Suggerimenti e tecnologia per il lavoro a distanza semplici per mantenere i dipendenti sul punto

Un recente articolo di Harvard Business Review evidenzia il numero record di aperture di lavoro nel mercato del lavoro statunitense a metà del 2021. Chiamandola "le grandi dimissioni", una tendenza chiave identificata dall'articolo è che i dipendenti a metà carriera sono tra coloro che si dimettono in gran numero dal lavoro. Questi includono professionisti e manager esperti, alcune delle persone più preziose di un'azienda.

In parte questa è una diretta conseguenza del lavoro da remoto durante la pandemia, afferma Laurie McCabe, co-fondatrice del gruppo SMB. "Le persone hanno avuto la possibilità di riflettere e hanno deciso che avrebbero preferito lavorare per vivere, piuttosto che vivere per lavorare". Quindi, stanno rinunciando al ritorno sul posto di lavoro a tempo pieno anche se le restrizioni vengono revocate.

I lunghi pendolari drenanti sono fuori. Stare a casa in abiti comodi è dentro.

In un tale ambiente, cosa possono fare le piccole imprese per mantenere dipendenti esperti e riempire le aperture con le persone migliori? La buona notizia è che le piccole imprese hanno spesso un vantaggio rispetto alle loro controparti più grandi: la flessibilità.

Per diventare il datore di lavoro preferito nella tua nicchia o posizione quando si tratta di attrarre brave persone e mantenere quelle fantastiche che hai già, enfatizza la tua flessibilità consentendo il lavoro a distanza quando possibile. Sempre più spesso l'occupazione assomiglia meno a una routine standard da 8 a 5 nella routine d'ufficio e più a una situazione di lavoro ibrida, con parte del tempo in sede e parte del tempo lavorando da casa. Le persone possono anche scegliere di lavorare part-time o come appaltatori indipendenti, perché vogliono più tempo libero e parlare dei loro programmi.

Guarda la mia conversazione completa con Laurie McCabe, co-fondatrice del gruppo SMB, e Matt Crawford, Direttore del marketing di prodotto per Citrix su Come affrontare le grandi dimissioni: consigli per le PMI.

I migliori consigli per il lavoro a distanza mantenendo le persone coinvolte

Ho gestito la mia attività interamente con una forza lavoro remota negli ultimi 18 anni. Lavorare in modo efficace quando tutti si trovano in una posizione diversa e l'accesso tramite i propri dispositivi richiede l'adattamento dei processi aziendali. Ma è sorprendentemente facile e conveniente da realizzare anche per le aziende più piccole.

Ecco alcuni suggerimenti che abbiamo imparato nella mia azienda per impostare la tua attività in modo che sia efficace e coinvolgere le persone anche quando lavorano da remoto.

1. Crea uno spazio di lavoro digitale

Quando le persone non sono in un ambiente d'ufficio, può sembrare di lavorare nel vuoto. È allora che si verifica una duplicazione inefficiente degli sforzi, questioni importanti cadono nel vuoto, i clienti non vengono trattati correttamente e si verificano errori costosi. In breve, sembra che la mano destra non sappia cosa sta facendo la sinistra. Per contrastare questo è necessario uno spazio di lavoro digitale, ovvero un sistema software cloud, che offra alle persone un posto in cui "andare" o accedere ogni giorno. Consente alle persone di comunicare, condividere ciò che stanno facendo e vedere cosa stanno facendo i colleghi. Non importa dove si trovi fisicamente la persona perché il suo lavoro è accessibile tramite Internet.

Questo è più del tuo sistema di posta elettronica: lavorare da una casella di posta è estremamente inefficiente. Come minimo, uno spazio di lavoro digitale include archiviazione di documenti condivisa, condivisione dello schermo, chat di testo in tempo reale e comunicazioni video/audio, con tutti che utilizzano la stessa piattaforma di collaborazione in modo che tutto sia in un unico posto. Citrix Workspace è un buon esempio di piattaforma di lavoro digitale.

