让员工随时待命的简单远程工作技巧和技术

《哈佛商业评论》最近的一篇文章强调了 2021 年年中美国劳动力市场的职位空缺数量创纪录。 这篇文章称其为“大辞职”，其中一个关键趋势是职业中期员工大量辞职。 其中包括经验丰富的专业人士和经理——一些公司最有价值的人。

SMB Group 的联合创始人 Laurie McCabe 说，部分原因是大流行期间远程工作的直接结果。 “人们有机会反思并决定他们宁愿工作来生活，而不是生活来工作。” 因此，即使解除了限制，他们也选择不全职返回工作场所。

漫长的通勤通勤已经结束。 穿着舒适的衣服呆在家里很重要。

在这样的环境下，小企业可以做些什么来留住经验丰富的员工并用最优秀的人才填补空缺？ 好消息是，小型企业通常比大型企业具有优势：灵活性。

要成为您所在领域或地点的首选雇主，以吸引优秀人才，并留住您已有的优秀人才，请在可能的情况下通过允许远程工作来强调您的灵活性。 越来越多的工作看起来不像办公室日常工作中的标准 8 到 5 工作制，而更像是一种混合工作环境，有些时间在本地工作，有些时间在家工作。 人们也可能会选择兼职或作为独立承包商工作，因为他们想要更多的空闲时间并在他们的日程安排上发言。

请参阅我与 SMB Group 的联合创始人 Laurie McCabe 和 Citrix 产品营销总监 Matt Crawford 的完整对话，内容涉及如何驾驭伟大的辞职：给 SMB 的建议。

在保持人们参与的同时进行远程工作的重要提示

在过去的 18 年里，我完全依靠远程工作人员来经营自己的企业。 当每个人都在不同的位置并通过自己的设备登录时，有效地工作需要调整您的业务流程。 但即使是最小的公司也能轻松完成并负担得起。

以下是我们在我的公司学到的一些技巧，这些技巧可以帮助您建立高效的业务并让人们即使在远程工作时也能保持参与度。

1. 创建数字工作区

当人们不在办公室环境中时，感觉就像在真空中工作。 那时会发生低效的重复工作，重要的事情会落空，客户没有得到正确的对待，并且会发生代价高昂的错误。 简而言之，感觉就像右手不知道左手在做什么。 为了解决这个问题，您需要一个数字工作空间——即一个云软件系统——为人们提供一个每天“去”或登录的地方。 它使人们能够交流、分享他们正在做的事情并查看同事在做什么。 这个人的物理位置并不重要，因为他们的工作是通过 Internet 访问的。

这不仅仅是您的电子邮件系统——在收件箱中工作效率极低。 数字工作空间至少包括共享文档存储、屏幕共享、实时文本聊天和视频/音频通信——每个人都使用相同的协作平台，因此一切都在一个地方。 Citrix Workspace 是数字工作空间平台的一个很好的例子。

2. 使用商业系统的现成技术

即使在一个地方，本土软件技术也可能成为维护和安全的噩梦，但当人们远程工作时，风险会成倍增加。 突然间，所有这些人都从家用计算机和个人电话登录系统，有时还共享 Internet 连接。

我们已经了解到，最好将尽可能多的安全问题留给软件供应商。 为会计、CRM、HR 和共享文档等系统选择基于云的软件。 选择突出其内置安全措施并支持其产品的强大供应商。 大名鼎鼎的名字是理想的，因为他们拥有确保您的数据安全和维护软件的资源。

3. 必要时补贴远程工作技术

自带设备上班 (BYOD) 是当今的流行趋势。 员工即使只在办公室工作，也希望使用自己的设备，例如笔记本电脑、平板电脑和手机。

然而，我们发现在家工作时，一些简单的小事会妨碍工作效率。 例如，如果您发现自己在会议中等待同一个人，因为他的 Internet 连接速度太慢，或者另一个员工总是试图解决由于内存不足而崩溃的笔记本电脑，或者另一个人因为降级而无法听到电脑扬声器，那么修理员工的 IT 可能会更便宜。

为升级 WiFi 做出贡献，或者购买并向员工发送一台新的笔记本电脑、蓝牙耳机等。将此因素纳入您的预算。 时间就是金钱，你会惊讶于有多少时间浪费在可解决的问题上，这些问题会拖慢工作人员的速度。

