Apa itu Sistem Manajemen Dokumen?

Apa itu sistem manajemen dokumen? Sistem manajemen dokumen digunakan untuk menangkap, menyimpan, dan mengambil data dan informasi dalam bentuk digital.

Dokumen versi digital ini biasanya disimpan sebagai PDF, file pengolah kata, atau gambar dokumen fisik.

Sistem manajemen dokumen sedang dikejar lebih mudah oleh organisasi saat ini, karena peningkatan efisiensi untuk alur kerja dan kemampuan mereka untuk membawa kepatuhan data ke alur kerja ini.

Dalam posting blog ini, kita akan masuk ke detail dan bertanya dengan tepat, apa itu sistem manajemen dokumen, mengapa mereka diperlukan untuk perusahaan saat ini, dan manfaat apa yang mereka berikan kepada mereka?

Apa itu Sistem Manajemen Dokumen?

Tanpa mengulangi apa yang telah kami jelaskan di atas, sistem manajemen dokumen dalam bentuk paling dasar hanyalah sarana untuk mendigitalkan proses berbasis kertas sebelumnya dan menciptakan visibilitas atas alur kerja manual.

95% informasi perusahaan ada di atas kertas.

Sistem manajemen dokumen yang khas akan terdiri dari beberapa fitur:

Fungsi pencarian

Sebuah sistem manajemen dokumen harus memiliki fungsi pencarian yang memungkinkan untuk menemukan informasi dengan cepat.

File dapat ditemukan secara instan karena dokumen (termasuk file berbasis gambar) diuraikan dan tag metadata sebagai kriteria dipertimbangkan untuk file yang lebih jelas.

Ini pada dasarnya berarti bahwa hampir semua dokumen, terlepas dari format file, dapat ditemukan secara instan.

46% pekerja terkadang atau hampir selalu kesulitan menemukan informasi yang mereka cari.

Keamanan

Keamanan adalah pertimbangan utama untuk sistem manajemen dokumen saat ini dan solusi apa pun harus disertai dengan langkah-langkah yang diperlukan untuk mengamankan data yang disimpan.

Ini akan mencakup standar seperti keamanan Enkripsi Lanjutan (AES) 256-bit untuk pengiriman dan penerimaan informasi, dan sertifikat SSL (atau TLS) untuk perlindungan data yang ditransfer antara dua sistem (seperti tempat kerja dan klien).

Kontrol versi

"Versioning" mengacu pada pemeliharaan riwayat file yang terdokumentasi di seluruh siklus hidupnya.

Ketika dokumen telah dikolaborasikan, ditinjau, direvisi, atau disetujui, setiap versinya akan disimpan jika diperlukan untuk mengembalikan atau mempelajari inkarnasi file sebelumnya.

Pemangku kepentingan juga dapat diberi tahu jika ada perubahan untuk kolaborasi yang lebih mudah.

Survei Perforce terhadap lebih dari 1.000 karyawan menemukan bahwa 83% pekerja kehilangan waktu karena masalah versi setiap hari.

Kontrol akses

Kontrol akses sangat penting untuk memelihara atau menetapkan protokol keamanan untuk data dan informasi yang disimpan.

Sementara dengan proses berbasis kertas, dokumen dapat diakses oleh siapa saja dengan kunci lemari arsip, sistem manajemen dokumen memungkinkan visibilitas yang jauh lebih jelas tentang siapa yang memiliki akses ke apa.

Dukungan kepatuhan

Kontrol akses dan protokol keamanan lainnya seperti enkripsi juga memainkan peran besar dalam organisasi yang mencapai kepatuhan terhadap standar data, terutama yang berkaitan dengan informasi pengenal pribadi (PII); sangat penting untuk industri tertentu seperti keuangan dan kesehatan.

Kolaborasi

Sistem manajemen dokumen yang berkualitas harus memiliki antarmuka yang mudah digunakan yang terintegrasi dengan aplikasi yang ada.

SharePoint, misalnya, adalah sistem manajemen yang dikembangkan oleh Microsoft yang terintegrasi dengan Office dan memungkinkan pengguna untuk berinteraksi dan berkolaborasi pada dokumen di seluruh platform melalui cloud.

