Conseils et technologies simples sur le travail à distance pour garder les employés sur le point

Un article récent de la Harvard Business Review met en évidence le nombre record d'offres d'emploi sur le marché du travail américain à la mi-2021. Appelant cela «la grande démission», une tendance clé identifiée par l'article est que les employés à mi-carrière font partie de ceux qui démissionnent en grand nombre. Il s'agit notamment de professionnels et de gestionnaires chevronnés, qui comptent parmi les personnes les plus précieuses d'une entreprise.

Il s'agit en partie d'une conséquence directe du travail à distance pendant la pandémie, explique Laurie McCabe, cofondatrice du groupe SMB. "Les gens ont eu l'occasion de réfléchir et ont décidé qu'ils préféraient travailler pour vivre plutôt que vivre pour travailler." Ainsi, ils choisissent de ne pas retourner au travail à temps plein même si les restrictions sont levées.

Les longs trajets épuisants sont terminés. Rester à la maison dans des vêtements confortables est à la mode.

Dans un tel environnement, que peuvent faire les petites entreprises pour conserver des employés expérimentés et pourvoir les postes vacants avec les meilleures personnes ? La bonne nouvelle est que les petites entreprises ont souvent un avantage sur leurs homologues plus grandes : la flexibilité.

Pour devenir l'employeur de choix dans votre créneau ou votre emplacement lorsqu'il s'agit d'attirer de bonnes personnes et de conserver les bonnes personnes que vous avez déjà, mettez l'accent sur votre flexibilité en autorisant le travail à distance lorsque cela est possible. De plus en plus, l'emploi ressemble moins à une routine standard de 8 à 5 dans le bureau, et plus à une situation de travail hybride, avec une partie du temps sur site et une partie du temps à travailler à domicile. Les gens peuvent également choisir de travailler à temps partiel ou en tant qu'entrepreneurs indépendants, car ils veulent plus de temps libre et ont leur mot à dire sur leurs horaires.

Voir ma conversation complète avec Laurie McCabe, co-fondatrice du groupe SMB, et Matt Crawford, directeur du marketing produit pour Citrix sur Naviguer dans la grande démission : conseils aux PME.

Principaux conseils pour le travail à distance tout en gardant les gens engagés

J'ai dirigé ma propre entreprise entièrement avec une main-d'œuvre à distance au cours des 18 dernières années. Travailler efficacement lorsque tout le monde se trouve à un endroit différent et se connecte via ses propres appareils nécessite d'adapter vos processus métier. Mais c'est étonnamment facile et abordable, même pour la plus petite entreprise.

Voici quelques conseils que nous avons appris dans mon entreprise pour que votre entreprise soit efficace et maintienne l'engagement des gens même lorsqu'ils travaillent à distance.

1. Créer un espace de travail numérique

Lorsque les gens ne sont pas dans un environnement de bureau, ils peuvent avoir l'impression de travailler dans le vide. C'est alors qu'une duplication inefficace des efforts se produit, que des questions importantes passent entre les mailles du filet, que les clients ne sont pas traités correctement et que des erreurs coûteuses se produisent. En bref, on a l'impression que la main droite ne sait pas ce que fait la gauche. Pour contrer cela, vous avez besoin d'un espace de travail numérique - c'est-à-dire un système logiciel cloud - qui donne aux gens un endroit où «aller» ou se connecter chaque jour. Il permet aux gens de communiquer, de partager ce qu'ils font et de voir ce que font leurs collègues. Peu importe où la personne se trouve physiquement, car son travail est accessible sur Internet.

C'est plus que votre système de messagerie - travailler à partir d'une boîte de réception est extrêmement inefficace. Au minimum, un espace de travail numérique comprend le stockage partagé de documents, le partage d'écran, le chat textuel en temps réel et les communications vidéo/audio, tout le monde utilisant la même plate-forme de collaboration afin que tout soit au même endroit. Citrix Workspace est un bon exemple de plate-forme d'espace de travail numérique.

