Cara Membuat Daftar Media yang Mendapat Publisitas

Diterbitkan: 2020-11-30

Daftar media yang baik membantu Anda membawa berita perusahaan Anda ke perhatian wartawan dan mendapatkan publisitas. Lagi pula, jika Anda mengirimkan siaran pers atau promosi PR, Anda ingin menargetkan audiens yang tepat. Di bawah ini, kami menunjukkan cara membuat daftar media — daftar yang menargetkan orang yang tepat — dalam 5 langkah mudah.

Apa itu Daftar Media?

Daftar media terdiri dari kontak media dari outlet berita, majalah, dan publikasi online — dan khususnya yang menarik pelanggan potensial Anda. Ini berisi nama, alamat email, dan informasi lainnya. Ada yang menyebutnya press list atau daftar kontak media.

Mengapa Anda perlu daftar? Misalkan Anda sedang mengeluarkan pengumuman produk baru, grand opening atau berita lainnya. Dengan daftar Anda tahu ke mana harus mengirim berita Anda. Kebanyakan orang melakukan penjangkauan individu menggunakan daftar mereka, dan juga mengirim rilis melalui kabel menggunakan situs distribusi siaran pers.

Beli atau Buat Daftar Media Anda Sendiri?

Pro PR mungkin memerlukan daftar panjang yang memiliki ratusan atau ribuan nama dan alamat email. Dimungkinkan untuk membeli daftar media — sesuatu yang mungkin ingin dipertimbangkan oleh perusahaan besar — menggunakan salah satu alat PR di bawah ini.

Namun, untuk bisnis kecil lokal, daftar media seringkali pendek, terkadang hanya selusin kontak. Untuk daftar kecil lebih baik buat sendiri sehingga Anda dapat menargetkannya dengan lebih baik. Kualitas lebih penting daripada kuantitas.

5 Langkah Membuat Daftar Media

Berikut adalah lima langkah sederhana untuk membuat daftar media. Mulailah dengan mengidentifikasi pasar yang ingin Anda capai dengan berita Anda. Kemudian mengidentifikasi kontak media. Selanjutnya, siapkan spreadsheet. Kemudian kumpulkan semua detail kontak dan informasi lainnya. Tambahkan catatan dan perbarui daftar Anda dari waktu ke waktu. Mari kita gali detailnya:

1. Tentukan Target Audiens Anda

Langkah pertama untuk membuat daftar kontak media adalah menentukan tipe orang yang ingin Anda jangkau dengan berita perusahaan Anda. Ini akan mencakup calon pembeli produk atau layanan Anda, atau mereka yang memengaruhi keputusan pembelian.

Misalnya, Anda mengoperasikan restoran keluarga lokal dan Anda memiliki menu baru yang luar biasa untuk dipublikasikan. Audiens target Anda mungkin penduduk lokal dalam radius 25 mil yang suka makan di luar dan memiliki pendapatan yang dapat dibelanjakan.

Contoh nomor dua, misalkan bisnis Anda menjual software keuangan. Pelanggan ideal Anda adalah manajer keuangan atau seseorang di kantor akuntan. Target pasar Anda akan berskala nasional, terdiri dari para pebisnis yang membutuhkan software keuangan.

Apakah Anda melihat betapa berbedanya setiap target? Mereka menggunakan berbagai jenis media sehingga rencana penjangkauan Anda harus disesuaikan.

Kiat pro : jika sebelumnya Anda telah menyiapkan persona pembeli yang menjelaskan lokasi, profil demografis, minat, dan jenis media yang mereka konsumsi — persona tersebut akan sangat membantu di sini.

2. Identifikasi Wartawan dan Media Outlet

Langkah 2 adalah di mana Anda mengidentifikasi outlet media yang mungkin mencapai target Anda. Anda juga perlu mengidentifikasi anggota media (wartawan, editor) untuk ditambahkan.

