Einfache Tipps und Technologien für die Remote-Arbeit, um die Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten

Ein kürzlich erschienener Artikel der Harvard Business Review hebt die rekordverdächtige Zahl von Stellenangeboten auf dem US-Arbeitsmarkt Mitte 2021 hervor. Der Artikel nennt es „die große Kündigung“ und identifiziert einen Schlüsseltrend darin, dass Mitarbeiter in der Mitte ihrer Karriere zu denen gehören, die ihre Stelle in großer Zahl kündigen. Dazu gehören erfahrene Fach- und Führungskräfte – einige der wertvollsten Mitarbeiter eines Unternehmens.

Teilweise ist dies eine direkte Folge der Fernarbeit während der Pandemie, sagt Laurie McCabe, Mitbegründerin der SMB Group. „Die Menschen hatten Gelegenheit zum Nachdenken und beschlossen, lieber zu arbeiten, um zu leben, als zu leben, um zu arbeiten.“ Sie lehnen es also ab, in Vollzeit an den Arbeitsplatz zurückzukehren, selbst wenn die Beschränkungen aufgehoben werden.

Lange anstrengende Arbeitswege sind out. In bequemer Kleidung zu Hause bleiben ist in.

Was können kleine Unternehmen in einem solchen Umfeld tun, um erfahrene Mitarbeiter zu halten und offene Stellen mit den besten Leuten zu besetzen? Die gute Nachricht ist, dass kleine Unternehmen gegenüber ihren größeren Kollegen oft einen Vorteil haben: Flexibilität.

Um in Ihrer Nische oder an Ihrem Standort der Arbeitgeber der Wahl zu werden, wenn es darum geht, gute Mitarbeiter anzuziehen, und die großartigen, die Sie bereits haben, zu halten, betonen Sie Ihre Flexibilität, indem Sie, wenn möglich, Telearbeit zulassen. Die Beschäftigung sieht zunehmend weniger aus wie ein normaler 8-to-5-Büroalltag, sondern eher wie eine hybride Arbeitssituation, bei der ein Teil der Zeit vor Ort und ein Teil der Zeit von zu Hause aus gearbeitet wird. Die Menschen können sich auch dafür entscheiden, Teilzeit oder als unabhängige Auftragnehmer zu arbeiten, weil sie mehr Freizeit haben und über ihre Zeitpläne entscheiden möchten.

Sehen Sie sich mein vollständiges Gespräch mit Laurie McCabe, Mitbegründerin der SMB Group, und Matt Crawford, Director of Product Marketing bei Citrix, über Navigating the Great Resignation: Advice for SMBs an.

Top-Tipps für Remote-Arbeit, während die Mitarbeiter engagiert bleiben

Ich habe mein eigenes Unternehmen in den letzten 18 Jahren vollständig mit einer Remote-Arbeitsgruppe geführt. Effektiv arbeiten, wenn sich jeder an einem anderen Ort befindet und sich über seine eigenen Geräte anmeldet, erfordert die Anpassung Ihrer Geschäftsprozesse. Aber es ist überraschend einfach und erschwinglich, selbst für das kleinste Unternehmen.

Hier sind einige Tipps, die wir in meinem Unternehmen gelernt haben, um Ihr Unternehmen so aufzubauen, dass es effektiv ist und die Mitarbeiter engagiert bleiben, auch wenn sie aus der Ferne arbeiten.

1. Erstellen Sie einen digitalen Arbeitsplatz

Wenn sich Menschen nicht in einer Büroumgebung befinden, kann es sich anfühlen, als würde man in einem Vakuum arbeiten. Dann kommt es zu ineffizienter Doppelarbeit, wichtige Dinge gehen verloren, Kunden werden nicht richtig behandelt und kostspielige Fehler passieren. Kurz gesagt, es fühlt sich an, als ob die rechte Hand nicht weiß, was die linke tut. Um dem entgegenzuwirken, benötigen Sie einen digitalen Arbeitsplatz – dh ein Cloud-Softwaresystem – das den Menschen einen Ort bietet, an den sie sich jeden Tag „begeben“ oder sich einloggen können. Es ermöglicht Menschen zu kommunizieren, zu teilen, was sie tun, und zu sehen, was Kollegen tun. Es spielt keine Rolle, wo sich die Person physisch befindet, da auf ihre Arbeit über das Internet zugegriffen wird.

Das ist mehr als Ihr E-Mail-System – das Arbeiten aus einem Posteingang heraus ist äußerst ineffizient. Ein digitaler Arbeitsplatz umfasst mindestens die gemeinsame Dokumentenspeicherung, Bildschirmfreigabe, Echtzeit-Text-Chat und Video-/Audiokommunikation – wobei alle dieselbe Plattform für die Zusammenarbeit verwenden, sodass sich alles an einem Ort befindet. Citrix Workspace ist ein gutes Beispiel für eine digitale Workspace-Plattform.

