Простые советы и технологии удаленной работы, чтобы сотрудники всегда были в курсе

В недавней статье Harvard Business Review рассказывается о рекордном количестве вакансий на рынке труда США в середине 2021 года. Называя это «Великой отставкой», ключевая тенденция, которую отмечает статья, заключается в том, что среди тех, кто увольняется в большом количестве, есть сотрудники среднего звена. К ним относятся опытные профессионалы и менеджеры — одни из самых ценных людей компании.

Отчасти это прямое следствие удаленной работы во время пандемии, говорит Лори Маккейб, соучредитель SMB Group. «У людей была возможность подумать, и они решили, что лучше работать, чтобы жить, чем жить, чтобы работать». Таким образом, они отказываются возвращаться на рабочее место на полный рабочий день даже после снятия ограничений.

Долгие изнуряющие поездки на работу больше не нужны. Оставаться дома в удобной одежде – это нормально.

Что в таких условиях может сделать малый бизнес, чтобы удержать опытных сотрудников и заполнить вакансии лучшими людьми? Хорошая новость заключается в том, что малые предприятия часто имеют преимущество перед своими более крупными коллегами: гибкость.

Чтобы стать предпочтительным работодателем в своей нише или месте, когда речь идет о привлечении хороших людей, и удержать лучших, которые у вас уже есть, подчеркните свою гибкость, разрешая удаленную работу, когда это возможно. Все чаще занятость выглядит не как стандартная офисная рутина с 8 до 5, а больше как гибридная рабочая ситуация, когда часть времени приходится работать на месте, а часть — дома. Люди также могут работать неполный рабочий день или в качестве независимых подрядчиков, потому что они хотят больше свободного времени и говорят о своих графиках.

См. полную беседу с Лори МакКейб, соучредителем SMB Group, и Мэттом Кроуфордом, директором по маркетингу продуктов Citrix, о том, как пройти через великую отставку: советы для малого и среднего бизнеса.

Лучшие советы по удаленной работе и сохранению вовлеченности людей

Последние 18 лет я веду свой собственный бизнес полностью с удаленной рабочей силой. Эффективная работа, когда все находятся в разных местах и ​​входят в систему со своих устройств, требует адаптации ваших бизнес-процессов. Но это на удивление легко и доступно даже для самой маленькой компании.

Вот несколько советов, которым мы научились в моей компании, чтобы сделать ваш бизнес эффективным и поддерживать вовлеченность людей, даже когда они работают удаленно.

1. Создайте цифровое рабочее пространство

Когда люди не находятся в офисе, может показаться, что они работают в вакууме. Именно тогда происходит неэффективное дублирование усилий, важные вопросы остаются незамеченными, с клиентами обращаются неправильно и происходят дорогостоящие ошибки. Короче говоря, такое ощущение, что правая рука не знает, что делает левая. Чтобы противостоять этому, вам нужно цифровое рабочее пространство — т. е. облачная система программного обеспечения, — которая дает людям место, куда они могут «ходить» или входить каждый день. Это позволяет людям общаться, делиться тем, что они делают, и видеть, что делают коллеги. Физически не имеет значения, где находится человек, потому что доступ к его работе осуществляется через Интернет.

Это больше, чем ваша система электронной почты — работа с почтовым ящиком крайне неэффективна. Как минимум, цифровое рабочее пространство включает в себя совместное хранилище документов, совместное использование экрана, текстовый чат в реальном времени и видео- и аудиосвязь — при этом все используют одну и ту же платформу для совместной работы, чтобы все было в одном месте. Citrix Workspace — хороший пример платформы цифрового рабочего пространства.

2. Используйте готовую технологию для бизнес-систем

Программная технология собственной разработки может стать кошмаром для обслуживания и обеспечения безопасности даже в одном месте, но риски умножаются, когда люди работают удаленно. Внезапно все эти люди входят в системы с домашних компьютеров и персональных телефонов, а иногда и с общим подключением к Интернету.

Мы узнали, что лучше оставить как можно больше проблем с безопасностью поставщикам программного обеспечения. Выбирайте облачное программное обеспечение для таких систем, как бухгалтерский учет, CRM, управление персоналом и общие документы. Выбирайте сильных поставщиков, которые подчеркивают свои встроенные меры безопасности и поддерживают свои продукты. Крупные известные имена идеальны, потому что у них есть ресурсы для обеспечения безопасности ваших данных и поддержки программного обеспечения.

3. Субсидируйте технологию удаленной работы, если это необходимо

Использование собственного устройства на работе (BYOD) сегодня является популярной тенденцией. Работники хотели использовать свои собственные устройства, такие как ноутбуки, планшеты и телефоны, даже когда они работали исключительно в офисе.

Однако мы обнаружили, что при работе дома простые мелочи могут мешать продуктивности. Например, если вы обнаружите, что ждете одного и того же человека на собраниях из-за того, что его подключение к Интернету очень медленное, или другой сотрудник всегда пытается устранить неполадки с ноутбуком, который выходит из строя из-за нехватки памяти, или другой человек не слышит из-за ухудшения компьютерные колонки, тогда ремонт ИТ сотрудника может обойтись дешевле.

Внесите свой вклад в обновление Wi-Fi или купите и отправьте работнику новый ноутбук, Bluetooth-гарнитуру и т. д. Учтите это при составлении бюджета. Время — это тоже деньги, и вы будете удивлены, сколько времени тратится на решаемые проблемы, которые замедляют работу сотрудников.

