Ce este un sistem de management al documentelor?

Ce este un sistem de management al documentelor? Un sistem de management al documentelor este utilizat pentru a captura, stoca și prelua date și informații în formă digitală.

Aceste versiuni digitizate ale documentelor sunt de obicei stocate ca fișiere PDF, fișiere de procesare de text sau imagini ale documentelor fizice.

Sistemele de management al documentelor sunt urmărite mai ușor de organizații astăzi, datorită îmbunătățirii eficienței fluxurilor de lucru și a capacității lor de a aduce conformitatea datelor acestor fluxuri de lucru.

În această postare pe blog, vom intra în detaliu și vom întreba exact ce este un sistem de management al documentelor, de ce sunt ele necesare companiilor astăzi și ce beneficii le aduc?

Ce este un sistem de management al documentelor?

Fără a repeta ceea ce am descris deja mai sus, un sistem de management al documentelor este, în forma sa cea mai de bază, pur și simplu un mijloc de a digitiza procesele anterior pe hârtie și de a crea vizibilitate asupra fluxurilor de lucru manuale.

95% din informațiile corporative există pe hârtie.

Un sistem tipic de gestionare a documentelor va cuprinde mai multe caracteristici:

Funcții de căutare

Un sistem de management al documentelor ar trebui să aibă o funcție de căutare care să permită găsirea rapidă a informațiilor.

Fișierele pot fi găsite instantaneu pe măsură ce documentele (inclusiv fișierele bazate pe imagini) sunt analizate și etichetele de metadate sunt luate în considerare ca criteriu pentru fișiere mai clar definite.

Acest lucru înseamnă că practic orice document, indiferent de formatul fișierului, poate fi găsit instantaneu.

46% dintre lucrători consideră că este uneori sau aproape întotdeauna dificil să găsească informațiile pe care le caută.

Securitate

Securitatea este un aspect cheie pentru sistemele de management al documentelor de astăzi și orice soluție ar trebui să vină cu măsurile necesare pentru a securiza datele stocate.

Aceasta va include standarde precum securitatea Advanced Encryption (AES) pe 256 de biți pentru trimiterea și primirea informațiilor și certificate SSL (sau TLS) pentru protecția datelor transferate între două sisteme (cum ar fi un site de lucru și un client).

Controlul versiunii

„Versionarea” se referă la menținerea unui istoric documentat al unui fișier pe parcursul întregului său ciclu de viață.

Atunci când documentele au fost colaborate, revizuite, revizuite sau aprobate, fiecare versiune a acestora va fi păstrată în cazul în care este nevoie de a reveni sau de a studia o încarnare anterioară a unui fișier.

Părțile interesate pot fi, de asemenea, notificate atunci când au fost făcute modificări pentru o colaborare mai ușoară.

Un sondaj Perforce asupra a peste 1.000 de angajați a constatat că 83% dintre lucrători pierd timp din cauza problemelor de versiune în fiecare zi.

Controlul accesului

Controalele accesului sunt cruciale pentru menținerea sau stabilirea protocoalelor de securitate pentru datele și informațiile stocate.

În timp ce în cazul proceselor bazate pe hârtie, documentele pot fi accesate de oricine care are o cheie pentru arhivă, un sistem de gestionare a documentelor permite o vizibilitate mult mai clară asupra cine are acces la ce.

Suport pentru conformitate

Controalele accesului și alte protocoale de securitate, cum ar fi criptarea, joacă, de asemenea, un rol important în ca organizațiile să ajungă la conformitatea cu standardele de date, în special cele referitoare la informațiile personale de identificare (PII); deosebit de important pentru anumite industrii precum finanțele și sănătatea.

Colaborare

Un sistem de management al documentelor de calitate ar trebui să aibă o interfață ușor de utilizat, care să se integreze cu aplicațiile existente.

SharePoint, de exemplu, este un sistem de management dezvoltat de Microsoft care se integrează cu Office și permite utilizatorilor să interacționeze și să colaboreze la documente pe platforme prin cloud.