Lokasi yang paling mungkin digunakan oleh pekerja untuk berkolaborasi dan mengelola dokumen adalah email, yang dikutip oleh 69% responden, diikuti oleh drive dan folder jaringan bersama (55%) dan/atau informasi yang disimpan secara lokal ke desktop atau laptop (54%).

Otomatisasi

Sistem manajemen dokumen memungkinkan otomatisasi alur kerja—ini sangat penting untuk proses persetujuan.

Dalam kasus seperti itu, alur kerja dapat diotomatisasi sehingga pemangku kepentingan yang diperlukan diberi tahu sebelum persetujuan, di mana file yang ditentukan dikirim ke tujuannya.

Ini digunakan secara luas oleh perusahaan yang berurusan dengan dokumen seperti kontrak dan faktur setiap hari dan merupakan aspek penting dari alur kerja dokumen digital.

Posting Terkait: Alur Kerja Dokumen Digital Dijelaskan

Akses jarak jauh

Akhirnya, sistem manajemen dokumen untuk bisnis modern harus dapat diakses dari perangkat apa pun yang terhubung ke Internet.

Ini menawarkan lebih banyak fleksibilitas dan efisiensi, karena pemangku kepentingan dapat melakukan tugas di mana pun mereka berada, baik di kantor; di perjalanan; atau bekerja dari rumah.

Bagaimana Sistem Manajemen Dokumen Bekerja?

Memasukkan

Pada tahap input, pemangku kepentingan akan menangkap dokumen.

Ini harus dapat mengakomodasi berbagai macam perangkat input untuk mendigitalkan dokumen atau file.

Sumber input ini harus mencakup hal-hal seperti:

• Pemindai
• Surel
• Unggahan manual dan massal
• Aplikasi seluler
• Aplikasi perangkat lunak berbasis web

Pengolahan

Setelah dokumen dipindai atau dimasukkan ke dalam sistem, dokumen itu perlu diproses (dan dikonversi jika perlu).

Pemrosesan dokumen melibatkan pengambilan file tulisan tangan atau berbasis kertas dan menerjemahkannya ke dalam format digital untuk pengindeksan dan penyimpanan.

Pengindeksan

Pada tahap ini, dokumen yang diinput diberi “tag” dengan metadata yang sesuai untuk memudahkan pencarian.

Metadata ini harus ditentukan oleh proses organisasi internal, tetapi biasanya akan melibatkan penggunaan istilah dan frasa pencarian kunci.

Selain itu, pengindeksan sistem juga harus dilakukan di sini, yang berarti bahwa data yang berkaitan dengan informasi tentang tanggal, jenis dokumen, atau pengidentifikasi dokumen lainnya diperhitungkan.

Pengindeksan juga harus mempertimbangkan revisi akun setelah fakta, sehingga versi dokumen yang berbeda dibuat jelas untuk orang yang mengaksesnya.

Pengambilan

Sistem manajemen dokumen harus menawarkan fungsi pencarian yang mudah digunakan bagi pemangku kepentingan saat mengambil dokumen.

Mesin pencari yang kuat harus membentuk aspek sistem manajemen ini yang memperhitungkan semua atribut yang diuraikan dalam tahap pengindeksan—kebanyakan sistem modern akan memiliki fungsi pencarian yang lebih dari cukup.

Intinya

Sistem manajemen dokumen sangat penting bagi bisnis modern untuk mengindeks, menyimpan, dan mengelola data mereka secara efektif.

Karena volume data dalam UKM meningkat ke tingkat yang belum pernah terjadi sebelumnya, kebutuhan organisasi untuk memanfaatkan data ini secara efektif dan memastikan bahwa data tersebut diamankan untuk memenuhi standar kepatuhan saat ini untuk informasi sensitif.

Jika perusahaan Anda masih menggunakan proses berbasis kertas untuk dokumentasi dan membutuhkan modernisasi, pertimbangkan untuk menanyakan apakah sistem manajemen dokumen dapat menguntungkan operasi Anda dan meningkatkan efisiensi dan produktivitas Anda.

Berlangganan ke blog kami untuk menerima lebih banyak wawasan tentang teknologi bisnis dan tetap mengikuti perkembangan pemasaran, keamanan siber, serta berita dan tren teknologi lainnya.