4. Обучайте менеджеров дистанционному управлению эффективностью

Для менеджеров, привыкших лично следить за производительностью, может показаться пугающим, когда их просят руководить людьми, которых они могут видеть лично только раз в месяц (или реже!). Помогите менеджерам понять необходимость управления результатами и отдачей, вместо того чтобы сосредотачиваться на часах, которые тратит сотрудник.
Это включает в себя больший акцент на отчетах сотрудников о своей рабочей деятельности, а также программные системы, которые автоматически отслеживают время и создают отчеты. Это может также включать определение и отслеживание ключевых показателей эффективности (т. е. ключевых показателей), применимых к работе человека. Хорошее программное обеспечение может сделать некоторые из этих действий без особых усилий, не требуя больших ручных усилий.

5. Имитация взаимодействия кулера с водой

Люди иногда увольняются, потому что они теряют любую личную связь, которую они чувствовали со своей рабочей ситуацией. Или они просто замыкаются в себе и теряют интерес к работе. Частые чаты и телефонные конференции обеспечивают личное взаимодействие для развития прочных рабочих отношений и чувства сопричастности.
Подчеркните ежедневные быстрые текстовые чаты. Чаты образуют клей, который соединяет людей вместе.

Не забывайте регулярно проводить видеоконференции. Не каждая встреча должна быть видео, но это действительно помогает время от времени видеть лица коллег. В начале удаленных совещаний не забудьте выделить несколько минут для разговора о кулере с водой. Попросите людей поделиться фотографиями того, чем они занимались на выходных, или рассказать всем о проекте по благоустройству дома, над которым они работают. Устройте день «приведите своего питомца на видеоконференцию».
Канал корпоративного чата отлично подходит для обмена интересными новостями компании или для того, чтобы сотрудники могли поделиться замечательными отзывами клиентов или аналогичными новостями. Небольшие ежедневные взаимодействия заставляют людей чувствовать, что они являются частью чего-то большего, что они нужны и ценны.

6. Повторяйте, повторяйте, повторяйте!

Большинство менеджеров и владельцев бизнеса общаются не так хорошо, как хотелось бы нам. Почему это так? Это потому, что взрослые не воспринимают все, что слышат, читают или видят, в одном темпе. Иногда требуется многократное воздействие одной и той же информации, чтобы она усвоилась. Кроме того, люди интерпретируют вещи по-разному.

Общение особенно затруднено, когда работники не находятся на рабочем месте, где они могут увидеть что-то в действии или что-то подслушать. По этой причине вам следует сообщать о важных целях, политиках и инструкциях компании несколько раз, когда люди работают удаленно. В худшем случае вы станете немного повторяться. Но более чем вероятно, вы разъясняете то, что люди на самом деле не поняли.

7. Установите личные и рабочие границы

Тот факт, что кто-то работает из дома, не дает права связываться с этим человеком в любое время дня и ночи. Установите установленные часы работы и не ожидайте, что люди будут доступны в нерабочее время. Мы обнаружили, что это так важно!

И хотя сотрудники хотят гибкости в своем графике, например, иметь возможность выполнять небольшие поручения в течение дня или забирать детей из школы, обязательство — это улица с двусторонним движением. Сотрудникам следует следить за временем работы и при необходимости продлевать свой график, чтобы наверстать упущенное в течение дня. Они должны вызвать больных, если они плохо себя чувствуют. Они должны официально взять отпуск, а не просто исчезнуть на этот день.
Такая структура обеспечивает бесперебойную работу бизнес-процессов. Это позволяет менеджерам распределять ресурсы и корректировать рабочий процесс в соответствии с требованиями клиентов.

8. Помните, что здоровые тела делают продуктивных работников

И последнее, но не менее важное: уделяйте особое внимание физической подготовке. Слишком легко попасть в рутину, когда удаленные работники проходят 20 шагов до компьютера и сидят там весь день, не двигаясь. Вот несколько вещей, которые имеют значение:

Прогулка говорить - буквально. Задайте групповое задание пройти 10 000 шагов в день, используя счетчик шагов. Или попросите всех встать во время собрания, сделать минутный перерыв и пройтись по комнате.

Работникам нужен хороший домашний офис. Поощряйте работу на дому сотрудников, чтобы получить эргономичное оборудование. Это могут быть столы для работы стоя с регулируемой высотой. Эргономичные клавиатуры, подходящие коврики и хорошие мыши помогают избежать боли в запястьях. Хороший стул и поверхность, такая как подставка для ноутбука, необходимы — люди могут думать, что могут свернуться калачиком на диване со своим ноутбуком, чтобы поработать, но со временем это приводит к болям в спине и ногах. Второй монитор также может сделать людей более продуктивными, потому что им не нужно так много прокручивать и открывать/закрывать вкладки и программы.

Как мы можем сделать гибридную работу и работу дома более устойчивыми?

Исследования показали, что сотрудники работают дольше — иногда на два-три часа больше в день в разгар COVID. Но цель работы дома или гибридной работы не должна состоять в том, чтобы работать дольше. Создание эффективного цифрового рабочего пространства и упор на сбалансированный подход приведут к повышению производительности в долгосрочной перспективе и помогут избежать выгорания. Выбирайте технологию с умом и подчеркивайте экономию времени для всех участников, если они используют платформу для совместной работы. Вашим работникам это понравится — и вам тоже!

Чтобы узнать больше и узнать, как преобразовать ваш растущий бизнес, изучите Fieldwork от Citrix.