Consejos y tecnología de trabajo remoto simple para mantener a los empleados en el punto

Un artículo reciente de Harvard Business Review destaca el número récord de ofertas de trabajo en el mercado laboral de EE. UU. a mediados de 2021. Llamándolo “la gran renuncia”, una tendencia clave que identifica el artículo es que los empleados en la mitad de su carrera se encuentran entre los que renuncian a sus trabajos en gran número. Estos incluyen profesionales y gerentes experimentados, algunas de las personas más valiosas de una empresa.

En parte, esto es una consecuencia directa del trabajo remoto durante la pandemia, dice Laurie McCabe, cofundadora de SMB Group. “La gente tuvo la oportunidad de reflexionar y decidió que preferiría trabajar para vivir que vivir para trabajar”. Por lo tanto, optan por no regresar al lugar de trabajo a tiempo completo incluso cuando se levantan las restricciones.

Los viajes diarios largos y agotadores están descartados. Quedarse en casa con ropa cómoda está de moda.

En tal entorno, ¿qué pueden hacer las pequeñas empresas para mantener empleados experimentados y llenar las vacantes con las mejores personas? La buena noticia es que las pequeñas empresas a menudo tienen una ventaja sobre sus contrapartes más grandes: flexibilidad.

Para convertirse en el empleador de elección en su nicho o ubicación cuando se trata de atraer buenas personas y retener a las excelentes que ya tiene, enfatice su flexibilidad al permitir el trabajo remoto cuando sea posible. Cada vez más, el empleo se parece menos a un estándar de 8 a 5 en la rutina de la oficina y más a una situación de trabajo híbrida, con parte del tiempo en las instalaciones y parte del tiempo trabajando desde casa. Las personas también pueden optar por trabajar a tiempo parcial o como contratistas independientes, porque quieren más tiempo libre y control sobre sus horarios.

Vea mi conversación completa con Laurie McCabe, cofundadora de SMB Group, y Matt Crawford, director de marketing de productos de Citrix sobre Navegar por la gran renuncia: consejos para las pymes.

Los mejores consejos para el trabajo remoto y mantener a las personas comprometidas

He dirigido mi propio negocio por completo con una fuerza de trabajo remota durante los últimos 18 años. Trabajar de manera efectiva cuando todos están en una ubicación diferente e iniciar sesión a través de sus propios dispositivos requiere adaptar sus procesos comerciales. Pero es sorprendentemente fácil y asequible incluso para la empresa más pequeña.

Aquí hay algunos consejos que aprendimos en mi empresa para configurar su negocio para que sea efectivo y mantenga a las personas comprometidas incluso cuando trabajan de forma remota.

1. Crea un espacio de trabajo digital

Cuando las personas no están en un entorno de oficina, puede sentirse como si estuvieran trabajando en el vacío. Es entonces cuando ocurre una duplicación de esfuerzos ineficiente, los asuntos importantes se pasan por alto, los clientes no son tratados correctamente y ocurren errores costosos. En resumen, parece que la mano derecha no sabe lo que hace la izquierda. Para contrarrestar esto, necesita un espacio de trabajo digital, es decir, un sistema de software en la nube, que brinde a las personas un lugar para "ir" o iniciar sesión todos los días. Permite que las personas se comuniquen, compartan lo que están haciendo y vean lo que están haciendo sus compañeros de trabajo. No importa dónde se encuentre físicamente la persona porque se accede a su trabajo a través de Internet.

Esto es más que su sistema de correo electrónico: trabajar desde una bandeja de entrada es extremadamente ineficiente. Como mínimo, un espacio de trabajo digital incluye almacenamiento de documentos compartidos, pantalla compartida, chat de texto en tiempo real y comunicaciones de video/audio, con todos usando la misma plataforma de colaboración para que todo esté en un solo lugar. Citrix Workspace es un buen ejemplo de una plataforma de espacio de trabajo digital.

