Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents ?

Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents ? Un système de gestion de documents est utilisé pour capturer, stocker et récupérer des données et des informations sous forme numérique.

Ces versions numérisées de documents sont généralement stockées sous forme de fichiers PDF, de fichiers de traitement de texte ou d'images de documents physiques.

Les systèmes de gestion de documents sont plus facilement recherchés par les organisations aujourd'hui, en raison de leurs améliorations de l'efficacité des flux de travail et de leur capacité à apporter la conformité des données à ces flux de travail.

Dans cet article de blog, nous allons entrer dans les détails et demander exactement ce qu'est un système de gestion de documents, pourquoi sont-ils nécessaires pour les entreprises aujourd'hui et quels avantages leur apportent-ils ?

Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents ?

Sans répéter ce que nous avons déjà décrit ci-dessus, un système de gestion de documents est, dans sa forme la plus élémentaire, simplement un moyen de numériser des processus auparavant basés sur le papier et de créer une visibilité sur les flux de travail manuels.

95% des informations d'entreprise existent sur papier.

Un système de gestion de documents typique comprendra plusieurs fonctionnalités :

Fonctions de recherche

Un système de gestion de documents doit avoir une fonction de recherche permettant de trouver rapidement des informations.

Les fichiers peuvent être trouvés instantanément au fur et à mesure que les documents (y compris les fichiers basés sur des images) sont analysés et les balises de métadonnées en tant que critère sont prises en considération pour des fichiers plus clairement définis.

Cela signifie en effet que pratiquement n'importe quel document, quel que soit le format de fichier, peut être trouvé instantanément.

46 % des travailleurs ont parfois ou presque toujours du mal à trouver les informations qu'ils recherchent.

Sécurité

La sécurité est une considération clé pour les systèmes de gestion de documents aujourd'hui et toute solution doit être accompagnée des mesures nécessaires pour sécuriser les données stockées.

Cela inclura des normes telles que la sécurité AES (Advanced Encryption) 256 bits pour l'envoi et la réception d'informations, et les certificats SSL (ou TLS) pour la protection des données transférées entre deux systèmes (comme un chantier et un client).

Contrôle de version

Le « contrôle de version » fait référence au maintien d'un historique documenté d'un fichier tout au long de son cycle de vie.

Lorsque des documents ont fait l'objet d'une collaboration, d'un examen, d'une révision ou d'une approbation, chaque version de ceux-ci sera conservée au cas où il serait nécessaire d'annuler ou d'étudier une version précédente d'un fichier.

Les parties prenantes peuvent également être informées lorsque des modifications ont été apportées pour faciliter la collaboration.

Une enquête Perforce menée auprès de plus de 1 000 employés a révélé que 83 % des travailleurs perdent du temps chaque jour à cause de problèmes de version.

Contrôle d'accès

Les contrôles d'accès sont cruciaux pour maintenir ou établir des protocoles de sécurité pour les données et informations stockées.

Alors qu'avec les processus papier, les documents sont accessibles à toute personne disposant d'une clé du classeur, un système de gestion des documents permet une visibilité beaucoup plus claire sur qui a accès à quoi.

Assistance à la conformité

Les contrôles d'accès et d'autres protocoles de sécurité comme le cryptage jouent également un rôle important dans la mise en conformité des organisations avec les normes de données, en particulier celles concernant les informations personnelles identifiables (PII) ; particulièrement important pour certaines industries comme la finance et la santé.

Collaboration

Un système de gestion de documents de qualité doit avoir une interface facile à utiliser qui s'intègre aux applications existantes.

SharePoint, par exemple, est un système de gestion développé par Microsoft qui s'intègre à Office et permet aux utilisateurs d'interagir et de collaborer sur des documents sur plusieurs plates-formes via le cloud.

L'emplacement le plus susceptible d'être utilisé par les employés pour collaborer et gérer des documents est le courrier électronique, cité par 69 % des personnes interrogées, suivi des lecteurs et dossiers réseau partagés (55 %) et/ou des informations enregistrées localement sur un ordinateur de bureau ou un ordinateur portable (54 %).

Automatisation

Les systèmes de gestion de documents permettent l'automatisation des flux de travail, ce qui est particulièrement important pour les processus d'approbation.

Dans de tels cas, les flux de travail peuvent être automatisés afin que les parties prenantes nécessaires soient informées avant l'approbation, après quoi le fichier spécifié est envoyé à sa destination.

Ceci est largement utilisé par les entreprises qui traitent quotidiennement des documents tels que des contrats et des factures et constitue un aspect important du flux de travail de documents numériques.

Article connexe : explication du flux de travail des documents numériques

Accès à distance

Enfin, un système de gestion de documents pour une entreprise moderne doit être accessible depuis n'importe quel appareil connecté à Internet.

Cela offre plus de flexibilité et d'efficacité, car les intervenants peuvent effectuer des tâches quel que soit l'endroit où ils se trouvent, que ce soit au bureau ; Pret à partir; ou travailler à domicile.

Comment fonctionne un système de gestion de documents ?

Saisir

Au stade de la saisie, une partie prenante saisira le document.

Cela devrait être en mesure d'accueillir une grande variété de périphériques d'entrée à partir desquels numériser le document ou le fichier.

Ces sources d'entrée doivent inclure des éléments tels que :

• Numériseurs
• E-mail
• Téléchargements manuels et groupés
• Application mobile
• Applications logicielles basées sur le Web

Traitement

Une fois qu'un document est numérisé ou autrement inséré dans le système, il doit être traité (et converti si nécessaire).

Le traitement de documents consiste à prendre un fichier écrit à la main ou sur papier et à le traduire dans un format numérique pour l'indexation et le stockage.

Indexage

A ce stade, les documents saisis sont « étiquetés » avec les métadonnées appropriées pour faciliter leur recherche.

Ces métadonnées doivent être déterminées par le processus d'organisation interne, mais impliquent généralement l'utilisation de termes et d'expressions de recherche clés.

De plus, l'indexation du système doit également avoir lieu ici, ce qui signifie en fait que les données relatives aux informations sur les dates, le type de document ou d'autres identifiants du document sont prises en compte.

L'indexation doit également prendre en compte les révisions après coup, afin que les différentes versions des documents soient claires pour les personnes qui y accèdent.

Récupération

Un système de gestion de documents doit offrir une fonction de recherche facile à utiliser pour les parties prenantes lors de la récupération de documents.

Un moteur de recherche puissant devrait constituer cet aspect du système de gestion qui prend en compte tous les attributs définis lors de l'étape d'indexation - la plupart des systèmes modernes auront une fonction de recherche plus qu'adéquate.

Conclusion

Les systèmes de gestion de documents sont essentiels pour que les entreprises modernes indexent, stockent et gèrent efficacement leurs données.

Alors que les volumes de données au sein des PME augmentent à des niveaux sans précédent, les organisations doivent à la fois utiliser ces données efficacement et s'assurer qu'elles sont sécurisées afin de répondre aux normes de conformité actuelles pour les informations sensibles.

Si votre entreprise utilise encore des processus papier pour la documentation et a besoin d'être modernisée, envisagez de demander si un système de gestion de documents peut bénéficier à vos opérations et améliorer votre efficacité et votre productivité.

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