نصائح وتقنيات بسيطة للعمل عن بُعد لإبقاء الموظفين على اطلاع دائم

سلط مقال صدر مؤخرًا عن هارفارد بيزنس ريفيو الضوء على الرقم القياسي للوظائف الشاغرة في سوق العمل الأمريكية في منتصف عام 2021. يطلق عليها اسم "الاستقالة الكبرى" ، وهو اتجاه رئيسي تحدده المقالة هو أن الموظفين في منتصف حياتهم المهنية هم من بين أولئك الذين يستقيلون من وظائفهم بأعداد كبيرة. يشمل هؤلاء المهنيين والمديرين المخضرمين - بعض أكثر الأشخاص قيمة في الشركة.

يقول لوري مكابي ، الشريك المؤسس لمجموعة SMB Group ، إن هذا جزئيًا نتيجة مباشرة للعمل عن بُعد أثناء الوباء. "كان لدى الناس فرصة للتفكير وقرروا أنهم يفضلون العمل للعيش بدلاً من العيش من أجل العمل." لذلك ، فإنهم يختارون عدم العودة إلى مكان العمل بدوام كامل حتى مع رفع القيود.

تنقلات استنزاف طويلة خارج. البقاء في المنزل بملابس مريحة هو في.

في مثل هذه البيئة ، ما الذي يمكن أن تفعله الشركات الصغيرة للحفاظ على الموظفين ذوي الخبرة وملء الفتحات بأفضل الأشخاص؟ الخبر السار هو أن الشركات الصغيرة غالبًا ما تتمتع بميزة على نظيراتها الأكبر حجمًا: المرونة.

لكي تصبح صاحب العمل المفضل في مكانك أو موقعك عندما يتعلق الأمر بجذب الأشخاص الجيدين ، وللاحتفاظ بالأشخاص الرائعين لديك بالفعل ، أكد على مرونتك من خلال السماح بالعمل عن بُعد عندما يكون ذلك ممكنًا. يبدو التوظيف بشكل متزايد أقل شبهاً بمعيار 8 إلى 5 في روتين المكتب ، وأكثر مثل حالة العمل المختلطة ، مع بعض الوقت في أماكن العمل وبعض الوقت يعمل من المنزل. قد يختار الأشخاص أيضًا العمل بدوام جزئي أو كمقاولين مستقلين ، لأنهم يريدون المزيد من وقت الفراغ والتحدث عن جداولهم.

شاهد محادثتي الكاملة مع Laurie McCabe ، الشريك المؤسس لمجموعة SMB Group ، ومات كروفورد ، مدير تسويق المنتجات لشركة Citrix حول Navigating the Great Resignation: Advice for SMB Group.

أهم النصائح للعمل عن بعد مع الحفاظ على تفاعل الأشخاص

لقد قمت بإدارة عملي الخاص بالكامل مع قوة عاملة عن بعد على مدار الثمانية عشر عامًا الماضية. العمل بفاعلية عندما يكون الجميع في موقع مختلف وتسجيل الدخول من خلال أجهزتهم الخاصة يتطلب تكييف عمليات عملك. لكن الأمر سهل بشكل مدهش وبأسعار معقولة حتى تتمكن أصغر الشركات من إنجازه.

فيما يلي بعض النصائح التي تعلمناها في شركتي لإنشاء عملك ليكون فعالًا ويحافظ على مشاركة الأشخاص حتى عندما يعملون عن بُعد.

1. قم بإنشاء مساحة عمل رقمية

عندما لا يكون الناس في بيئة مكتبية ، يمكن أن يشعروا وكأنهم يعملون في فراغ. هذا عندما يحدث ازدواجية غير فعالة في الجهود ، وتسقط الأمور المهمة من خلال الثغرات ، ولا يتم التعامل مع العملاء بشكل صحيح ، وتحدث أخطاء مكلفة. باختصار ، يبدو أن اليد اليمنى لا تعرف ما يفعله اليسار. لمواجهة ذلك ، تحتاج إلى مساحة عمل رقمية - أي نظام برمجيات سحابية - تمنح الأشخاص مكانًا "للذهاب" إليه أو تسجيل الدخول إليه كل يوم. إنه يمكّن الأشخاص من التواصل ومشاركة ما يفعلونه ومعرفة ما يفعله زملاء العمل. لا يهم مكان وجود الشخص فعليًا لأنه يتم الوصول إلى عمله عبر الإنترنت.

هذا أكثر من مجرد نظام بريدك الإلكتروني - العمل خارج صندوق الوارد غير فعال للغاية. تتضمن مساحة العمل الرقمية كحد أدنى تخزين المستندات المشترك ومشاركة الشاشة والدردشة النصية في الوقت الفعلي واتصالات الفيديو / الصوت - مع استخدام الجميع لمنصة التعاون نفسها بحيث يكون كل شيء في مكان واحد. يعد Citrix Workspace أحد الأمثلة الجيدة لمنصة مساحة العمل الرقمية.