2. Verwenden Sie Standardtechnologie für Geschäftssysteme

Eigenentwickelte Softwaretechnologie kann selbst an einem einzigen Standort ein Albtraum für Wartung und Sicherheit sein, aber die Risiken vervielfachen sich, wenn Menschen remote arbeiten. Plötzlich haben Sie all diese Leute, die sich von Heimcomputern und privaten Telefonen und manchmal von gemeinsam genutzten Internetverbindungen in Systeme einloggen.

Wir haben gelernt, dass es am besten ist, so viele Sicherheitsprobleme wie möglich den Softwareanbietern zu überlassen. Entscheiden Sie sich für Cloud-basierte Software für Systeme wie Buchhaltung, CRM, HR und gemeinsame Dokumente. Wählen Sie starke Anbieter, die ihre integrierten Sicherheitsmaßnahmen hervorheben und hinter ihren Produkten stehen. Große bekannte Namen sind ideal, da sie über die Ressourcen verfügen, um Ihre Daten zu sichern und die Software zu warten.

3. Subventionieren Sie bei Bedarf Remote-Work-Technologie

Bring Your Own Device to Work (BYOD) ist heute ein beliebter Trend. Arbeitnehmer wollten ihre eigenen Geräte wie Laptops, Tablets und Telefone verwenden, auch wenn sie ausschließlich in einem Büro arbeiteten.

Wir haben jedoch festgestellt, dass bei der Arbeit zu Hause einfache Kleinigkeiten der Produktivität im Wege stehen können. Zum Beispiel, wenn Sie in Besprechungen auf dieselbe Person warten, weil ihre Internetverbindung so langsam ist, oder ein anderer Mitarbeiter ständig versucht, einen Laptop zu beheben, der aufgrund von unzureichendem Speicher abstürzt, oder eine andere Person aufgrund von Beeinträchtigungen nicht hören kann Computerlautsprecher, dann kann es günstiger sein, die IT des Mitarbeiters zu reparieren.

Tragen Sie zu einem verbesserten WLAN bei oder kaufen und senden Sie dem Mitarbeiter einen neuen Laptop, ein Bluetooth-Headset usw. Berücksichtigen Sie dies bei Ihrer Budgetierung. Zeit ist auch Geld, und Sie werden überrascht sein, wie viel Zeit für behebbare Probleme verschwendet wird, die die Mitarbeiter verlangsamen.

4. Manager in Remote Performance Management schulen

Für Manager, die daran gewöhnt sind, die Leistung persönlich zu überwachen, kann es entmutigend erscheinen, Personen zu leiten, die sie möglicherweise nur einmal im Monat (oder seltener!) persönlich sehen. Helfen Sie Managern, die Notwendigkeit zu verstehen, Ergebnisse und Output zu verwalten, anstatt sich auf die Stunden zu konzentrieren, die ein Mitarbeiter investiert.
Dazu gehört eine stärkere Betonung der Berichterstattung der Mitarbeiter über ihre Arbeitstätigkeit sowie von Softwaresystemen, die automatisch die Zeit erfassen und Berichte erstellen. Dies kann auch das Identifizieren und Verfolgen von Schlüsselleistungsindikatoren (dh Schlüsselmetriken) umfassen, die für die Stelle der Person gelten. Gute Software kann einiges davon mühelos erledigen, ohne viel manuellen Aufwand zu erfordern.

5. Wasserkühler-Wechselwirkungen nachahmen

Menschen kündigen manchmal, weil sie jeglichen persönlichen Bezug zu ihrer Arbeitssituation verlieren. Oder sie ziehen sich einfach zurück und werden arbeitslos. Häufige Chats und Telefonkonferenzen bieten die persönlichen Interaktionen, um eine starke Arbeitsbeziehung und ein Zugehörigkeitsgefühl zu entwickeln.
Betonen Sie tägliche schnelle Text-Chats. Chats bilden den Kitt, der Menschen miteinander verbindet.

Halten Sie regelmäßig Videokonferenzen ab. Nicht jedes Meeting muss ein Video sein, aber es hilft wirklich, von Zeit zu Zeit die Gesichter der Kollegen zu sehen. Planen Sie zu Beginn von Remote-Meetings unbedingt ein paar Minuten für Gespräche ein. Bitten Sie die Leute, ein Bild von etwas Lustigem zu teilen, das sie am Wochenende gemacht haben, oder informieren Sie alle über das Heimwerkerprojekt, an dem sie arbeiten. Machen Sie einen Tag „Bringen Sie Ihr Haustier zur Videokonferenz mit“.
Ein unternehmensweiter Chat-Kanal eignet sich hervorragend, um aufregende Unternehmensnachrichten zu teilen oder um Mitarbeitern ein großartiges Feedback zu geben, das ein Kunde gegeben hat, oder um ähnliche Neuigkeiten zu erhalten. Kleine tägliche Interaktionen geben den Menschen das Gefühl, Teil von etwas Größerem zu sein und gebraucht und geschätzt zu werden.

