Dicas e tecnologia simples de trabalho remoto para manter os funcionários no ponto

Um artigo recente da Harvard Business Review destaca o número recorde de vagas de emprego no mercado de trabalho dos EUA em meados de 2021. Chamando isso de “A Grande Demissão”, uma tendência importante que o artigo identifica é que os funcionários em meio de carreira estão entre os que se demitem em grande número. Isso inclui profissionais e gerentes experientes – algumas das pessoas mais valiosas de uma empresa.

Em parte, isso é resultado direto do trabalho remoto durante a pandemia, diz Laurie McCabe, cofundadora do SMB Group. “As pessoas tiveram a chance de refletir e decidiram que preferiam trabalhar para viver, do que viver para trabalhar.” Portanto, eles estão optando por não retornar ao local de trabalho em tempo integral, mesmo quando as restrições são levantadas.

Longas viagens de drenagem estão fora. Ficar em casa com roupas confortáveis ​​está na moda.

Em tal ambiente, o que as pequenas empresas podem fazer para manter funcionários experientes e preencher vagas com as melhores pessoas? A boa notícia é que as pequenas empresas geralmente têm uma vantagem sobre suas contrapartes maiores: flexibilidade.

Para se tornar o empregador preferido em seu nicho ou local quando se trata de atrair boas pessoas e reter as ótimas que você já possui, enfatize sua flexibilidade permitindo o trabalho remoto quando possível. Cada vez mais o emprego se parece menos com um padrão das 8 às 5 na rotina do escritório e mais como uma situação de trabalho híbrida, com parte do tempo no local e parte do tempo trabalhando em casa. As pessoas também podem optar por trabalhar meio período ou como contratados independentes, porque querem mais tempo livre e opinam sobre seus horários.

Veja minha conversa completa com Laurie McCabe, cofundadora do SMB Group, e Matt Crawford, Diretor de Marketing de Produto da Citrix sobre Navegar na Grande Demissão: Conselhos para SMBs.

Principais dicas para trabalho remoto, mantendo as pessoas engajadas

Eu administro meu próprio negócio inteiramente com uma força de trabalho remota nos últimos 18 anos. Trabalhar de forma eficaz quando todos estão em um local diferente e fazer login por meio de seus próprios dispositivos requer a adaptação de seus processos de negócios. Mas é surpreendentemente fácil e acessível até mesmo para a menor empresa realizar.

Aqui estão algumas dicas que aprendemos na minha empresa para configurar seu negócio para ser eficaz e manter as pessoas engajadas mesmo quando trabalham remotamente.

1. Crie um espaço de trabalho digital

Quando as pessoas não estão em um ambiente de escritório, pode parecer trabalhar no vácuo. É quando ocorre uma duplicação ineficiente de esforços, questões importantes passam despercebidas, os clientes não são tratados corretamente e ocorrem erros dispendiosos. Em suma, parece que a mão direita não sabe o que a esquerda está fazendo. Para combater isso, você precisa de um espaço de trabalho digital – ou seja, um sistema de software em nuvem – que dê às pessoas um lugar para “ir” ou fazer login todos os dias. Ele permite que as pessoas se comuniquem, compartilhem o que estão fazendo e vejam o que os colegas de trabalho estão fazendo. Não importa fisicamente onde a pessoa está, porque seu trabalho é acessado pela Internet.

Isso é mais do que seu sistema de e-mail – trabalhar em uma caixa de entrada é extremamente ineficiente. No mínimo, um espaço de trabalho digital inclui armazenamento compartilhado de documentos, compartilhamento de tela, bate-papo por texto em tempo real e comunicações de vídeo/áudio – com todos usando a mesma plataforma de colaboração para que tudo esteja em um só lugar. O Citrix Workspace é um bom exemplo de plataforma de espaço de trabalho digital.

