Como combater 4 cenários de pior caso para pequenas empresas

Ameaças à saúde e operação contínua de sua pequena empresa podem vir de todos os cantos:

• Seus funcionários,
• Seu governo,
• Forças humanas externas (hackers), e
• Forças naturais externas (Mãe Natureza).

Estatísticas sombrias nos dizem que 40% das empresas nunca reabrem após um desastre natural. Recentemente, uma empresa de telemarketing fechou suas portas e demitiu 300 pessoas após um ataque de ransomware.

Cenários de negócios de pior caso

Esses contos de aflição não precisavam acontecer. É tudo uma questão de estar preparado e saber o que fazer quando de repente você se deparar com os piores cenários de negócios. Leve essas dicas a sério e você e sua pequena empresa não serão citados na próxima vez que algum escritor começar a listar empresas infelizes que faliram devido a uma falha na preparação.

Ameaças Internas

Mesmo na era da Internet, são seus funcionários – e talvez seu parceiro – que representam a maior e mais constante ameaça ao seu negócio. Atos humanos intencionais e não intencionais podem derrubar um negócio de uma só vez ou corroer lentamente sua viabilidade.

O combate às ameaças internas requer uma abordagem abrangente que combine:

• Contratação cuidadosa
• Supervisão inteligente e sistemas de negócios
• Treinamento diligente

Convenhamos, as pequenas empresas muitas vezes se apressam em contratar alguém que parece ser um excelente candidato para uma posição aberta sem verificar minuciosamente as referências e realizar uma verificação abrangente de antecedentes. Isso é especialmente verdadeiro se o candidato tiver sido recomendado por um funcionário atual.

Invista em verificações de antecedentes profissionais e, além de entrar em contato com as referências listadas, peça os nomes de outros profissionais que trabalharam com seu candidato ao falar com as referências deles.

Uma vez a bordo, certifique-se de treinar todos os seus funcionários em medidas de segurança, incluindo segurança online e segurança das instalações. Não dê aos funcionários permissões de rede mais altas do que as necessárias para seus trabalhos. Tenha alarmes e câmeras no lugar e certifique-se de que estejam funcionando corretamente.

A fraude é um dos maiores problemas para qualquer pequena empresa. Coloque cheques e contrapesos no lugar para lidar com fundos de negócios. Por exemplo, se um único funcionário é responsável por pagar fornecedores, registrar recibos e fazer depósitos, você está tornando sua empresa vulnerável à fraude. Separe essas funções. Exigir duas assinaturas em cheques. Implementar supervisão financeira rigorosa, incluindo auditorias.

O homem do imposto

O presidente Reagan brincou: “As palavras mais aterrorizantes da língua inglesa são: sou do governo e estou aqui para ajudar”.

Eu amo a citação, mas acho que ele estava um pouco fora da base. Na minha opinião, as palavras mais aterrorizantes são: “Sou do IRS e estou aqui para auditar suas declarações fiscais”.

O fato é que mesmo um contribuinte diligente pode ter problemas com o IRS. E, para piorar as coisas, poucos de nós têm alguma ideia de como lidar com isso quando somos atingidos por multas, penalidades e grandes impostos atrasados. Afinal, o IRS pode apreender nossas casas, veículos, contas bancárias ou qualquer outra propriedade que possa usar para pagar nossa dívida fiscal.

Assim como todas as dicas que estou oferecendo aqui, espero que você nunca se depare com uma situação em que elas sejam as únicas coisas que salvam seus negócios e sua situação financeira, mas você precisa saber que existem várias maneiras de diminuir o fardo de Taxas e multas de IRS:

• Planos de Pagamento Mensal
• Contrato de Parcelamento de Pagamento Parcial (pagar menos do que o devido)
• Hardship Offer in Compromise (pague menos do que o devido)
• Acordo Escadaria (os pagamentos aumentam ao longo do tempo)
• IRS Fresh Start Initiative (pagamento ao longo do tempo sem penalidades)
• Contrate uma empresa de resolução de dívidas fiscais ou um advogado tributário para obter o melhor negócio
• Obtenha o status “Atualmente não colecionável” (apenas para aqueles em situações financeiras difíceis)

Hackers

A segurança cibernética passou de um tópico que não existia há algumas décadas para um que faz as principais manchetes praticamente todas as semanas. O fato trágico é que, pela natureza de seu trabalho, os vilões cibernéticos estão sempre um passo à frente dos profissionais de segurança cibernética.

Sua única esperança é dupla:

• Você não é atingido com a mais recente tática de crime cibernético, e
• Seu treinamento e medidas de segurança cobrem todas as ameaças conhecidas.

A questão com a qual os proprietários de pequenas empresas precisam lidar é decidir se eles – ou sua equipe de TI – estão adequadamente preparados para treinar, instalar e supervisionar todos os aspectos das defesas contra crimes cibernéticos da empresa.

Atualizar-se sobre o manuseio adequado de e-mail e segurança cibernética geral são tópicos que a maioria dos proprietários de empresas deve ser capaz de entender e treinar seus funcionários. No entanto, muitos proprietários estão deixando isso escapar.

Por outro lado, fortalecer suas defesas contra fortes ataques de rede provavelmente está além do escopo da maioria dos proprietários. Para atender a essas necessidades, sugiro trazer um consultor de segurança cibernética para avaliar suas fraquezas e propor um plano de segurança cibernética.

Além disso, com o boom das ofertas de software como serviço (SaaS) baseadas em nuvem, as pequenas empresas podem essencialmente entregar algumas de suas preocupações de segurança a organizações mais adequadas para lidar com a segurança online.

Mas mesmo quando você se inscreveu em um provedor de SaaS, a ameaça de falhas de segurança ainda existe. Por exemplo, muitos de seus funcionários serão tentados a se conectar aos seus provedores de SaaS por meio de seus smartphones pessoais não seguros ou outros dispositivos. É aqui que um especialista pode ajudá-lo a implementar uma política inteligente com bons controles.