So erstellen Sie eine öffentlichkeitswirksame Medienliste

Veröffentlicht: 2020-11-30

Eine gute Medienliste hilft Ihnen, Journalisten auf Ihre Unternehmensnachrichten aufmerksam zu machen und Werbung zu machen. Wenn Sie eine Pressemitteilung oder einen PR-Pitch versenden, möchten Sie schließlich die richtige Zielgruppe ansprechen. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie in 5 einfachen Schritten eine Medienliste erstellen, die auf die richtigen Personen abzielt.

Was ist eine Medienliste?

Eine Medienliste besteht aus Medienkontakten von Nachrichtenagenturen, Zeitschriften und Online-Publikationen – und insbesondere solchen, die Ihre potenziellen Kunden anziehen. Es enthält Namen, E-Mail-Adressen und andere Informationen. Manche nennen es Presseliste oder Medienkontaktliste.

Warum braucht man eine Liste? Angenommen, Sie geben eine Ankündigung für ein neues Produkt, eine große Eröffnung oder andere Neuigkeiten heraus. Mit einer Liste wissen Sie, wohin Sie Ihre Nachrichten senden müssen. Die meisten Menschen führen individuelle Kontaktaufnahmen mithilfe ihrer Liste durch und versenden Pressemitteilungen auch über das Internet, indem sie Websites zur Verteilung von Pressemitteilungen verwenden.

Kaufen oder eigene Medienliste erstellen?

PR-Profis benötigen möglicherweise lange Listen mit Hunderten oder Tausenden von Namen und E-Mail-Adressen. Es ist möglich, Medienlisten zu kaufen – etwas, das diejenigen in großen Unternehmen in Erwägung ziehen sollten – mit einem der unten aufgeführten PR-Tools.

Für lokale kleine Unternehmen sind die Medienlisten jedoch oft kurz, manchmal nur ein Dutzend Kontakte. Für eine kleine Liste ist es besser, eine eigene zu erstellen, damit Sie sie besser ansprechen können. Qualität ist wichtiger als Quantität.

5 Schritte zum Erstellen einer Medienliste

Hier sind fünf einfache Schritte zum Erstellen einer Medienliste. Beginnen Sie damit, den Markt zu identifizieren, den Sie mit Ihren Nachrichten erreichen möchten. Identifizieren Sie dann die Medienkontakte. Als nächstes richten Sie eine Tabelle ein. Sammeln Sie dann alle Kontaktdaten und weitere Informationen. Fügen Sie von Zeit zu Zeit Notizen hinzu und aktualisieren Sie Ihre Liste. Lassen Sie uns in die Details eintauchen:

1. Definieren Sie Ihre Zielgruppe

Der erste Schritt zur Erstellung einer Medienkontaktliste besteht darin, die Art von Personen zu definieren, die Sie mit Ihren Unternehmensnachrichten erreichen möchten. Dazu gehören potenzielle Käufer Ihrer Produkte oder Dienstleistungen oder diejenigen, die Kaufentscheidungen beeinflussen.

Angenommen, Sie betreiben ein lokales Familienrestaurant und haben eine erstaunliche neue Speisekarte, die Sie veröffentlichen möchten. Ihre Zielgruppe könnten Anwohner in einem Umkreis von 25 Meilen sein, die gerne auswärts essen und über ein verfügbares Einkommen verfügen.

Nehmen wir zum Beispiel Nummer zwei an, Ihr Unternehmen verkauft Finanzsoftware. Ihr idealer Kunde ist ein Finanzmanager oder jemand in einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Ihr Zielmarkt wird national sein und aus Geschäftsleuten mit Bedarf an Finanzsoftware bestehen.

Sehen Sie, wie unterschiedlich jedes Ziel ist? Sie konsumieren unterschiedliche Arten von Medien, sodass Ihr Outreach-Plan maßgeschneidert sein muss.

Profi-Tipp : Wenn Sie zuvor Käuferpersönlichkeiten eingerichtet haben, die den Standort, das demografische Profil, die Interessen und die Art der von ihnen konsumierten Medien beschreiben, sind diese Personas hier hilfreich.

2. Identifizieren Sie Journalisten und Medien

In Schritt 2 identifizieren Sie die Medien, die Ihre Ziele wahrscheinlich erreichen. Sie müssen auch die hinzuzufügenden Medienvertreter (Journalisten, Redakteure) angeben.