2. Use a tecnologia de prateleira para sistemas de negócios

A tecnologia de software doméstica pode ser um pesadelo de manutenção e segurança mesmo em um único local, mas os riscos são multiplicados quando as pessoas trabalham remotamente. De repente, você tem todas essas pessoas fazendo login em sistemas de computadores domésticos e telefones pessoais e, às vezes, conexões de Internet compartilhadas.

Aprendemos que é melhor deixar o maior número possível de problemas de segurança para os fornecedores de software. Opte por software baseado em nuvem para sistemas como contabilidade, CRM, RH e documentos compartilhados. Escolha fornecedores fortes que destaquem suas medidas de segurança integradas e que estejam por trás de seus produtos. Nomes grandes e conhecidos são ideais, porque eles têm os recursos para manter seus dados seguros e para manter o software.

3. Subsidiar a tecnologia de trabalho remoto, se necessário

Traga seu próprio dispositivo para o trabalho (BYOD) é uma tendência popular hoje. Os trabalhadores queriam usar seus próprios dispositivos, como laptops, tablets e telefones, mesmo quando trabalhavam exclusivamente em um escritório.

No entanto, descobrimos que, ao trabalhar em casa, pequenas coisas simples podem atrapalhar a produtividade. Por exemplo, se você estiver esperando a mesma pessoa em reuniões porque sua conexão com a Internet é muito lenta, ou outro funcionário está sempre tentando solucionar um problema de um laptop que está travando devido à memória insuficiente, ou outra pessoa não consegue ouvir por causa da degradação alto-falantes do computador, pode ser mais barato consertar a TI do funcionário.

Contribua para o WiFi atualizado ou compre e envie ao funcionário um novo laptop, fone de ouvido Bluetooth, etc. Considere isso em seu orçamento. Tempo é dinheiro também, e você ficará surpreso com quanto tempo é desperdiçado em problemas corrigíveis que atrasam os trabalhadores.

4. Treinar Gerentes em Gerenciamento Remoto de Desempenho

Para gerentes acostumados a supervisionar o desempenho pessoalmente, pode parecer assustador ser solicitado a gerenciar pessoas que eles podem ver pessoalmente apenas uma vez por mês (ou menos!). Ajude os gerentes a entender a necessidade de gerenciar resultados e resultados, em vez de se concentrar nas horas que um funcionário dedica.
Isso inclui mais ênfase nos relatórios dos funcionários sobre suas atividades de trabalho, bem como sistemas de software que rastreiam automaticamente o tempo e geram relatórios. Isso também pode envolver a identificação e acompanhamento de indicadores-chave de desempenho (ou seja, métricas-chave) aplicáveis ​​ao trabalho da pessoa. Um bom software pode fazer isso sem esforço, sem exigir muito esforço manual.

5. Imitar as interações do refrigerador de água

As pessoas às vezes se demitem porque perdem qualquer conexão pessoal que sentiam com sua situação de trabalho. Ou simplesmente se retiram e se desengajam no trabalho. Bate-papos e teleconferências frequentes proporcionam interações pessoais para desenvolver uma forte relação de trabalho e um sentimento de pertencimento.
Enfatize os bate-papos de texto rápidos diários. Os bate-papos formam a cola que conecta as pessoas.

Certifique-se de fazer videoconferências regularmente. Nem toda reunião precisa ser em vídeo, mas realmente ajuda ver os rostos dos colegas de vez em quando. No início de reuniões remotas, certifique-se de reservar alguns minutos para conversar sobre bebedouros. Peça às pessoas que compartilhem uma foto de algo divertido que fizeram no fim de semana ou atualize a todos sobre o projeto de melhoria da casa em que estão trabalhando. Tenha um dia de “traga seu animal de estimação para a videoconferência”.
Um canal de bate-papo para toda a empresa é ótimo para compartilhar notícias interessantes da empresa ou para os funcionários compartilharem ótimos comentários de um cliente ou notícias semelhantes. Pequenas interações diárias fazem com que as pessoas sintam que fazem parte de algo maior e que são necessárias e valorizadas.