4. 远程绩效管理培训经理

对于习惯于亲自监督绩效的经理来说，被要求管理他们可能每个月只见一次（或更少！）的人似乎令人生畏。 帮助管理者了解管理结果和产出的必要性，而不是关注员工投入的时间。
这包括更加强调员工报告他们的工作活动，以及自动跟踪时间和生成报告的软件系统。 这也可能涉及识别和跟踪适用于个人工作的关键绩效指标（即关键指标）。 好的软件可以毫不费力地完成其中的一些工作，而不需要大量的手动工作。

5. 模拟水冷却器交互

人们有时会因为与工作环境失去任何个人联系而辞职。 或者他们只是退出并在工作中脱离。 频繁的聊天和电话会议提供了个人互动，以建立牢固的工作关系和归属感。
强调每日快速文本聊天。 聊天形成了将人们联系在一起的粘合剂。

一定要定期举行视频会议。 并非每次会议都需要视频，但不时看到同事的脸确实很有帮助。 在远程会议开始时，一定要留出几分钟的时间进行饮水机谈话。 让人们分享他们在周末做的一些有趣的事情的照片，或者向每个人更新他们正在进行的家居装修项目。 度过一个“带你的宠物参加视频会议”的一天。
公司范围内的聊天频道非常适合分享令人兴奋的公司新闻或员工分享客户提供的一些重要反馈或类似新闻。 日常的小互动让人们感觉自己是更大事物的一部分，并且被需要和重视。

6.重复，重复，重复！

大多数经理和企业主的沟通不如我们希望的那样好。 为什么会这样？ 这是因为成年人不会以相同的速度接受他们所听到、阅读或看到的一切。 有时需要多次接触相同的信息才能使其深入。此外，人们对事物的解释也不同。

当员工不在工作环境中时，沟通尤其具有挑战性，在那里他们可以看到正在发生的事情或无意中听到某些事情。 因此，当人们远程工作时，您应该多次传达重要的目标、公司政策和指示。 在最坏的情况下，你会变得有点重复。 但更有可能的是，你会弄清楚人们还没有真正理解什么。

7. 设定个人和工作界限

仅仅因为某人在家工作并不能在白天或晚上的所有时间与该人联系。 设定既定的工作时间，不要指望人们在这些时间之外有空。 我们发现这非常重要！

虽然员工希望他们的日程安排具有一定的灵活性，例如能够在白天跑短腿或接孩子放学，但承诺是一条双向的道路。 员工应跟踪补偿时间，并在需要时延长他们的日程安排以弥补白天错过的时间。 如果他们感觉不舒服，他们应该请病假。 他们应该正式休假一天——而不是仅仅在这一天消失。
这种结构使业务流程保持顺畅。 它允许管理人员分配资源并调整工作流程以满足客户需求。

8. 请记住，健康的身体可以造就高效的工人

最后但同样重要的是，强调身体素质。 远程工作人员步行 20 步走到电脑前，整天坐在那里一动不动，这太容易落入俗套了。 以下是一些有所作为的事情：

言出必行——字面意思。 使用计步器设置每天步行 10,000 步的团体挑战。 或者让每个人在会议期间都站起来，休息一分钟，然后在房间里走动。

工人需要一个良好的家庭办公室设置。 鼓励在家工作的员工获得符合人体工程学的设备。 这可能包括可调节高度的站立式办公桌。 符合人体工程学的键盘、合适的鼠标垫和良好的鼠标有助于避免手腕疼痛。 一个好的椅子和桌面（如笔记本电脑支架）是必不可少的——人们可能认为他们可以用笔记本电脑蜷缩在沙发上工作，但随着时间的推移，它会导致背部疼痛和腿部疼痛。 第二台显示器还可以提高人们的工作效率，因为他们几乎不需要滚动和打开/关闭选项卡和程序。

我们如何使混合工作和在家工作更可持续？

研究表明，员工的工作时间更长——有时在 COVID 高峰期间每天要多工作两三个小时。 但在家工作或混合工作的目标不应该是工作更长时间。 从长远来看，建立有效的数字工作空间并强调平衡的方法将提高生产力，避免倦怠。 明智地选择技术，并强调如果参与协作平台的每个人都可以节省时间。 您的员工会喜欢它——您也会喜欢它！

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