Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem? Ein Dokumentenmanagementsystem dient zum Erfassen, Speichern und Abrufen von Daten und Informationen in digitaler Form.

Diese digitalisierten Versionen von Dokumenten werden normalerweise als PDFs, Textverarbeitungsdateien oder Bilder von physischen Dokumenten gespeichert.

Dokumentenverwaltungssysteme werden heute von Unternehmen eher nachgefragt, da sie die Effizienz der Arbeitsabläufe verbessern und die Datenkonformität in diese Arbeitsabläufe einbringen können.

In diesem Blogbeitrag gehen wir ins Detail und fragen genau, was ist ein Dokumentenmanagementsystem, warum sind sie für Unternehmen heute notwendig und welchen Nutzen bringen sie ihnen?

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ohne zu wiederholen, was wir bereits oben beschrieben haben, ist ein Dokumentenmanagementsystem in seiner einfachsten Form einfach ein Mittel, um zuvor papierbasierte Prozesse zu digitalisieren und Transparenz über manuelle Arbeitsabläufe zu schaffen.

95 % der Unternehmensinformationen liegen auf Papier vor.

Ein typisches Dokumentenmanagementsystem umfasst mehrere Funktionen:

Suchfunktionen

Ein Dokumentenmanagementsystem sollte über eine Suchfunktion verfügen, die ein schnelles Auffinden von Informationen ermöglicht.

Dateien können sofort gefunden werden, wenn Dokumente (einschließlich bildbasierter Dateien) geparst werden und Metadaten-Tags als Kriterium für klarer definierte Dateien berücksichtigt werden.

Dies bedeutet praktisch, dass praktisch jedes Dokument, unabhängig vom Dateiformat, sofort gefunden werden kann.

46 % der Arbeitnehmer finden es manchmal oder fast immer schwierig, die gesuchten Informationen zu finden.

Sicherheit

Sicherheit ist heute ein wichtiger Aspekt für Dokumentenverwaltungssysteme, und jede Lösung sollte die Maßnahmen enthalten, die zum Schutz gespeicherter Daten erforderlich sind.

Dazu gehören Standards wie 256-Bit Advanced Encryption (AES)-Sicherheit für das Senden und Empfangen von Informationen und SSL- (oder TLS-) Zertifikate für den Schutz von Daten, die zwischen zwei Systemen (wie einer Baustelle und einem Kunden) übertragen werden.

Versionskontrolle

„Versionierung“ bezieht sich auf die Beibehaltung einer dokumentierten Historie einer Datei während ihres gesamten Lebenszyklus.

Wenn Dokumente gemeinsam bearbeitet, überprüft, überarbeitet oder genehmigt wurden, wird jede Version davon aufbewahrt, falls eine frühere Inkarnation einer Datei wiederhergestellt oder untersucht werden muss.

Stakeholder können auch benachrichtigt werden, wenn Änderungen vorgenommen wurden, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Eine Perforce-Umfrage unter über 1.000 Mitarbeitern ergab, dass 83 % der Mitarbeiter jeden Tag Zeit mit Versionierungsproblemen verlieren.

Zugangskontrolle

Zugriffskontrollen sind entscheidend für die Aufrechterhaltung oder Einrichtung von Sicherheitsprotokollen für gespeicherte Daten und Informationen.

Während bei papierbasierten Prozessen jeder mit einem Schlüssel zum Aktenschrank auf Dokumente zugreifen kann, ermöglicht ein Dokumentenmanagementsystem eine weitaus klarere Transparenz darüber, wer auf was Zugriff hat.

Compliance-Unterstützung

Zugriffskontrollen und andere Sicherheitsprotokolle wie Verschlüsselung spielen ebenfalls eine große Rolle in Organisationen, die die Einhaltung von Datenstandards erreichen, insbesondere in Bezug auf personenbezogene Daten (PII); besonders wichtig für bestimmte Branchen wie Finanzen und Gesundheitswesen.

Zusammenarbeit

Ein hochwertiges Dokumentenmanagementsystem sollte über eine benutzerfreundliche Oberfläche verfügen, die sich in vorhandene Anwendungen integrieren lässt.

SharePoint zum Beispiel ist ein von Microsoft entwickeltes Verwaltungssystem, das sich in Office integrieren lässt und es Benutzern ermöglicht, über die Cloud plattformübergreifend an Dokumenten zu interagieren und zusammenzuarbeiten.

