Como criar uma lista de mídia que obtém publicidade

Publicados: 2020-11-30

Uma boa lista de mídia ajuda você a levar as notícias da sua empresa à atenção dos jornalistas e obter publicidade. Afinal, se você está enviando um comunicado de imprensa ou um discurso de relações públicas, você quer atingir o público certo. Abaixo, mostramos a você como criar uma lista de mídia – uma que segmente as pessoas certas – em 5 etapas fáceis.

O que é uma lista de mídia?

Uma lista de mídia consiste em contatos de mídia de agências de notícias, revistas e publicações on-line – e especificamente aqueles que atraem seus clientes em potencial. Ele contém nomes, endereços de e-mail e outras informações. Alguns chamam de lista de imprensa ou lista de contatos de mídia.

Por que você precisa de uma lista? Suponha que você esteja divulgando um anúncio de um novo produto, inauguração ou outras notícias. Com uma lista você sabe para onde enviar suas notícias. A maioria das pessoas faz divulgação individual usando sua lista e também envia comunicados por fio usando sites de distribuição de comunicados à imprensa.

Comprar ou criar sua própria lista de mídia?

Os profissionais de relações públicas podem precisar de longas listas com centenas ou milhares de nomes e endereços de e-mail. É possível comprar listas de mídia – algo que aqueles em grandes empresas podem querer considerar – usando uma das ferramentas de relações públicas abaixo.

No entanto, para pequenas empresas locais, as listas de mídia geralmente são curtas, às vezes apenas uma dúzia de contatos. Para uma lista pequena, é melhor criar a sua própria para que você possa direcioná-la melhor. A qualidade é mais importante que a quantidade.

5 etapas para criar uma lista de mídia

Aqui estão cinco etapas simples para criar uma lista de mídia. Comece identificando o mercado que você espera alcançar com suas notícias. Em seguida, identifique os contatos de mídia. Em seguida, monte uma planilha. Em seguida, reúna todos os detalhes de contato e outras informações. Adicione notas e atualize sua lista de tempos em tempos. Vamos nos aprofundar nos detalhes:

1. Defina seu público-alvo

O primeiro passo para criar uma lista de contatos de mídia é definir o tipo de pessoa que você deseja alcançar com as notícias da sua empresa. Estes incluirão potenciais compradores de seus produtos ou serviços, ou aqueles que influenciam as decisões de compra.

Por exemplo, suponha que você opere um restaurante familiar local e tenha um novo cardápio incrível para divulgar. Seu público-alvo pode ser moradores locais em um raio de 25 milhas que gostam de jantar fora e ter renda disponível.

Por exemplo, número dois, digamos que sua empresa venda software financeiro. Seu cliente ideal é um gerente financeiro ou alguém de uma empresa de contabilidade. Seu mercado-alvo será de âmbito nacional, composto por empresários com necessidade de software de finanças.

Você vê como cada alvo é diferente? Eles consomem diferentes tipos de mídia, portanto, seu plano de divulgação deve ser adaptado.

Dica profissional : se você já configurou as personas do comprador descrevendo a localização, o perfil demográfico, os interesses e os tipos de mídia que consomem, essas personas serão úteis aqui.

2. Identificar jornalistas e meios de comunicação

O passo 2 é onde você identifica os meios de comunicação que provavelmente alcançarão seus alvos. Você também precisa identificar os membros da mídia (jornalistas, editores) a serem adicionados.

- Identifique o meio de comunicação. Coloque-se no lugar do seu comprador e encontre publicações de mídia e agências de notícias que seu comprador-alvo normalmente frequenta. Os veículos cobrem conteúdos semelhantes às suas notícias? Eles deram cobertura aos concorrentes? Quão grande é o seu público leitor? Escolha opções relevantes para não perder tempo.
- Encontre a pessoa certa no meio de comunicação. Procure um jornalista que cubra sua batida. Que tipo de conteúdo eles cobrem? Eles escrevem histórias que chamariam a atenção do seu alvo?

Vejamos nossos dois exemplos novamente para ilustrar o que procurar.

Exemplo 1 – um restaurante local: Não seria ótimo ter uma história nas seções de comida ou estilo de vida dos jornais locais? Sites de notícias locais, como Patch ou Coal Region Canary, são outro tipo de canal a ser segmentado. Finalmente, não se esqueça de blogs de comida local, por exemplo, Philly Food Adventures. Para um negócio local, a localização é super importante.

Exemplo 2 – uma empresa de software de finanças: Procure sites de revistas de negócios que os contadores leiam. Pesquise publicações comerciais que atendem ao setor contábil ou sites que analisam ferramentas de software. O setor ou nicho da indústria é mais importante do que a localização do meio de comunicação neste exemplo.

Dica profissional: não tenha medo de adicionar pontos de venda à sua lista de contatos de mídia. A mídia local e os pubs comerciais estão sempre precisando de uma história e dispostos a revisar os lançamentos de relações públicas e os comunicados de imprensa.

