직원들이 정확한 정보를 얻을 수 있도록 하는 간단한 원격 작업 팁 및 기술

최근 Harvard Business Review 기사는 2021년 중반에 미국 노동 시장에서 기록적인 구인 수를 강조합니다. 이 기사에서 확인하는 핵심 추세는 이를 "위대한 퇴직"이라고 부르는 것입니다. 그 중 상당수는 직장을 그만두는 중년 직원입니다. 여기에는 노련한 전문가와 관리자가 포함됩니다.

SMB 그룹의 공동 설립자인 로리 맥케이브(Laurie McCabe)는 부분적으로 이것은 전염병 동안 원격 근무의 직접적인 파생물이라고 말했습니다. "사람들은 반성할 기회가 있었고 일하기 위해 살기보다 살기 위해 일하기로 결정했습니다." 그래서 그들은 제한이 풀려도 풀타임으로 직장에 복귀하는 것을 옵트아웃(opt out)하고 있다.

지루한 출퇴근 시간이 길다. 편안한 옷차림으로 집에 머물고 있습니다.

이러한 환경에서 중소기업은 경험 많은 직원을 유지하고 최고의 인력으로 빈 자리를 채우기 위해 무엇을 할 수 있습니까? 좋은 소식은 소규모 기업이 대규모 기업에 비해 유연성이라는 이점이 있다는 것입니다.

좋은 사람들을 유치할 때 틈새 시장이나 위치에서 선택한 고용주가 되고 이미 가지고 있는 훌륭한 사람들을 유지하려면 가능한 경우 원격 근무를 허용하여 유연성을 강조하십시오. 점점 더 많은 고용이 사무실의 일상적인 8:5 근무가 아니라 일부 시간은 온프레미스에서, 일부는 재택 근무를 하는 하이브리드 작업 상황처럼 보입니다. 사람들은 더 많은 자유 시간을 원하고 일정에 대해 말할 수 있기 때문에 시간제 또는 독립 계약자로 일할 수도 있습니다.

SMB Group의 공동 설립자인 Laurie McCabe와 Citrix의 제품 마케팅 이사인 Matt Crawford와의 대화 내용 전체를 참조하십시오.

사람들의 참여를 유지하면서 원격 작업을 위한 주요 팁

저는 지난 18년 동안 원격 근무 인력과 함께 제 사업을 운영해 왔습니다. 모든 사람이 다른 위치에 있고 자신의 장치를 통해 로그인할 때 효과적으로 작업하려면 비즈니스 프로세스를 조정해야 합니다. 그러나 가장 작은 회사라도 달성할 수 있는 놀라울 정도로 쉽고 저렴합니다.

다음은 귀하의 비즈니스를 효율적으로 설정하고 사람들이 원격으로 일하는 경우에도 계속 참여하기 위해 우리 회사에서 배운 몇 가지 팁입니다.

1. 디지털 작업 공간 만들기

사람들이 사무실 환경에 있지 않을 때 진공 상태에서 일하는 것처럼 느껴질 수 있습니다. 바로 그 때 비효율적인 중복 작업이 발생하고 중요한 문제가 허물어지고 고객이 제대로 대우받지 못하고 값비싼 실수가 발생합니다. 한마디로 왼손이 하는 일을 오른손이 모르게 하는 것 같다. 이에 대응하려면 사람들이 매일 "가거나" 로그인할 수 있는 장소를 제공하는 디지털 작업 공간(즉, 클라우드 소프트웨어 시스템)이 필요합니다. 그것은 사람들이 의사 소통하고, 하고 있는 일을 공유하고, 동료들이 하는 일을 볼 수 있게 해줍니다. 인터넷을 통해 작업에 액세스할 수 있기 때문에 사람이 어디에 있는지는 물리적으로 중요하지 않습니다.

이것은 이메일 시스템 그 이상입니다. 받은 편지함에서 작업하는 것은 매우 비효율적입니다. 최소한 디지털 작업 공간에는 공유 문서 저장, 화면 공유, 실시간 텍스트 채팅 및 비디오/오디오 통신이 포함되며 모든 사람이 동일한 협업 플랫폼을 사용하여 모든 것이 한 곳에서 이루어집니다. Citrix Workspace는 디지털 작업 공간 플랫폼의 좋은 예입니다.

2. 비즈니스 시스템을 위한 기성 기술 사용

자체 개발한 소프트웨어 기술은 단일 위치에서도 유지 관리 및 보안 악몽이 될 수 있지만 사람들이 원격으로 작업할 때 위험은 배가됩니다. 갑자기 이 모든 사람들이 가정용 컴퓨터와 개인 전화로 시스템에 로그인하게 되며 때로는 인터넷 연결을 공유하게 됩니다.