6. Wiederholen, wiederholen, wiederholen!

Die meisten Manager und Geschäftsinhaber kommunizieren nicht annähernd so gut, wie wir es uns gewünscht hätten. Warum ist das so? Das liegt daran, dass Erwachsene nicht alles, was sie hören, lesen oder sehen, im gleichen Tempo aufnehmen. Manchmal braucht es mehrere Begegnungen mit denselben Informationen, damit sie einsinken. Außerdem interpretieren Menschen die Dinge unterschiedlich.

Die Kommunikation ist besonders herausfordernd, wenn sich die Mitarbeiter nicht in einer Arbeitsumgebung befinden, in der sie etwas in Aktion sehen oder etwas belauschen können. Aus diesem Grund sollten Sie wichtige Ziele, Unternehmensrichtlinien und Anweisungen beim Remote-Arbeiten mehrfach kommunizieren. Im schlimmsten Fall werden Sie ein bisschen repetitiv. Aber höchstwahrscheinlich machen Sie deutlich, was die Leute nicht wirklich verstanden haben.

7. Setzen Sie persönliche und berufliche Grenzen

Nur weil jemand von zu Hause aus arbeitet, berechtigt dies nicht dazu, diese Person zu jeder Tages- oder Nachtzeit zu kontaktieren. Legen Sie festgelegte Arbeitszeiten fest und erwarten Sie nicht, dass Mitarbeiter außerhalb dieser Zeiten verfügbar sind. Das fanden wir so wichtig!

Und während die Mitarbeiter eine gewisse Flexibilität in ihren Zeitplänen wünschen, z. B. die Möglichkeit, tagsüber eine kurze Besorgung zu erledigen oder die Kinder von der Schule abzuholen, ist Engagement keine Einbahnstraße. Mitarbeiter sollten die Arbeitszeit im Auge behalten und ihre Arbeitszeiten bei Bedarf verlängern, um die während des Tages versäumte Zeit auszugleichen. Sie sollen sich krank melden, wenn es ihnen nicht gut geht. Sie sollten offiziell einen Urlaubstag nehmen – nicht nur für den Tag verschwinden.
Eine solche Struktur sorgt dafür, dass Geschäftsprozesse reibungslos ablaufen. Es ermöglicht Managern, Ressourcen zuzuweisen und den Arbeitsablauf an die Anforderungen der Kunden anzupassen.

8. Denken Sie daran, dass gesunde Körper produktive Arbeiter machen

Betonen Sie nicht zuletzt die körperliche Fitness. Es ist allzu leicht, in eine Routine zu verfallen, in der Remote-Mitarbeiter 20 Schritte zu einem Computer gehen und den ganzen Tag dort sitzen, ohne sich zu bewegen. Hier sind ein paar Dinge, die einen Unterschied machen:

Walk the talk – im wahrsten Sinne des Wortes. Stellen Sie eine Gruppenherausforderung ein, um 10.000 Schritte pro Tag zu gehen, indem Sie einen Schrittzähler verwenden. Oder lassen Sie alle während eines Meetings stehen und eine einminütige Dehnungspause einlegen und im Raum umhergehen.

Arbeitnehmer brauchen ein gutes Home-Office-Setup. Ermutigen Sie Mitarbeiter, die zu Hause arbeiten, sich ergonomische Geräte anzuschaffen. Dazu können Stehpulte mit verstellbarer Höhe gehören. Ergonomische Tastaturen und richtige Mauspads und gute Mäuse helfen, Schmerzen im Handgelenk zu vermeiden. Ein guter Stuhl und eine gute Oberfläche wie ein Laptopständer sind unerlässlich – die Leute denken vielleicht, dass sie sich mit ihrem Laptop auf dem Sofa zusammenrollen können, um zu arbeiten, aber mit der Zeit führt dies zu Rücken- und Beinschmerzen. Ein zweiter Monitor kann die Mitarbeiter auch produktiver machen, da sie nicht annähernd so oft scrollen und Tabs und Programme öffnen/schließen müssen.

Wie können wir hybride Arbeit und Heimarbeit nachhaltiger gestalten?

Untersuchungen haben gezeigt, dass Mitarbeiter länger arbeiten – manchmal zwei oder drei Stunden mehr pro Tag während des Höhepunkts von COVID. Aber das Ziel von Heimarbeit oder Hybridarbeit sollte nicht sein, länger zu arbeiten. Die Einrichtung eines effektiven digitalen Arbeitsplatzes und die Betonung eines ausgewogenen Ansatzes führen langfristig zu mehr Produktivität und vermeiden Burnout. Wählen Sie die Technologie mit Bedacht aus und betonen Sie die Zeitersparnis für alle Beteiligten, wenn sie die Kollaborationsplattform nutzen. Ihre Mitarbeiter werden es lieben – und Sie auch!

Weitere Forschungsergebnisse und Perspektiven zur Transformation Ihres wachsenden Unternehmens finden Sie unter Fieldwork by Citrix.