Jangkrik…

Bukan yang Anda inginkan di kotak masuk saat Anda menunggu kabar dari klien. Satu menit, Anda melakukan perjalanan dengan produktif, berikutnya, Anda berada di titik kritis dengan keheningan yang memekakkan telinga dari ujung yang lain.

Jadi apa yang Anda lakukan ketika Anda mengejar klien yang tampaknya menghilang?

Jika Anda masih bernegosiasi

Jika Anda masih dalam tahap awal bolak-balik dengan klien potensial dan saluran terputus, Anda memiliki dua opsi: Tindak lanjuti atau lanjutkan. Keduanya adalah pilihan yang baik dan rasional.

Saya mengirim email tindak lanjut di mana saja dari empat hingga tujuh hari setelah pesan saya yang belum dijawab. Apa pun yang lebih awal dari empat hari terasa sedikit memaksa atau putus asa, dan Anda tidak ingin menjadi salah satu dari hal itu.

Saya mengirim tindak lanjut kedua satu minggu setelah yang pertama, dan itu yang terakhir — saya menempatkan bola dengan kuat di pengadilan klien dan kemudian melanjutkan. Beberapa klien menggunakan email check-in Anda sebagai file tickler pribadi mereka; mengatakan bahwa Anda tidak akan menghubungi lagi akan menimbulkan rasa urgensi pada seseorang yang benar-benar ingin bekerja dengan Anda tetapi belum sempat membalas.

Ingin templat? Ini dia!

Klien yang terhormat,
Sekali lagi terima kasih telah menghubungi saya tentang proyek XYZ Anda. Sepertinya Anda cukup sibuk sekarang, jadi ini akan menjadi check-in terakhir saya. Saya ingin bekerja sama dengan Anda di masa mendatang, jadi silakan hubungi saat Anda siap untuk memulai.

Semua yang terbaik,
Namamu

Juga, tip dari saya untuk Anda: Jika klien biasanya lambat merespons (atau dengan cara lain membuat gila), bantulah diri Anda sendiri dan katakan bahwa Anda bukan orang yang tepat untuk pekerjaan itu. Perhatikan peringatannya dan pergilah sebelum terlambat!

Jika Anda sudah memulai proyek

Anda telah menerima proyek, menegosiasikan persyaratan Anda, dan memulai pekerjaan. Sekarang Anda memerlukan umpan balik tentang bukti sebelum Anda dapat melanjutkan, dan tidak ada tanggapan. Dalam hal ini, Anda harus menindaklanjuti.

Secara umum, saya mengirim tindak lanjut pertama saya pada hari Selasa dalam seminggu setelah saya mengirim email asli (artinya, email yang masih membutuhkan tanggapan). Ini memberi klien sisa minggu itu ditambah hari Senin berikutnya untuk mengerjakan apa pun yang mereka lakukan.

Jika minggu pesan Selasa berlalu tanpa balasan, inilah saatnya untuk melakukan pengintaian. Periksa kembali alamat email yang Anda gunakan dengan alamat email terakhir yang Anda terima dari klien. Jika Anda memiliki (atau dapat menemukan) nomor telepon klien, ini saat yang tepat untuk menelepon dan memverifikasi bahwa pesan Anda telah diterima.

Catatan: Panggilan telepon Anda hanya untuk memverifikasi bahwa klien menerima email Anda dan untuk mendapatkan jawaban yang Anda butuhkan. Ini bukan untuk merengek, menghadapi, atau bersikap pasif-agresif tentang keheningan yang Anda alami.

Jika tidak berhasil, cari indikasi online bahwa orang tersebut aktif (misalnya, di media sosial, LinkedIn, Skype, atau blog). Pada titik ini, Anda dapat merasa puas dengan mengetahui bahwa klien sebenarnya masih hidup dan percaya bahwa Anda akan mendapatkan tanggapan, atau Anda dapat memilih untuk menghubungi melalui salah satu cara tersebut.

Berhati-hatilah jika Anda berhubungan di forum publik seperti Twitter atau bagian komentar — jaga agar tetap netral dan profesional, bahkan tanpa tanda-tanda akan ada masalah di dalam air. Siapa pun dapat melihat apa yang Anda taruh di sini, jadi Anda harus berhati-hati, sopan, dan profesional. Menayangkan cucian klien kotor Anda akan mengusir klien potensial yang melihatnya, dan itu jelas tidak baik untuk bisnis.

Jika Anda telah melakukan semua yang dapat Anda pikirkan untuk menjangkau klien dan Anda masih belum mendapatkan tanggapan, mungkin ada baiknya untuk berhenti mengerjakan proyek sampai Anda mendengar sesuatu. Kirimkan email kepada klien untuk efek itu, dan kemudian gunakan waktu luang Anda yang tidak terduga untuk penggunaan yang baik dengan membuat keajaiban untuk diri Anda sendiri — menyusun ebook, mengembangkan ide kursus yang mematikan, atau mengerjakan font baru, misalnya.

Jika Anda sudah melakukan pekerjaan dan saatnya untuk mendapatkan bayaran

Jangan panik.

Tindak lanjuti, telepon, dan/atau lakukan cyber-stalking… Maksud saya, sleuthing… menggunakan panduan yang sama seperti di atas. Tujuan Anda dalam pesan dan panggilan telepon ini adalah untuk memverifikasi bahwa mereka telah menerima kiriman dan untuk mendiskusikan langkah selanjutnya (yaitu, membuat faktur Anda dibayar).

