أهم 6 مزايا تتمحور حول البيانات لخطة استمرارية الأعمال لشركتك

يجب أن تكون الشركات مستعدة للأحداث غير المتوقعة حيث يجب أن يستمر العمل دائمًا. في أغلب الأحيان ، سمعنا عن المنظمات التي تتحدث عن النمو المالي ، والعلامات التجارية ، وعلاقات الموظفين ، والبنية التحتية الخاصة بهم ، ولكن نادرًا ما تتحدث عن خطط استمرارية الأعمال. تأتي هذه الخطة في متناول اليد لأي مواقف معاكسة للتخفيف من مخاطر الأعمال من الكوارث الطبيعية مثل الفيضانات والزلازل أو الأحداث التي من صنع الإنسان مثل الإغلاق والإغلاق وما إلى ذلك.

تتضمن خطة BCP المحددة جيدًا العمليات والوثائق المتعلقة بكيفية استمرار المنظمة في تقديم الخدمات على الرغم من الاضطراب الكبير. إنه يتحدث عن السماح للأنشطة الأقل أهمية بالمرور حتى الوقت الذي تتعافى فيه المنظمة تمامًا من حالة كهذه إلى عملياتها العادية. في حين أن هناك فوائد هائلة من وجود خطة واحدة من هذا القبيل ، فإليك بعض الخطوات المتضمنة في وضع خطة واحدة من هذا القبيل:

هناك 6 خطوات لتطوير خطة استمرارية الأعمال

تحليل تأثير الأعمال - في حين أنه من المهم للمؤسسات التركيز على الأرباح وحصة السوق وعوامل النمو الأخرى ، من المهم أيضًا تحليل المخاطر وكيفية التخفيف منها. غالبًا ما يتم تشغيل التحليل بواسطة الفريق الأساسي أو فريق الاستجابة للحوادث لتقديم الاتصالات والتقييم وجدولة تسليمات المشروع.

تحديد فئات التهديد - يتيح وضع خطة قوية للفريق الأساسي الاستجابة بثقة وبسرعة في سيناريو معاكس. من خلال معرفة ما يمكن أن تواجهه شركة ما وتحديد نقاط الضعف ، يمكنك العمل على التخفيف من هذه المخاطر من خلال الكشف عن العواقب المحتملة.

اتخاذ إجراء لتخفيف المخاطر - يخضع توثيق هذه العملية للسيناريوهات التي قد تكون المنظمة عرضة لها. ومن ثم ، يجب أن تشمل خطة استمرارية العمل الموظفين الرئيسيين الذين يجب أن يشاركوا ، من أجل التنفيذ السريع. يمكن أن تعني استجابة الإجراء البحث عن أجهزة كمبيوتر محمولة بديلة ، ومساحة للشركة ، وموارد ، وما إلى ذلك ، لضمان استجابة سريعة وذات صلة.

وضع خطط الاستعداد - يحتاج الأشخاص الرئيسيون المشاركون في هذه العملية إلى معرفة أدوارهم ومسؤولياتهم في متناول أيديهم للرد بسرعة وكفاءة. إذا احتاج مكتب بعيد إلى الإنشاء بعد الانقطاع ، فيجب على الموظف المسؤول التصرف وفقًا للأولوية للتأكد من أن الموظفين لديهم معدات تحت تصرفهم - مثل أجهزة الكمبيوتر المحمولة والهواتف المحمولة ، لتقليل التأثير.

تحديد الفريق الأساسي - التواصل من الفريق الأساسي أثناء الأزمة يطمئن الموظفين ويمنحهم الثقة في أن المنظمة تتخذ خطوات للاستجابة والتعافي. يتجاوز هذا الاتصال مجرد المكتب للاتصال بالموردين والعملاء والعملاء لتقليل عدم الرضا.

الحفاظ على الخطة - قد يعني الاستعداد لمواجهة موقف سلبي أيضًا وجود اتصالات داخلية وخارجية في مكان مثل البيانات الصحفية ، في الأيام الحالية - قوالب لمنشورات وسائل التواصل الاجتماعي ، بالإضافة إلى قوائم جهات الاتصال الرئيسية على اتصالاتهم السريعة. إن رفع مستوى الوعي والقيام بتمرين جاف لهذا النشاط سيساعد الموظفين الأكبر على فهم دورهم ، من خلال تحسين مرونة المنظمة.