3. Decidir sobre um formato de lista

Para esta etapa, a maneira mais simples de configurar uma lista de contatos é criar uma planilha ou um documento do Word com colunas. Inclua o nome de cada contato e como alcançá-los.

Certifique-se de incluir mais do que nomes e informações de contato. A quantidade de detalhes que você precisa depende da sua função. Os profissionais de relações públicas que representam muitos clientes vão querer mais detalhes, abrangendo informações como setor e localização. Mas o gerente de marketing de uma pequena empresa pode não precisar, por exemplo, especificar o local porque todos os seus contatos de mídia seriam locais.

Adicione notas sobre os tipos de comunicados à imprensa ou discursos de mídia que podem ser mais bem-sucedidos com cada repórter.

Economize tempo começando com um modelo (veja nossa versão gratuita abaixo).

4. Comece a adicionar informações de contato

A próxima etapa é localizar e inserir informações para os contatos de mídia. Pesquise por assinaturas para identificar escritores enquanto lê publicações em seu setor. Quando você vir o nome de um escritor nos artigos de que gosta, adicione-o. Você pode encontrar alguns no Twitter, o que atrai muitas pessoas da mídia. Alguns representantes da mídia podem entrar em contato com você para entrar na sua lista.

Mantenha-o direcionado. Lembre-se, uma lista de alta qualidade de um punhado de pessoas certas é melhor para relações públicas do que milhares de contatos de mídia que não conseguem colocá-lo na frente de seu público-alvo.

Você enviará e-mails para seus contatos individualmente, então tudo deve valer a pena, não apenas preencher linhas em uma planilha. Depois de alguns dias, faça uma segunda tentativa e remova todos os contatos da mídia se achar que eles não podem ajudá-lo a alcançar seus objetivos.

5. Atualize sua lista de mídia regularmente

A etapa final é atualizar sua lista regularmente para que ela esteja pronta na próxima vez que você precisar. Pense na sua lista de mídia como um trabalho em andamento.

Adicione novos contatos de mídia, é claro. Limpe periodicamente sua lista. Remova contatos de mídia desatualizados, como quando repórteres ou editores mudam.

Observe quando você teve uma ótima experiência de uma história. Isso ajuda você a se concentrar nos contatos da lista de mídia que são mais receptivos às suas propostas.

Quais informações vão em uma lista de mídia?

As informações em uma lista de mídia devem incluir detalhes de contato necessários para entrar em contato com repórteres, editores e blogueiros com campos para:

Nome do meio de comunicação, publicação de mídia ou site de blog
URL do site
Nome do jornalista
Cargo
Endereço de email
Número de telefone (opcional)
Assuntos abordados ou “batidas”
Notas

Mantenha sua lista enxuta. A tentação é coletar muitas informações, inflando desnecessariamente sua carga de trabalho. Por exemplo, os perfis sociais de seus contatos de mídia são realmente necessários para enviar uma ideia de história ou comunicado à imprensa? Além disso, você provavelmente lançará uma história por e-mail, então um número de telefone é opcional, na melhor das hipóteses.

Ferramentas, modelos e exemplos

Modelos e ferramentas de software tornam o processo de relações públicas mais fácil e eficiente. Você pode pesquisar na web por exemplos de listas de mídia, mas seria mais fácil começar com nosso modelo gratuito.

Modelo de Lista de Mídia Gratuita

Use este modelo de lista gratuito para inserir seus próprios detalhes de contato e gerenciar suas operações de relações públicas com mais eficiência.

modelo de lista de mídia

É um Google Doc (e pode ser baixado para o Excel). Você pode adicionar colunas ou personalizá-las para atender às suas necessidades ao criar uma lista de contatos.

Modelo de lista para download gratuito

Ferramentas de criação de lista de mídia

Essas ferramentas de software ajudam você a identificar informações de contato de mídia e criar sua lista de mídia.

Prowly oferece software de relações públicas e de mídia para ajudá-lo a compilar contatos de mídia. Prowly ajuda a construir sua lista de mídia e criar argumentos de mídia. Prowly é melhor se você faz muito PR e precisa desenvolver extensas listas de mídia. Um plano básico começa em $ 179 por mês.

Muck Rack faz software de relações públicas fornecendo um banco de dados de jornalistas. Também existem ferramentas para rastrear notícias sobre sua marca. Você também pode usar o Muck Rack para criar relatórios sobre seu sucesso. Muck Rack é um serviço pago com preços disponíveis mediante solicitação.

O PressRush fornece um banco de dados de jornalistas que você pode explorar para obter informações de contato e uma ferramenta para criar listas de mídia. Os planos começam em $ 49 por mês. É mais barato que o Prowly, mas também um pouco diferente.