2. Utilizzare la tecnologia standard per i sistemi aziendali

La tecnologia software locale può essere un incubo per la manutenzione e la sicurezza anche in un unico luogo, ma i rischi si moltiplicano quando le persone lavorano in remoto. Improvvisamente hai tutte queste persone che accedono ai sistemi da computer di casa e telefoni personali e talvolta connessioni Internet condivise.

Abbiamo imparato che è meglio lasciare il maggior numero possibile di problemi di sicurezza ai fornitori di software. Scegli un software basato su cloud per sistemi come contabilità, CRM, risorse umane e documenti condivisi. Scegli fornitori forti che mettano in risalto le loro misure di sicurezza integrate e che stiano dietro ai loro prodotti. I grandi nomi noti sono l'ideale, perché hanno le risorse per proteggere i tuoi dati e per mantenere il software.

3. Sovvenzionare la tecnologia di lavoro a distanza, se necessario

Portare il proprio dispositivo al lavoro (BYOD) è una tendenza popolare oggi. I lavoratori volevano utilizzare i propri dispositivi come laptop, tablet e telefoni anche quando lavoravano esclusivamente in ufficio.

Tuttavia, abbiamo scoperto che quando si lavora a casa, le piccole cose semplici possono ostacolare la produttività. Ad esempio, se ti ritrovi ad aspettare la stessa persona nelle riunioni perché la sua connessione Internet è molto lenta, o un altro dipendente cerca sempre di risolvere un problema con un laptop che si blocca a causa di memoria insufficiente o un'altra persona non riesce a sentire a causa di problemi altoparlanti del computer, quindi potrebbe essere meno costoso riparare l'IT del dipendente.

Contribuisci all'aggiornamento del Wi-Fi o acquista e invia al lavoratore un nuovo laptop, un auricolare Bluetooth, ecc. Tienine conto nel budget. Anche il tempo è denaro e rimarrai sorpreso di quanto tempo viene sprecato per problemi risolvibili che rallentano i lavoratori.

4. Addestrare i manager nella gestione remota delle prestazioni

Per i manager abituati a supervisionare le prestazioni di persona, può sembrare scoraggiante chiedersi di gestire le persone che possono vedere di persona solo una volta al mese (o meno!). Aiuta i manager a comprendere la necessità di gestire i risultati e l'output, invece di concentrarsi sulle ore che un dipendente dedica.
Ciò include una maggiore enfasi sui dipendenti che riferiscono sulla loro attività lavorativa, nonché sui sistemi software che tracciano automaticamente il tempo e generano rapporti. Ciò può anche comportare l'identificazione e il monitoraggio di indicatori chiave di prestazione (cioè metriche chiave) applicabili al lavoro della persona. Un buon software può fare parte di questo senza sforzo, senza richiedere molto sforzo manuale.

5. Imitare le interazioni del refrigeratore d'acqua

Le persone a volte si dimettono perché perdono ogni legame personale che sentivano con la loro situazione lavorativa. Oppure semplicemente si ritirano e si disimpegnano dal lavoro. Chat e teleconferenze frequenti forniscono le interazioni personali per sviluppare un forte rapporto di lavoro e un senso di appartenenza.
Enfatizza le chat di testo veloci quotidiane. Le chat formano il collante che unisce le persone.

Assicurati di tenere regolarmente videoconferenze. Non tutte le riunioni devono essere video, ma è davvero utile vedere i volti dei colleghi di tanto in tanto. All'inizio delle riunioni a distanza, assicurati di concedere qualche minuto per parlare di raffreddamento dell'acqua. Chiedi alle persone di condividere una foto di qualcosa di divertente che hanno fatto durante il fine settimana o di aggiornare tutti sul progetto di bricolage a cui stanno lavorando. Organizza una giornata "porta il tuo animale domestico alla videoconferenza".
Un canale di chat a livello aziendale è ottimo per condividere notizie interessanti sull'azienda o per consentire ai lavoratori di condividere alcuni ottimi feedback forniti da un cliente o per notizie simili. Piccole interazioni quotidiane fanno sì che le persone si sentano parte di qualcosa di più grande e che siano necessarie e apprezzate.