Locația cea mai probabilă folosită de lucrători pentru a colabora și a gestiona documentele este e-mailul, citat de 69% dintre respondenți, urmat de unități și foldere de rețea partajate (55%) și/sau informațiile salvate local pe desktop sau laptop (54%).

Automatizare

Sistemele de gestionare a documentelor permit automatizarea fluxurilor de lucru – acest lucru este deosebit de important pentru procesele de aprobare.

În astfel de cazuri, fluxurile de lucru pot fi automatizate, astfel încât părțile interesate necesare să fie notificate înainte de aprobare, după care fișierul specificat este trimis la destinație.

Acesta este utilizat pe scară largă de companiile care se ocupă zilnic de documente precum contracte și facturi și este un aspect important al fluxului de lucru pentru documente digitale.

Postare conexă: Fluxul de lucru pentru documente digitale explicat

Acces de la distanță

În cele din urmă, un sistem de management al documentelor pentru o afacere modernă ar trebui să fie accesibil de pe orice dispozitiv conectat la internet.

Acest lucru oferă mai multă flexibilitate și eficiență, deoarece părțile interesate pot desfășura sarcini indiferent de locul în care se află, fie la birou; pe fugă; sau lucrând de acasă.

Cum funcționează un sistem de management al documentelor?

Intrare

În etapa de intrare, o parte interesată va captura documentul.

Acesta ar trebui să fie capabil să găzduiască o mare varietate de dispozitive de intrare de pe care să digitizeze documentul sau fișierul.

Aceste surse de intrare ar trebui să includă lucruri precum:

• Scanere
• E-mail
• Încărcări manuale și în bloc
• Aplicații pentru mobil
• Aplicații software bazate pe web

Prelucrare

Odată ce un document este scanat sau introdus în alt mod în sistem, acesta trebuie procesat (și convertit dacă este necesar).

Procesarea documentelor presupune preluarea unui fișier scris de mână sau pe hârtie și traducerea acestuia într-un format digital pentru indexare și stocare.

Indexarea

În această etapă, documentele introduse sunt „etichetate” cu metadatele adecvate pentru a facilita căutarea acestora.

Aceste metadate ar trebui să fie determinate de procesul intern de organizare, dar vor implica de obicei utilizarea termenilor și expresiilor cheie de căutare.

În plus, aici ar trebui să aibă loc și indexarea sistemului, ceea ce înseamnă, de fapt, că sunt luate în considerare datele referitoare la informații despre date, tipul documentului sau alți identificatori ai documentului.

Indexarea ar trebui să ia în considerare și revizuirile ulterioare, astfel încât diferitele versiuni ale documentului sunt clarificate pentru persoanele care le accesează.

Recuperare

Un sistem de management al documentelor ar trebui să ofere o funcție de căutare care este ușor de utilizat pentru părțile interesate atunci când preiau documente.

Un motor de căutare puternic ar trebui să formeze acest aspect al sistemului de management care ia în considerare toate atributele care sunt subliniate în etapa de indexare – majoritatea sistemelor moderne vor avea o funcție de căutare care este mai mult decât adecvată.

Concluzie

Sistemele de gestionare a documentelor sunt esențiale pentru companiile moderne pentru a-și indexa, stoca și gestiona datele în mod eficient.

Pe măsură ce volumele de date din cadrul IMM-urilor cresc la niveluri fără precedent, este nevoie ca organizațiile să utilizeze aceste date în mod eficient și să se asigure că sunt securizate pentru a îndeplini standardele de conformitate actuale pentru informațiile sensibile.

Dacă compania dvs. folosește în continuare procese pe hârtie pentru documentare și are nevoie de modernizare, luați în considerare să întrebați dacă un sistem de management al documentelor vă poate aduce beneficii operațiunilor și vă poate îmbunătăți eficiența și productivitatea.

Abonați-vă la blogul nostru pentru a primi mai multe informații despre tehnologia de afaceri și pentru a fi la curent cu marketingul, securitatea cibernetică și alte știri și tendințe tehnologice.