6 manfaat sentris data teratas dari Business Continuity Plan untuk perusahaan Anda

Perusahaan harus siap menghadapi kejadian yang tidak terduga karena bisnis harus selalu berjalan. Paling sering, kita pernah mendengar tentang organisasi yang berbicara tentang pertumbuhan keuangan, branding, hubungan karyawan, dan infrastruktur mereka, tetapi jarang tentang rencana kelangsungan bisnis. Rencana ini berguna untuk situasi buruk apa pun untuk mengurangi risiko bisnis dari bencana alam seperti banjir dan gempa bumi, atau peristiwa buatan manusia seperti penutupan, penguncian, dll.

Rencana BCP yang terdefinisi dengan baik melibatkan proses dan dokumentasi tentang bagaimana organisasi terus memberikan layanan meskipun ada gangguan yang signifikan. Ini berbicara tentang membiarkan kegiatan yang kurang penting pergi sampai saat organisasi sepenuhnya pulih dari satu situasi seperti itu ke operasi regulernya. Meskipun ada manfaat eksponensial dari memiliki satu rencana tersebut, berikut adalah beberapa langkah yang terlibat dalam menuliskan satu rencana tersebut:

Ada 6 langkah untuk mengembangkan rencana kelangsungan bisnis

Analisis dampak bisnis – Meskipun penting bagi organisasi untuk fokus pada keuntungan, pangsa pasar, dan faktor pertumbuhan lainnya, penting juga untuk menganalisis risiko dan cara menguranginya. Analisis sering dijalankan oleh tim inti atau tim respons insiden untuk menyampaikan komunikasi, evaluasi, dan penjadwalan pengiriman proyek.

Mengidentifikasi kelas ancaman – Menyusun rencana yang kuat memungkinkan tim inti untuk bereaksi dengan percaya diri dan cepat dalam skenario yang merugikan. Dengan mengetahui apa yang berpotensi dihadapi perusahaan dan mengidentifikasi kerentanan, Anda dapat berupaya mengurangi risiko ini dengan mengungkapkan konsekuensi yang mungkin terjadi.

Ambil tindakan untuk mengurangi risiko – Kompleksitas pendokumentasian proses ini tunduk pada skenario yang rentan terhadap organisasi. Oleh karena itu, BCP harus mencakup karyawan kunci yang harus terlibat, untuk implementasi yang cepat. Tanggapan tindakan dapat berarti mencari laptop alternatif, ruang perusahaan, sumber daya, dll, untuk memastikan tanggapan yang cepat dan relevan.

Membuat rencana kesiapan – Orang-orang kunci yang terlibat dalam proses ini perlu mengetahui peran dan tanggung jawab mereka di ujung jari mereka untuk bereaksi dengan cepat dan efisien. Jika kantor jarak jauh perlu didirikan pasca-gangguan, karyawan yang bertanggung jawab harus bertindak berdasarkan prioritas untuk memastikan bahwa karyawan memiliki peralatan yang mereka miliki – seperti laptop dan ponsel, untuk meminimalkan dampaknya.

Mengidentifikasi tim inti – Komunikasi dari tim inti selama krisis meyakinkan karyawan dan memberi mereka keyakinan bahwa organisasi mengambil langkah-langkah untuk merespons dan memulihkan diri. Komunikasi ini lebih dari sekedar kantor untuk berhubungan dengan pemasok, klien, dan pelanggan untuk meminimalkan ketidakpuasan.

Mempertahankan rencana – Bersiap untuk situasi yang merugikan juga bisa berarti memiliki komunikasi internal dan eksternal di tempat seperti siaran pers, pada hari-hari ini – template untuk posting media sosial, di samping daftar kontak utama pada panggilan cepat mereka. Meningkatkan kesadaran dan melakukan latihan kering dari kegiatan ini akan membantu staf yang lebih besar memahami peran mereka, dengan meningkatkan ketahanan organisasi.

