Jak stworzyć listę mediów, która zyskuje rozgłos?

Opublikowany: 2020-11-30

Dobra lista mediów pomoże Ci zwrócić uwagę dziennikarzy na informacje o Twojej firmie i uzyskać rozgłos. W końcu, jeśli wysyłasz informację prasową lub prezentację PR, chcesz dotrzeć do właściwych odbiorców. Poniżej pokazujemy, jak stworzyć listę mediów — skierowaną do właściwych osób — w 5 prostych krokach.

Co to jest lista mediów?

Lista mediów składa się z kontaktów z mediami z serwisów informacyjnych, czasopism i publikacji online — a konkretnie tych, które przyciągają potencjalnych klientów. Zawiera nazwiska, adresy e-mail i inne informacje. Niektórzy nazywają to listą prasy lub listą kontaktów z mediami.

Dlaczego potrzebujesz listy? Załóżmy, że ogłaszasz nowy produkt, wielkie otwarcie lub inne wiadomości. Dzięki liście wiesz, gdzie wysłać swoje wiadomości. Większość ludzi prowadzi indywidualne kontakty, korzystając ze swojej listy, a także wysyła komunikaty przez sieć za pomocą witryn dystrybucji komunikatów prasowych.

Kupić lub stworzyć własną listę mediów?

Profesjonaliści PR mogą potrzebować długich list zawierających setki lub tysiące nazwisk i adresów e-mail. Istnieje możliwość zakupu list medialnych — coś, co osoby w dużych przedsiębiorstwach mogą chcieć rozważyć — za pomocą jednego z poniższych narzędzi PR.

Jednak w przypadku lokalnych małych firm listy mediów są często krótkie, czasami zaledwie kilkanaście kontaktów. W przypadku małej listy lepiej jest utworzyć własną, aby móc lepiej ją ukierunkować. Jakość jest ważniejsza niż ilość.

5 kroków do stworzenia listy mediów

Oto pięć prostych kroków, aby utworzyć listę multimediów. Zacznij od określenia rynku, na który masz nadzieję dotrzeć ze swoimi wiadomościami. Następnie zidentyfikuj kontakty z mediami. Następnie skonfiguruj arkusz kalkulacyjny. Następnie zbierz wszystkie dane kontaktowe i inne informacje. Dodawaj notatki i aktualizuj swoją listę od czasu do czasu. Zagłębmy się w szczegóły:

1. Zdefiniuj grupę docelową

Pierwszym krokiem do stworzenia listy kontaktów z mediami jest określenie rodzaju osób, do których chcesz dotrzeć z wiadomościami o Twojej firmie. Będą to potencjalni nabywcy Twoich produktów lub usług lub ci, którzy mają wpływ na decyzje zakupowe.

Załóżmy na przykład, że prowadzisz lokalną rodzinną restaurację i masz do upublicznienia niesamowite nowe menu. Twoimi docelowymi odbiorcami mogą być lokalni mieszkańcy w promieniu 25 mil, którzy lubią jeść na mieście i mają do dyspozycji dochód.

Na przykład numer dwa, załóżmy, że Twoja firma sprzedaje oprogramowanie finansowe. Twoim idealnym klientem jest kierownik ds. finansów lub pracownik firmy księgowej. Twój rynek docelowy będzie miał zasięg krajowy i będzie składał się z ludzi biznesu potrzebujących oprogramowania finansowego.

Czy widzisz, jak różne są poszczególne cele? Wykorzystują różne rodzaje mediów, więc Twój plan zasięgu musi być dostosowany.

Wskazówka dla profesjonalistów: jeśli wcześniej skonfigurowałeś persony kupujących opisujące lokalizację, profil demograficzny, zainteresowania i rodzaje mediów, z których korzystają – te persony będą tutaj pomocne.

2. Zidentyfikuj dziennikarzy i media

W kroku 2 identyfikujesz media, które mogą osiągnąć Twoje cele. Musisz również zidentyfikować członków mediów (dziennikarzy, redaktorów), których chcesz dodać.