Der wahrscheinlichste Ort, der von Mitarbeitern für die Zusammenarbeit und das Verwalten von Dokumenten verwendet wird, ist E-Mail, was von 69 % der Befragten genannt wird, gefolgt von freigegebenen Netzwerklaufwerken und -ordnern (55 %) und/oder lokal auf dem Desktop oder Laptop gespeicherten Informationen (54 %).

Automatisierung

Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen die Automatisierung von Arbeitsabläufen – dies ist besonders wichtig für Genehmigungsprozesse.

In solchen Fällen können die Workflows automatisiert werden, sodass die erforderlichen Stakeholder vor der Genehmigung benachrichtigt werden, woraufhin die angegebene Datei an ihr Ziel gesendet wird.

Dies wird von Unternehmen, die täglich mit Dokumenten wie Verträgen und Rechnungen zu tun haben, ausgiebig genutzt und ist ein wichtiger Aspekt des digitalen Dokumenten-Workflows.

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Fernzugriff

Schließlich sollte ein Dokumentenmanagementsystem für ein modernes Unternehmen von jedem mit dem Internet verbundenen Gerät aus zugänglich sein.

Dies bietet mehr Flexibilität und Effizienz, da die Beteiligten Aufgaben unabhängig von ihrem Standort ausführen können, sei es im Büro; auf dem Weg; oder von zu Hause aus arbeiten.

Wie funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem?

Eingang

In der Eingabephase erfasst ein Stakeholder das Dokument.

Dies sollte in der Lage sein, eine große Vielzahl von Eingabegeräten aufzunehmen, von denen das Dokument oder die Datei digitalisiert werden kann.

Diese Eingabequellen sollten Folgendes umfassen:

• Scanner
• Email
• Manuelle und Bulk-Uploads
• Mobile Apps
• Webbasierte Softwareanwendungen

wird bearbeitet

Sobald ein Dokument gescannt oder anderweitig in das System eingegeben wurde, muss es verarbeitet (und ggf. konvertiert) werden.

Bei der Dokumentenverarbeitung wird eine handschriftliche oder papierbasierte Datei genommen und in ein digitales Format zum Indizieren und Speichern übersetzt.

Indizierung

In dieser Phase werden die eingegebenen Dokumente mit den entsprechenden Metadaten „getaggt“, um die Suche zu erleichtern.

Diese Metadaten sollten durch den internen Organisationsprozess bestimmt werden, umfassen jedoch typischerweise die Verwendung von Schlüsselsuchbegriffen und -phrasen.

Außerdem soll hier auch eine systemische Verschlagwortung erfolgen, was im Endeffekt bedeutet, dass Daten zu Informationen über Datum, Dokumentenart oder andere Kennungen des Dokuments berücksichtigt werden.

Die Indexierung sollte auch nachträgliche Überarbeitungen berücksichtigen, damit unterschiedliche Dokumentversionen für Personen, die darauf zugreifen, deutlich gemacht werden.

Abruf

Ein Dokumentenmanagementsystem sollte eine Suchfunktion bieten, die für Stakeholder beim Abrufen von Dokumenten einfach zu bedienen ist.

Eine leistungsstarke Suchmaschine sollte diesen Aspekt des Verwaltungssystems bilden, das alle Attribute berücksichtigt, die in der Indizierungsphase skizziert werden – die meisten modernen Systeme verfügen über eine Suchfunktion, die mehr als ausreichend ist.

Endeffekt

Dokumentenmanagementsysteme sind für moderne Unternehmen unerlässlich, um ihre Daten effektiv zu indizieren, zu speichern und zu verwalten.

Da die Datenmengen in KMUs ein beispielloses Niveau erreichen, müssen Unternehmen diese Daten sowohl effektiv nutzen als auch sicherstellen, dass sie gesichert sind, um die heutigen Compliance-Standards für sensible Informationen zu erfüllen.

Wenn Ihr Unternehmen immer noch papierbasierte Prozesse für die Dokumentation verwendet und modernisiert werden muss, sollten Sie sich fragen, ob ein Dokumentenmanagementsystem Ihrem Betrieb zugute kommen und Ihre Effizienz und Produktivität verbessern kann.

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