cu încredere și rapid într-un scenariu advers. Știind cu ce s-ar putea confrunta o companie și identificând vulnerabilitățile, puteți lucra la atenuarea acestor riscuri dezvăluind posibilele consecințe.

Luați măsuri pentru a atenua riscurile – Complexitatea documentării acestui proces este supusă scenariilor la care organizația ar putea fi vulnerabilă. Prin urmare, BCP ar trebui să includă angajați cheie care trebuie să fie implicați, pentru o implementare rapidă. Răspunsul la acțiune poate însemna căutarea de laptopuri alternative, spațiu al companiei, resurse etc., pentru a asigura un răspuns rapid și relevant.

Crearea de planuri de pregătire – Persoanele cheie implicate în acest proces trebuie să-și cunoască rolurile și responsabilitățile la îndemână pentru a reacționa rapid și eficient. Dacă un birou la distanță trebuie să fie configurat după întrerupere, angajatul responsabil ar trebui să acționeze cu prioritate pentru a se asigura că angajații au la dispoziție echipamente - cum ar fi laptopuri și telefoane mobile, pentru a minimiza impactul.

Identificarea echipei de bază – Comunicarea din partea echipei de bază în timpul unei crize îi liniștește pe angajați și le oferă încredere că organizația ia măsuri pentru a răspunde și a se recupera. Această comunicare depășește doar biroul pentru a menține legătura cu furnizorii, clienții și clienții pentru a minimiza nemulțumirile.

Menținerea planului – A fi pregătit pentru o situație adversă ar putea însemna și a avea comunicări interne și externe într-un loc precum comunicatele de presă, în zilele curente – șabloane pentru postările pe rețelele sociale, pe lângă listele de contacte cheie pe apelurile lor rapide. Creșterea gradului de conștientizare și efectuarea unui exercițiu sec al acestei activități va ajuta personalul mai mare să își înțeleagă rolul, prin îmbunătățirea rezistenței organizației.

Plan de continuitate a afacerii vs răspuns la incident

Cele 5 elemente cheie ale unui BCP eficient sunt derivate din oameni, procese, premise, prevenire și parteneri. Unde oamenii și procesele devin cel mai important aspect, deoarece majoritatea proceselor sunt conduse de oameni. Dar, cât de diferit este planul de continuitate a afacerii față de răspunsul la incident? Incidentele nu trebuie neapărat să ducă la întrerupere a afacerii, iar scopul general al unui plan de continuitate a afacerii este de a preveni situațiile de criză care întrerup adesea o afacere în desfășurare.

BCP ideal pentru organizații mai mici (IMM-uri)

Toți trăim într-o lume VUCA – coexistând cu cunoscutul și necunoscutul. Un astfel de incident recent a fost pandemia de COVID19, unde organizațiile mai mici au fost cele mai afectate. Un sondaj realizat de Stratogrid vorbește despre acest lucru în detaliu. O analiză BCP poate gestiona operațiunile zilnice și, cel mai important, poate proteja cea mai importantă resursă a companiei - oamenii săi. Deci, cum poate un plan de continuitate a afacerii să ajute IMM-urile și care sunt beneficiile acestuia? Să citim mai departe.

Top 6 Beneficii ale planului de continuitate a afacerii

Obțineți un avantaj competitiv – A avea un BCP funcțional se va dovedi a fi un factor de diferențiere pentru a obține un avantaj competitiv. Veți putea să răspundeți, să vă recuperați și chiar să vă reluați operațiunile de afaceri mult mai rapid și eficient, cu impact minim asupra clientului dvs.

Standardizarea afacerii: ISO 22301 – Adoptarea setului de reguli BCP în conformitate cu standardele ISO va însemna că afacerea dumneavoastră este conformă cu mandatele industriei. Acest lucru pur și simplu asigură tuturor părților interesate că afacerea își va recupera responsabilitatea și garantează succesul procesului.

Câștigarea încrederii clienților – Companiile care sunt transparente cu privire la eforturile continue de continuitate sunt foarte apreciate de clienți și clienți. Acest lucru arată pur și simplu un nivel înalt de angajament față de afacerea dvs., ceea ce construiește încredere, permițându-vă să livrați bunuri și servicii.

Reduceți expunerea financiară – Reducerea riscului de afaceri este o prioritate de top. La fel este și reducerea riscului financiar atunci când vine vorba de suportarea pierderilor prin încălcarea datelor și construirea unei rețele de clienți. Având un plan rezistent, riscul este protejat, reducând astfel pierderile financiare.

Construiți o cultură de companie rezistentă – Reziliența și recuperarea pur și simplu întăresc programele de continuitate a afacerii, în care angajații iau inițiativă în dezvoltarea unui plan de diminuare a riscurilor ori de câte ori este lansat un nou produs sau serviciu.

Păstrați reputația companiei – Companiile care nu au un BCP în vigoare, de multe ori se simt incompetente în fața unui eveniment, dacă acesta ar apărea, eventual prin poticnirea de următorii pași și gestionarea greșită a comunicațiilor. Un plan de continuitate a afacerii funcționează ca un motor în spatele unor operațiuni bune și păstrează valoarea mărcii dvs., care este construită de-a lungul anilor.

Concluzie

A avea un sistem eficient de management al continuității afacerii minimizează impactul în timpul unei crize. Există câteva instrumente disponibile care vă vor ajuta să analizați și să planificați din timp pentru viitoarele întreruperi în afaceri. Pandemia recentă este un exemplu clasic, în care o mulțime de organizații au recurs la lucrul la distanță, ceea ce nu a fost niciodată avut în vedere. Pentru unele organizații, a deschis un nou domeniu de oportunitati în economisirea costurilor imobiliare și adaptarea la un mediu de lucru complet la distanță. Deci, este necesară o calibrare agilă pentru a trece prin astfel de întreruperi.