خطة استمرارية الأعمال مقابل الاستجابة للحوادث

تُستمد العناصر الخمسة الرئيسية لخطة عمل أساسية فعالة من الأشخاص والعمليات والمباني والوقاية والشركاء. حيث يصبح الأشخاص والعمليات أهم جانب لأن معظم العمليات يحركها الأشخاص. ولكن ، ما مدى اختلاف خطة استمرارية الأعمال عن الاستجابة للحوادث؟ لا يجب أن تؤدي الحوادث بالضرورة إلى انقطاع الأعمال ، والهدف العام لخطة استمرارية الأعمال هو منع حالات الأزمات التي غالبًا ما تعيق نشاطًا تجاريًا مستمرًا.

نموذج BCP للمؤسسات الصغيرة (SMBs)

نعيش جميعًا في عالم VUCA - نتعايش مع المعروف وغير المعروف. أحد هذه الحوادث الأخيرة كان جائحة COVID19 ، حيث تضررت المنظمات الصغيرة أكثر من غيرها. دراسة استقصائية أجرتها ستراتوغريد تتحدث عن هذا بالتفصيل. يمكن لتحليل BCP التعامل مع العمليات اليومية ، والأهم من ذلك ، حماية أهم مورد للشركة - أفرادها. إذن ، كيف يمكن لخطة استمرارية الأعمال أن تساعد الشركات الصغيرة والمتوسطة ، وما هي فوائدها؟ دعنا نقرأ المزيد.

أهم 6 فوائد لخطة استمرارية الأعمال

الحصول على ميزة تنافسية - سيثبت وجود BCP وظيفي أنه عامل تمييز بالنسبة لك لاكتساب ميزة تنافسية. ستكون قادرًا على الاستجابة والاسترداد وحتى استئناف عمليات عملك بشكل أسرع وكفاءة ، مع الحد الأدنى من التأثير على عميلك.

توحيد الأعمال: ISO 22301 - سيعني اعتماد مجموعة قواعد BCP وفقًا لمعايير ISO أن عملك متوافق مع تفويضات الصناعة. هذا يؤكد ببساطة لجميع أصحاب المصلحة أن الشركة ستستعيد مسؤوليتها وتضمن نجاح العملية.

كسب ثقة العملاء - تحظى الشركات التي تتسم بالشفافية بشأن جهود الاستمرارية المستمرة بتقدير كبير من العملاء والعملاء. يُظهر هذا ببساطة مستوى عالٍ من الالتزام بعملك ، مما يبني الثقة ، مما يمكّنك من تقديم السلع والخدمات.

تخفيف التعرض المالي - يعتبر تقليل مخاطر الأعمال أولوية قصوى. لذلك يتم تخفيف المخاطر المالية عندما يتعلق الأمر بتحمل الخسائر من خلال خروقات البيانات وبناء شبكة العملاء. من خلال وجود خطة مرنة في مكانها ، تتم حماية المخاطر ، وبالتالي تقليل الخسائر المالية.

بناء ثقافة الشركة المرنة - تعمل المرونة والتعافي ببساطة على تعزيز برامج استمرارية الأعمال ، حيث يتخذ الموظفون زمام المبادرة في وضع خطة لتخفيف المخاطر كلما تم إطلاق منتج أو خدمة جديدة.

الحفاظ على سمعة الشركة - غالبًا ما تشعر الشركات التي ليس لديها BCP في مكانها بأنها غير كفؤة في مواجهة حدث ما ، إذا نشأ ، ربما عن طريق التعثر في الخطوات التالية وسوء إدارة الاتصالات. تعمل خطة استمرارية الأعمال كمحرك وراء عمليات سلسة وتحافظ على قيمة علامتك التجارية ، والتي تم إنشاؤها على مر السنين.

استنتاج

إن وجود نظام فعال لإدارة استمرارية الأعمال يقلل من التأثير أثناء الأزمة. هناك عدد قليل من الأدوات المتاحة التي ستساعدك على التحليل والتخطيط المسبق لاضطرابات الأعمال المستقبلية. الوباء الأخير هو مثال كلاسيكي ، حيث لجأت الكثير من المنظمات إلى العمل عن بعد ، وهو ما لم يكن متصوراً من قبل. بالنسبة لبعض المنظمات ، فتحت مجالًا جديدًا من الفرص في توفير تكاليف العقارات والتكيف مع بيئة العمل عن بُعد بالكامل. لذا فإن وجود معايرة رشيقة مطلوب للإبحار خلال أي اضطرابات من هذا القبيل.