    • Identifizieren Sie das Medienunternehmen. Versetzen Sie sich in die Lage Ihres Käufers und finden Sie Medienveröffentlichungen und Nachrichtenagenturen, die Ihr Zielkäufer normalerweise häufig aufsucht. Decken die Verkaufsstellen ähnliche Inhalte wie Ihre Nachrichten ab? Haben sie Wettbewerbern Deckung gegeben? Wie groß ist ihre Leserschaft? Wählen Sie relevante Optionen aus, damit Sie keine Zeit verschwenden.
    • Finden Sie die richtige Person im Medienhaus. Suchen Sie nach einem Journalisten, der über Ihren Beat berichtet. Welche Art von Inhalten decken sie ab? Schreiben sie Geschichten, die die Aufmerksamkeit Ihres Ziels erregen würden?

Schauen wir uns noch einmal unsere beiden Beispiele an, um zu veranschaulichen, worauf zu achten ist.

Beispiel 1 – ein lokales Restaurant: Wäre es nicht toll, eine Geschichte in den Food- oder Lifestyle-Teilen lokaler Zeitungen zu bekommen? Lokale Nachrichtenseiten wie Patch oder Coal Region Canary sind eine weitere Art von Medien, die Sie ansprechen sollten. Vergessen Sie schließlich nicht die lokalen Food-Blogs, z. B. Philly Food Adventures. Für ein lokales Unternehmen ist der Standort sehr wichtig.

Beispiel 2 – ein Unternehmen für Finanzsoftware: Suchen Sie nach Wirtschaftsmagazinen, die von Buchhaltern gelesen werden. Suchen Sie nach Fachpublikationen für die Buchhaltungsbranche oder nach Websites, die Softwaretools bewerten. Branche oder Nische ist in diesem Beispiel wichtiger als der Standort des Medienunternehmens.

Profi-Tipp: Scheuen Sie sich nicht, Verkaufsstellen zu Ihrer Medienkontaktliste hinzuzufügen. Lokale Medien und Fachkneipen brauchen immer eine Geschichte und sind bereit, PR-Pitches und Pressemitteilungen zu überprüfen.

3. Entscheiden Sie sich für ein Listenformat

Für diesen Schritt besteht die einfachste Möglichkeit zum Einrichten einer Kontaktliste darin, eine Tabelle oder ein Word-Dokument mit Spalten zu erstellen. Geben Sie den Namen jedes Kontakts an und wie Sie ihn erreichen können.

Stellen Sie sicher, dass Sie mehr als Namen und Kontaktinformationen angeben. Wie viele Details Sie benötigen, hängt von Ihrer Rolle ab. PR-Profis, die viele Kunden vertreten, werden mehr Details wünschen, die Informationen wie Branche und Standort abdecken. Aber der Marketingleiter in einem kleinen Unternehmen muss beispielsweise den Standort möglicherweise nicht angeben, da alle seine Medienkontakte lokal wären.

Fügen Sie Notizen zu den Arten von Pressemitteilungen oder Medienpräsentationen hinzu, die bei jedem Reporter am erfolgreichsten sein könnten.

Sparen Sie Zeit, indem Sie mit einer Vorlage beginnen (siehe unsere kostenlose Version unten).

4. Beginnen Sie mit dem Hinzufügen von Kontaktinformationen

Der nächste Schritt besteht darin, Informationen für die Medienkontakte zu finden und einzugeben. Suchen Sie nach Verfassern, um Autoren zu identifizieren, während Sie Veröffentlichungen in Ihrer Branche lesen. Wenn Sie den Namen eines Autors in Artikeln sehen, die Ihnen gefallen, fügen Sie ihn hinzu. Sie können einige auf Twitter finden, was viele Medienleute anzieht. Einige Medienvertreter werden Sie möglicherweise kontaktieren, um in Ihre Liste aufgenommen zu werden.

Bleiben Sie zielgerichtet. Denken Sie daran, dass eine qualitativ hochwertige Liste mit einer Handvoll der richtigen Leute besser für die Öffentlichkeitsarbeit ist als Tausende von Medienkontakten, die Sie nicht vor Ihr Zielpublikum bringen können.

Sie werden Ihren Kontakten einzeln E-Mails senden, also sollte alles Ihre Zeit wert sein, nicht nur Zeilen in einer Tabelle zu füllen. Machen Sie nach ein paar Tagen einen zweiten Durchgang und entfernen Sie alle Medienkontakte, wenn Sie nicht glauben, dass sie Ihnen beim Erreichen Ihrer Ziele helfen können.

5. Aktualisieren Sie Ihre Medienliste regelmäßig

Der letzte Schritt besteht darin, Ihre Liste regelmäßig zu aktualisieren, damit sie das nächste Mal bereit ist, wenn Sie sie brauchen. Betrachten Sie Ihre Medienliste als laufende Arbeit.

Fügen Sie natürlich neue Medienkontakte hinzu. Bereinigen Sie regelmäßig Ihre Liste. Entfernen Sie veraltete Medienkontakte, z. B. wenn Reporter oder Redakteure wechseln.