6. Ripeti, ripeti, ripeti!

La maggior parte dei manager e dei proprietari di aziende non comunica così bene come vorrebbe che lo facessimo. Perché è così? È perché gli adulti non assorbono tutto ciò che sentono, leggono o vedono allo stesso ritmo. A volte sono necessarie più esposizioni alle stesse informazioni per farle assorbire. Inoltre, le persone interpretano le cose in modo diverso.

La comunicazione è particolarmente difficile quando i lavoratori non si trovano in un ambiente di lavoro in cui possono vedere qualcosa in azione o sentire qualcosa. Per questo motivo, dovresti comunicare più volte obiettivi importanti, politiche aziendali e istruzioni quando le persone lavorano in remoto. Nel peggiore dei casi diventi un po' ripetitivo. Ma molto probabilmente, chiarisci ciò che le persone non hanno veramente capito.

7. Impostare i confini personali e di lavoro

Solo perché qualcuno lavora da casa non dà la licenza per contattare quella persona a tutte le ore del giorno e della notte. Imposta orari di lavoro stabiliti e non aspettarti che le persone siano disponibili al di fuori di tali orari. Abbiamo scoperto che questo è così importante!

E mentre i dipendenti vogliono una certa flessibilità nei loro programmi, come la possibilità di fare una breve commissione durante il giorno o andare a prendere i bambini a scuola, l'impegno è una strada a doppio senso. I dipendenti dovrebbero tenere traccia del tempo di compenso ed estendere i propri programmi se necessario per recuperare il tempo perso durante la giornata. Dovrebbero ammalarsi se non si sentono bene. Dovrebbero prendersi ufficialmente un giorno di ferie, non solo scomparire per la giornata.
Questo tipo di struttura mantiene i processi aziendali fluidi. Consente ai manager di allocare risorse e regolare il flusso di lavoro per soddisfare le richieste dei clienti.

8. Ricorda, i corpi sani rendono i lavoratori produttivi

Ultimo ma non meno importante, enfatizzare la forma fisica. È fin troppo facile cadere in un solco in cui i lavoratori remoti fanno 20 passi verso un computer e si siedono lì tutto il giorno senza muoversi. Ecco alcune cose che fanno la differenza:

Cammina il discorso - letteralmente. Imposta una sfida di gruppo per fare 10.000 passi al giorno, usando un contapassi. Oppure chiedi a tutti di stare in piedi durante una riunione e fare una pausa di un minuto e camminare per la stanza.

I lavoratori hanno bisogno di una buona configurazione dell'home office. Incoraggiare i dipendenti che lavorano a casa a ottenere attrezzature ergonomiche. Ciò potrebbe includere scrivanie in piedi con altezza regolabile. Tastiere ergonomiche, tappetini per mouse adeguati e mouse di buona qualità aiutano a evitare il dolore al polso. Una buona sedia e una buona superficie come un supporto per laptop sono essenziali: le persone possono pensare di potersi rannicchiare sul divano con il laptop per lavorare, ma nel tempo porta a mal di schiena e dolore alle gambe. Un secondo monitor può anche rendere le persone più produttive, perché non devono scorrere e aprire/chiudere schede e programmi quasi altrettanto.

Come possiamo rendere il lavoro ibrido e il lavoro domestico più sostenibili?

La ricerca ha dimostrato che i dipendenti lavorano più a lungo, a volte fino a due o tre ore in più al giorno durante l'apice del COVID. Ma l'obiettivo del lavoro a casa o del lavoro ibrido non dovrebbe essere quello di lavorare più a lungo. La creazione di uno spazio di lavoro digitale efficace e l'enfasi su un approccio equilibrato porterà a una maggiore produttività a lungo termine, evitando il burnout. Scegli la tecnologia con saggezza e sottolinea il risparmio di tempo per tutti i soggetti coinvolti se adottano la piattaforma di collaborazione. I tuoi dipendenti lo adoreranno, e anche tu!

Per ulteriori ricerche e prospettive su come trasformare la tua attività in crescita, esplora Fieldwork di Citrix.