Co to jest system zarządzania dokumentami?

Czym jest system zarządzania dokumentami? System zarządzania dokumentami służy do przechwytywania, przechowywania i pobierania danych i informacji w formie cyfrowej.

Te cyfrowe wersje dokumentów są zwykle przechowywane jako pliki PDF, pliki edytora tekstu lub obrazy fizycznych dokumentów.

Obecnie organizacje chętniej stosują systemy zarządzania dokumentami ze względu na ich poprawę wydajności przepływów pracy i ich zdolność do zapewnienia zgodności danych z tymi przepływami pracy.

W tym wpisie na blogu zagłębimy się w szczegóły i zapytamy dokładnie, czym jest system zarządzania dokumentami, dlaczego są one dziś niezbędne dla firm i jakie przynoszą im korzyści?

Co to jest system zarządzania dokumentami?

Bez powtarzania tego, co już opisaliśmy powyżej, system zarządzania dokumentami jest w swojej najbardziej podstawowej formie po prostu środkiem do digitalizacji wcześniejszych procesów papierowych i zapewnienia widoczności nad ręcznymi przepływami pracy.

95% informacji firmowych istnieje na papierze.

Typowy system zarządzania dokumentami będzie składał się z kilku funkcji:

Funkcje wyszukiwania

System zarządzania dokumentami powinien posiadać funkcję wyszukiwania, która pozwala na szybkie odnalezienie informacji.

Pliki można znaleźć natychmiast, ponieważ dokumenty (w tym pliki oparte na obrazach) są analizowane, a tagi metadanych jako kryterium są brane pod uwagę w przypadku wyraźniej zdefiniowanych plików.

W efekcie oznacza to, że praktycznie każdy dokument, niezależnie od formatu pliku, można znaleźć natychmiast.

46% pracowników uważa, że ​​czasami lub prawie zawsze trudno jest znaleźć informacje, których szukają.

Bezpieczeństwo

Bezpieczeństwo jest obecnie kluczowym zagadnieniem dla systemów zarządzania dokumentami, a każde rozwiązanie powinno zawierać środki niezbędne do zabezpieczenia przechowywanych danych.

Obejmuje to standardy, takie jak 256-bitowe zabezpieczenia zaawansowanego szyfrowania (AES) do wysyłania i odbierania informacji oraz certyfikaty SSL (lub TLS) do ochrony danych przesyłanych między dwoma systemami (np. miejscem pracy i klientem).

Kontrola wersji

„Wersjonowanie” odnosi się do utrzymywania udokumentowanej historii pliku przez cały jego cykl życia.

Gdy dokumenty były opracowywane, przeglądane, poprawiane lub zatwierdzane, każda ich wersja zostanie zachowana na wypadek konieczności przywrócenia lub przestudiowania poprzedniego wcielenia pliku.

Interesariusze mogą być również powiadamiani o wprowadzeniu zmian w celu ułatwienia współpracy.

Ankieta przeprowadzona przez Perforce wśród ponad 1000 pracowników wykazała, że ​​83% pracowników codziennie traci czas na problemy z wersjonowaniem.

Kontrola dostępu

Kontrola dostępu ma kluczowe znaczenie dla utrzymywania lub ustanawiania protokołów bezpieczeństwa dla przechowywanych danych i informacji.

Podczas gdy w przypadku procesów papierowych dostęp do dokumentów może mieć każdy, kto ma klucz do szafki na akta, system zarządzania dokumentami pozwala na znacznie wyraźniejszy wgląd w to, kto ma do czego dostęp.

Wsparcie zgodności

Kontrole dostępu i inne protokoły bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie, również odgrywają dużą rolę w osiąganiu przez organizacje zgodności ze standardami danych, zwłaszcza dotyczącymi informacji umożliwiających identyfikację osób (PII); szczególnie ważne dla niektórych branż, takich jak finanse i opieka zdrowotna.

Współpraca

System zarządzania dokumentami jakości powinien mieć łatwy w użyciu interfejs, który integruje się z istniejącymi aplikacjami.

Na przykład SharePoint to system zarządzania opracowany przez firmę Microsoft, który integruje się z pakietem Office i umożliwia użytkownikom interakcję i współpracę nad dokumentami na różnych platformach za pośrednictwem chmury.