- Identifikasi outlet media. Tempatkan diri Anda pada posisi pembeli Anda dan temukan publikasi media dan outlet berita yang biasanya sering dikunjungi oleh pembeli target Anda. Apakah outlet meliput konten yang mirip dengan berita Anda? Sudahkah mereka memberikan liputan kepada pesaing? Seberapa besar pembaca mereka? Pilih pilihan yang relevan sehingga Anda tidak membuang waktu Anda.
- Temukan orang yang tepat di outlet media. Cari jurnalis yang meliput beat Anda. Jenis konten apa yang mereka liput? Apakah mereka menulis cerita yang akan menarik perhatian target Anda?

Mari kita lihat dua contoh kita lagi untuk mengilustrasikan apa yang harus dicari.

Contoh 1 – restoran lokal: Bukankah bagus untuk mendapatkan cerita di bagian makanan atau gaya hidup di surat kabar lokal? Situs berita lokal seperti Patch atau Coal Region Canary adalah jenis outlet lain yang menjadi target. Terakhir, jangan lupakan blog makanan lokal, misalnya Philly Food Adventures. Untuk bisnis lokal, lokasi sangat penting.

Contoh 2 – perusahaan perangkat lunak keuangan: Cari situs majalah bisnis yang dibaca oleh akuntan. Cari publikasi perdagangan yang melayani industri akuntansi atau situs web yang mengulas alat perangkat lunak. Sektor atau ceruk industri lebih penting daripada lokasi outlet media dalam contoh ini.

Kiat Pro: Jangan takut untuk menambahkan outlet ke daftar kontak media Anda. Media lokal dan pub perdagangan selalu membutuhkan sebuah cerita dan bersedia untuk meninjau pitch PR dan siaran pers.

3. Tentukan Format Daftar

Untuk langkah ini, cara paling sederhana untuk menyiapkan daftar kontak adalah dengan membuat spreadsheet atau dokumen Word dengan kolom. Sertakan nama setiap kontak dan cara menghubungi mereka.

Pastikan untuk menyertakan lebih dari nama dan informasi kontak. Berapa banyak detail yang Anda butuhkan tergantung pada peran Anda. Profesional PR yang mewakili banyak klien akan menginginkan lebih detail, mencakup informasi seperti industri dan lokasi. Tetapi manajer pemasaran di perusahaan kecil, misalnya, mungkin tidak perlu menentukan lokasi karena semua kontak medianya akan bersifat lokal.

Tambahkan catatan tentang jenis siaran pers atau promosi media yang mungkin paling berhasil dengan setiap reporter.

Hemat waktu dengan memulai dengan template (lihat versi gratis kami di bawah).

4. Mulailah Menambahkan Informasi Kontak

Langkah selanjutnya adalah mencari dan memasukkan informasi untuk kontak media. Cari byline untuk mengidentifikasi penulis saat Anda membaca publikasi di industri Anda. Saat Anda melihat nama penulis di artikel yang Anda sukai, tambahkan. Anda mungkin menemukan beberapa di Twitter, yang menarik banyak orang media. Beberapa perwakilan media mungkin menghubungi Anda untuk mendapatkan daftar Anda.

Tetap ditargetkan. Ingat, daftar berkualitas tinggi dari segelintir orang yang tepat lebih baik untuk hubungan masyarakat daripada ribuan kontak media yang tidak dapat menampilkan Anda di depan audiens target Anda.

Anda akan mengirim email ke kontak Anda satu per satu, jadi semuanya sepadan dengan waktu Anda, tidak hanya mengisi baris pada spreadsheet. Setelah beberapa hari, ambil umpan kedua dan hapus kontak media apa pun jika menurut Anda itu tidak dapat membantu Anda mencapai tujuan.

5. Perbarui Daftar Media Anda Secara Teratur

Langkah terakhir adalah memperbarui daftar Anda secara teratur sehingga akan siap saat Anda membutuhkannya lagi. Pikirkan daftar media Anda sebagai pekerjaan yang sedang berjalan.

Tambahkan kontak media baru, tentu saja. Bersihkan daftar Anda secara berkala. Hapus kontak media yang sudah ketinggalan zaman seperti saat reporter atau editor pindah.

Perhatikan ketika Anda memiliki pengalaman hebat dari sebuah cerita. Ini membantu Anda fokus pada kontak daftar media yang lebih mudah menerima penawaran Anda.