2. Utilisez la technologie standard pour les systèmes d'entreprise

La technologie logicielle maison peut être un cauchemar pour la maintenance et la sécurité même dans un seul endroit, mais les risques sont multipliés lorsque les gens travaillent à distance. Tout à coup, vous avez toutes ces personnes qui se connectent aux systèmes à partir d'ordinateurs personnels et de téléphones personnels, et parfois de connexions Internet partagées.

Nous avons appris qu'il est préférable de laisser autant de problèmes de sécurité que possible aux éditeurs de logiciels. Optez pour un logiciel basé sur le cloud pour des systèmes tels que la comptabilité, le CRM, les RH et les documents partagés. Choisissez des fournisseurs solides qui mettent en avant leurs mesures de sécurité intégrées et qui soutiennent leurs produits. Les grands noms bien connus sont idéaux, car ils disposent des ressources nécessaires pour sécuriser vos données et maintenir le logiciel.

3. Subventionnez la technologie de travail à distance si nécessaire

Apportez votre propre appareil au travail (BYOD) est une tendance populaire aujourd'hui. Les travailleurs souhaitaient utiliser leurs propres appareils tels que des ordinateurs portables, des tablettes et des téléphones, même lorsqu'ils travaillaient exclusivement dans un bureau.

Cependant, nous avons découvert que lorsque vous travaillez à la maison, de simples petites choses peuvent entraver la productivité. Par exemple, si vous vous retrouvez à attendre la même personne lors de réunions parce que sa connexion Internet est si lente, ou si un autre employé essaie toujours de dépanner un ordinateur portable qui tombe en panne en raison d'une mémoire insuffisante, ou si une autre personne ne peut pas entendre en raison d'une dégradation haut-parleurs de l'ordinateur, il peut alors être moins coûteux de réparer l'informatique de l'employé.

Contribuez à la mise à niveau du Wi-Fi ou achetez et envoyez au travailleur un nouvel ordinateur portable, un casque Bluetooth, etc. Tenez-en compte dans votre budget. Le temps, c'est aussi de l'argent, et vous serez surpris du temps perdu sur des problèmes réparables qui ralentissent les travailleurs.

4. Former les managers à la gestion de la performance à distance

Pour les managers habitués à superviser les performances en personne, il peut sembler intimidant de devoir gérer des personnes qu'ils ne voient en personne qu'une fois par mois (ou moins !). Aidez les responsables à comprendre la nécessité de gérer les résultats et la production, au lieu de se concentrer sur les heures qu'un employé consacre.
Cela inclut une plus grande importance accordée aux employés qui rendent compte de leur activité professionnelle, ainsi que des systèmes logiciels qui suivent automatiquement le temps et génèrent des rapports. Cela peut également impliquer l'identification et le suivi d'indicateurs de performance clés (c'est-à-dire des mesures clés) applicables au travail de la personne. Un bon logiciel peut faire une partie de cela sans effort, sans nécessiter beaucoup d'efforts manuels.

5. Imitez les interactions du refroidisseur d'eau

Les gens démissionnent parfois parce qu'ils perdent tout lien personnel qu'ils ressentaient avec leur situation de travail. Ou ils se retirent simplement et se désengagent au travail. Des conversations et des conférences téléphoniques fréquentes permettent des interactions personnelles pour développer une relation de travail solide et un sentiment d'appartenance.
Mettez l'accent sur les conversations textuelles rapides quotidiennes. Les chats forment le ciment qui relie les gens entre eux.

Assurez-vous d'avoir des vidéoconférences régulièrement. Toutes les réunions n'ont pas besoin d'être vidéo, mais cela aide vraiment à voir les visages des collègues de temps en temps. Au début des réunions à distance, assurez-vous de prévoir quelques minutes pour parler de refroidisseur d'eau. Demandez aux gens de partager une photo de quelque chose d'amusant qu'ils ont fait pendant le week-end, ou mettez tout le monde au courant du projet de rénovation domiciliaire sur lequel ils travaillent. Organisez une journée « Amenez votre animal de compagnie à la vidéoconférence ».
Un canal de discussion à l'échelle de l'entreprise est idéal pour partager des nouvelles passionnantes de l'entreprise ou pour que les employés partagent des commentaires intéressants qu'un client a donnés ou pour des nouvelles similaires. De petites interactions quotidiennes donnent aux gens le sentiment de faire partie de quelque chose de plus grand et qu'ils sont nécessaires et valorisés.

