Sfaturi simple de lucru la distanță și tehnologie pentru a menține angajații la punct

Un articol recent de Harvard Business Review evidențiază numărul record de locuri de muncă deschise pe piața muncii din SUA la jumătatea anului 2021. Numind-o „Marea Demisie”, o tendință cheie pe care o identifică articolul este aceea că angajații la jumătatea carierei se numără printre cei care își demisionează în număr mare. Acestea includ profesioniști experimentați și manageri - unii dintre cei mai valoroși oameni ai unei companii.

Parțial, aceasta este o consecință directă a lucrului de la distanță în timpul pandemiei, spune Laurie McCabe, cofondatorul SMB Group. „Oamenii au avut șansa de a reflecta și au decis că preferă să muncească pentru a trăi, decât să trăiască pentru a munci.” Deci, ei renunță să se întoarcă la locul de muncă cu normă întreagă, chiar dacă restricțiile sunt ridicate.

Naveta lungă cu scurgere este terminată. Să stai acasă în haine confortabile este în.

Într-un astfel de mediu, ce pot face întreprinderile mici pentru a menține angajați cu experiență și pentru a umple locurile de muncă cu cei mai buni oameni? Vestea bună este că întreprinderile mici au adesea un avantaj față de omologii lor mai mari: flexibilitatea.

Pentru a deveni angajatorul de alegere în nișa sau locația dvs. atunci când vine vorba de atragerea de oameni buni și pentru a-i păstra pe cei grozavi pe care îi aveți deja, subliniați-vă flexibilitatea permițând munca de la distanță atunci când este posibil. Din ce în ce mai mult angajarea arată mai puțin ca un standard de 8 la 5 în rutina de birou și mai mult ca o situație de lucru hibridă, cu o parte din timp la sediu și o parte din timp lucrând de acasă. Oamenii pot alege, de asemenea, să lucreze cu normă parțială sau ca antreprenori independenți, pentru că își doresc mai mult timp liber și să-și spună programul.

Vedeți conversația mea completă cu Laurie McCabe, co-fondatorul Grupului SMB și Matt Crawford, Director de Marketing de Produse pentru Citrix despre Navigarea Marii Demisii: Sfaturi pentru IMM-uri.

Sfaturi de top pentru munca de la distanță în timp ce mențineți oamenii implicați

Mi-am condus propria afacere în întregime cu o forță de muncă de la distanță în ultimii 18 ani. Lucrul eficient atunci când toată lumea se află într-o locație diferită și conectarea prin propriile dispozitive necesită adaptarea proceselor de afaceri. Dar este surprinzător de ușor și accesibil chiar și pentru cea mai mică companie de realizat.

Iată câteva sfaturi pe care le-am învățat în compania mea pentru a vă configura afacerea pentru a fi eficientă și pentru a menține oamenii implicați chiar și atunci când lucrează de la distanță.

1. Creați un spațiu de lucru digital

Când oamenii nu se află într-un mediu de birou, se poate simți ca și cum lucrează în vid. Atunci are loc o duplicare ineficientă a eforturilor, chestiuni importante trec prin fisuri, clienții nu sunt tratați corect și apar greșeli costisitoare. Pe scurt, pare că mâna dreaptă nu știe ce face stânga. Pentru a contracara acest lucru, aveți nevoie de un spațiu de lucru digital - și anume, un sistem software în cloud - care să ofere oamenilor un loc în care să „meargă” sau să se autentifice în fiecare zi. Le permite oamenilor să comunice, să împărtășească ceea ce fac și să vadă ce fac colegii. Nu contează fizic unde se află persoana, deoarece munca sa este accesată prin Internet.

Acesta este mai mult decât sistemul dvs. de e-mail - lucrul dintr-o căsuță de e-mail este extrem de ineficient. Cel puțin, un spațiu de lucru digital include stocarea partajată a documentelor, partajarea ecranului, chat text în timp real și comunicații video/audio – cu toată lumea folosind aceeași platformă de colaborare, astfel încât totul să fie într-un singur loc. Citrix Workspace este un exemplu bun de platformă digitală de spațiu de lucru.