Anewstip é uma ferramenta simples, mas cara, para localizar representantes de imprensa e meios de comunicação com base no que eles escrevem ou tuítam. A ferramenta conta com mais de 200 milhões de artigos, 1 bilhão de Tweets e 1 milhão de contatos de mídia. Uma opção gratuita não oferece informações de contato reais ou capacidade de lançar. Um plano padrão começa em $ 200 por mês.

Hunter.io é uma ferramenta simples que dá acesso a endereços de e-mail — útil para localizar informações de contato para colocar em suas listas de mídia. Tem opções gratuitas e pagas a partir de $ 49 por mês.

O Anymail Finder oferece uma função de pesquisa de e-mail semelhante ao Hunter.io a um preço semelhante - $ 49 por mês para começar. No entanto, a ferramenta se vangloria de que você paga apenas por e-mails “verificados”.

Voila Norbert é uma ferramenta de busca de endereços de e-mail que oferece as primeiras 50 buscas gratuitamente para que você possa experimentar antes de comprar. Depois disso, as taxas começam em US $ 49 por mês.

LinkedIn, a plataforma de rede social, oferece uma maneira fácil de encontrar contatos e meios de comunicação.

O Twitter é outro canal de mídia social que há muito tempo é o favorito das pessoas da mídia. Por que não usar o Twitter como método para coletar também uma lista de contatos de jornalistas?

O Google é um acéfalo. Use as ferramentas de pesquisa do Google para localizar contatos de mídia. Os sites de mídia apresentam páginas de funcionários com informações de contato. Encontre o nome da pessoa. Em seguida, pesquise o nome junto com a palavra “e-mail” para encontrar o endereço.

SimilarWeb é uma plataforma de inteligência competitiva que analisa o tráfego do site. SimilarWeb ajuda você a localizar sites classificados para a palavra-chave certa e seus níveis de tráfego, para que você saiba para onde enviar seu discurso de mídia.

Como você desenvolve contatos de mídia?

Grandes relações públicas envolvem mais do que uma planilha, ampla distribuição de um comunicado à imprensa ou uma apresentação inteligente de uma história. Boas relações com a mídia são essenciais.

Faça um investimento em um relacionamento com os principais contatos de mídia. Aqui estão algumas dicas para aproveitar ao máximo os contatos de mídia:

Conheça seu povo. Conheça os principais interesses da história de cada contato em sua lista de mídia. Nada azeda um relacionamento com a mídia mais rápido do que receber um discurso de mídia irrelevante em que o relações-públicas nem sequer leu seu conteúdo.
Inclua um toque pessoal. Personalize as comunicações com nomes. Escolha um iniciador de conversa com cada contato. Pergunte sobre a família ou férias se eles já apareceram na conversa antes. Ninguém na mídia quer se sentir como se fosse apenas uma das cem pessoas em uma lista de discussão.
Utilize o CRM. O software de gerenciamento de relacionamento com o cliente faz mais do que economizar tempo. Pode ajudá-lo a nutrir relacionamentos. As ferramentas certas ajudam você a gerenciar as relações com a mídia, acompanhando detalhes pessoais, sua última conversa com pessoas, etc. para contatos importantes em suas listas de mídia.

Devo incluir influenciadores sociais em uma lista de mídia?

Inclua blogueiros, influenciadores e podcasters em sua estratégia de relações públicas. Um influenciador com seguidores no Instagram pode desencadear amplas discussões em seu mercado. Algumas pessoas mantêm uma lista separada de influenciadores de redes sociais, mas não há problema em adicioná-los como contatos de mídia para rastreá-los.

Você não precisa necessariamente enviar um comunicado de imprensa para esses indivíduos. Envolver contatos na conversa pode ser mais eficaz. Os blogueiros podem ser mais receptivos do que os repórteres às ideias de histórias, mas pesquise primeiro o blogueiro para determinar como eles respondem às propostas de histórias para seus blogs.

Eu realmente preciso de uma lista de contatos de mídia (posso usar o HARO em vez disso)?

Plataformas como a HARO não substituem ter sua própria lista de contatos para relações públicas. Um repórter que escreve uma história usa o HARO, ou uma alternativa que gostamos mais chamada Qwoted, para buscar fontes especializadas sobre os tópicos. Quando você se inscreve como uma fonte em potencial, você é notificado sobre solicitações de mídia, mas precisa observar sua caixa de entrada e responder rapidamente.

Por mais úteis que sejam essas ferramentas de relações públicas, elas são limitadas. Eles colocam o pessoal da mídia no controle dos tópicos sobre os quais os artigos tratam. A beleza de sua própria lista de imprensa é que, em vez de esperar que as pessoas da mídia entrem em contato com você, você está no controle. Você é o único a entrar em contato com a imprensa e moldar o PR sobre sua marca.

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Em conclusão, uma lista de contatos vale seu peso em ouro. Uma lista acelera o processo de apresentação de histórias. Quando você tem todos os detalhes de contato em mãos, você está sempre pronto para a divulgação de relações públicas.

Imagem: Depositphotos.com