6 najważniejszych korzyści związanych z danymi z planu ciągłości działania dla Twojej firmy

Firmy muszą być przygotowane na nieprzewidywalne zdarzenia, ponieważ biznes musi zawsze toczyć się dalej. Najczęściej słyszeliśmy o organizacjach mówiących o wzroście finansowym, brandingu, relacjach pracowniczych i ich infrastrukturze, ale rzadko o planach ciągłości działania. Ten plan przydaje się we wszelkich niekorzystnych sytuacjach, aby złagodzić ryzyko biznesowe wynikające z klęsk żywiołowych, takich jak powodzie i trzęsienia ziemi, lub zdarzenia spowodowane przez człowieka, takie jak przestoje, blokady itp.

Dobrze zdefiniowany plan BCP obejmuje procesy i dokumentację dotyczącą tego, w jaki sposób organizacja kontynuuje świadczenie usług pomimo znacznych zakłóceń. Mówi o pozostawieniu mniej ważnych czynności do czasu, gdy organizacja w pełni wyzdrowieje z jednej takiej sytuacji do normalnego funkcjonowania. Chociaż istnieją wykładnicze korzyści z posiadania jednego takiego planu, oto kilka kroków związanych z tworzeniem jednego takiego planu:

Przygotowanie planu ciągłości działania składa się z 6 kroków

Analiza wpływu biznesowego — chociaż ważne jest, aby organizacje skupiały się na zyskach, udziale w rynku i innych czynnikach wzrostu, ważne jest również przeanalizowanie ryzyka i sposobu jego łagodzenia. Analiza jest często prowadzona przez główny zespół lub zespół reagowania na incydenty w celu zapewnienia komunikacji, oceny i planowania dostaw projektu.

Identyfikowanie klas zagrożeń — opracowanie solidnego planu umożliwia podstawowemu zespołowi pewne i szybkie reagowanie w przypadku niekorzystnego scenariusza. Wiedząc, z czym firma może się zmierzyć, i identyfikując słabe punkty, możesz pracować nad złagodzeniem tych zagrożeń, ujawniając możliwe konsekwencje.

Podejmij działania w celu złagodzenia ryzyka — złożoność dokumentowania tego procesu zależy od scenariuszy, na które organizacja może być narażona. Dlatego BCP powinien obejmować kluczowych pracowników, którzy muszą być zaangażowani, w celu szybkiego wdrożenia. Reakcja na działanie może oznaczać poszukiwanie alternatywnych laptopów, przestrzeni firmowej, zasobów itp., aby zapewnić szybką i odpowiednią reakcję.

Tworzenie planów gotowości – Kluczowe osoby zaangażowane w ten proces muszą znać swoje role i obowiązki na wyciągnięcie ręki, aby reagować szybko i skutecznie. Jeśli zdalne biuro musi zostać utworzone po zakłóceniu, odpowiedzialny pracownik powinien działać w pierwszej kolejności, aby zapewnić pracownikom sprzęt do ich dyspozycji – taki jak laptopy i telefony komórkowe, aby zminimalizować wpływ.

Identyfikacja głównego zespołu – Komunikacja z głównym zespołem podczas kryzysu daje pracownikom pewność, że organizacja podejmuje kroki w celu zareagowania i powrotu do zdrowia. Ta komunikacja wykracza poza biuro, aby współpracować z dostawcami, klientami i klientami, aby zminimalizować niezadowolenie.

Utrzymanie planu – Przygotowanie się na niekorzystną sytuację może również oznaczać posiadanie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej w miejscu takim jak komunikaty prasowe, w obecnych czasach – szablony postów w mediach społecznościowych, oprócz listy kluczowych kontaktów w ich szybkim wybieraniu. Podnoszenie świadomości i przeprowadzenie suchego ćwiczenia tego działania pomoże szerszemu personelowi zrozumieć ich rolę, poprawiając odporność organizacji.

