문서 관리 시스템이란 무엇입니까?

문서 관리 시스템이란 무엇입니까? 문서 관리 시스템은 데이터와 정보를 디지털 형식으로 캡처, 저장 및 검색하는 데 사용됩니다.

이러한 디지털화된 문서 버전은 일반적으로 PDF, 워드 프로세싱 파일 또는 실제 문서의 이미지로 저장됩니다.

문서 관리 시스템은 워크플로우의 효율성 향상과 이러한 워크플로우에 대한 데이터 규정 준수 기능으로 인해 오늘날 조직에서 보다 쉽게 ​​추구하고 있습니다.

이 블로그 게시물에서는 문서 관리 시스템이 무엇인지, 오늘날 기업에 ​​왜 필요한지, 문서 관리 시스템이 제공하는 이점은 무엇인지 자세히 살펴보고 정확히 질문할 것입니다.

문서 관리 시스템이란 무엇입니까?

위에서 이미 설명한 것을 반복하지 않고 문서 관리 시스템은 가장 기본적인 형태로 이전의 종이 기반 프로세스를 디지털화하고 수동 워크플로에 대한 가시성을 생성하는 수단일 뿐입니다.

기업 정보의 95%가 종이에 존재합니다.

일반적인 문서 관리 시스템은 다음과 같은 여러 기능으로 구성됩니다.

검색 기능

문서 관리 시스템에는 정보를 빠르게 찾을 수 있는 검색 기능이 있어야 합니다.

문서(이미지 기반 파일 포함)를 구문 분석하고 메타데이터 태그를 기준으로 하여 보다 명확하게 정의된 파일을 고려하여 파일을 즉시 찾을 수 있습니다.

이는 사실상 파일 형식에 관계없이 거의 모든 문서를 즉시 찾을 수 있음을 의미합니다.

직원의 46%는 원하는 정보를 찾는 것이 때때로 또는 거의 항상 어렵다고 생각합니다.

보안

보안은 오늘날 문서 관리 시스템의 핵심 고려 사항이며 모든 솔루션에는 저장된 데이터를 보호하는 데 필요한 조치가 있어야 합니다.

여기에는 정보 송수신을 위한 256비트 고급 암호화(AES) 보안과 같은 표준과 두 시스템(예: 작업장 및 클라이언트) 간에 전송되는 데이터 보호를 위한 SSL(또는 TLS) 인증서가 포함됩니다.

버전 관리

"버전 관리"는 전체 수명 주기 동안 파일의 문서화된 기록을 유지 관리하는 것을 의미합니다.

문서가 공동 작업, 검토, 수정 또는 승인되면 파일의 이전 구현을 되돌리거나 연구해야 할 경우를 대비하여 모든 버전이 유지됩니다.

이해 관계자는 더 쉬운 협업을 위해 변경 사항이 있을 때 알림을 받을 수도 있습니다.

1,000명 이상의 직원을 대상으로 한 Perforce 설문조사에 따르면 작업자의 83%가 매일 버전 관리 문제로 시간을 허비하고 있습니다.

액세스 제어

액세스 제어는 저장된 데이터 및 정보에 대한 보안 프로토콜을 유지하거나 설정하는 데 중요합니다.

종이 기반 프로세스를 사용하면 파일 캐비닛의 키만 있으면 누구나 문서에 액세스할 수 있지만 문서 관리 시스템을 사용하면 누가 무엇에 액세스할 수 있는지 훨씬 더 명확하게 볼 수 있습니다.

규정 준수 지원

암호화와 같은 액세스 제어 및 기타 보안 프로토콜도 데이터 표준, 특히 개인 식별 정보(PII)와 관련된 표준을 준수하는 조직에서 큰 역할을 합니다. 금융 및 의료와 같은 특정 산업에 특히 중요합니다.

협동

품질 문서 관리 시스템은 기존 애플리케이션과 통합되는 사용하기 쉬운 인터페이스를 가져야 합니다.

예를 들어 SharePoint는 Office와 통합되고 사용자가 클라우드를 통해 여러 플랫폼에서 문서에 대해 상호 작용하고 협업할 수 있도록 하는 Microsoft에서 개발한 관리 시스템입니다.