2. Use tecnología lista para usar para sistemas comerciales

La tecnología de software propia puede ser una pesadilla para el mantenimiento y la seguridad incluso en una sola ubicación, pero los riesgos se multiplican cuando las personas trabajan de forma remota. De repente, tienes a todas estas personas iniciando sesión en los sistemas desde computadoras domésticas y teléfonos personales y, a veces, conexiones de Internet compartidas.

Hemos aprendido que es mejor dejar la mayor parte posible de los problemas de seguridad en manos de los proveedores de software. Elija un software basado en la nube para sistemas como contabilidad, CRM, recursos humanos y documentos compartidos. Elija proveedores sólidos que destaquen sus medidas de seguridad integradas y que respalden sus productos. Los grandes nombres conocidos son ideales, porque tienen los recursos para mantener sus datos seguros y mantener el software.

3. Subvencionar la tecnología de trabajo remoto si es necesario

Traer su propio dispositivo al trabajo (BYOD) es una tendencia popular hoy en día. Los trabajadores querían usar sus propios dispositivos, como computadoras portátiles, tabletas y teléfonos, incluso cuando trabajaban exclusivamente en una oficina.

Sin embargo, descubrimos que cuando se trabaja en casa, las pequeñas cosas simples pueden obstaculizar la productividad. Por ejemplo, si se encuentra esperando a la misma persona en las reuniones porque su conexión a Internet es muy lenta, o si otro empleado siempre está tratando de solucionar un problema de una computadora portátil que falla debido a la falta de memoria, o si otra persona no puede escuchar debido a la degradación de la memoria. altavoces de la computadora, entonces puede ser menos costoso reparar la TI del empleado.

Contribuya a la actualización de WiFi o compre y envíe al trabajador una nueva computadora portátil, auriculares Bluetooth, etc. Considere esto en su presupuesto. El tiempo también es dinero, y se sorprenderá de cuánto tiempo se desperdicia en problemas reparables que ralentizan a los trabajadores.

4. Capacitar a los Gerentes en la Gestión Remota del Desempeño

Para los gerentes acostumbrados a supervisar el desempeño en persona, puede parecer desalentador que se les pida que administren a personas que solo pueden ver en persona una vez al mes (¡o menos!). Ayude a los gerentes a comprender la necesidad de administrar los resultados y la producción, en lugar de centrarse en las horas que dedica un empleado.
Esto incluye más énfasis en los informes de los empleados sobre su actividad laboral, así como sistemas de software que rastrean automáticamente el tiempo y generan informes. Esto también puede implicar la identificación y el seguimiento de indicadores clave de desempeño (es decir, métricas clave) aplicables al trabajo de la persona. Un buen software puede hacer algo de esto sin esfuerzo, sin requerir mucho esfuerzo manual.

5. Imitar las interacciones del enfriador de agua

Las personas a veces renuncian porque pierden cualquier conexión personal que sintieran con su situación laboral. O simplemente se retiran y se desconectan del trabajo. Los chats y conferencias telefónicas frecuentes brindan interacciones personales para desarrollar una sólida relación de trabajo y un sentido de pertenencia.
Enfatice los chats de texto rápidos diarios. Los chats forman el pegamento que conecta a las personas.

Asegúrese de tener videoconferencias regularmente. No todas las reuniones tienen que ser en video, pero realmente ayuda ver las caras de los compañeros de trabajo de vez en cuando. Al comienzo de las reuniones remotas, asegúrese de permitir unos minutos para hablar sobre el agua fría. Pídales a las personas que compartan una foto de algo divertido que hayan hecho durante el fin de semana, o actualice a todos sobre el proyecto de mejoras para el hogar en el que están trabajando. Organiza un día de “trae a tu mascota a la videoconferencia”.
Un canal de chat para toda la empresa es excelente para compartir noticias emocionantes de la empresa o para que los trabajadores compartan algunos comentarios excelentes que dio un cliente o noticias similares. Las pequeñas interacciones diarias hacen que las personas se sientan parte de algo más grande y que se les necesita y valora.