6. Répétez, répétez, répétez !

La plupart des gestionnaires et des propriétaires d'entreprise ne communiquent pas aussi bien que nous le souhaiterions. Pourquoi cela est-il ainsi? C'est parce que les adultes n'assimilent pas tout ce qu'ils entendent, lisent ou voient au même rythme. Il faut parfois plusieurs expositions à la même information pour qu'elle s'imprègne. De plus, les gens interprètent les choses différemment.

La communication est particulièrement difficile lorsque les travailleurs ne sont pas dans un environnement de travail où ils peuvent voir quelque chose en action ou entendre quelque chose. Pour cette raison, vous devez communiquer plusieurs fois les objectifs importants, les politiques de l'entreprise et les instructions lorsque les personnes travaillent à distance. Au pire vous devenez un peu répétitif. Mais plus que probablement, vous clarifiez ce que les gens n'ont pas vraiment compris.

7. Fixez des limites personnelles et professionnelles

Ce n'est pas parce qu'une personne travaille à domicile qu'elle est autorisée à contacter cette personne à toute heure du jour ou de la nuit. Fixez des heures de travail établies et ne vous attendez pas à ce que les gens soient disponibles en dehors de ces heures. Nous avons trouvé cela si important !

Et bien que les employés souhaitent une certaine flexibilité dans leurs horaires, comme la possibilité de faire une courte course pendant la journée ou de récupérer les enfants à l'école, l'engagement est une voie à double sens. Les employés doivent suivre le temps de compensation et prolonger leurs horaires si nécessaire pour rattraper le temps perdu pendant la journée. Ils devraient appeler malade s'ils ne se sentent pas bien. Ils devraient officiellement prendre un jour de vacances – pas simplement disparaître pour la journée.
Ce type de structure assure le bon déroulement des processus métier. Il permet aux responsables d'allouer des ressources et d'ajuster le flux de travail pour répondre aux demandes des clients.

8. N'oubliez pas que des corps sains font des travailleurs productifs

Enfin et surtout, mettez l'accent sur la forme physique. Il est trop facile de tomber dans une ornière où les travailleurs à distance marchent 20 marches vers un ordinateur et restent assis là toute la journée sans bouger. Voici quelques éléments qui font la différence :

Walk the talk – littéralement. Définissez un défi de groupe pour marcher 10 000 pas par jour, en utilisant un compteur de pas. Ou demandez à tout le monde de se lever pendant une réunion et de faire une pause d'étirement d'une minute et de marcher dans la salle.

Les travailleurs ont besoin d'une bonne configuration de bureau à domicile. Encourager le travail à domicile des employés à se doter d'équipements ergonomiques. Cela peut inclure des bureaux debout à hauteur réglable. Des claviers ergonomiques et des tapis de souris appropriés et de bonnes souris aident à éviter les douleurs au poignet. Une bonne chaise et une bonne surface comme un support pour ordinateur portable sont essentielles - les gens peuvent penser qu'ils peuvent se recroqueviller sur le canapé avec leur ordinateur portable pour travailler, mais avec le temps, cela entraîne des douleurs au dos et aux jambes. Un deuxième moniteur peut également rendre les gens plus productifs, car ils n'ont pas besoin de faire défiler et d'ouvrir/fermer des onglets et des programmes presque autant.

Comment pouvons-nous rendre le travail hybride et le travail à domicile plus durables ?

Des recherches ont montré que les employés travaillent plus longtemps – parfois jusqu'à deux ou trois heures de plus par jour au plus fort de la COVID. Mais l'objectif du travail à domicile ou du travail hybride ne doit pas être de travailler plus longtemps. Mettre en place un espace de travail numérique efficace et mettre l'accent sur une approche équilibrée conduira à plus de productivité à long terme, en évitant l'épuisement professionnel. Choisissez judicieusement la technologie et mettez l'accent sur le gain de temps pour toutes les personnes impliquées si elles adoptent la plateforme de collaboration. Vos employés vont l'adorer, et vous aussi !

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