ما هو نظام إدارة الوثائق؟

ما هو نظام إدارة الوثائق؟ يستخدم نظام إدارة الوثائق لالتقاط وتخزين واسترجاع البيانات والمعلومات في شكل رقمي.

عادةً ما يتم تخزين هذه الإصدارات الرقمية من المستندات كملفات PDF أو ملفات معالجة النصوص أو صور المستندات المادية.

يتم متابعة أنظمة إدارة الوثائق بسهولة أكبر من قبل المنظمات اليوم ، بسبب التحسينات في كفاءة سير العمل وقدرتها على تحقيق الامتثال للبيانات في تدفقات العمل هذه.

في منشور المدونة هذا ، سنخوض في التفاصيل ونسأل بالضبط ، ما هو نظام إدارة المستندات ، ولماذا هو ضروري للشركات اليوم ، وما الفوائد التي يجلبونها لهم؟

ما هو نظام إدارة الوثائق؟

بدون تكرار ما سبق وصفه أعلاه ، فإن نظام إدارة المستندات في أبسط أشكاله هو مجرد وسيلة لرقمنة العمليات الورقية سابقًا وإنشاء رؤية حول سير العمل اليدوي.

95٪ من معلومات الشركة موجودة على الورق.

سيتألف نظام إدارة المستندات النموذجي من عدة ميزات:

وظائف البحث

يجب أن يحتوي نظام إدارة المستندات على وظيفة بحث تسمح بالعثور على المعلومات بسرعة.

يمكن العثور على الملفات على الفور حيث يتم تحليل المستندات (بما في ذلك الملفات المستندة إلى الصور) ويتم أخذ علامات البيانات الوصفية كمعيار في الاعتبار للملفات المحددة بشكل أكثر وضوحًا.

يعني هذا في الواقع أنه يمكن العثور على أي مستند تقريبًا على الفور ، بغض النظر عن تنسيق الملف.

يجد 46٪ من العاملين صعوبة أحيانًا أو دائمًا تقريبًا في العثور على المعلومات التي يبحثون عنها.

حماية

يعد الأمان أحد الاعتبارات الرئيسية لأنظمة إدارة المستندات اليوم ويجب أن يأتي أي حل مع التدابير اللازمة لتأمين البيانات المخزنة.

سيتضمن ذلك معايير مثل أمان التشفير المتقدم 256 بت (AES) لإرسال المعلومات واستلامها ، وشهادات SSL (أو TLS) لحماية البيانات المنقولة بين نظامين (مثل موقع العمل والعميل).

التحكم في الإصدار

يشير "تعيين الإصدار" إلى الاحتفاظ بمحفوظات موثقة لملف طوال دورة حياته بالكامل.

عندما يتم التعاون في المستندات أو مراجعتها أو مراجعتها أو الموافقة عليها ، سيتم الاحتفاظ بكل نسخة منها في حالة الحاجة إلى التراجع عن تجسيد سابق لملف أو دراسته.

يمكن أيضًا إخطار أصحاب المصلحة عند إجراء تغييرات لتسهيل التعاون.

وجد استطلاع Perforce لأكثر من 1000 موظف أن 83٪ من العمال يضيعون الوقت في قضايا الإصدار كل يوم.

صلاحية التحكم صلاحية الدخول

تعتبر ضوابط الوصول ضرورية لصيانة أو إنشاء بروتوكولات الأمان للبيانات والمعلومات المخزنة.

أثناء العمليات الورقية ، يمكن الوصول إلى المستندات من قبل أي شخص لديه مفتاح لخزانة الملفات ، ويسمح نظام إدارة المستندات برؤية أوضح بكثير حول من يمكنه الوصول إلى ماذا.

دعم الامتثال

تلعب ضوابط الوصول وبروتوكولات الأمان الأخرى مثل التشفير أيضًا دورًا كبيرًا في وصول المؤسسات إلى الامتثال لمعايير البيانات ، لا سيما تلك المتعلقة بمعلومات التعريف الشخصية (PII) ؛ مهم بشكل خاص لبعض الصناعات مثل التمويل والرعاية الصحية.

تعاون

يجب أن يحتوي نظام إدارة المستندات عالية الجودة على واجهة سهلة الاستخدام تتكامل مع التطبيقات الحالية.

SharePoint ، على سبيل المثال ، هو نظام إدارة طورته Microsoft يتكامل مع Office ويسمح للمستخدمين بالتفاعل والتعاون في المستندات عبر الأنظمة الأساسية عبر السحابة.