6. ¡Repite, repite, repite!

La mayoría de los gerentes y dueños de negocios no se comunican tan bien como desearíamos. ¿Por qué esto es tan? Es porque los adultos no asimilan todo lo que escuchan, leen o ven al mismo ritmo. A veces se necesitan múltiples exposiciones a la misma información para que se asiente. Además, las personas interpretan las cosas de manera diferente.

La comunicación es especialmente desafiante cuando los trabajadores no están en un entorno de trabajo donde puedan ver algo en acción o escuchar algo. Por esta razón, debe comunicar los objetivos importantes, las políticas de la empresa y las instrucciones varias veces cuando las personas trabajan de forma remota. En el peor de los casos te vuelves un poco repetitivo. Pero lo más probable es que aclares lo que la gente realmente no ha entendido.

7. Establezca límites personales y laborales

El hecho de que alguien esté trabajando desde casa no da permiso para contactar a esa persona a todas horas del día o de la noche. Establezca horas de trabajo establecidas y no espere que haya personas disponibles fuera de esas horas. ¡Encontramos que esto es tan importante!

Y aunque los empleados quieren cierta flexibilidad en sus horarios, como la capacidad de hacer un mandado corto durante el día o recoger a los niños de la escuela, el compromiso es una calle de doble sentido. Los empleados deben realizar un seguimiento del tiempo de compensación y extender sus horarios si es necesario para compensar el tiempo perdido durante el día. Deben reportarse enfermos si no se sienten bien. Deberían tomar oficialmente un día de vacaciones, no solo desaparecer por el día.
Este tipo de estructura hace que los procesos comerciales fluyan sin problemas. Permite a los gerentes asignar recursos y ajustar el flujo de trabajo para satisfacer las demandas de los clientes.

8. Recuerde, los cuerpos sanos hacen trabajadores productivos

Por último, pero no menos importante, haga hincapié en la aptitud física. Es demasiado fácil caer en una rutina en la que los trabajadores remotos caminan 20 pasos hasta una computadora y se sientan allí todo el día sin moverse. Aquí hay algunas cosas que marcan la diferencia:

Camina la charla - literalmente. Establezca un desafío grupal para caminar 10,000 pasos al día, usando un contador de pasos. O haga que todos se paren durante una reunión y tomen un descanso de estiramiento de un minuto y caminen por la sala.

Los trabajadores necesitan una buena configuración de oficina en casa. Anime a los empleados de trabajo en el hogar a obtener equipos ergonómicos. Esto podría incluir escritorios de pie con altura ajustable. Los teclados ergonómicos, las alfombrillas de ratón adecuadas y los buenos ratones ayudan a evitar el dolor de muñeca. Una buena silla y una superficie como un soporte para computadora portátil son esenciales: las personas pueden pensar que pueden acurrucarse en el sofá con su computadora portátil para trabajar, pero con el tiempo esto provoca dolor de espalda y dolor en las piernas. Un segundo monitor también puede hacer que las personas sean más productivas, porque no tienen que desplazarse y abrir/cerrar pestañas y programas casi tanto.

¿Cómo podemos hacer que el trabajo híbrido y el trabajo en el hogar sean más sostenibles?

La investigación ha demostrado que los empleados trabajan más tiempo, a veces hasta dos o tres horas más por día durante el apogeo de COVID. Pero el objetivo del trabajo en casa o el trabajo híbrido no debería ser trabajar más tiempo. Configurar un espacio de trabajo digital efectivo y enfatizar un enfoque equilibrado conducirá a una mayor productividad a largo plazo, evitando el agotamiento. Elija la tecnología sabiamente y enfatice el ahorro de tiempo para todos los involucrados si adoptan la plataforma de colaboración. A sus trabajadores les encantará, ¡y a usted también!

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