Plan ciągłości działania a reakcja na incydent

5 kluczowych elementów skutecznego BCP wywodzi się z ludzi, procesów, przesłanek, prewencji i partnerów. Gdzie ludzie i procesy stają się najważniejszym aspektem, ponieważ większość procesów jest kierowana przez ludzi. Czym jednak różni się plan ciągłości działania od reakcji na incydent? Incydenty niekoniecznie muszą prowadzić do przerw w działalności, a ogólnym celem planu ciągłości działania jest zapobieganie sytuacjom kryzysowym, które często przerywają bieżącą działalność.

Idealny BCP dla mniejszych organizacji (SMB)

Wszyscy żyjemy w świecie VUCA – współistniejąc ze znanym i nieznanym. Jednym z takich niedawnych incydentów była pandemia COVID19, w której najbardziej ucierpiały mniejsze organizacje. Ankieta przeprowadzona przez Stratogrid mówi o tym szczegółowo. Analiza BCP może obsługiwać codzienne operacje i, co najważniejsze, chronić najważniejszy zasób firmy – jej ludzi. Jak więc plan ciągłości biznesowej może pomóc małym i średnim przedsiębiorstwom i jakie są jego zalety? Czytajmy dalej.

6 najważniejszych korzyści z planu ciągłości działania

Uzyskaj przewagę konkurencyjną – Posiadanie funkcjonalnego BCP okaże się wyróżnikiem, dzięki któremu uzyskasz przewagę konkurencyjną. Będziesz mógł reagować, odzyskiwać, a nawet wznawiać operacje biznesowe o wiele szybciej i wydajniej, przy minimalnym wpływie na klienta.

Standaryzacja biznesu: ISO 22301 – Przyjęcie zestawu reguł BCP zgodnie ze standardami ISO oznacza, że ​​Twoja firma jest zgodna z nakazami branżowymi. To po prostu zapewnia wszystkim interesariuszom, że firma odzyska odpowiedzialność i gwarantuje powodzenie procesu.

Zdobywanie zaufania klientów — firmy, które są przejrzyste w zakresie bieżących starań o zachowanie ciągłości, są wysoko cenione przez klientów i klientów. Pokazuje to po prostu wysoki poziom zaangażowania w Twój biznes, który buduje zaufanie, umożliwiając dostarczanie towarów i usług.

Ogranicz ryzyko finansowe – Zmniejszenie ryzyka biznesowego jest najwyższym priorytetem. Tak samo łagodzenie ryzyka finansowego, jeśli chodzi o ponoszenie strat w wyniku naruszenia danych i budowy sieci klienckiej. Dzięki stabilnemu planowi ryzyko jest chronione, co zmniejsza straty finansowe.

Buduj prężną kulturę firmy — odporność i odzyskiwanie po prostu wzmacnia programy ciągłości biznesowej, w których pracownicy podejmują inicjatywę w opracowywaniu planu ograniczania ryzyka za każdym razem, gdy wprowadzany jest nowy produkt lub usługa.

Zachowaj reputację firmy — firmy, które nie mają wdrożonego BCP, często czują się niekompetentne w obliczu zdarzenia, które mogłoby się wydarzyć, na przykład potykając się o kolejne kroki i niewłaściwie obsługując komunikację. Plan ciągłości biznesowej działa jak motor sprawnego działania i zachowuje wartość marki, która jest budowana przez lata.

Wniosek

Posiadanie wydajnego systemu zarządzania ciągłością działania minimalizuje wpływ w sytuacji kryzysowej. Dostępnych jest kilka narzędzi, które pomogą Ci analizować i planować przyszłe zakłócenia biznesowe. Niedawna pandemia jest klasycznym przykładem, w którym wiele organizacji uciekło się do pracy zdalnej, co nigdy wcześniej nie było przewidywane. Dla niektórych organizacji otworzyło to nowe możliwości w zakresie oszczędności kosztów nieruchomości i przystosowania się do w pełni zdalnego środowiska pracy. Zatem posiadanie sprawnej kalibracji jest wymagane, aby przepłynąć przez takie zakłócenia.