Che cos'è un sistema di gestione dei documenti?

Che cos'è un sistema di gestione dei documenti? Un sistema di gestione dei documenti viene utilizzato per acquisire, archiviare e recuperare dati e informazioni in forma digitale.

Queste versioni digitalizzate dei documenti vengono generalmente archiviate come PDF, file di elaborazione testi o immagini di documenti fisici.

I sistemi di gestione dei documenti vengono perseguiti più prontamente dalle organizzazioni oggi, grazie ai loro miglioramenti nell'efficienza dei flussi di lavoro e alla loro capacità di portare la conformità dei dati a questi flussi di lavoro.

In questo post del blog, entreremo nel dettaglio e chiederemo esattamente, cos'è un sistema di gestione dei documenti, perché sono necessari per le aziende oggi e quali vantaggi apportano loro?

Che cos'è un sistema di gestione dei documenti?

Senza ripetere ciò che abbiamo già descritto sopra, un sistema di gestione dei documenti è nella sua forma più semplice semplicemente un mezzo per digitalizzare processi precedentemente cartacei e creare visibilità sui flussi di lavoro manuali.

Il 95% delle informazioni aziendali esiste su carta.

Un tipico sistema di gestione dei documenti comprenderà diverse funzionalità:

Funzioni di ricerca

Un sistema di gestione dei documenti dovrebbe avere una funzione di ricerca che consenta di trovare rapidamente le informazioni.

I file possono essere trovati istantaneamente mentre i documenti (inclusi i file basati su immagini) vengono analizzati e i tag dei metadati come criterio vengono presi in considerazione per file più chiaramente definiti.

Questo in effetti significa che praticamente qualsiasi documento, indipendentemente dal formato del file, può essere trovato all'istante.

Il 46% dei lavoratori trova talvolta o quasi sempre difficile trovare le informazioni che stanno cercando.

Sicurezza

La sicurezza è oggi una considerazione fondamentale per i sistemi di gestione dei documenti e qualsiasi soluzione dovrebbe essere dotata delle misure necessarie per proteggere i dati archiviati.

Ciò includerà standard come la sicurezza AES (Advanced Encryption) a 256 bit per l'invio e la ricezione di informazioni e i certificati SSL (o TLS) per la protezione dei dati trasferiti tra due sistemi (come un sito di lavoro e un client).

Controllo della versione

"Versioning" si riferisce al mantenimento di una cronologia documentata di un file durante l'intero ciclo di vita.

Quando i documenti sono stati oggetto di collaborazione, revisione, revisione o approvazione, ogni versione di essi verrà conservata in caso di necessità di ripristinare o studiare una precedente incarnazione di un file.

Le parti interessate possono anche essere informate quando sono state apportate modifiche per una collaborazione più semplice.

Un sondaggio Perforce su oltre 1.000 dipendenti ha rilevato che l'83% dei lavoratori perde tempo ogni giorno a causa di problemi di versione.

Controllo di accesso

I controlli di accesso sono fondamentali per mantenere o stabilire protocolli di sicurezza per i dati e le informazioni archiviati.

Mentre con i processi cartacei, i documenti sono accessibili a chiunque abbia una chiave per l'archivio, un sistema di gestione dei documenti consente una visibilità molto più chiara su chi ha accesso a cosa.

Supporto alla conformità

Anche i controlli di accesso e altri protocolli di sicurezza come la crittografia svolgono un ruolo importante nel raggiungimento della conformità con gli standard dei dati, in particolare quelli relativi alle informazioni di identificazione personale (PII); particolarmente importante per alcuni settori come la finanza e la sanità.

Collaborazione

Un sistema di gestione dei documenti di qualità dovrebbe avere un'interfaccia facile da usare che si integri con le applicazioni esistenti.

SharePoint, ad esempio, è un sistema di gestione sviluppato da Microsoft che si integra con Office e consente agli utenti di interagire e collaborare su documenti attraverso piattaforme attraverso il cloud.

La posizione più probabile utilizzata dai lavoratori per collaborare e gestire i documenti è la posta elettronica, citata dal 69% degli intervistati, seguita da unità e cartelle di rete condivise (55%) e/o informazioni salvate localmente su desktop o laptop (54%).

Automazione

I sistemi di gestione dei documenti consentono l'automazione dei flussi di lavoro, questo è particolarmente importante per i processi di approvazione.

In tali casi, i flussi di lavoro possono essere automatizzati in modo che le parti interessate necessarie vengano notificate prima dell'approvazione, dopodiché il file specificato viene inviato alla sua destinazione.

Viene ampiamente utilizzato dalle aziende che si occupano quotidianamente di documenti come contratti e fatture ed è un aspetto importante del flusso di lavoro dei documenti digitali.

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Accesso remoto

Infine, un sistema di gestione dei documenti per un'azienda moderna dovrebbe essere accessibile da qualsiasi dispositivo connesso a Internet.

Ciò offre maggiore flessibilità ed efficienza, poiché le parti interessate possono svolgere attività indipendentemente da dove si trovano, sia in ufficio; in movimento; o lavorare da casa.

Come funziona un sistema di gestione dei documenti?

Ingresso

Nella fase di input, uno stakeholder acquisirà il documento.

Questo dovrebbe essere in grado di ospitare un'ampia varietà di dispositivi di input da cui digitalizzare il documento o il file.

Queste fonti di input dovrebbero includere cose come:

• Scanner
• E-mail
• Caricamenti manuali e collettivi
• App mobili
• Applicazioni software basate sul Web

in lavorazione

Una volta che un documento è stato scansionato o inserito in altro modo nel sistema, deve essere elaborato (e convertito se necessario).

L'elaborazione dei documenti implica l'acquisizione di un file scritto a mano o cartaceo e la sua traduzione in un formato digitale per l'indicizzazione e l'archiviazione.

Indicizzazione

In questa fase, i documenti immessi vengono "contrassegnati" con i metadati appropriati per facilitarne la ricerca.

Questi metadati dovrebbero essere determinati dal processo organizzativo interno, ma in genere implicano l'uso di termini e frasi chiave di ricerca.

Inoltre, qui dovrebbe avvenire anche l'indicizzazione del sistema, il che in effetti significa che vengono presi in considerazione i dati relativi alle informazioni su date, tipo di documento o altri identificatori del documento.

L'indicizzazione dovrebbe anche tenere conto delle revisioni successive al fatto, in modo che le diverse versioni dei documenti vengano rese chiare per le persone che vi accedono.

Recupero

Un sistema di gestione dei documenti dovrebbe offrire una funzione di ricerca di facile utilizzo per le parti interessate durante il recupero dei documenti.

Un potente motore di ricerca dovrebbe formare questo aspetto del sistema di gestione che tenga conto di tutti gli attributi che vengono delineati nella fase di indicizzazione: la maggior parte dei sistemi moderni avrà una funzione di ricerca più che adeguata.

Linea di fondo

I sistemi di gestione dei documenti sono essenziali per le aziende moderne per indicizzare, archiviare e gestire efficacemente i propri dati.

Poiché i volumi di dati all'interno delle PMI aumentano a livelli senza precedenti, le organizzazioni devono utilizzare questi dati in modo efficace e garantire che siano protetti per soddisfare gli odierni standard di conformità per le informazioni sensibili.

Se la tua azienda utilizza ancora processi cartacei per la documentazione e necessita di una modernizzazione, valuta la possibilità di chiedere se un sistema di gestione dei documenti può avvantaggiare le tue operazioni e migliorare l'efficienza e la produttività.

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