Greierii…

Nu ceea ce vrei în căsuța de e-mail când aștepți să auzi de la un client. Într-un minut, ai mers productiv, în următorul, te afli într-un moment critic, cu o tăcere asurzitoare de la celălalt capăt.

Deci, ce faci când urmărești un client care pare să dispară?

Dacă încă negociezi

Dacă sunteți încă în dus-întors preliminar cu un potențial client și linia dispare, aveți două opțiuni: Urmăriți sau treceți mai departe. Ambele sunt opțiuni bune, raționale.

Trimit un e-mail de urmărire oriunde de la patru până la șapte zile după mesajul meu fără răspuns. Orice lucru mai devreme de patru zile se simte puțin insistent sau disperat și nu vrei să fii niciunul dintre aceste lucruri.

Trimit o a doua urmărire la o săptămână după prima, și aceasta este ultima — așez mingea ferm în terenul clientului și apoi merg mai departe. Unii clienți folosesc e-mailurile dvs. de check-in ca fișier personal; a spune că nu vei mai lua legătura va iniția un sentiment de urgență în cineva care chiar vrea să lucreze cu tine, dar pur și simplu nu a ajuns să răspundă.

Vrei un șablon? Poftim!

Draga client,
Vă mulțumesc din nou pentru că m-ați contactat în legătură cu proiectul dvs. XYZ. Se pare că ești destul de ocupat acum, așa că acesta va fi ultimul meu check-in. Mi-ar plăcea să lucrez cu dvs. în viitor, așa că vă rugăm să luați legătura atunci când sunteți gata să începeți.

Toate cele bune,
Numele dumneavoastră

De asemenea, un sfat de la mine pentru tine: dacă clientul este în mod obișnuit lent în a răspunde (sau este în orice alt fel nebun), fă-ți o favoare și spune că nu ești persoana potrivită pentru job. Respectați avertismentul și plecați înainte să fie prea târziu!

Dacă ați început deja proiectul

Ați acceptat proiectul, ați negociat condițiile și ați început munca. Acum aveți nevoie de feedback cu privire la dovezi înainte de a putea continua și nu există niciun răspuns. În acest caz, va trebui să urmăriți.

În general, îmi trimit prima urmărire în marțea săptămânii după ce am trimis e-mailul original (adică cel care mai are nevoie de un răspuns). Acest lucru îi oferă clientului restul săptămânii, plus lunea următoare, pentru a rezolva orice se întâmplă.

Dacă săptămâna mesajului de marți trece fără niciun răspuns, este timpul să facem niște investigații. Verificați de două ori adresa de e-mail pe care o utilizați față de cea din ultimul e-mail primit de la client. Dacă aveți (sau puteți găsi) numărul de telefon al clientului, acesta ar fi un moment bun pentru a suna și a verifica dacă mesajele dvs. au fost primite.

Notă: Apelul dvs. telefonic este pur și simplu pentru a verifica dacă clientul a primit e-mailul dvs. și pentru a obține răspunsurile de care aveți nevoie. Nu este să te plângi, să te confrunți sau să fii pasiv-agresiv cu privire la tăcerea pe care o obții.

Dacă acest lucru nu funcționează, căutați indicii online că persoana respectivă este activă (de exemplu, pe rețelele sociale, LinkedIn, Skype sau un blog). În acest moment, poți fie să fii mulțumit știind că clientul este de fapt în viață și să ai încredere că vei primi un răspuns, fie poți alege să iei legătura prin una dintre aceste căi.

Fii extrem de precaut dacă intri în contact într-un forum public precum Twitter sau într-o secțiune de comentarii - păstrează-l neutru și profesionist, fără nici măcar un indiciu că există probleme în apă. Oricine poate vedea ce pui aici, așa că trebuie să fii discret, politicos și profesionist. Aerisirea rufelor murdare ale clientului va respinge toți clienții potențiali care le văd și, evident, acest lucru nu este bun pentru afaceri.

Dacă ai făcut tot ce ți se poate gândi pentru a ajunge la client și tot nu primești un răspuns, probabil că este o idee bună să nu mai lucrezi la proiect până când auzi ceva. Trimiteți-i clientului un e-mail în acest sens și apoi folosiți timpul liber neașteptat, făcând magie pentru dvs. - redactând o carte electronică, dezvoltând acea idee de curs ucigaș sau lucrând la un font nou, de exemplu.

Dacă ai făcut deja munca și este timpul să fii plătit

Nu vă panicați.

Urmăriți, sunați și/sau urmăriți cibernetic... Adică, investigați... folosind aceleași îndrumări ca mai sus. Scopul dvs. în aceste mesaje și apeluri telefonice este de a verifica dacă au primit livrabilele și de a discuta pașii următori (adică, să vă plătiți factura).

Dacă nu există nicio mișcare, este timpul să trimiteți din nou factura (cu taxa de întârziere adăugată) prin toate modurile posibile. Trimiteți-l prin e-mail, trimiteți-l prin poștă certificată, faxați-l și sunați pentru a confirma cu clientul că a fost primit.