Najbardziej prawdopodobną lokalizacją wykorzystywaną przez pracowników do współpracy i zarządzania dokumentami jest poczta e-mail, wskazywana przez 69% respondentów, a następnie współdzielone dyski i foldery sieciowe (55%) i/lub informacje zapisywane lokalnie na komputerze stacjonarnym lub laptopie (54%).

Automatyzacja

Systemy zarządzania dokumentami pozwalają na automatyzację przepływów pracy – jest to szczególnie ważne w przypadku procesów zatwierdzania.

W takich przypadkach przepływy pracy można zautomatyzować, dzięki czemu niezbędni interesariusze zostaną powiadomieni przed zatwierdzeniem, po czym określony plik zostanie wysłany do miejsca docelowego.

Jest to szeroko stosowane przez firmy, które na co dzień zajmują się dokumentami, takimi jak umowy i faktury, i jest ważnym aspektem cyfrowego obiegu dokumentów.

Powiązany post: Objaśnienie obiegu dokumentów cyfrowych

Dostęp zdalny

Wreszcie, system zarządzania dokumentami dla nowoczesnego biznesu powinien być dostępny z każdego urządzenia podłączonego do Internetu.

Zapewnia to większą elastyczność i wydajność, ponieważ interesariusze mogą wykonywać zadania niezależnie od tego, gdzie się znajdują, czy w biurze; w drodze; lub pracując w domu.

Jak działa system zarządzania dokumentami?

Wejście

Na etapie wejściowym interesariusz przechwyci dokument.

Powinno to być w stanie pomieścić wiele różnych urządzeń wejściowych, z których można zdigitalizować dokument lub plik.

Te źródła wejściowe powinny obejmować takie rzeczy jak:

• Skanery
• E-mail
• Przesyłanie ręczne i zbiorcze
• Aplikacje mobilne
• Aplikacje internetowe

Przetwarzanie

Gdy dokument zostanie zeskanowany lub w inny sposób wprowadzony do systemu, musi zostać przetworzony (i w razie potrzeby przekonwertowany).

Przetwarzanie dokumentów polega na pobraniu odręcznego lub papierowego pliku i przetłumaczeniu go na format cyfrowy w celu zindeksowania i przechowywania.

Indeksowanie

Na tym etapie wprowadzane dokumenty są „oznaczane” odpowiednimi metadanymi, aby ułatwić ich wyszukiwanie.

Te metadane powinny być określane przez wewnętrzny proces organizacji, ale zazwyczaj obejmują użycie kluczowych haseł i fraz wyszukiwania.

Dodatkowo powinna mieć tu miejsce także indeksacja systemowa, co w efekcie oznacza, że ​​brane są pod uwagę dane dotyczące informacji o datach, typie dokumentu, czy innych identyfikatorach dokumentu.

Indeksowanie powinno również uwzględniać zmiany po fakcie, więc różne wersje dokumentów są jasne dla osób, które mają do nich dostęp.

Wyszukiwanie

System zarządzania dokumentami powinien oferować funkcję wyszukiwania, która jest łatwa w użyciu dla interesariuszy podczas pobierania dokumentów.

Potężna wyszukiwarka powinna tworzyć ten aspekt systemu zarządzania, który uwzględnia wszystkie atrybuty przedstawione na etapie indeksowania — większość nowoczesnych systemów będzie miała funkcję wyszukiwania, która jest więcej niż wystarczająca.

Dolna linia

Systemy zarządzania dokumentami są niezbędne dla nowoczesnych firm do efektywnego indeksowania, przechowywania i zarządzania danymi.

Ponieważ ilość danych w małych i średnich firmach rośnie do bezprecedensowych poziomów, organizacje muszą zarówno efektywnie wykorzystywać te dane, jak i zapewniać ich bezpieczeństwo, aby spełnić dzisiejsze standardy zgodności dla poufnych informacji.

Jeśli Twoja firma nadal korzysta z dokumentów papierowych i wymaga modernizacji, zastanów się, czy system zarządzania dokumentami może przynieść korzyści Twoim działaniom oraz poprawić wydajność i produktywność.

Subskrybuj nasz blog, aby otrzymywać więcej informacji na temat technologii biznesowej i być na bieżąco z informacjami dotyczącymi marketingu, cyberbezpieczeństwa oraz innymi nowościami i trendami technologicznymi.