Proste wskazówki dotyczące pracy zdalnej i technologia, dzięki której pracownicy będą na bieżąco

Niedawny artykuł Harvard Business Review podkreśla rekordową liczbę wakatów na amerykańskim rynku pracy w połowie 2021 roku. Nazywając to „Wielką Rezygnacją”, kluczowym trendem, który identyfikuje artykuł, jest to, że pracownicy w połowie kariery są wśród tych, którzy masowo rezygnują z pracy. Należą do nich doświadczeni profesjonaliści i menedżerowie — jedni z najcenniejszych ludzi w firmie.

Częściowo jest to bezpośredni skutek pracy zdalnej podczas pandemii, mówi Laurie McCabe, współzałożycielka Grupy SMB. „Ludzie mieli okazję do refleksji i zdecydowali, że wolą pracować, by żyć, niż żyć, by pracować”. Dlatego rezygnują z powrotu do pracy w pełnym wymiarze godzin, nawet po zniesieniu ograniczeń.

Długie, wyczerpujące dojazdy są poza zasięgiem. Pobyt w domu w wygodnych ubraniach to podstawa.

Co w takim środowisku mogą zrobić małe firmy, aby utrzymać doświadczonych pracowników i wypełnić wolne stanowiska najlepszymi ludźmi? Dobra wiadomość jest taka, że ​​małe firmy często mają przewagę nad swoimi większymi odpowiednikami: elastyczność.

Aby stać się pracodawcą z wyboru w swojej niszy lub lokalizacji, jeśli chodzi o przyciąganie dobrych ludzi i zatrzymać tych wspaniałych, których już masz, podkreśl swoją elastyczność, umożliwiając pracę zdalną, gdy tylko jest to możliwe. Coraz częściej zatrudnienie mniej przypomina standardową rutynę od 8 do 5 w biurze, a bardziej hybrydową sytuację w pracy, gdzie część czasu spędza się w siedzibie firmy, a część w domu. Ludzie mogą również zdecydować się na pracę w niepełnym wymiarze godzin lub jako niezależni podwykonawcy, ponieważ chcą więcej wolnego czasu i mówią o swoich harmonogramach.

Zobacz moją pełną rozmowę z Laurie McCabe, współzałożycielką grupy SMB i Mattem Crawfordem, dyrektorem ds. marketingu produktów w Citrix na temat Navigating the Great Resignation: Advice for SMB.

Najważniejsze wskazówki dotyczące pracy zdalnej przy jednoczesnym utrzymaniu zaangażowania ludzi

Od 18 lat prowadzę własną firmę w całości ze zdalną siłą roboczą. Efektywna praca, gdy wszyscy znajdują się w innym miejscu i logują się przez własne urządzenia, wymagają dostosowania procesów biznesowych. Ale jest to zaskakująco łatwe i niedrogie nawet dla najmniejszej firmy.

Oto kilka wskazówek, których nauczyliśmy się w mojej firmie, aby założyć firmę, aby była skuteczna i utrzymywała zaangażowanie ludzi, nawet jeśli pracują zdalnie.

1. Stwórz cyfrową przestrzeń roboczą

Kiedy ludzie nie znajdują się w środowisku biurowym, można poczuć się jak w próżni. Wtedy dochodzi do nieefektywnego powielania wysiłków, ważne sprawy upadają, klienci nie są traktowani właściwie i pojawiają się kosztowne błędy. Krótko mówiąc, wydaje się, że prawa ręka nie wie, co robi lewa. Aby temu przeciwdziałać, potrzebujesz cyfrowej przestrzeni roboczej — tj. systemu oprogramowania w chmurze — zapewniającego ludziom miejsce, do którego mogą „uchodzić” lub logować się każdego dnia. Pozwala ludziom komunikować się, dzielić się tym, co robią i zobaczyć, co robią współpracownicy. Nie ma znaczenia, gdzie fizycznie znajduje się dana osoba, ponieważ dostęp do jej pracy odbywa się przez Internet.

To coś więcej niż system poczty e-mail — praca ze skrzynki odbiorczej jest wyjątkowo nieefektywna. Cyfrowa przestrzeń robocza obejmuje co najmniej współdzielone przechowywanie dokumentów, udostępnianie ekranu, czat tekstowy w czasie rzeczywistym oraz komunikację wideo/audio — wszyscy korzystają z tej samej platformy współpracy, dzięki czemu wszystko jest w jednym miejscu. Citrix Workspace to dobry przykład platformy cyfrowej przestrzeni roboczej.