Următorul pas este să trimiteți o notificare de întârziere a plății cu 30, 60 și/sau 90 de zile după data scadenței facturii. Scopul acestei notificări este solicitarea plății (fermă, dar politicoasă) și indicarea planului dvs. de a lua măsuri legale. Sfat pro: includeți o copie a facturii cu fiecare scrisoare.

Nu ați trimis niciodată o scrisoare de plată întârziată? Iată un șablon pentru notificarea finală:

Draga client,
Această scrisoare vă reamintește că Factura #### pentru [numele proiectului] are ## zile în întârziere. Acest proiect a avut un sold neplătit de XX.xx USD, scadent inițial la [data]. Aceasta este ultima mea scrisoare cu privire la această factură.

Fără tragere de inimă, dacă nu primesc plata în termen de [oriunde de la 5 lucrătoare la 30 de zile calendaristice], nu voi rămâne fără altă alternativă decât să iau măsuri legale.

Plata poate fi trimisă la [informațiile dvs. de plată].

Vă rog să-mi spuneți dacă aveți întrebări. Pot fi contactat la [adresă de e-mail] sau [număr de telefon]. Sper că vom putea rezolva imediat această problemă.

Cu sinceritate,
Numele dumneavoastră

Dacă acest lucru nu funcționează, este timpul să te uiți la tribunalul pentru cereri cu valoare redusă din statul tău.

Și când ești plătit (pentru că vei fi plătit, chiar dacă este o bătaie de cap), periază-ți praful de pe picioare și mergi mai departe. Dacă vă gândiți la un alt proiect cu acest client, faceți o verificare și apoi dublați-vă tarifele. Semnați un nou contract și asigurați-vă că includeți garanțiile de mai jos.

Dacă doriți să preveniți acest lucru să vi se întâmple

Iată câteva măsuri de protecție pe care le puteți integra în contractul dvs. la început pentru a împiedica clienții să treacă la tăcerea radio:

• Solicitați un depozit nerambursabil înainte de a începe lucrul. Am nevoie de un depozit de 50 la sută în avans pentru clienții începători și apoi de 25-30 la sută pentru munca ulterioară. De asemenea, nu este neobișnuit să solicitați taxa completă a proiectului (sau prețul total estimat) înainte de a începe lucrul.
• Declarați în mod explicit că toate lucrările din partea dvs. vor înceta după ce clientul nu răspunde pentru o anumită perioadă de timp. Adăugați că veți factura pentru orice muncă neplătită pe care ați făcut-o deja la acel moment. (Aceasta este cunoscută sub numele de clauza taxei de ucidere.)
• Includeți o linie despre locul în care este guvernat contractul (statul dvs.) și unde vor fi luate orice acțiuni legale necesare (instanțele din orașul dvs.). Acest lucru nu lasă nicio îndoială cu privire la jurisdicție dacă ajungeți să fiți nevoit să vă adresați unei instanțe pentru cereri cu valoare redusă. De asemenea, nu lasă nicio îndoială că ești dispus să o duci acolo.
• Stabiliți-vă drepturile de proprietate și când sunt transferate. În mod evident, clientul își păstrează drepturile asupra oricărei copii, fotografii, grafice și așa mai departe pe care vi le trimite. Probabil că veți dori să păstrați toate drepturile asupra oricărei lucrări pe care le faceți pentru ei, pentru a fi transferate odată ce proiectul este plătit integral.
• Acestea fiind spuse, luați în considerare utilizarea unei clauze de licență sau de drepturi de autor pentru a vă asigura drepturile de portofoliu. În general, fie veți păstra drepturile de autor (adică puteți utiliza lucrarea așa cum credeți de cuviință) și veți licenția lucrarea clientului, fie veți atribui dreptul de autor clientului și veți păstra o licență de utilizare pentru portofoliul dvs.
• Obțineți întotdeauna informații complete de contact, în special numere de telefon, chiar dacă anticipați că comunicarea dvs. va fi electronică.

Când ești înarmat cu un contract ucigaș și un plan de acțiune solid, nicio surpriză că actul clientului nu te va derai!

Acest articol a fost publicat inițial pe 7 octombrie 2014 și a fost actualizat ultima dată pe 8 mai 2020.

Fii plătit cât meriti

Vă simțiți încrezător în cât de mult plătiți pentru serviciile dvs. de web design? Dacă ai ezitat, chiar și pentru o clipă, avem doar resursa pentru tine. Acest atelier video vă va arăta cum să stabiliți un preț precis pentru serviciile dvs. de web design. Vom împărtăși beneficiile (și dezavantajele!) ale celor mai populare trei strategii de prețuri: pe oră, pe proiect și rețineri, și vă vom arăta pas cu pas cât ați putea câștiga cu fiecare dintre aceste strategii de preț. .