우리는 가능한 한 많은 보안 문제를 소프트웨어 공급업체에 맡기는 것이 최선임을 배웠습니다. 회계, CRM, HR 및 공유 문서와 ​​같은 시스템용 클라우드 기반 소프트웨어를 선택하십시오. 내장된 보안 조치를 강조하고 제품을 뒷받침하는 강력한 공급업체를 선택하십시오. 잘 알려진 큰 이름은 데이터를 안전하게 유지하고 소프트웨어를 유지 관리할 수 있는 리소스가 있기 때문에 이상적입니다.

3. 필요한 경우 원격 근무 기술 지원

BYOD(Bring your own device to work)는 오늘날 인기 있는 트렌드입니다. 직원들은 사무실에서만 일할 때도 랩톱, 태블릿, 휴대폰과 같은 자신의 장치를 사용하기를 원했습니다.

그러나 우리는 집에서 일할 때 간단한 작은 것들이 생산성을 방해할 수 있다는 것을 발견했습니다. 예를 들어, 같은 사람의 인터넷 연결이 너무 느리기 때문에 회의에서 같은 사람을 기다리고 있는 자신을 발견하거나 다른 직원이 항상 메모리 부족으로 인해 충돌하는 노트북 문제를 해결하려고 하거나 성능 저하로 인해 다른 사람이 들을 수 없는 경우 컴퓨터 스피커를 사용하면 직원의 IT를 수리하는 데 비용이 덜 들 수 있습니다.

업그레이드된 WiFi에 기여하거나 직원에게 새 랩톱, Bluetooth 헤드셋 등을 구입하여 보내십시오. 이를 예산에 고려하십시오. 시간도 돈이며, 작업자의 속도를 늦추는 해결 가능한 문제에 얼마나 많은 시간이 낭비되는지 놀라게 될 것입니다.

4. 원격 성과 관리 관리자 교육

직접 성과를 감독하는 데 익숙한 관리자의 경우, 한 달에 한 번(또는 그 이하!)만 직접 볼 수 있는 사람들을 관리하라는 요청을 받는 것이 벅차게 보일 수 있습니다. 관리자가 직원이 투입한 시간에 초점을 맞추는 대신 결과와 결과를 관리해야 할 필요성을 이해하도록 돕습니다.
여기에는 작업 활동에 대해 보고하는 직원과 시간을 자동으로 추적하고 보고서를 생성하는 소프트웨어 시스템에 대한 강조가 포함됩니다. 여기에는 개인의 직무에 적용할 수 있는 핵심 성과 지표(즉, 핵심 지표)를 식별하고 추적하는 것도 포함될 수 있습니다. 좋은 소프트웨어는 많은 수작업을 필요로 하지 않고 이 중 일부를 손쉽게 수행할 수 있습니다.

5. 워터 쿨러 상호 작용 모방

사람들은 때때로 직장 상황에서 느꼈던 개인적인 연결을 잃어버리기 때문에 사임합니다. 아니면 단순히 철수하고 직장에서 이탈합니다. 빈번한 채팅과 전화 회의는 강력한 업무 관계와 소속감을 개발하기 위한 개인적인 상호 작용을 제공합니다.
매일의 빠른 문자 채팅을 강조합니다. 채팅은 사람들을 연결하는 접착제를 형성합니다.

정기적으로 화상 회의를 하십시오. 모든 회의에 비디오가 필요한 것은 아니지만 때때로 동료의 얼굴을 보는 데 정말 도움이 됩니다. 원격 회의를 시작할 때 수냉식 대화를 위해 몇 분 정도 시간을 주어야 합니다. 사람들에게 주말에 재미있는 일을 한 사진을 공유하거나 현재 진행 중인 주택 개선 프로젝트에 대해 모든 사람에게 소식을 전하도록 요청하세요. "화상 회의에 애완 동물을 데려가십시오"라는 날을 보내십시오.
전사 채팅 채널은 흥미로운 회사 뉴스를 공유하거나 직원이 고객이 제공한 훌륭한 피드백을 공유하거나 유사한 뉴스를 공유하는 데 적합합니다. 매일의 작은 상호작용은 사람들이 더 큰 것의 일부인 것처럼 느끼게 하고 그들이 필요하고 가치가 있다는 느낌을 줍니다.

6. 반복, 반복, 반복!