2. Użyj Off-the Shelf Tech for Business Systems

Własna technologia oprogramowania może być koszmarem w zakresie konserwacji i bezpieczeństwa nawet w jednym miejscu, ale ryzyko jest zwielokrotnione, gdy ludzie pracują zdalnie. Nagle wszystkie te osoby logują się do systemów z komputerów domowych i telefonów osobistych, a czasem współdzielą połączenia internetowe.

Nauczyliśmy się, że jak najwięcej problemów związanych z bezpieczeństwem najlepiej pozostawić dostawcom oprogramowania. Wybierz oprogramowanie w chmurze dla systemów takich jak księgowość, CRM, HR i współdzielone dokumenty. Wybierz silnych dostawców, którzy podkreślają wbudowane zabezpieczenia i stoją za ich produktami. Duże, dobrze znane nazwy są idealne, ponieważ mają zasoby, które zapewniają bezpieczeństwo danych i utrzymują oprogramowanie.

3. Dofinansuj technologię pracy zdalnej, jeśli to konieczne

Przynieś własne urządzenie do pracy (BYOD) to obecnie popularny trend. Pracownicy chcieli korzystać z własnych urządzeń, takich jak laptopy, tablety i telefony, nawet jeśli pracowali wyłącznie w biurze.

Odkryliśmy jednak, że podczas pracy w domu proste drobiazgi mogą przeszkadzać w produktywności. Na przykład, jeśli czekasz na tę samą osobę na spotkaniach, ponieważ jej połączenie internetowe jest tak wolne, inny pracownik zawsze próbuje rozwiązać problem z laptopem, który ulega awarii z powodu niewystarczającej pamięci, lub inna osoba nie słyszy z powodu awarii głośniki komputerowe, wtedy naprawa IT pracownika może być tańsza.

Przyczyń się do ulepszonego Wi-Fi lub kup i wyślij pracownikowi nowy laptop, zestaw słuchawkowy Bluetooth itp. Uwzględnij to w swoim budżecie. Czas to także pieniądz i zdziwisz się, ile czasu marnuje się na naprawialne problemy, które spowalniają pracowników.

4. Kierownicy pociągów w zdalnym zarządzaniu wydajnością

Menedżerom przyzwyczajonym do osobistego nadzorowania wyników może wydawać się zniechęcające proszenie o zarządzanie ludźmi, z którymi mogą widywać się osobiście tylko raz w miesiącu (lub rzadziej!). Pomóż menedżerom zrozumieć potrzebę zarządzania wynikami i wynikami, zamiast koncentrować się na godzinach, które pracownik poświęca.
Obejmuje to większy nacisk na raportowanie przez pracowników swojej aktywności w pracy, a także systemy oprogramowania, które automatycznie śledzą czas i generują raporty. Może to również obejmować identyfikację i śledzenie kluczowych wskaźników wydajności (tj. kluczowych wskaźników) mających zastosowanie do pracy danej osoby. Dobre oprogramowanie może to zrobić bez wysiłku, bez dużego nakładu pracy ręcznej.

5. Naśladuj interakcje z chłodnicą wody

Ludzie czasami rezygnują, ponieważ tracą jakikolwiek osobisty związek ze swoją sytuacją w pracy. Albo po prostu wycofują się i tracą zaangażowanie w pracy. Częste czaty i połączenia konferencyjne zapewniają osobiste interakcje, aby rozwinąć silną relację roboczą i poczucie przynależności.
Podkreśl codzienne szybkie czaty tekstowe. Czaty tworzą klej, który łączy ludzi.

Pamiętaj, aby regularnie organizować wideokonferencje. Nie każde spotkanie musi być wideo, ale naprawdę pomaga od czasu do czasu zobaczyć twarze współpracowników. Na początku zdalnych spotkań poświęć kilka minut na rozmowę o chłodnej wodzie. Poproś ludzi, aby podzielili się zdjęciem czegoś fajnego, co zrobili w ciągu weekendu, lub poinformuj wszystkich o projekcie majsterkowania, nad którym pracują. Zorganizuj dzień „zabierz swojego zwierzaka na wideokonferencję”.
Ogólnofirmowy kanał czatu doskonale nadaje się do dzielenia się ekscytującymi wiadomościami z firmy lub dla pracowników do dzielenia się świetnymi opiniami klientów lub podobnymi wiadomościami. Małe codzienne interakcje sprawiają, że ludzie czują, że są częścią czegoś większego, że są potrzebni i cenieni.