Beachten Sie, wann Sie in einer Geschichte ein großartiges Erlebnis hatten. Dies hilft Ihnen, sich auf Medienlistenkontakte zu konzentrieren, die für Ihre Angebote empfänglicher sind.

Welche Informationen gehören in eine Medienliste?

Die Informationen auf einer Medienliste sollten Kontaktdaten enthalten, die erforderlich sind, um Reporter, Redakteure und Blogger zu erreichen, mit Feldern für:

  • Name der Nachrichtenagentur, Medienpublikation oder Blog-Site
  • Webadresse
  • Journalistenname
  • Berufsbezeichnung
  • E-Mail-Addresse
  • Telefonnummer (freiwillig)
  • Behandelte Themen oder „Beats“
  • Anmerkungen

Halten Sie Ihre Liste schlank. Die Versuchung besteht darin, zu viele Informationen zu sammeln, wodurch Ihre Arbeitsbelastung unnötig aufgebläht wird. Sind zum Beispiel die sozialen Profile Ihrer Medienkontakte wirklich notwendig, um eine Story-Idee oder Pressemitteilung zu versenden? Außerdem werden Sie wahrscheinlich eine Geschichte per E-Mail aufschlagen, sodass eine Telefonnummer bestenfalls optional ist.

Tools, Vorlagen und Beispiele

Vorlagen und Softwaretools machen den Prozess der Öffentlichkeitsarbeit einfacher und effizienter. Sie könnten im Internet nach Beispielen für Medienlisten suchen, aber es wäre einfacher, mit unserer kostenlosen Vorlage zu beginnen.

Kostenlose Vorlage für Medienlisten

Verwenden Sie diese kostenlose Listenvorlage, um Ihre eigenen Kontaktdaten einzugeben und Ihre Öffentlichkeitsarbeit effektiver zu verwalten.

Vorlage für die Medienliste

Es ist ein Google Doc (und kann in Excel heruntergeladen werden). Beim Erstellen einer Kontaktliste können Sie Spalten hinzufügen oder an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Kostenlos herunterladbare Listenvorlage

Tools zum Erstellen von Medienlisten

Diese Softwaretools helfen Ihnen dabei, Medienkontaktinformationen zu identifizieren und Ihre Medienliste zu erstellen.

Prowly bietet PR- und Media-Relations-Software, um Ihnen bei der Erstellung von Medienkontakten zu helfen. Prowly hilft beim Aufbau Ihrer Medienliste und beim Erstellen von Medienpräsentationen. Prowly ist am besten geeignet, wenn Sie viel PR betreiben und umfangreiche Medienlisten entwickeln müssen. Ein Basisplan beginnt bei 179 $ pro Monat.

Muck Rack stellt PR-Software her, die eine Datenbank von Journalisten bereitstellt. Es gibt auch Tools, um Neuigkeiten über Ihre Marke zu verfolgen. Sie können Muck Rack auch verwenden, um Berichte über Ihren Erfolg zu erstellen. Muck Rack ist ein kostenpflichtiger Dienst, dessen Preise auf Anfrage erhältlich sind.

PressRush bietet eine Journalistendatenbank, die Sie nach Kontaktinformationen durchsuchen können, und ein Tool zum Erstellen von Medienlisten. Die Pläne beginnen bei 49 $ pro Monat. Es ist billiger als Prowly, aber auch ein bisschen anders.

Anewstip ist ein einfaches, aber kostspieliges Tool, um Pressevertreter und Medienunternehmen basierend auf dem, was sie schreiben oder twittern, zu finden. Das Tool schöpft aus mehr als 200 Millionen Artikeln, 1 Milliarde Tweets und 1 Million Medienkontakten. Eine kostenlose Option bietet keine echten Kontaktinformationen oder die Möglichkeit zum Pitchen. Ein Standardplan beginnt bei 200 $ pro Monat.

Hunter.io ist ein einfaches Tool, das den Zugriff auf E-Mail-Adressen ermöglicht – hilfreich, um Kontaktinformationen zu finden, die Sie in Ihre Medienlisten aufnehmen können. Es gibt kostenlose und kostenpflichtige Optionen ab 49 $ pro Monat.

Anymail Finder bietet eine ähnliche E-Mail-Suchfunktion wie Hunter.io zu einem ähnlichen Preis – zu Beginn 49 US-Dollar pro Monat. Das Tool rühmt sich jedoch damit, dass Sie nur für „verifizierte“ E-Mails bezahlen.

Voila Norbert ist ein Suchtool für E-Mail-Adressen, das die ersten 50 Suchen kostenlos anbietet, damit Sie es vor dem Kauf ausprobieren können. Danach beginnen die Gebühren bei 49 $ pro Monat.