Informasi Apa yang Masuk dalam Daftar Media?

Informasi dalam daftar media harus mencakup detail kontak yang diperlukan untuk menghubungi reporter, editor, dan blogger dengan bidang untuk:

Nama outlet berita, publikasi media atau situs blog
alamat situs web
Nama jurnalis
Judul pekerjaan
Alamat email
nomor telepon (opsional)
Subyek tertutup atau "beats"
Catatan

Jaga agar daftar Anda tetap ramping. Godaannya adalah mengumpulkan terlalu banyak informasi, yang tidak perlu meningkatkan beban kerja Anda. Misalnya, apakah profil sosial kontak media Anda benar-benar diperlukan untuk mengirim ide cerita atau siaran pers? Juga, Anda mungkin akan menyampaikan cerita melalui email sehingga nomor telepon adalah opsional, paling banter.

Alat, Template, dan Contoh

Template dan perangkat lunak membuat proses hubungan masyarakat lebih mudah dan efisien. Anda dapat mencari web untuk contoh daftar media tetapi akan lebih mudah untuk memulai dengan template gratis kami.

Template Daftar Media Gratis

Gunakan templat daftar gratis ini untuk memasukkan detail kontak Anda sendiri dan mengelola operasi hubungan masyarakat Anda dengan lebih efektif.

templat daftar media

Ini adalah Google Doc (dan dapat diunduh ke Excel). Anda dapat menambahkan kolom atau menyesuaikannya agar sesuai dengan kebutuhan Anda saat membuat daftar kontak.

Template Daftar yang Dapat Diunduh Gratis

Alat Pembuatan Daftar Media

Alat perangkat lunak ini membantu Anda mengidentifikasi informasi kontak media dan membuat daftar media Anda.

Prowly menawarkan perangkat lunak PR dan hubungan media untuk membantu Anda menyusun kontak media. Prowly membantu membangun daftar media Anda dan membuat promosi media. Prowly adalah yang terbaik jika Anda melakukan banyak PR dan perlu mengembangkan daftar media yang ekstensif. Paket dasar mulai dari $179 per bulan.

Muck Rack membuat perangkat lunak hubungan masyarakat yang menyediakan database jurnalis. Ada juga alat untuk melacak berita tentang merek Anda. Anda juga dapat menggunakan Rak Muck untuk membuat laporan tentang kesuksesan Anda. Muck Rack adalah layanan berbayar dengan harga yang tersedia berdasarkan permintaan.

PressRush menyediakan database jurnalis yang dapat Anda tambang untuk informasi kontak dan alat untuk membuat daftar media. Paket mulai dari $49 per bulan. Ini lebih murah daripada Prowly tetapi juga sedikit berbeda.

Anewstip adalah alat sederhana namun mahal untuk menemukan perwakilan pers dan outlet media berdasarkan apa yang mereka tulis atau Tweet. Alat ini mengambil lebih dari 200 juta artikel, 1 miliar Tweet, dan 1 juta kontak media. Opsi gratis tidak menawarkan informasi kontak nyata atau kemampuan untuk melakukan pitch. Paket standar mulai dari $200 per bulan.

Hunter.io adalah alat sederhana yang memberikan akses ke alamat email — berguna untuk menemukan informasi kontak untuk dimasukkan ke dalam daftar media Anda. Ini memiliki opsi gratis dan berbayar mulai dari $ 49 per bulan.

Anymail Finder menawarkan fungsi pencarian email yang mirip dengan Hunter.io dengan harga yang sama — $49 per bulan untuk memulai. Namun, alat ini membanggakan bahwa Anda hanya membayar untuk email "terverifikasi".

Voila Norbert adalah alat pencarian alamat email yang menawarkan 50 pencarian pertama secara gratis sehingga Anda dapat mencoba sebelum membeli. Setelah ini, biaya mulai dari $49 per bulan.

LinkedIn, platform jejaring sosial, menawarkan cara mudah untuk menemukan kontak dan outlet media.