Rencana kesinambungan bisnis vs respons insiden

5 elemen kunci dari BCP yang efektif berasal dari orang, proses, premis, pencegahan, dan mitra. Di mana orang dan proses menjadi aspek yang paling penting karena sebagian besar proses digerakkan oleh orang. Tapi, seberapa berbeda rencana kelangsungan bisnis vs respon insiden? Insiden tidak harus selalu mengarah pada gangguan bisnis, dan tujuan umum rencana kelangsungan bisnis adalah untuk mencegah situasi krisis yang sering mengganggu bisnis yang sedang berjalan.

BCP ideal untuk organisasi yang lebih kecil (UKM)

Kita semua hidup di dunia VUCA – hidup berdampingan dengan yang dikenal dan tidak dikenal. Salah satu insiden baru-baru ini adalah pandemi COVID19, di mana organisasi yang lebih kecil paling terpukul. Sebuah survei oleh Stratogrid membicarakan hal ini secara rinci. Analisis BCP dapat menangani operasi sehari-hari dan, yang paling penting, melindungi sumber daya terpenting perusahaan – orang-orangnya. Jadi, bagaimana rencana kelangsungan bisnis dapat membantu UKM, dan apa manfaatnya? Mari kita baca lebih lanjut.

6 Manfaat Utama dari rencana kesinambungan bisnis

Dapatkan keunggulan kompetitif – Memiliki BCP fungsional akan terbukti menjadi pembeda bagi Anda untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Anda akan dapat merespons, memulihkan, dan bahkan melanjutkan operasi bisnis Anda jauh lebih cepat dan efisien, dengan dampak minimal pada pelanggan Anda.

Standarisasi bisnis: ISO 22301 – Mengadopsi seperangkat aturan BCP sesuai dengan standar ISO akan berarti bahwa bisnis Anda mematuhi mandat industri. Ini hanya meyakinkan semua pemangku kepentingan bahwa bisnis akan memulihkan tanggung jawab dan menjamin keberhasilan proses.

Memenangkan kepercayaan pelanggan – Perusahaan yang transparan tentang upaya kontinuitas yang berkelanjutan sangat dihargai oleh pelanggan dan klien. Ini hanya menunjukkan komitmen tingkat tinggi terhadap bisnis Anda, yang membangun kepercayaan diri, memungkinkan Anda mengirimkan barang dan jasa.

Mengurangi eksposur keuangan – Mengurangi risiko bisnis adalah prioritas utama. Begitu juga dengan mitigasi risiko keuangan dalam hal menanggung kerugian melalui pelanggaran data dan membangun jaringan klien. Dengan memiliki rencana yang tangguh, risiko terlindungi, sehingga mengurangi kerugian finansial.

Membangun budaya perusahaan yang tangguh – Ketahanan dan pemulihan hanya memperkuat program kelangsungan bisnis, di mana karyawan mengambil inisiatif dalam mengembangkan rencana mitigasi risiko setiap kali produk atau layanan baru diluncurkan.

Pertahankan reputasi perusahaan – Perusahaan yang tidak memiliki BCP, sering merasa tidak kompeten dalam menghadapi suatu peristiwa, jika itu muncul, mungkin karena tersandung pada langkah selanjutnya dan salah menangani komunikasi. Business Continuity Plan bekerja seperti mesin di balik kelancaran operasional dan mempertahankan nilai merek Anda, yang dibangun selama bertahun-tahun.

Kesimpulan

Memiliki sistem manajemen kelangsungan bisnis yang efisien meminimalkan dampak selama krisis. Ada beberapa alat yang tersedia yang akan membantu Anda menganalisis dan merencanakan ke depan untuk gangguan bisnis di masa depan. Pandemi baru-baru ini adalah contoh klasik, di mana banyak organisasi menggunakan kerja jarak jauh, yang tidak pernah dibayangkan sebelumnya. Bagi beberapa organisasi, ini membuka peluang baru dalam menghemat biaya real estat dan beradaptasi dengan lingkungan kerja yang sepenuhnya jauh. Jadi memiliki kalibrasi yang gesit diperlukan untuk mengatasi gangguan semacam itu.