2. استخدم Off the Shelf Tech لأنظمة الأعمال

يمكن أن تكون تكنولوجيا البرمجيات المحلية كابوسًا للصيانة والأمن حتى في مكان واحد ، ولكن تتضاعف المخاطر عندما يعمل الناس عن بُعد. فجأة أصبح لديك كل هؤلاء الأشخاص يسجلون الدخول إلى الأنظمة من أجهزة الكمبيوتر المنزلية والهواتف الشخصية ، وأحيانًا اتصالات الإنترنت المشتركة.

لقد تعلمنا أنه من الأفضل ترك أكبر قدر ممكن من مشكلات الأمان لبائعي البرامج. انتقل إلى البرامج المستندة إلى السحابة لأنظمة مثل المحاسبة وإدارة علاقات العملاء والموارد البشرية والمستندات المشتركة. اختر البائعين الأقوياء الذين يسلطون الضوء على تدابير الأمان المضمنة لديهم والذين يقفون وراء منتجاتهم. تعتبر الأسماء الكبيرة المعروفة مثالية ، لأنها تمتلك الموارد اللازمة للحفاظ على أمان بياناتك والحفاظ على البرامج.

3. دعم تكنولوجيا العمل عن بعد إذا لزم الأمر

يعد استخدام جهازك الخاص للعمل (BYOD) اتجاهًا شائعًا اليوم. أراد العمال استخدام أجهزتهم الخاصة مثل أجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة اللوحية والهواتف حتى عندما يعملون حصريًا في المكتب.

ومع ذلك ، اكتشفنا أنه عند العمل في المنزل ، يمكن لأشياء بسيطة أن تقف في طريق الإنتاجية. على سبيل المثال ، إذا وجدت نفسك تنتظر نفس الشخص في الاجتماعات لأن اتصاله بالإنترنت بطيء جدًا ، أو إذا كان هناك موظف آخر يحاول دائمًا استكشاف أخطاء جهاز كمبيوتر محمول تعطل بسبب عدم كفاية الذاكرة ، أو إذا لم يتمكن شخص آخر من السماع بسبب التدهور مكبرات صوت الكمبيوتر ، فقد يكون إصلاح تكنولوجيا المعلومات للموظف أقل تكلفة.

ساهم في ترقية WiFi أو قم بشراء جهاز كمبيوتر محمول جديد وسماعة رأس Bluetooth وما إلى ذلك للعامل وما إلى ذلك. الوقت هو المال أيضًا ، وستندهش من مقدار الوقت الضائع في المشكلات القابلة للإصلاح والتي تؤدي إلى إبطاء العمال.

4. تدريب المديرين على إدارة الأداء عن بعد

بالنسبة للمديرين المعتادين على الإشراف على الأداء شخصيًا ، قد يبدو أمرًا شاقًا أن يُطلب منهم إدارة الأشخاص الذين قد يرونهم شخصيًا مرة واحدة فقط في الشهر (أو أقل!). ساعد المديرين على فهم الحاجة إلى إدارة النتائج والمخرجات ، بدلاً من التركيز على الساعات التي يقضيها الموظف.
يتضمن ذلك مزيدًا من التركيز على إبلاغ الموظفين عن نشاط عملهم ، بالإضافة إلى أنظمة البرامج التي تتعقب الوقت تلقائيًا وتصدر التقارير. قد يشمل ذلك أيضًا تحديد وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية (أي المقاييس الرئيسية) المطبقة على وظيفة الشخص. يمكن للبرنامج الجيد القيام ببعض من هذا دون عناء ، دون الحاجة إلى الكثير من الجهد اليدوي.

5. تقليد تفاعلات مبرد المياه

يستقيل الناس أحيانًا لأنهم يفقدون أي اتصال شخصي شعروا به مع وضعهم في العمل. أو ببساطة ينسحبون ويصبحون مندمجين في العمل. توفر المحادثات والمكالمات الجماعية المتكررة التفاعلات الشخصية لتطوير علاقة عمل قوية وشعور بالانتماء.
أكد على الدردشات النصية السريعة اليومية. تشكل الدردشات الغراء الذي يربط الناس ببعضهم البعض.

تأكد من عقد مؤتمرات الفيديو بانتظام. ليس كل اجتماع يجب أن يكون فيديو ، ولكنه يساعد حقًا في رؤية وجوه زملاء العمل من وقت لآخر. في بداية الاجتماعات عن بُعد ، تأكد من السماح لبضع دقائق للتحدث عن مبرد المياه. اطلب من الأشخاص مشاركة صورة لشيء ممتع فعلوه خلال عطلة نهاية الأسبوع ، أو إطلاع الجميع على مشروع تحسين المنزل الذي يعملون عليه. احصل على يوم "أحضر حيوانك الأليف إلى مؤتمر الفيديو".
تعد قناة الدردشة على مستوى الشركة أمرًا رائعًا لمشاركة أخبار الشركة المثيرة أو بالنسبة للعاملين لمشاركة بعض التعليقات الرائعة التي قدمها العميل أو الأخبار المماثلة. التفاعلات اليومية الصغيرة تجعل الناس يشعرون وكأنهم جزء من شيء أكبر وأنهم بحاجة إليهم وقيمتهم.