대부분의 관리자와 비즈니스 소유자는 우리가 원하는 만큼 의사 소통을 거의 하지 않습니다. 왜 그런가요? 어른들은 듣고, 읽고, 보는 모든 것을 같은 속도로 받아들이지 않기 때문입니다. 때로는 동일한 정보에 여러 번 노출되어 제대로 이해되지 않는 경우가 있습니다. 또한 사람들은 사물을 다르게 해석합니다.

작업자가 작동 중인 것을 보거나 엿들을 수 있는 작업 환경에 있지 않을 때 의사 소통은 특히 어렵습니다. 이러한 이유로 사람들이 원격으로 작업할 때 중요한 목표, 회사 정책 및 지침을 여러 번 전달해야 합니다. 최악의 경우 약간 반복됩니다. 그러나 아마도 사람들이 정말로 이해하지 못한 것을 분명히 하게 될 것입니다.

7. 개인 및 업무 경계 설정

누군가 재택근무를 하고 있다고 해서 밤낮으로 그 사람에게 연락할 수 있는 권한을 주는 것은 아닙니다. 정해진 근무 시간을 정하고 그 시간 외에 사람들이 가용할 것으로 기대하지 마십시오. 우리는 이것이 매우 중요하다는 것을 발견했습니다!

직원들은 낮에 짧은 심부름을 하거나 학교에서 아이들을 데리러 오는 것과 같이 일정의 유연성을 원하지만 헌신은 양방향 거리입니다. 직원은 근무 시간을 확인하고 하루 중 놓친 시간을 보충해야 하는 경우 일정을 연장해야 합니다. 몸이 좋지 않으면 병가를 불러야 합니다. 하루 동안 사라지는 것이 아니라 공식적으로 휴가를 받아야 합니다.
이러한 종류의 구조는 비즈니스 프로세스가 원활하게 흐르도록 합니다. 이를 통해 관리자는 리소스를 할당하고 워크플로를 조정하여 고객 요구 사항을 충족할 수 있습니다.

8. 건강한 신체가 생산적인 근로자를 만든다는 사실을 기억하십시오.

마지막으로 체력을 강조합니다. 원격 근무자가 컴퓨터까지 20보 걸어가서 하루 종일 움직이지 않고 앉아 있는 틀에 박힌 생활에 빠지는 것은 너무나 쉽습니다. 다음은 차이를 만드는 몇 가지 사항입니다.

말 그대로 말을 걸어보세요. 만보계를 사용하여 하루에 10,000보를 걷도록 그룹 챌린지를 설정합니다. 또는 회의 중에 모든 사람이 서서 1분간 스트레칭을 하고 회의실을 산책하도록 합니다.

작업자는 좋은 홈 오피스 설정이 필요합니다. 재택 근무하는 직원에게 인체공학적 장비를 사용하도록 권장합니다. 여기에는 높이 조절이 가능한 스탠딩 책상이 포함될 수 있습니다. 인체공학적 키보드와 적절한 마우스 패드, 좋은 마우스는 손목 통증을 예방하는 데 도움이 됩니다. 좋은 의자와 노트북 스탠드와 같은 표면은 필수적입니다. 사람들은 일을 하기 위해 노트북을 들고 소파에 몸을 웅크리고 있을 수 있다고 생각할지 모르지만 시간이 지남에 따라 허리 통증과 다리 통증으로 이어집니다. 두 번째 모니터는 탭과 프로그램을 거의 스크롤하고 열거나 닫을 필요가 없기 때문에 생산성을 높일 수도 있습니다.

어떻게 하면 하이브리드 작업과 재택 작업을 보다 지속 가능하게 만들 수 있습니까?

연구에 따르면 직원들은 더 오래 일하며 때로는 COVID가 한창일 때 하루에 2~3시간 더 일합니다. 그러나 재택근무나 하이브리드 근무의 목표는 더 오래 일하는 것이 되어서는 안 됩니다. 효과적인 디지털 작업 공간을 설정하고 균형 잡힌 접근 방식을 강조하면 장기적으로 생산성을 높이고 소진을 피할 수 있습니다. 기술을 현명하게 선택하고 관련된 모든 사람이 협업 플랫폼을 수용할 경우 시간 절약을 강조합니다. 당신의 직원들은 그것을 좋아할 것입니다. 그리고 당신도 마찬가지입니다!

성장하는 비즈니스를 혁신하는 방법에 대한 더 많은 연구와 관점을 보려면 Fieldwork by Citrix를 살펴보십시오.