작업자가 문서를 공동 작업하고 관리하기 위해 가장 많이 사용하는 위치는 이메일로 응답자의 69%가 언급했으며 공유 네트워크 드라이브 및 폴더(55%) 및/또는 데스크톱 또는 노트북에 로컬로 저장된 정보(54%)가 그 뒤를 이었습니다.

오토메이션

문서 관리 시스템을 사용하면 워크플로를 자동화할 수 있습니다. 이는 특히 승인 프로세스에 중요합니다.

이러한 경우 워크플로를 자동화하여 승인 전에 필요한 이해 관계자에게 통지하고 지정된 파일을 대상으로 보낼 수 있습니다.

이는 계약서, 인보이스 등의 문서를 일상적으로 처리하는 회사에서 광범위하게 사용되며 디지털 문서 워크플로의 중요한 측면입니다.

관련 게시물: 디지털 문서 워크플로 설명

원격 액세스

마지막으로, 현대 비즈니스를 위한 문서 관리 시스템은 인터넷에 연결된 모든 장치에서 액세스할 수 있어야 합니다.

이는 이해 관계자가 사무실에 있든 어디에 있든 관계없이 작업을 수행할 수 있으므로 더 많은 유연성과 효율성을 제공합니다. 진행되는; 또는 재택근무.

문서 관리 시스템은 어떻게 작동합니까?

입력

입력 단계에서 이해 관계자는 문서를 캡처합니다.

이것은 문서나 파일을 디지털화하기 위한 다양한 입력 장치를 수용할 수 있어야 합니다.

이러한 입력 소스에는 다음과 같은 항목이 포함되어야 합니다.

• 스캐너
• 이메일
• 수동 및 일괄 업로드
• 모바일 앱
• 웹 기반 소프트웨어 애플리케이션

처리

문서가 스캔되거나 시스템에 삽입되면 처리해야 합니다(필요한 경우 변환해야 함).

문서 처리에는 손으로 쓴 파일이나 종이 기반 파일을 가져와서 인덱싱 및 저장을 위해 디지털 형식으로 변환하는 작업이 포함됩니다.

인덱싱

이 단계에서 입력된 문서는 더 쉽게 검색할 수 있도록 적절한 메타데이터로 "태그"됩니다.

이 메타데이터는 내부 조직 프로세스에 의해 결정되어야 하지만 일반적으로 주요 검색어 및 구문을 사용해야 합니다.

또한 시스템 인덱싱도 여기에서 이루어져야 합니다. 이는 사실상 날짜, 문서 유형 또는 문서의 기타 식별자에 대한 정보와 관련된 데이터가 고려된다는 것을 의미합니다.

인덱싱은 사후 수정 사항도 고려해야 하므로 액세스하는 사람들이 서로 다른 문서 버전을 명확하게 볼 수 있습니다.

검색

문서 관리 시스템은 문서를 검색할 때 이해 관계자가 사용하기 쉬운 검색 기능을 제공해야 합니다.

강력한 검색 엔진은 인덱싱 단계에서 설명된 모든 속성을 고려하는 관리 시스템의 이러한 측면을 구성해야 합니다. 대부분의 최신 시스템에는 충분하지 않은 검색 기능이 있습니다.

결론

문서 관리 시스템은 현대 기업이 데이터를 효과적으로 인덱싱, 저장 및 관리하는 데 필수적입니다.

SMB 내의 데이터 양이 전례 없는 수준으로 증가함에 따라 조직은 이 데이터를 효과적으로 활용하고 민감한 정보에 대한 오늘날의 규정 준수 표준을 충족하기 위해 보안을 유지해야 합니다.

회사에서 문서화를 위해 여전히 종이 기반 프로세스를 사용하고 있고 현대화가 필요한 경우 문서 관리 시스템이 운영에 도움이 되고 효율성과 생산성을 향상시킬 수 있는지 물어보십시오.

블로그를 구독하여 비즈니스 기술에 대한 더 많은 통찰력을 얻고 마케팅, 사이버 보안 및 기타 기술 뉴스와 동향에 대한 최신 정보를 얻으십시오.