Jika tidak ada pergerakan, saatnya untuk mengirim kembali faktur Anda (dengan biaya keterlambatan Anda ditambahkan) melalui segala cara yang mungkin. Email, kirim melalui surat bersertifikat, faks, dan telepon untuk mengonfirmasi dengan klien bahwa itu telah diterima.

Langkah Anda selanjutnya adalah mengirimkan pemberitahuan keterlambatan pembayaran 30, 60, dan/atau 90 hari setelah tanggal jatuh tempo faktur. Tujuan pemberitahuan ini adalah menuntut pembayaran (dengan tegas tetapi sopan) dan menunjukkan rencana Anda untuk mengambil tindakan hukum. Kiat pro: sertakan salinan faktur dengan setiap huruf.

Tidak pernah mengirimkan surat keterlambatan pembayaran? Berikut ini template untuk pemberitahuan terakhir Anda:

Klien yang terhormat,
Surat ini untuk mengingatkan Anda bahwa Faktur #### untuk [nama proyek] telah jatuh tempo ## hari. Proyek ini memiliki saldo yang belum dibayar sebesar $XX.xx, awalnya jatuh tempo pada [tanggal]. Ini adalah surat terakhir saya tentang faktur ini.

Dengan enggan, jika saya tidak menerima pembayaran dalam [di mana saja dari 5 bisnis hingga 30 kalender] hari, saya tidak punya pilihan selain mengambil tindakan hukum.

Pembayaran dapat dikirim ke [informasi pembayaran Anda].

Tolong beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan. Saya dapat dihubungi di [alamat email] atau [nomor telepon]. Saya harap kami dapat segera menyelesaikan masalah ini.

Sungguh-sungguh,
Namamu

Jika itu tidak berhasil, inilah saatnya untuk melihat ke pengadilan klaim kecil negara bagian Anda.

Dan ketika Anda dibayar (karena Anda akan dibayar, bahkan jika itu merepotkan), bersihkan debu dari kaki Anda dan lanjutkan. Jika Anda mempertimbangkan proyek lain dengan klien ini, lakukan pemeriksaan awal dan gandakan tarif Anda. Tandatangani kontrak baru, dan pastikan untuk menyertakan perlindungan di bawah ini.

Jika Anda ingin mencegah hal ini terjadi pada Anda

Berikut adalah beberapa perlindungan yang dapat Anda kerjakan dalam kontrak Anda di ujung depan agar klien tidak pergi ke keheningan radio:

• Memerlukan deposit yang tidak dapat dikembalikan sebelum mulai bekerja. Saya memerlukan deposit 50 persen di muka untuk klien pertama kali dan kemudian 25-30 persen untuk pekerjaan selanjutnya. Juga tidak jarang meminta biaya proyek penuh (atau perkiraan harga keseluruhan) sebelum mulai bekerja.
• Nyatakan secara eksplisit bahwa semua pekerjaan di pihak Anda akan berhenti setelah klien tidak merespons selama jangka waktu tertentu. Tambahkan bahwa Anda akan menagih untuk setiap pekerjaan yang belum dibayar yang telah Anda lakukan saat itu. (Ini dikenal sebagai klausa biaya pembunuhan.)
• Sertakan baris tentang di mana kontrak diatur (negara bagian Anda) dan di mana tindakan hukum yang diperlukan akan diambil (pengadilan kota Anda). Ini tidak meninggalkan pertanyaan tentang yurisdiksi jika Anda akhirnya perlu pergi ke pengadilan klaim kecil. Itu juga tidak meninggalkan pertanyaan bahwa Anda bersedia membawanya ke sana.
• Tetapkan hak kepemilikan Anda dan kapan hak tersebut dialihkan. Klien jelas memiliki hak atas salinan, foto, grafik, dan sebagainya yang mereka kirimkan kepada Anda. Anda mungkin ingin mempertahankan semua hak atas pekerjaan apa pun yang Anda lakukan untuk mereka, untuk ditransfer setelah proyek dibayar penuh.
• Karena itu, pertimbangkan untuk menggunakan klausul lisensi atau hak cipta untuk memastikan hak portofolio Anda. Secara umum, Anda akan mempertahankan hak cipta (artinya Anda dapat menggunakan karya tersebut sesuai keinginan Anda) dan melisensikan karya Anda kepada klien, atau Anda akan memberikan hak cipta kepada klien dan mempertahankan lisensi untuk menggunakannya untuk portofolio Anda.
• Selalu dapatkan informasi kontak lengkap, terutama nomor telepon, bahkan jika Anda mengantisipasi komunikasi Anda secara elektronik.

Ketika Anda dipersenjatai dengan kontrak pembunuh dan rencana aksi yang solid, tidak mengherankan tindakan klien yang menghilang akan menggagalkan Anda!

Artikel ini awalnya diterbitkan pada 7 Oktober 2014 dan terakhir diperbarui pada 8 Mei 2020.

Dapatkan bayaran yang layak Anda dapatkan

Apakah Anda merasa yakin dengan berapa banyak Anda mengenakan biaya untuk layanan desain web Anda? Jika Anda ragu-ragu, bahkan untuk sesaat, kami hanya memiliki sumber daya untuk Anda. Lokakarya video ini akan menunjukkan kepada Anda bagaimana menentukan harga layanan desain web Anda secara akurat. Kami akan membagikan manfaat (dan kerugian!) dari tiga strategi penetapan harga paling populer: per jam, per proyek, dan pengikut, dan kami akan menunjukkan kepada Anda langkah demi langkah berapa banyak yang dapat Anda hasilkan dengan masing-masing strategi penetapan harga ini .