LinkedIn, die soziale Netzwerkplattform, bietet eine einfache Möglichkeit, Medienkontakte und -kanäle zu finden.

Twitter ist ein weiterer Social-Media-Kanal, der seit langem ein Favorit von Medienschaffenden ist. Warum nicht auch Twitter als Methode nutzen, um eine Kontaktliste von Journalisten zu sammeln?

Google ist ein Kinderspiel. Verwenden Sie die Google-Suchwerkzeuge, um Medienkontakte zu finden. Medienseiten enthalten Mitarbeiterseiten mit Kontaktinformationen. Finde den Namen der Person. Suchen Sie dann nach dem Namen zusammen mit dem Wort „E-Mail“, um ihre Adresse zu finden.

SimilarWeb ist eine Competitive-Intelligence-Plattform, die den Website-Traffic analysiert. SimilarWeb hilft Ihnen, Websites zu lokalisieren, die für das richtige Keyword und deren Traffic-Niveaus ranken, damit Sie wissen, wohin Sie Ihren Medien-Pitch schicken müssen.

Wie bauen Sie Medienkontakte auf?

Gute PR beinhaltet mehr als eine Tabelle, die weite Verbreitung einer Pressemitteilung oder einen cleveren Story-Pitch. Eine gute Medienarbeit ist unerlässlich.

Investieren Sie in eine Beziehung zu wichtigen Medienkontakten. Hier sind Tipps für die optimale Nutzung von Medienkontakten:

  • Kenne deine Leute. Kennen Sie die wichtigsten Story-Interessen jedes Kontakts auf Ihrer Medienliste. Nichts schadet einer Medienbeziehung schneller, als einen irrelevanten Medien-Pitch zu erhalten, bei dem die PR-Person Ihren Inhalt nicht einmal gelesen hat.
  • Fügen Sie eine persönliche Note hinzu. Personalisieren Sie die Kommunikation mit Namen. Wählen Sie bei jedem Kontakt einen Gesprächsstarter aus. Frage nach Familie oder Urlaub, wenn sie schon einmal im Gespräch waren. Niemand in den Medien möchte das Gefühl haben, nur einer von hundert Leuten auf einer Mailingliste zu sein.
  • Verwenden Sie CRM. Customer-Relationship-Management-Software spart nicht nur Zeit. Es kann Ihnen helfen, Beziehungen zu pflegen. Die richtigen Tools helfen Ihnen bei der Verwaltung der Medienarbeit, indem Sie persönliche Daten, Ihr letztes Gespräch mit Personen usw. für wichtige Kontakte auf Ihren Medienlisten verfolgen.

Sollte ich Social Influencer in eine Medienliste aufnehmen?

Binden Sie Blogger, Influencer und Podcaster in Ihre PR-Strategie ein. Ein Influencer mit einer Instagram-Folge kann breite Diskussionen in Ihrem Markt auslösen. Einige Leute führen eine separate Influencer-Liste für soziale Netzwerke, aber es ist völlig in Ordnung, sie als Medienkontakte hinzuzufügen, um sie zu verfolgen.

Sie müssen nicht unbedingt eine Pressemitteilung an diese Personen senden. Es kann effektiver sein, Kontakte in ein Gespräch einzubeziehen. Blogger sind möglicherweise empfänglicher für Story-Ideen als Reporter, aber recherchieren Sie zuerst den Blogger, um festzustellen, wie er auf Story-Pitches für seine Blogs reagiert.

Brauche ich wirklich eine Liste mit Medienkontakten (kann ich stattdessen HARO verwenden)?

Plattformen wie HARO ersetzen keine eigene Kontaktliste für PR. Ein Reporter, der eine Geschichte schreibt, verwendet HARO oder eine Alternative namens Qwoted, die uns besser gefällt, um Expertenquellen zu bestimmten Themen zu finden. Wenn Sie sich als potenzielle Quelle anmelden, werden Sie über Medienanfragen benachrichtigt, aber Sie müssen Ihren Posteingang im Auge behalten und schnell reagieren.

So nützlich solche PR-Tools auch sind, sie sind begrenzt. Sie geben Medienleuten die Kontrolle über die Themen, um die es in den Artikeln geht. Das Schöne an Ihrer eigenen Presseliste ist, dass Sie die Kontrolle haben, anstatt darauf zu warten, dass Medienleute Sie kontaktieren. Sie sind derjenige, der mit Presseleuten in Kontakt tritt und die PR über Ihre Marke gestaltet.

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Fazit: Eine Kontaktliste ist Gold wert. Eine Liste beschleunigt den Story-Pitching-Prozess. Wenn Sie alle Kontaktdaten zur Hand haben, sind Sie immer bereit für PR-Einsätze.

Bild: Depositphotos.com

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