Twitter adalah saluran media sosial lain yang telah lama menjadi favorit orang-orang media. Mengapa tidak menggunakan Twitter sebagai metode pengumpulan daftar kontak wartawan juga?

Google adalah no-brainer. Gunakan alat pencarian Google untuk menemukan kontak media. Situs media menampilkan halaman staf dengan informasi kontak. Temukan nama orang tersebut. Kemudian cari nama beserta kata “email” untuk menemukan alamatnya.

SimilarWeb adalah platform intelijen kompetitif yang menganalisis lalu lintas situs web. SimilarWeb membantu Anda menemukan peringkat situs web untuk kata kunci yang tepat dan tingkat lalu lintasnya, sehingga Anda tahu ke mana harus mengirim promosi media Anda.

Bagaimana Anda Mengembangkan Kontak Media?

Humas yang hebat melibatkan lebih dari sekadar spreadsheet, distribusi siaran pers yang luas, atau penyampaian cerita yang cerdas. Hubungan media yang baik sangat penting.

Lakukan investasi dalam hubungan dengan kontak media utama. Berikut adalah tip untuk memanfaatkan kontak media secara maksimal:

Kenali orang-orang Anda. Ketahui minat cerita utama dari setiap kontak di daftar media Anda. Tidak ada yang merusak hubungan media lebih cepat daripada menerima promosi media yang tidak relevan di mana orang PR bahkan belum membaca konten Anda.
Sertakan sentuhan pribadi. Personalisasi komunikasi dengan nama. Pilih pembuka percakapan dengan setiap kontak. Tanyakan tentang keluarga atau liburan apakah mereka pernah mengobrol sebelumnya. Tak seorang pun di media ingin merasa seperti mereka hanya satu dari seratus orang di milis.
Gunakan CRM. Perangkat lunak manajemen hubungan pelanggan tidak hanya menghemat waktu. Ini dapat membantu Anda memelihara hubungan. Alat yang tepat membantu Anda mengelola hubungan media dengan melacak detail pribadi, percakapan terakhir Anda dengan orang-orang, dll. untuk kontak utama di daftar media Anda.

Haruskah Saya Menyertakan Influencer Sosial di Daftar Media?

Sertakan blogger, influencer, dan podcaster dalam strategi PR Anda. Satu influencer dengan pengikut Instagram dapat memicu diskusi luas di pasar Anda. Beberapa orang menyimpan daftar influencer jaringan sosial yang terpisah, tetapi tidak apa-apa untuk menambahkannya sebagai kontak media untuk melacaknya.

Anda tidak perlu mengirim siaran pers kepada orang-orang ini. Melibatkan kontak dalam percakapan bisa lebih efektif. Blogger mungkin lebih mudah menerima ide cerita daripada reporter, tetapi teliti blogger terlebih dahulu untuk menentukan bagaimana mereka menanggapi promosi cerita untuk blog mereka.

Apakah Saya Benar-Benar Membutuhkan Daftar Kontak Media (Dapatkah Saya Menggunakan HARO Sebagai gantinya)?

Platform seperti HARO tidak menggantikan daftar kontak Anda sendiri untuk PR. Seorang reporter yang menulis cerita menggunakan HARO, atau alternatif yang kami lebih suka disebut Qwoted, untuk mencari sumber ahli tentang topik. Saat Anda berlangganan sebagai sumber potensial, Anda mendapatkan pemberitahuan tentang permintaan media, tetapi Anda harus memperhatikan kotak masuk Anda dan merespons dengan cepat.

Meskipun alat PR seperti itu berguna, mereka terbatas. Mereka menempatkan orang-orang media dalam kendali topik artikel tentang. Keindahan daftar pers Anda sendiri adalah bahwa alih-alih menunggu orang-orang media menghubungi Anda, Andalah yang memegang kendali. Anda adalah orang yang menghubungi orang-orang pers dan membentuk PR tentang merek Anda.

###

Kesimpulannya, daftar kontak bernilai emas. Sebuah daftar mempercepat proses pitching cerita. Ketika Anda memiliki semua detail kontak, Anda selalu siap untuk penjangkauan PR.

Gambar: Depositphotos.com