2. Folosiți Tech Off the Shelf pentru sistemele de afaceri

Tehnologia software de origine poate fi un coșmar de întreținere și securitate chiar și într-o singură locație, dar riscurile sunt multiplicate atunci când oamenii lucrează de la distanță. Dintr-o dată, toți acești oameni se conectează la sisteme de pe computerele de acasă și telefoanele personale și, uneori, au conexiuni la internet partajate.

Am învățat că cel mai bine este să lăsăm vânzătorilor de software cât mai multe bătăi de cap de securitate. Alegeți software-ul bazat pe cloud pentru sisteme precum contabilitate, CRM, HR și documente partajate. Alegeți furnizori puternici care evidențiază măsurile lor de securitate încorporate și care stau în spatele produselor lor. Numele mari cunoscute sunt ideale, deoarece au resursele necesare pentru a vă păstra datele în siguranță și pentru a întreține software-ul.

3. Subvenționați tehnologia de lucru la distanță dacă este necesar

Aduceți-vă propriul dispozitiv la lucru (BYOD) este o tendință populară astăzi. Lucrătorii doreau să folosească propriile dispozitive, cum ar fi laptopuri, tablete și telefoane, chiar și atunci când lucrează exclusiv într-un birou.

Totuși, am descoperit că atunci când lucrezi acasă, lucruri mici simple pot sta în calea productivității. De exemplu, dacă vă treziți că așteptați aceeași persoană la întâlniri, deoarece conexiunea lui la internet este atât de lentă, sau un alt angajat încearcă mereu să depaneze un laptop care se prăbușește din cauza memoriei insuficiente sau o altă persoană nu poate auzi din cauza degradarii difuzoarele computerului, atunci poate fi mai puțin costisitor să reparați IT-ul angajatului.

Contribuiți la îmbunătățirea WiFi sau cumpărați și trimiteți lucrătorului un laptop nou, căști Bluetooth etc. Includeți acest lucru în bugetul dvs. Timpul înseamnă și bani și veți fi surprins cât de mult timp este pierdut cu probleme care pot fi rezolvate, care încetinesc lucrătorii.

4. Pregătiți managerii în managementul performanței de la distanță

Pentru managerii obișnuiți să supravegheze performanța în persoană, poate părea descurajant să li se ceară să gestioneze persoane pe care ar putea să-i văd în persoană doar o dată pe lună (sau mai puțin!). Ajută-i pe manageri să înțeleagă necesitatea de a gestiona rezultatele și rezultatele, în loc să se concentreze pe orele pe care un angajat le depune.
Aceasta include mai mult accent pe angajații care raportează despre activitatea lor de muncă, precum și sisteme software care urmăresc automat timpul și generează rapoarte. Acest lucru poate implica, de asemenea, identificarea și urmărirea indicatorilor cheie de performanță (de exemplu, parametrii cheie) aplicabili la locul de muncă al persoanei. Un software bun poate face unele dintre acestea fără efort, fără a necesita mult efort manual.

5. Imită interacțiunile răcitorului de apă

Oamenii își dau demisia uneori pentru că pierd orice legătură personală pe care o simțeau cu situația lor de muncă. Sau pur și simplu se retrag și devin dezactivați la locul de muncă. Chaturile frecvente și apelurile conferințe oferă interacțiuni personale pentru a dezvolta o relație de lucru puternică și un sentiment de apartenență.
Evidențiază chaturile text rapide zilnice. Chaturile formează lipiciul care leagă oamenii împreună.

Asigurați-vă că aveți în mod regulat conferințe video. Nu fiecare întâlnire trebuie să fie video, dar vă ajută cu adevărat să vedeți fețele colegilor din când în când. La începutul întâlnirilor la distanță, asigurați-vă că acordați câteva minute pentru o discuție mai rece. Cereți-i oamenilor să împărtășească o imagine cu ceva distractiv pe care l-au făcut în weekend sau să informeze pe toată lumea despre proiectul de îmbunătățire a locuinței la care lucrează. Aveți o zi „aduceți-vă animalul de companie la conferința video”.
Un canal de chat la nivelul întregii companii este excelent pentru a împărtăși știri interesante ale companiei sau pentru angajații pentru a împărtăși feedback grozav pe care un client le-a dat sau pentru știri similare. Interacțiunile zilnice mici îi fac pe oameni să simtă că fac parte din ceva mai mare și că sunt necesari și apreciați.