- Zidentyfikuj media. Postaw się w sytuacji kupującego i znajdź publikacje w mediach i serwisy informacyjne, które zazwyczaj odwiedza twój docelowy kupujący. Czy w punktach sprzedaży pojawiają się treści podobne do Twoich wiadomości? Czy udzielili ochrony konkurentom? Jak duże jest ich czytelnictwo? Wybierz odpowiednie opcje, aby nie tracić czasu.
- Znajdź odpowiednią osobę w mediach. Szukaj dziennikarza, który relacjonuje Twój rytm. Jakie treści obejmują? Czy piszą historie, które przyciągną uwagę twojego celu?

Spójrzmy ponownie na nasze dwa przykłady, aby zilustrować, czego szukać.

Przykład 1 – lokalna restauracja: Czy nie byłoby wspaniale umieścić artykuł w sekcjach poświęconych jedzeniu lub stylu życia w lokalnych gazetach? Lokalne serwisy informacyjne, takie jak Patch lub Coal Region Canary, to kolejny rodzaj rynku, na który można trafić. Na koniec nie zapomnij o lokalnych blogach kulinarnych, np. Philly Food Adventures. Dla lokalnej firmy lokalizacja jest bardzo ważna.

Przykład 2 – firma zajmująca się oprogramowaniem finansowym: Poszukaj witryn z czasopismami biznesowymi, które czytają księgowi. Szukaj publikacji branżowych obsługujących branżę księgową lub witryn internetowych z przeglądami narzędzi programowych. Sektor przemysłu lub nisza jest w tym przykładzie ważniejsza niż lokalizacja placówki medialnej.

Wskazówka dla profesjonalistów: nie bój się dodawać punktów sprzedaży do listy kontaktów z mediami. Lokalne media i branżowe puby zawsze potrzebują historii i chętnie przeglądają oferty PR i komunikaty prasowe.

3. Wybierz format listy

Na tym etapie najprostszym sposobem skonfigurowania listy kontaktów jest utworzenie arkusza kalkulacyjnego lub dokumentu Word z kolumnami. Dołącz nazwę każdego kontaktu i sposób dotarcia do niego.

Pamiętaj, aby podać więcej niż nazwiska i informacje kontaktowe. Ile szczegółów potrzebujesz, zależy od twojej roli. Specjaliści PR, którzy reprezentują wielu klientów, będą chcieli uzyskać więcej szczegółów, obejmujących informacje takie jak branża i lokalizacja. Ale kierownik ds. marketingu w małej firmie może na przykład nie musieć określać lokalizacji, ponieważ wszystkie kontakty z mediami będą lokalne.

Dodaj uwagi na temat rodzajów komunikatów prasowych lub prezentacji medialnych, które mogą odnieść największy sukces w przypadku każdego reportera.

Oszczędź czas, zaczynając od szablonu (zobacz naszą bezpłatną wersję poniżej).

4. Rozpocznij dodawanie informacji kontaktowych

Następnym krokiem jest znalezienie i wprowadzenie informacji dla kontaktów z mediami. Szukaj autorów, aby zidentyfikować autorów, czytając publikacje z Twojej branży. Gdy zobaczysz nazwisko pisarza na artykułach, które Ci się podobają, dodaj je. Możesz znaleźć kilka na Twitterze, który przyciąga wielu ludzi z mediów. Niektórzy przedstawiciele mediów mogą się z Tobą skontaktować, aby dostać się na Twoją listę.

Utrzymuj to na celowniku. Pamiętaj, że wysokiej jakości lista garstki właściwych osób jest lepsza dla public relations niż tysiące kontaktów w mediach, które nie mogą Cię przedrzeć do grupy docelowej.

Będziesz wysyłać e-maile do swoich kontaktów indywidualnie, więc wszystko powinno być warte Twojego czasu, a nie tylko wypełnianie wierszy w arkuszu kalkulacyjnym. Po kilku dniach zrób drugie przejście i usuń wszelkie kontakty z mediami, jeśli uważasz, że nie mogą pomóc ci osiągnąć twoich celów.

5. Regularnie aktualizuj swoją listę multimediów

Ostatnim krokiem jest regularne aktualizowanie listy, aby była gotowa, gdy będziesz jej potrzebować następnym razem. Pomyśl o swojej liście mediów jako o pracy w toku.

Oczywiście dodaj nowe kontakty w mediach. Okresowo czyść swoją listę. Usuń nieaktualne kontakty z mediami, na przykład gdy reporterzy lub redaktorzy przechodzą dalej.

