什么是文档管理系统？
已发表: 2021-12-30什么是文件管理系统？ 文档管理系统用于以数字形式捕获、存储和检索数据和信息。
这些数字化版本的文档通常存储为 PDF、文字处理文件或物理文档的图像。
由于提高了工作流程的效率以及将数据合规性引入这些工作流程的能力，如今的组织更容易采用文档管理系统。
在这篇博文中，我们将详细介绍并确切地询问，什么是文档管理系统，为什么它们对当今的公司来说是必要的，它们给它们带来了什么好处？
什么是文档管理系统？
在不重复我们上面已经描述的内容的情况下，文档管理系统在其最基本的形式中只是一种将以前基于纸张的流程数字化并创建对手动工作流程的可见性的手段。
95% 的企业信息存在于纸上。
一个典型的文档管理系统将包含几个功能：
搜索功能
文档管理系统应具有搜索功能，以便快速查找信息。
可以在解析文档（包括基于图像的文件）时立即找到文件，并且将元数据标签作为标准考虑到更明确定义的文件。
这实际上意味着几乎任何文档，无论文件格式如何，都可以立即找到。
46% 的员工发现有时或几乎总是很难找到他们正在寻找的信息。
安全
安全性是当今文档管理系统的一个关键考虑因素，任何解决方案都应配备保护存储数据所需的措施。
这将包括用于发送和接收信息的 256 位高级加密 (AES) 安全性以及用于保护在两个系统（如工作站点和客户端）之间传输的数据的 SSL（或 TLS）证书等标准。
版本控制
“版本控制”是指在文件的整个生命周期中维护文件的历史记录。
当文档已经被协作、审查、修订或批准时，它们的每个版本都将被保留，以防需要恢复或研究文件的先前版本。
当进行更改以简化协作时，也可以通知利益相关者。
Perforce 对 1,000 多名员工的调查发现，83% 的员工每天都会浪费时间处理版本问题。
访问控制
访问控制对于维护或建立存储数据和信息的安全协议至关重要。
虽然使用基于纸质的流程，任何人都可以通过文件柜的钥匙访问文档，但文档管理系统可以更清晰地了解谁可以访问什么。
合规支持
访问控制和其他安全协议（如加密）在组织达到数据标准合规性方面也发挥着重要作用，尤其是那些与个人身份信息 (PII) 相关的标准； 对于金融和医疗保健等某些行业尤其重要。
合作
质量文档管理系统应具有易于使用的界面，可与现有应用程序集成。
例如，SharePoint 是微软开发的一个管理系统，它与 Office 集成，允许用户通过云跨平台交互和协作处理文档。
员工协作和管理文档最可能使用的位置是电子邮件，69% 的受访者表示，其次是共享网络驱动器和文件夹 (55%) 和/或本地保存到台式机或笔记本电脑的信息 (54%)。
自动化
文档管理系统允许工作流程自动化——这对于审批流程尤为重要。
在这种情况下，工作流程可以自动化，以便在批准之前通知必要的利益相关者，然后将指定的文件发送到其目的地。
这被每天处理合同和发票等文档的公司广泛使用，并且是数字文档工作流程的一个重要方面。
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远程访问
最后，现代企业的文档管理系统应该可以从任何连接互联网的设备访问。
这提供了更大的灵活性和效率，因为利益相关者无论身在何处，无论是在办公室，都可以执行任务； 在旅途中; 或在家工作。 
文档管理系统如何工作？
输入
在输入阶段，利益相关者将获取文档。
这应该能够容纳用于数字化文档或文件的多种输入设备。
这些输入源应包括以下内容：
- 扫描仪
- 电子邮件
- 手动和批量上传
- 移动应用
- 基于网络的软件应用程序
加工
一旦文档被扫描或以其他方式插入系统，就需要对其进行处理（并在需要时进行转换）。
文档处理涉及获取手写或纸质文件并将其转换为数字格式以进行索引和存储。
索引
在这个阶段，输入的文档用适当的元数据“标记”，以便更容易搜索它们。
此元数据应由内部组织流程确定，但通常会涉及使用关键搜索词和短语。
此外，系统索引也应该在这里进行，这实际上意味着与日期、文档类型或文档的其他标识符有关的数据被考虑在内。
索引还应该考虑到事后的修订，以便为访问它们的人明确不同的文档版本。
恢复
文档管理系统应提供一种搜索功能，以便利益相关者在检索文档时易于使用。
一个强大的搜索引擎应该构成管理系统的这一方面，它考虑到在索引阶段概述的所有属性——大多数现代系统将具有足够的搜索功能。
底线
文档管理系统对于现代企业有效地索引、存储和管理其数据至关重要。
随着 SMB 中的数据量增加到前所未有的水平，组织需要有效地利用这些数据并确保其安全，以满足当今敏感信息的合规标准。
如果您的公司仍在使用基于纸张的文档流程并且需要现代化，请考虑询问文档管理系统是否可以使您的运营受益并提高您的效率和生产力。
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