ドキュメント管理システムとは

公開: 2021-12-30

文書管理システムとは何ですか? 文書管理システムは、データと情報をデジタル形式で取得、保存、取得するために使用されます。

これらのドキュメントのデジタル化されたバージョンは、通常、PDF、ワープロファイル、または物理的なドキュメントの画像として保存されます。

ドキュメント管理システムは、ワークフローの効率性が向上し、これらのワークフローにデータコンプライアンスをもたらす能力があるため、今日の組織によってより積極的に追求されています。

このブログ投稿では、ドキュメント管理システムとは何か、今日の企業にとってなぜ必要なのか、ドキュメント管理システムがどのようなメリットをもたらすのかについて詳しく説明します。

ドキュメント管理システムとは

上ですでに説明したことを繰り返さないと、ドキュメント管理システムの最も基本的な形式は、以前は紙ベースのプロセスをデジタル化し、手動のワークフローを可視化する手段にすぎません。

企業情報の 95% は紙に存在します。

典型的なドキュメント管理システムは、いくつかの機能で構成されています。

検索機能

文書管理システムには、情報をすばやく見つけることができる検索機能が必要です。

ドキュメント (画像ベースのファイルを含む) が解析され、より明確に定義されたファイルの基準としてメタデータタグが考慮されるため、ファイルを即座に見つけることができます。

これは事実上、ファイル形式に関係なく、ほぼすべてのドキュメントを即座に見つけることができることを意味します。

従業員の 46% が、探している情報を見つけるのが時々、またはほぼ常に困難であると感じています。

安全

セキュリティは、今日のドキュメント管理システムにとって重要な考慮事項であり、どのソリューションにも、保存されたデータを保護するために必要な手段が必要です。

これには、情報の送受信用の 256 ビット Advanced Encryption (AES) セキュリティや、2 つのシステム (職場とクライアントなど) 間で転送されるデータを保護するための SSL (または TLS) 証明書などの標準が含まれます。

バージョン管理

「バージョニング」とは、ファイルのライフサイクル全体を通じて文書化された履歴を維持することを指します。

ドキュメントが共同作業、レビュー、改訂、または承認された場合、ファイルの以前の化身を元に戻したり調査したりする必要がある場合に備えて、ドキュメントのすべてのバージョンが保持されます。

関係者は、コラボレーションを容易にするために変更が加えられたときに通知を受けることもできます。

1,000 人を超える従業員を対象とした Perforce の調査では、従業員の 83% が毎日バージョン管理の問題で時間を失っていることがわかりました。

アクセス制御

アクセス制御は、保存されたデータと情報のセキュリティプロトコルを維持または確立するために重要です。

紙ベースのプロセスでは、ファイリングキャビネットの鍵があれば誰でもドキュメントにアクセスできますが、ドキュメント管理システムを使用すると、誰が何にアクセスできるかをより明確に把握できます。

コンプライアンスサポート

アクセス制御や暗号化などのその他のセキュリティプロトコルも、組織がデータ標準、特に個人を特定できる情報 (PII) に関する標準に準拠する上で大きな役割を果たします。金融やヘルスケアなどの特定の業界では特に重要です。

コラボレーション

高品質のドキュメント管理システムには、既存のアプリケーションと統合できる使いやすいインターフェイスが必要です。

たとえば、SharePoint は Microsoft によって開発された管理システムであり、Office と統合され、ユーザーがクラウドを介してプラットフォーム間でドキュメントを操作および共同作業できるようにします。

従業員がドキュメントの共同作業や管理に使用する場所として最も可能性が高いのは電子メールであり、回答者の 69% が挙げ、次に共有ネットワークドライブとフォルダー (55%)、および/またはデスクトップまたはラップトップにローカルに保存された情報 (54%) が続きます。

オートメーション

ドキュメント管理システムは、ワークフローの自動化を可能にします。これは、承認プロセスにとって特に重要です。

このような場合、ワークフローを自動化して、承認前に必要な利害関係者に通知し、指定したファイルを宛先に送信できます。

これは、契約書や請求書などのドキュメントを日常的に扱う企業で広く使用されており、デジタルドキュメントワークフローの重要な側面です。

関連記事: デジタルドキュメントワークフローの説明

リモートアクセス

最後に、現代のビジネス向けのドキュメント管理システムは、インターネットに接続されたあらゆるデバイスからアクセスできる必要があります。

これにより、利害関係者はオフィスにいるかどうかに関係なく、どこにいてもタスクを実行できるため、柔軟性と効率が向上します。働き詰めで; または在宅勤務。

ドキュメント管理システムはどのように機能しますか?

入力

入力段階では、利害関係者がドキュメントをキャプチャします。

これは、ドキュメントまたはファイルをデジタル化するための多種多様な入力デバイスに対応できる必要があります。

これらの入力ソースには、次のものが含まれている必要があります。

スキャナー
Eメール
手動アップロードと一括アップロード
モバイルアプリ
Web ベースのソフトウェアアプリケーション

処理

文書がスキャンされるか、システムに挿入されると、それを処理する (必要に応じて変換する) 必要があります。

ドキュメント処理では、手書きまたは紙ベースのファイルを取得し、それをデジタル形式に変換して索引付けおよび保存する必要があります。

索引付け

この段階で、入力されたドキュメントは適切なメタデータで「タグ付け」され、検索が容易になります。

このメタデータは、内部組織のプロセスによって決定される必要がありますが、通常は主要な検索用語やフレーズが使用されます。

さらに、システムの索引付けもここで行う必要があります。つまり、日付、文書タイプ、または文書のその他の識別子に関する情報に関連するデータが考慮されます。

インデックス作成は、事後の改訂も考慮に入れる必要があるため、ドキュメントのバージョンが異なることは、ドキュメントにアクセスする人々にとって明確になります。

検索

ドキュメント管理システムは、関係者がドキュメントを取得するときに使いやすい検索機能を提供する必要があります。

強力な検索エンジンは、インデックス作成段階で概説されるすべての属性を考慮に入れた管理システムのこの側面を形成する必要があります。最新のシステムのほとんどは、十分以上の検索機能を備えています。

結論

ドキュメント管理システムは、現代のビジネスがデータを効果的にインデックス、保存、および管理するために不可欠です。

SMB 内のデータ量が前例のないレベルに増加するにつれて、組織はこのデータを効果的に利用し、機密情報に関する今日のコンプライアンス基準を満たすために確実に保護する必要があります。

あなたの会社がまだ文書化に紙ベースのプロセスを使用しており、近代化が必要な場合は、文書管理システムが業務に利益をもたらし、効率と生産性を向上させることができるかどうかを検討してください。

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