6. Repetă, repetă, repetă!

Majoritatea managerilor și proprietarilor de afaceri nu comunică atât de bine pe cât ne-am dori. De ce este așa? Se datorează faptului că adulții nu preiau tot ce aud, citesc sau văd în același ritm. Uneori, este nevoie de mai multe expuneri la aceeași informație pentru ca aceasta să se cufunde. De asemenea, oamenii interpretează lucrurile diferit.

Comunicarea este o provocare mai ales atunci când lucrătorii nu se află într-un cadru de lucru unde pot vedea ceva în acțiune sau pot auzi ceva. Din acest motiv, ar trebui să comunicați obiectivele importante, politicile companiei și instrucțiunile de mai multe ori atunci când oamenii lucrează de la distanță. În cel mai rău caz, devii puțin repetitiv. Dar, mai mult ca sigur, clarificați ceea ce oamenii nu au înțeles cu adevărat.

7. Stabiliți limite personale și de muncă

Doar pentru că cineva lucrează de acasă nu dă licență de a contacta persoana respectivă la orice oră din zi sau din noapte. Stabiliți orele de lucru stabilite și nu vă așteptați ca oamenii să fie disponibili în afara acestor ore. Am considerat că acest lucru este atât de important!

Și în timp ce angajații doresc o oarecare flexibilitate în programul lor, cum ar fi capacitatea de a face o scurtă comisie în timpul zilei sau de a lua copiii de la școală, angajamentul este o stradă cu două sensuri. Angajații ar trebui să țină evidența timpului de compensare și să-și extindă programul dacă este necesar pentru a compensa timpul pierdut în timpul zilei. Ar trebui să sune bolnavi dacă nu se simt bine. Ar trebui să-și ia oficial o zi de vacanță – nu doar să dispară pentru acea zi.
Acest tip de structură menține procesele de afaceri să curgă fără probleme. Permite managerilor să aloce resurse și să ajusteze fluxul de lucru pentru a satisface cerințele clienților.

8. Amintiți-vă, corpurile sănătoase fac muncitori productivi

Nu în ultimul rând, pune accent pe condiția fizică. Este prea ușor să cazi într-o fază în care lucrătorii de la distanță merg 20 de pași până la un computer și stau acolo toată ziua fără să se miște. Iată câteva lucruri care fac diferența:

Discută – la propriu. Stabiliți o provocare de grup să faceți 10.000 de pași pe zi, folosind un numărător de pași. Sau puneți-le pe toți să stea în timpul unei întâlniri și să ia o pauză de un minut și să se plimbe prin cameră.

Lucrătorii au nevoie de o configurație bună de birou la domiciliu. Încurajați angajații care lucrează la domiciliu să obțină echipamente ergonomice. Aceasta ar putea include birouri în picioare cu înălțime reglabilă. Tastaturile ergonomice și mouse pad-urile adecvate și șoarecii buni ajută la evitarea durerii încheieturii mâinii. Un scaun și o suprafață bune, cum ar fi un suport pentru laptop, sunt esențiale - oamenii pot crede că se pot ghemui pe canapea cu laptopul pentru a lucra, dar în timp duce la dureri de spate și de picioare. Un al doilea monitor îi poate face pe oameni mai productivi, deoarece nu trebuie să deruleze și să deschidă/închidă filele și programele la fel de mult.

Cum putem face ca munca hibridă și munca la domiciliu să fie mai durabile?

Cercetările au arătat că angajații lucrează mai mult – uneori cu două sau trei ore mai mult pe zi în perioada de vârf a COVID. Dar scopul muncii la domiciliu sau al muncii hibride nu ar trebui să fie acela de a lucra mai mult. Crearea unui spațiu de lucru digital eficient și accentuarea unei abordări echilibrate va duce la o productivitate mai mare pe termen lung, evitând epuizarea. Alegeți tehnologia cu înțelepciune și subliniați economiile de timp pentru toți cei implicați dacă adoptă platforma de colaborare. Lucrătorii tăi le vor iubi – și ție la fel!

Pentru mai multe cercetări și perspective despre cum să vă transformați afacerea în creștere, explorați Fieldwork by Citrix.