Что такое система управления документами?

Что такое система управления документами? Система управления документами используется для сбора, хранения и извлечения данных и информации в цифровой форме.

Эти оцифрованные версии документов обычно хранятся в виде PDF-файлов, файлов обработки текста или изображений физических документов.

Сегодня организации с большей готовностью используют системы управления документами из-за повышения эффективности рабочих процессов и их способности обеспечивать соответствие данных этим рабочим процессам.

В этом блоге мы углубимся в детали и зададимся вопросом, что такое система управления документами, почему они необходимы компаниям сегодня и какую пользу они им приносят?

Что такое система управления документами?

Не повторяя того, что мы уже описали выше, система управления документами в своей самой базовой форме представляет собой просто средство для оцифровки процессов, ранее основанных на бумажных документах, и обеспечения видимости ручных рабочих процессов.

95% корпоративной информации существует на бумаге.

Типичная система управления документами будет включать в себя несколько функций:

Функции поиска

Система управления документами должна иметь функцию поиска, позволяющую быстро находить информацию.

Файлы можно найти мгновенно, поскольку документы (включая файлы на основе изображений) анализируются, а теги метаданных учитываются в качестве критерия для более четко определенных файлов.

Фактически это означает, что практически любой документ, независимо от формата файла, можно найти мгновенно.

46% сотрудников иногда или почти всегда сталкиваются с трудностями при поиске нужной информации.

Безопасность

Сегодня безопасность является ключевым фактором для систем управления документами, и любое решение должно включать меры, необходимые для защиты хранимых данных.

Это будет включать в себя такие стандарты, как 256-битное расширенное шифрование (AES) для безопасности при отправке и получении информации, а также сертификаты SSL (или TLS) для защиты данных, передаваемых между двумя системами (например, рабочим сайтом и клиентом).

Управление версиями

«Управление версиями» означает ведение документированной истории файла на протяжении всего его жизненного цикла.

Когда над документами совместно работали, рецензировали, редактировали или утверждали, каждая их версия будет сохранена на случай необходимости вернуться или изучить предыдущее воплощение файла.

Заинтересованные стороны также могут быть уведомлены об изменениях для облегчения совместной работы.

Опрос Perforce, в котором приняли участие более 1000 сотрудников, показал, что 83% сотрудников ежедневно тратят время на решение проблем с версиями.

Контроль доступа

Контроль доступа имеет решающее значение для поддержания или установления протоколов безопасности для хранимых данных и информации.

В то время как при использовании бумажных документов доступ к документам может получить любой, у кого есть ключ от картотеки, система управления документами обеспечивает гораздо более четкое представление о том, кто и к чему имеет доступ.

Поддержка соответствия

Контроль доступа и другие протоколы безопасности, такие как шифрование, также играют большую роль в достижении организациями соответствия стандартам данных, особенно тем, которые касаются личной идентифицируемой информации (PII); особенно важно для определенных отраслей, таких как финансы и здравоохранение.

Сотрудничество

Качественная система управления документами должна иметь простой в использовании интерфейс, который интегрируется с существующими приложениями.

Например, SharePoint — это система управления, разработанная Microsoft, которая интегрируется с Office и позволяет пользователям взаимодействовать и совместно работать над документами на разных платформах через облако.

Наиболее вероятным местом, используемым работниками для совместной работы и управления документами, является электронная почта, которую указали 69 % респондентов, за которой следуют общие сетевые диски и папки (55 %) и/или информация, сохраненная локально на настольном компьютере или ноутбуке (54 %).

Автоматизация

Системы управления документами позволяют автоматизировать рабочие процессы — это особенно важно для процессов согласования.

В таких случаях рабочие процессы могут быть автоматизированы, чтобы необходимые заинтересованные стороны были уведомлены до утверждения, после чего указанный файл отправляется по назначению.

Это широко используется компаниями, которые ежедневно имеют дело с такими документами, как контракты и счета-фактуры, и является важным аспектом рабочего процесса цифровых документов.

Связанный пост: Объяснение рабочего процесса цифрового документа

Удаленный доступ

Наконец, система документооборота для современного бизнеса должна быть доступна с любого устройства, подключенного к Интернету.

Это обеспечивает большую гибкость и эффективность, поскольку заинтересованные лица могут выполнять задачи независимо от того, где они находятся, будь то в офисе; на ходу; или работа из дома.

Как работает система управления документами?

Вход

На этапе ввода заинтересованная сторона захватит документ.

Это должно быть в состоянии приспособить большое количество устройств ввода, с которых можно оцифровать документ или файл.

Эти источники ввода должны включать в себя такие вещи, как:

• Сканеры
• Эл. адрес
• Ручная и массовая загрузка
• Мобильные приложения
• Программные веб-приложения

Обработка

После того, как документ отсканирован или иным образом вставлен в систему, его необходимо обработать (и при необходимости преобразовать).

Обработка документов включает в себя получение рукописного или бумажного файла и его перевод в цифровой формат для индексирования и хранения.

Индексация

На этом этапе введенные документы «помечаются» соответствующими метаданными, чтобы упростить их поиск.

Эти метаданные должны определяться внутренним организационным процессом, но обычно включают использование ключевых поисковых терминов и фраз.

Кроме того, здесь также должна происходить системная индексация, что по сути означает, что учитываются данные, относящиеся к сведениям о датах, типе документа или другим идентификаторам документа.

Индексация также должна учитывать изменения постфактум, чтобы разные версии документов были понятны людям, которые к ним обращаются.

Retrieval

Система управления документами должна предлагать функцию поиска, которая проста в использовании для заинтересованных сторон при поиске документов.

Мощная поисковая система должна формировать этот аспект системы управления, который учитывает все атрибуты, указанные на этапе индексации — большинство современных систем будут иметь более чем достаточную функцию поиска.

Нижняя линия

Системы управления документами необходимы современным предприятиям для эффективной индексации, хранения и управления своими данными.

По мере того, как объемы данных в малых и средних предприятиях возрастают до беспрецедентного уровня, организациям необходимо как эффективно использовать эти данные, так и обеспечивать их безопасность, чтобы соответствовать современным стандартам соответствия для конфиденциальной информации.

Если ваша компания все еще использует бумажные процессы для документирования и нуждается в модернизации, рассмотрите вопрос, может ли система управления документами принести пользу вашей деятельности и повысить вашу эффективность и производительность.

Подпишитесь на наш блог, чтобы получать больше информации о бизнес-технологиях и быть в курсе новостей и тенденций в области маркетинга, кибербезопасности и других технологий.