6. كرر ، كرر ، كرر!

معظم المديرين وأصحاب الأعمال لا يتواصلون تقريبًا كما كنا نتمنى. لماذا هو كذلك؟ ذلك لأن البالغين لا يستوعبون كل ما يسمعونه أو يقرؤونه أو يرونه بنفس الوتيرة. يتطلب الأمر أحيانًا تعرضات متعددة لنفس المعلومات حتى تغوص فيها. أيضًا ، يفسر الناس الأشياء بشكل مختلف.

يمثل الاتصال تحديًا بشكل خاص عندما لا يكون العمال في بيئة عمل حيث يمكنهم رؤية شيء ما أثناء العمل أو سماع شيء ما. لهذا السبب ، يجب عليك توصيل الأهداف المهمة وسياسات الشركة وإرشاداتها عدة مرات عندما يعمل الأشخاص عن بُعد. في أسوأ الأحوال تصبح متكررًا بعض الشيء. لكن على الأرجح ، فإنك توضح ما لم يفهمه الناس حقًا.

7. تعيين الحدود الشخصية والعمل

فقط لأن شخصًا ما يعمل من المنزل لا يمنح ترخيصًا للاتصال بهذا الشخص في جميع ساعات النهار أو الليل. حدد ساعات العمل المحددة ولا تتوقع أن يكون الأشخاص متاحين خارج تلك الساعات. وجدنا هذا مهم جدا!

وبينما يريد الموظفون بعض المرونة في جداولهم ، مثل القدرة على أداء مهمة قصيرة خلال اليوم أو اصطحاب الأطفال من المدرسة ، فإن الالتزام هو طريق ذو اتجاهين. يجب على الموظفين تتبع وقت الكمبيوتر ، وتمديد جداولهم إذا لزم الأمر لتعويض الوقت الضائع خلال اليوم. يجب عليهم الاتصال بالمرض إذا لم يكونوا على ما يرام. يجب أن يأخذوا يوم عطلة رسميًا - لا يختفوا فقط لهذا اليوم.
هذا النوع من الهيكل يحافظ على سير العمليات التجارية بسلاسة. يسمح للمديرين بتخصيص الموارد وتعديل سير العمل لتلبية متطلبات العملاء.

8. تذكر ، الأجساد الصحية تجعل العمال منتجين

أخيرًا وليس آخرًا ، ركز على اللياقة البدنية. من السهل جدًا الوقوع في شبق حيث يسير العمال عن بُعد 20 خطوة إلى جهاز كمبيوتر ويجلسون هناك طوال اليوم دون أن يتحركوا. إليك بعض الأشياء التي تحدث فرقًا:

المشي في الحديث - حرفيا. ضع تحديًا جماعيًا للسير 10000 خطوة يوميًا باستخدام عداد الخطوات. أو اجعل الجميع يقف أثناء الاجتماع ويأخذ استراحة مدتها دقيقة واحدة ويتجول في الغرفة.

يحتاج العمال إلى إعداد مكتب منزلي جيد. شجع على العمل في المنزل للحصول على معدات مريحة. قد يشمل ذلك مكاتب الوقوف بارتفاع قابل للتعديل. تساعد لوحات المفاتيح المريحة ومنصات الماوس المناسبة والفئران الجيدة على تجنب ألم المعصم. يعد وجود كرسي وسطح جيد مثل حامل الكمبيوتر المحمول أمرًا ضروريًا - قد يعتقد الناس أنه يمكنهم الالتفاف على الأريكة باستخدام الكمبيوتر المحمول الخاص بهم للقيام بالعمل ، ولكن بمرور الوقت يؤدي ذلك إلى آلام الظهر وألم الساق. يمكن للشاشة الثانية أيضًا أن تجعل الأشخاص أكثر إنتاجية ، لأنهم لا يضطرون إلى التمرير وفتح / إغلاق علامات التبويب والبرامج بنفس القدر.

كيف يمكننا جعل العمل الهجين والعمل في المنزل أكثر استدامة؟

أظهرت الأبحاث أن الموظفين يعملون لفترة أطول - أحيانًا ما يصل إلى ساعتين أو ثلاث ساعات إضافية في اليوم خلال ذروة COVID. لكن الهدف من العمل في المنزل أو العمل الهجين لا ينبغي أن يكون العمل لفترة أطول. سيؤدي إنشاء مساحة عمل رقمية فعالة والتأكيد على نهج متوازن إلى زيادة الإنتاجية على المدى الطويل ، وتجنب الإرهاق. اختر التكنولوجيا بحكمة وشدد على توفير الوقت لجميع المعنيين إذا تبنوا منصة التعاون. سيحبها عمالك - وأنت كذلك!

لمزيد من البحث ووجهات النظر حول كيفية تحويل عملك المتنامي ، استكشف Fieldwork بواسطة Citrix.