6. Repita, Repita, Repita!

A maioria dos gerentes e donos de empresas não se comunica tão bem quanto gostaria. Porque isto é assim? É porque os adultos não absorvem tudo o que ouvem, lêem ou veem no mesmo ritmo. Às vezes, são necessárias várias exposições à mesma informação para que ela seja absorvida. Além disso, as pessoas interpretam as coisas de maneira diferente.

A comunicação é especialmente desafiadora quando os trabalhadores não estão em um ambiente de trabalho onde possam ver algo em ação ou ouvir algo. Por esse motivo, você deve comunicar metas importantes, políticas e instruções da empresa várias vezes quando as pessoas trabalham remotamente. Na pior das hipóteses, você se torna um pouco repetitivo. Mas é mais do que provável que você deixe claro o que as pessoas realmente não entenderam.

7. Defina limites pessoais e de trabalho

Só porque alguém está trabalhando em casa não dá licença para entrar em contato com essa pessoa a qualquer hora do dia ou da noite. Defina horários de trabalho estabelecidos e não espere que as pessoas estejam disponíveis fora desse horário. Achamos isso muito importante!

E enquanto os funcionários querem alguma flexibilidade em seus horários, como a capacidade de fazer uma pequena tarefa durante o dia ou pegar as crianças na escola, o compromisso é uma via de mão dupla. Os funcionários devem acompanhar o tempo de compensação e estender seus horários, se necessário, para compensar o tempo perdido durante o dia. Eles devem ligar para dizer que estão doentes se não estiverem se sentindo bem. Eles deveriam tirar oficialmente um dia de férias – não apenas desaparecer durante o dia.
Esse tipo de estrutura mantém os processos de negócios fluindo sem problemas. Ele permite que os gerentes aloquem recursos e ajustem o fluxo de trabalho para atender às demandas dos clientes.

8. Lembre-se, corpos saudáveis ​​tornam trabalhadores produtivos

Por último, mas não menos importante, enfatize a aptidão física. É muito fácil cair em uma rotina em que trabalhadores remotos caminham 20 passos até um computador e ficam sentados o dia todo sem se mexer. Aqui estão algumas coisas que fazem a diferença:

Ande a falar - literalmente. Defina um desafio em grupo para caminhar 10.000 passos por dia, usando um contador de passos. Ou faça com que todos fiquem de pé durante uma reunião e façam uma pausa de um minuto e andem pela sala.

Os trabalhadores precisam de uma boa configuração de home office. Incentive os funcionários a trabalhar em casa para obter equipamentos ergonômicos. Isso pode incluir mesas de pé com altura ajustável. Teclados ergonômicos e mouse pads adequados e bons mouses ajudam a evitar dores no pulso. Uma boa cadeira e superfície, como um suporte para laptop, são essenciais – as pessoas podem pensar que podem se aconchegar no sofá com seu laptop para trabalhar, mas com o tempo isso leva a dores nas costas e nas pernas. Um segundo monitor também pode tornar as pessoas mais produtivas, porque elas não precisam rolar e abrir/fechar guias e programas quase tanto.

Como podemos tornar o trabalho híbrido e o trabalho em casa mais sustentável?

Pesquisas mostraram que os funcionários estão trabalhando mais – às vezes até duas ou três horas a mais por dia durante o auge do COVID. Mas o objetivo do trabalho em casa ou do trabalho híbrido não deve ser trabalhar mais. Configurar um espaço de trabalho digital eficaz e enfatizar uma abordagem equilibrada levará a mais produtividade a longo prazo, evitando o esgotamento. Escolha a tecnologia com sabedoria e enfatize a economia de tempo para todos os envolvidos se adotarem a plataforma de colaboração. Seus funcionários vão adorar – e você também!

Para obter mais pesquisas e perspectivas sobre como transformar seus negócios em crescimento, explore Fieldwork by Citrix.