6. Powtarzaj, powtarzaj, powtarzaj!

Większość menedżerów i właścicieli firm nie komunikuje się tak dobrze, jak byśmy tego chcieli. Dlaczego tak jest? Dzieje się tak dlatego, że dorośli nie przyswajają wszystkiego, co słyszą, czytają lub widzą w tym samym tempie. Czasami potrzeba wielokrotnej ekspozycji na te same informacje, aby zatopić się w nich. Ponadto ludzie inaczej interpretują rzeczy.

Komunikacja jest szczególnie trudna, gdy pracownicy nie znajdują się w miejscu pracy, w którym mogą coś zobaczyć lub coś usłyszeć. Z tego powodu należy wielokrotnie komunikować ważne cele, zasady i instrukcje firmy, gdy ludzie pracują zdalnie. W najgorszym przypadku stajesz się trochę powtarzalny. Ale najprawdopodobniej wyjaśniasz, czego ludzie tak naprawdę nie zrozumieli.

7. Ustaw granice osobiste i zawodowe

Tylko dlatego, że ktoś pracuje w domu, nie daje licencji na kontakt z tą osobą o każdej porze dnia i nocy. Ustal ustalone godziny pracy i nie oczekuj, że ludzie będą dostępni poza tymi godzinami. Uważamy, że jest to bardzo ważne!

I chociaż pracownicy chcą pewnej elastyczności w swoich harmonogramach, na przykład możliwości załatwienia krótkich spraw w ciągu dnia lub odebrania dzieci ze szkoły, zaangażowanie to droga dwukierunkowa. Pracownicy powinni śledzić czas pracy i w razie potrzeby przedłużać swoje harmonogramy, aby nadrobić czas stracony w ciągu dnia. Powinni zgłosić chorobę, jeśli nie czują się dobrze. Powinni oficjalnie wziąć dzień urlopu, a nie tylko zniknąć na jeden dzień.
Taka struktura zapewnia płynny przebieg procesów biznesowych. Pozwala menedżerom alokować zasoby i dostosowywać przepływ pracy do wymagań klientów.

8. Pamiętaj, zdrowe ciała tworzą produktywnych pracowników

Na koniec połóż nacisk na sprawność fizyczną. Zbyt łatwo wpaść w rutynę, w której zdalni pracownicy przechodzą 20 kroków do komputera i siedzą tam cały dzień bez ruchu. Oto kilka rzeczy, które robią różnicę:

Spacer po rozmowie – dosłownie. Ustaw wyzwanie grupowe, aby przejść 10 000 kroków dziennie, korzystając z licznika kroków. Albo niech wszyscy wstają podczas spotkania i zrobią jednominutową przerwę na rozciąganie i chodzą po sali.

Pracownicy potrzebują dobrej konfiguracji biura domowego. Zachęć pracowników do pracy w domu, aby uzyskać ergonomiczny sprzęt. Mogą to być biurka stojące o regulowanej wysokości. Ergonomiczne klawiatury i odpowiednie podkładki pod mysz oraz dobre myszy pomagają uniknąć bólu nadgarstków. Dobre krzesło i powierzchnia, taka jak podstawka pod laptopa, to podstawa — ludzie mogą myśleć, że mogą zwinąć się na kanapie z laptopem, aby pracować, ale z czasem prowadzi to do bólu pleców i nóg. Drugi monitor może również zwiększyć produktywność ludzi, ponieważ nie muszą tak często przewijać i otwierać/zamykać kart i programów.

Jak sprawić, by praca hybrydowa i praca w domu była bardziej zrównoważona?

Badania wykazały, że pracownicy pracują dłużej – czasami nawet o dwie lub trzy godziny więcej dziennie podczas szczytu COVID. Jednak celem pracy w domu lub pracy hybrydowej nie powinno być dłuższe działanie. Stworzenie efektywnej cyfrowej przestrzeni roboczej i podkreślenie zrównoważonego podejścia doprowadzi na dłuższą metę do większej produktywności i uniknięcia wypalenia. Mądrze wybieraj technologię i podkreślaj oszczędność czasu dla wszystkich zaangażowanych osób, jeśli korzystają z platformy współpracy. Twoi pracownicy to pokochają — i ty też!

Aby uzyskać więcej badań i perspektywy na temat przekształcania rozwijającej się firmy, zapoznaj się z Fieldwork by Citrix.