الموقع الأكثر احتمالاً الذي يستخدمه العمال للتعاون وإدارة المستندات هو البريد الإلكتروني ، حيث استشهد به 69٪ من المستجيبين ، متبوعًا بمحركات ومجلدات الشبكة المشتركة (55٪) و / أو المعلومات المحفوظة محليًا على سطح المكتب أو الكمبيوتر المحمول (54٪).

أتمتة

تسمح أنظمة إدارة المستندات بأتمتة تدفقات العمل - وهذا مهم بشكل خاص لعمليات الموافقة.

في مثل هذه الحالات ، يمكن أتمتة مهام سير العمل بحيث يتم إخطار أصحاب المصلحة الضروريين قبل الموافقة ، والتي بناءً عليها يتم إرسال الملف المحدد إلى وجهته.

يتم استخدام هذا على نطاق واسع من قبل الشركات التي تتعامل مع المستندات مثل العقود والفواتير على أساس يومي وهو جانب مهم من سير عمل المستندات الرقمية.

الوظيفة ذات الصلة: شرح سير عمل المستند الرقمي

الوصول عن بعد

أخيرًا ، يجب أن يكون نظام إدارة المستندات للأعمال الحديثة متاحًا من أي جهاز متصل بالإنترنت.

يوفر هذا مزيدًا من المرونة والكفاءة ، حيث يمكن لأصحاب المصلحة تنفيذ المهام بغض النظر عن مكان وجودهم ، سواء في المكتب ؛ بسرعة؛ أو العمل من المنزل.

كيف يعمل نظام إدارة الوثائق؟

إدخال

في مرحلة الإدخال ، يلتقط صاحب المصلحة الوثيقة.

يجب أن يكون هذا قادرًا على استيعاب مجموعة كبيرة ومتنوعة من أجهزة الإدخال التي يمكن من خلالها رقمنة المستند أو الملف.

يجب أن تتضمن مصادر الإدخال هذه أشياء مثل:

• الماسحات الضوئية
• البريد الإلكتروني
• التحميلات اليدوية والمجمعة
• تطبيقات الموبايل
• تطبيقات البرامج المستندة إلى الويب

يعالج

بمجرد مسح المستند ضوئيًا أو إدخاله بطريقة أخرى في النظام ، يجب معالجته (وتحويله إذا لزم الأمر).

تتضمن معالجة المستندات أخذ ملف مكتوب بخط اليد أو مستندًا إلى الورق وترجمته إلى تنسيق رقمي للفهرسة والتخزين.

الفهرسة

في هذه المرحلة ، يتم "تمييز" المستندات المدخلة بالبيانات الوصفية المناسبة لتسهيل البحث عنها.

يجب تحديد هذه البيانات الوصفية من خلال عملية التنظيم الداخلي ، ولكنها ستشمل عادةً استخدام مصطلحات وعبارات البحث الرئيسية.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تتم فهرسة النظام هنا أيضًا ، مما يعني في الواقع أن البيانات المتعلقة بالمعلومات المتعلقة بالتواريخ أو نوع المستند أو أي معرفات أخرى للمستند يتم أخذها في الاعتبار.

يجب أن تأخذ الفهرسة أيضًا في الاعتبار المراجعات بعد الحقيقة ، لذلك يتم توضيح إصدارات المستندات المختلفة للأشخاص الذين يصلون إليها.

استرجاع

يجب أن يوفر نظام إدارة المستندات وظيفة بحث سهلة الاستخدام لأصحاب المصلحة عند استرداد المستندات.

يجب أن يشكل محرك البحث القوي هذا الجانب من نظام الإدارة الذي يأخذ في الاعتبار جميع السمات الموضحة في مرحلة الفهرسة - سيكون لمعظم الأنظمة الحديثة وظيفة بحث أكثر من كافية.

الحد الأدنى

تعد أنظمة إدارة المستندات ضرورية للشركات الحديثة لفهرسة بياناتها وتخزينها وإدارتها بشكل فعال.

نظرًا لزيادة حجم البيانات داخل الشركات الصغيرة والمتوسطة إلى مستويات غير مسبوقة ، فإن حاجة المؤسسات إلى استخدام هذه البيانات بشكل فعال والتأكد من تأمينها من أجل تلبية معايير الامتثال الحالية للمعلومات الحساسة.

إذا كانت شركتك لا تزال تستخدم العمليات الورقية للتوثيق وتحتاج إلى التحديث ، ففكر في السؤال عما إذا كان نظام إدارة المستندات يمكن أن يفيد عملياتك ويحسن كفاءتك وإنتاجيتك.

اشترك في مدونتنا لتلقي المزيد من الأفكار حول تكنولوجيا الأعمال والبقاء على اطلاع دائم بالتسويق والأمن السيبراني وأخبار واتجاهات التكنولوجيا الأخرى.