Zwróć uwagę, kiedy masz świetne doświadczenie z historii. Pomaga to skoncentrować się na osobach z listy mediów, które są bardziej otwarci na Twoje oferty.

Jakie informacje znajdują się na liście mediów?

Informacje na liście mediów powinny zawierać dane kontaktowe niezbędne do kontaktu z dziennikarzami, redaktorami i blogerami z polami na:

Nazwa punktu informacyjnego, publikacji w mediach lub blogu
Adres URL witryny
Nazwisko dziennikarza
Stanowisko
Adres e-mail
numer telefonu (opcjonalnie)
Tematy objęte lub „uderzenia”
Uwagi

Zachowaj szczupłą listę. Pokusą jest zbieranie zbyt wielu informacji, niepotrzebnie zawyżając obciążenie pracą. Na przykład, czy profile społecznościowe twoich kontaktów w mediach są naprawdę niezbędne, aby wysłać pomysł na historię lub informację prasową? Ponadto prawdopodobnie opublikujesz historię za pośrednictwem poczty e-mail, więc numer telefonu jest w najlepszym razie opcjonalny.

Narzędzia, szablony i przykłady

Szablony i narzędzia programowe ułatwiają i usprawniają proces public relations. Możesz przeszukać sieć w poszukiwaniu przykładów list mediów, ale łatwiej byłoby zacząć od naszego bezpłatnego szablonu.

Darmowy szablon listy multimediów

Użyj tego bezpłatnego szablonu listy, aby wprowadzić własne dane kontaktowe i efektywniej zarządzać działaniami public relations.

szablon listy multimediów

Jest to dokument Google (można go pobrać do programu Excel). Możesz dodać kolumny lub dostosować je do swoich potrzeb podczas tworzenia listy kontaktów.

Darmowy szablon listy do pobrania

Narzędzia do tworzenia listy mediów

Te narzędzia programowe pomagają w identyfikowaniu informacji kontaktowych z mediami i tworzeniu listy mediów.

Prowly oferuje oprogramowanie do PR i relacji z mediami, które pomoże Ci nawiązać kontakty z mediami. Prowly pomaga w budowaniu listy multimediów i tworzeniu prezentacji multimedialnych. Prowly jest najlepsze, jeśli zajmujesz się dużo PR i potrzebujesz rozbudować listy mediów. Podstawowy plan zaczyna się od 179 USD miesięcznie.

Muck Rack tworzy oprogramowanie public relations dostarczające bazę danych dziennikarzy. Istnieją również narzędzia do śledzenia wiadomości o Twojej marce. Możesz także użyć Muck Rack do tworzenia raportów o swoim sukcesie. Muck Rack to płatna usługa, której ceny są dostępne na żądanie.

PressRush zapewnia dziennikarską bazę danych, którą możesz wyszukiwać w celu uzyskania informacji kontaktowych, oraz narzędzie do tworzenia list mediów. Plany zaczynają się od 49 USD miesięcznie. Jest tańszy niż Prowly, ale też trochę inny.

Anewsip to proste, ale kosztowne narzędzie do lokalizowania przedstawicieli prasy i mediów na podstawie tego, co piszą lub tweetują. Narzędzie czerpie z ponad 200 milionów artykułów, 1 miliarda tweetów i 1 miliona kontaktów medialnych. Bezpłatna opcja nie oferuje żadnych prawdziwych informacji kontaktowych ani możliwości składania ofert. Standardowy plan zaczyna się od 200 USD miesięcznie.

Hunter.io to proste narzędzie dające dostęp do adresów e-mail — pomocne przy wyszukiwaniu informacji kontaktowych do umieszczenia na listach multimediów. Ma darmowe i płatne opcje zaczynające się od 49 USD miesięcznie.

Anymail Finder oferuje podobną funkcję wyszukiwania wiadomości e-mail do Hunter.io w podobnej cenie — na początek 49 USD miesięcznie. Narzędzie chwali się jednak, że płacisz tylko za „zweryfikowane” e-maile.

Voila Norbert to narzędzie do wyszukiwania adresów e-mail, które oferuje pierwsze 50 wyszukiwań za darmo, więc możesz spróbować przed zakupem. Następnie opłaty zaczynają się od 49 USD miesięcznie.

