¿Qué es un sistema de gestión de documentos?

¿Qué es un sistema de gestión documental? Un sistema de gestión de documentos se utiliza para capturar, almacenar y recuperar datos e información en forma digital.

Estas versiones digitalizadas de documentos generalmente se almacenan como archivos PDF, archivos de procesamiento de textos o imágenes de documentos físicos.

Las organizaciones buscan sistemas de gestión de documentos con mayor facilidad debido a sus mejoras en la eficiencia de los flujos de trabajo y su capacidad para llevar el cumplimiento de los datos a estos flujos de trabajo.

En esta publicación de blog, entraremos en detalles y preguntaremos exactamente qué es un sistema de gestión de documentos, por qué son necesarios para las empresas hoy en día y qué beneficios les aportan.

¿Qué es un sistema de gestión de documentos?

Sin repetir lo que ya describimos anteriormente, un sistema de gestión de documentos es, en su forma más básica, simplemente un medio para digitalizar procesos que antes se basaban en papel y crear visibilidad sobre los flujos de trabajo manuales.

El 95% de la información corporativa existe en papel.

Un sistema típico de gestión de documentos comprenderá varias características:

Funciones de búsqueda

Un sistema de gestión de documentos debe tener una función de búsqueda que permita encontrar información rápidamente.

Los archivos se pueden encontrar instantáneamente a medida que se analizan los documentos (incluidos los archivos basados ​​en imágenes) y se toman en consideración las etiquetas de metadatos como criterio para definir archivos con mayor claridad.

En efecto, esto significa que prácticamente cualquier documento, independientemente del formato de archivo, se puede encontrar al instante.

Al 46 % de los trabajadores les resulta a veces o casi siempre difícil encontrar la información que buscan.

Seguridad

La seguridad es una consideración clave para los sistemas de gestión de documentos en la actualidad y cualquier solución debe incluir las medidas necesarias para proteger los datos almacenados.

Esto incluirá estándares como la seguridad de cifrado avanzado (AES) de 256 bits para el envío y la recepción de información, y certificados SSL (o TLS) para la protección de los datos transferidos entre dos sistemas (como un lugar de trabajo y un cliente).

Control de versiones

“Versionar” se refiere a mantener un historial documentado de un archivo a lo largo de todo su ciclo de vida.

Cuando los documentos hayan sido colaborados, revisados, revisados ​​o aprobados, se conservará cada versión de los mismos en caso de necesidad de revertir o estudiar una encarnación anterior de un archivo.

También se puede notificar a las partes interesadas cuando se hayan realizado cambios para facilitar la colaboración.

Una encuesta de Perforce a más de 1000 empleados encontró que el 83 % de los trabajadores pierden tiempo todos los días debido a problemas de versiones.

Control de acceso

Los controles de acceso son cruciales para mantener o establecer protocolos de seguridad para los datos y la información almacenados.

Mientras que con los procesos basados ​​en papel, cualquier persona que tenga una llave del archivador puede acceder a los documentos, un sistema de gestión de documentos permite una visibilidad mucho más clara sobre quién tiene acceso a qué.

Soporte de cumplimiento

Los controles de acceso y otros protocolos de seguridad como el cifrado también juegan un papel importante en las organizaciones que logran cumplir con los estándares de datos, particularmente aquellos relacionados con la información de identificación personal (PII); especialmente importante para ciertas industrias como las finanzas y la atención médica.

Colaboración

Un sistema de gestión de documentos de calidad debe tener una interfaz fácil de usar que se integre con las aplicaciones existentes.

SharePoint, por ejemplo, es un sistema de gestión desarrollado por Microsoft que se integra con Office y permite a los usuarios interactuar y colaborar en documentos entre plataformas a través de la nube.

La ubicación más utilizada por los trabajadores para colaborar y administrar documentos es el correo electrónico, citado por el 69 % de los encuestados, seguido de unidades y carpetas de red compartidas (55 %) y/o información guardada localmente en computadoras de escritorio o portátiles (54 %).

Automatización

Los sistemas de gestión de documentos permiten la automatización de los flujos de trabajo; esto es particularmente importante para los procesos de aprobación.

En tales casos, los flujos de trabajo se pueden automatizar para que las partes interesadas necesarias sean notificadas antes de la aprobación, luego de lo cual el archivo especificado se envía a su destino.

Esto es ampliamente utilizado por empresas que manejan documentos como contratos y facturas a diario y es un aspecto importante del flujo de trabajo de documentos digitales.

Publicación relacionada: Explicación del flujo de trabajo de documentos digitales

Acceso remoto

Finalmente, un sistema de gestión de documentos para una empresa moderna debe ser accesible desde cualquier dispositivo conectado a Internet.

Esto ofrece más flexibilidad y eficiencia, ya que las partes interesadas pueden realizar tareas independientemente de dónde se encuentren, ya sea en la oficina; muy activo; o trabajando desde casa.

¿Cómo funciona un sistema de gestión de documentos?

Aporte

En la etapa de entrada, una parte interesada capturará el documento.

Esto debería poder acomodar una gran variedad de dispositivos de entrada desde los cuales digitalizar el documento o archivo.

Estas fuentes de entrada deben incluir cosas como:

• Escáneres
• Correo electrónico
• Cargas manuales y masivas
• Aplicaciones móviles
• Aplicaciones de software basadas en la web

Procesando

Una vez que un documento se escanea o se inserta en el sistema, debe procesarse (y convertirse si es necesario).

El procesamiento de documentos implica tomar un archivo escrito a mano o en papel y traducirlo a un formato digital para indexarlo y almacenarlo.

Indexación

En esta etapa, los documentos ingresados ​​se "etiquetan" con los metadatos apropiados para que sea más fácil buscarlos.

Estos metadatos deben estar determinados por el proceso de organización interna, pero generalmente implicarán el uso de términos y frases de búsqueda clave.

Además, la indexación del sistema también debe tener lugar aquí, lo que en efecto significa que se tienen en cuenta los datos relacionados con la información sobre fechas, tipo de documento u otros identificadores del documento.

La indexación también debe tener en cuenta las revisiones posteriores, de modo que las diferentes versiones del documento queden claras para las personas que acceden a ellas.

Recuperación

Un sistema de gestión de documentos debe ofrecer una función de búsqueda que sea fácil de usar para las partes interesadas al recuperar documentos.

Un potente motor de búsqueda debe formar este aspecto del sistema de gestión que tenga en cuenta todos los atributos que se describen en la etapa de indexación; la mayoría de los sistemas modernos tendrán una función de búsqueda más que adecuada.

Línea de fondo

Los sistemas de administración de documentos son esenciales para que las empresas modernas indexen, almacenen y administren sus datos de manera efectiva.

A medida que los volúmenes de datos dentro de las PYMES aumentan a niveles sin precedentes, las organizaciones necesitan utilizar estos datos de manera efectiva y garantizar que estén protegidos para cumplir con los estándares de cumplimiento actuales para información confidencial.

Si su empresa todavía usa procesos basados ​​en papel para la documentación y necesita modernizarse, considere preguntar si un sistema de gestión de documentos puede beneficiar sus operaciones y mejorar su eficiencia y productividad.

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