LinkedIn, platforma społecznościowa, oferuje łatwy sposób na znalezienie kontaktów i punktów sprzedaży w mediach.

Twitter to kolejny kanał mediów społecznościowych, który od dawna jest ulubieńcem ludzi mediów. Dlaczego nie wykorzystać Twittera również jako metody zbierania listy kontaktów dziennikarzy?

Google to nie myślenia. Użyj narzędzi wyszukiwania Google, aby znaleźć kontakty z mediami. Witryny medialne zawierają strony dla pracowników z informacjami kontaktowymi. Znajdź imię osoby. Następnie wyszukaj nazwę wraz ze słowem „e-mail”, aby znaleźć ich adres.

SimilarWeb to konkurencyjna platforma analityczna, która analizuje ruch w witrynie. SimilarWeb pomaga Ci zlokalizować ranking witryn pod kątem właściwego słowa kluczowego i poziomu ich ruchu, dzięki czemu wiesz, dokąd wysłać swoją reklamę w mediach.

Jak nawiązać kontakty z mediami?

Dobry PR to coś więcej niż arkusz kalkulacyjny, szeroka dystrybucja informacji prasowych czy sprytna prezentacja historii. Dobre relacje z mediami to podstawa.

Zainwestuj w relacje z kluczowymi osobami kontaktowymi w mediach. Oto wskazówki, jak najlepiej wykorzystać kontakty z mediami:

Poznaj swoich ludzi. Poznaj główne zainteresowania każdego kontaktu na swojej liście mediów. Nic nie psuje relacji w mediach szybciej niż otrzymanie nieistotnej oferty medialnej, w której osoba PR nawet nie przeczytała twoich treści.
Dodaj osobisty akcent. Personalizuj komunikację za pomocą imion. Wybierz starter do rozmowy z każdym kontaktem. Zapytaj o rodzinę lub wakacje, jeśli wcześniej rozmawiali. Nikt w mediach nie chce czuć się tylko jedną ze stu osób na liście mailingowej.
Korzystaj z CRM. Oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami to nie tylko oszczędność czasu. Może pomóc w pielęgnowaniu relacji. Właściwe narzędzia pomagają zarządzać relacjami z mediami, śledząc dane osobowe, ostatnią rozmowę z ludźmi itp. dla kluczowych kontaktów na listach mediów.

Czy powinienem uwzględnić osoby wpływające na społeczność społeczną na liście mediów?

Włącz blogerów, influencerów i podcasterów do swojej strategii PR. Jeden influencer, który obserwuje na Instagramie, może wywołać szerokie dyskusje na Twoim rynku. Niektórzy ludzie prowadzą osobną listę osób mających wpływ na portale społecznościowe, ale dodanie ich jako kontaktów medialnych w celu ich śledzenia jest w porządku.

Nie musisz koniecznie wysyłać informacji prasowych do tych osób. Angażowanie kontaktów w rozmowę może być bardziej efektywne. Blogerzy mogą być bardziej otwarci niż reporterzy na pomysły na historie, ale najpierw zbadaj blogera, aby określić, w jaki sposób reagują na prezentacje na swoich blogach.

Czy naprawdę potrzebuję listy kontaktów z mediami (czy mogę zamiast tego używać HARO)?

Platformy takie jak HARO nie zastępują własnej listy kontaktów do PR. Reporter piszący historię używa HARO lub alternatywy, którą lubimy lepiej nazywać Qwoted, aby szukać źródeł eksperckich na różne tematy. Kiedy subskrybujesz jako potencjalne źródło, otrzymujesz powiadomienia o żądaniach mediów, ale musisz obserwować swoją skrzynkę odbiorczą i szybko odpowiadać.

Choć takie narzędzia PR są przydatne, są one ograniczone. Dają ludziom z mediów kontrolę nad tematami, których dotyczą artykuły. Piękno twojej własnej listy prasowej polega na tym, że zamiast czekać na kontakt z mediami, masz kontrolę. To Ty kontaktujesz się z prasą i kształtujesz PR swojej marki.

###

Podsumowując, lista kontaktów jest na wagę złota. Lista przyspiesza proces prezentacji historii. Kiedy masz wszystkie dane kontaktowe pod ręką, zawsze jesteś gotowy na działania PR.

Obraz: Depositphotos.com