เคล็ดลับและเทคนิคการทำงานทางไกลอย่างง่ายเพื่อให้พนักงานตรงจุด

บทความล่าสุดของ Harvard Business Review เน้นย้ำถึงจำนวนตำแหน่งงานว่างที่ทำลายสถิติในตลาดแรงงานสหรัฐฯ ในช่วงกลางปี ​​2021 การเรียกมันว่า “การลาออกครั้งใหญ่” แนวโน้มสำคัญที่บทความระบุคือพนักงานระดับกลางเป็นหนึ่งในผู้ที่ลาออกจากงานเป็นจำนวนมาก ซึ่งรวมถึงผู้เชี่ยวชาญและผู้จัดการที่ช่ำชอง ซึ่งเป็นบุคคลที่มีค่าที่สุดของบริษัทบางคน

Laurie McCabe ผู้ร่วมก่อตั้ง SMB Group กล่าวว่าส่วนหนึ่งเป็นผลโดยตรงจากการทำงานทางไกลในช่วงที่มีการระบาดใหญ่ “ผู้คนมีโอกาสที่จะไตร่ตรองและตัดสินใจว่าพวกเขาอยากทำงานเพื่ออยู่ มากกว่ามีชีวิตอยู่เพื่อทำงาน” ดังนั้นพวกเขาจึงเลือกที่จะไม่กลับไปทำงานเต็มเวลาแม้ว่าข้อจำกัดจะถูกยกเลิกก็ตาม

การสัญจรไปมาเป็นเวลานานหมดลงแล้ว อยู่บ้านก็ใส่เสื้อผ้าสบายๆได้

ในสภาพแวดล้อมเช่นนี้ ธุรกิจขนาดเล็กสามารถทำอะไรได้บ้างเพื่อรักษาพนักงานที่มีประสบการณ์และเติมเต็มช่องว่างด้วยบุคลากรที่ดีที่สุด ข่าวดีก็คือ ธุรกิจขนาดเล็กมักจะมีข้อได้เปรียบเหนือคู่ค้ารายใหญ่ นั่นคือ ความยืดหยุ่น

หากต้องการเป็นนายจ้างที่คุณเลือกในช่องหรือสถานที่ของคุณเมื่อต้องการดึงดูดคนดีๆ และรักษาคนดีๆ ที่คุณมีอยู่แล้ว ให้เน้นความยืดหยุ่นของคุณโดยอนุญาตให้ทำงานทางไกลเมื่อทำได้ การจ้างงานที่เพิ่มขึ้นนั้นดูไม่เหมือนมาตรฐาน 8 ต่อ 5 ในกิจวัตรในสำนักงาน และดูเหมือนสถานการณ์การทำงานแบบผสมมากขึ้น โดยบางครั้งต้องทำงานในสถานที่และบางครั้งทำงานจากที่บ้าน ผู้คนอาจเลือกทำงานนอกเวลาหรือเป็นผู้รับเหมาอิสระเพราะพวกเขาต้องการเวลาว่างมากขึ้นและพูดเกินตารางงาน

ดูการสนทนาทั้งหมดของฉันกับ Laurie McCabe ผู้ร่วมก่อตั้ง SMB Group และ Matt Crawford ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดผลิตภัณฑ์ของ Citrix เกี่ยวกับการนำทางการลาออกครั้งใหญ่: คำแนะนำสำหรับ SMB

เคล็ดลับยอดนิยมสำหรับการทำงานระยะไกลในขณะที่ทำให้ผู้คนมีส่วนร่วม

ฉันดำเนินธุรกิจของตัวเองโดยสิ้นเชิงกับพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่มาตลอด 18 ปีที่ผ่านมา การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพเมื่อทุกคนอยู่ในสถานที่ที่แตกต่างกัน และการเข้าสู่ระบบผ่านอุปกรณ์ของตนเองจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนกระบวนการทางธุรกิจของคุณ แต่มันง่ายอย่างน่าประหลาดใจและราคาไม่แพงแม้แต่บริษัทที่เล็กที่สุดก็สามารถทำได้

นี่คือเคล็ดลับบางส่วนที่เราได้เรียนรู้จากบริษัทของฉันในการจัดตั้งธุรกิจของคุณให้มีประสิทธิภาพและทำให้ผู้คนมีส่วนร่วมแม้ในเวลาที่พวกเขาทำงานจากทางไกล

1. สร้างพื้นที่ทำงานดิจิทัล

เมื่อผู้คนไม่อยู่ในสำนักงาน อาจรู้สึกเหมือนทำงานอยู่ในที่ว่างเปล่า นั่นคือเมื่อความพยายามที่ซ้ำซ้อนอย่างไม่มีประสิทธิภาพเกิดขึ้น เรื่องสำคัญล้มเหลวผ่านรอยแตก ลูกค้าไม่ได้รับการปฏิบัติอย่างถูกต้อง และเกิดข้อผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง สรุปคือรู้สึกว่ามือขวาไม่รู้ว่ามือซ้ายกำลังทำอะไร เพื่อแก้ปัญหานี้ คุณต้องมีพื้นที่ทำงานดิจิทัล กล่าวคือ ระบบซอฟต์แวร์บนคลาวด์ ที่ให้ที่สำหรับ "ไป" หรือเข้าสู่ระบบในแต่ละวันแก่ผู้คน ช่วยให้ผู้คนสามารถสื่อสาร แบ่งปันสิ่งที่พวกเขาทำ และดูว่าเพื่อนร่วมงานกำลังทำอะไรอยู่ ไม่สำคัญว่าบุคคลนั้นจะอยู่ที่ใดเพราะงานของพวกเขาเข้าถึงได้ทางอินเทอร์เน็ต

นี่เป็นมากกว่าระบบอีเมลของคุณ การทำงานจากกล่องขาเข้านั้นไม่มีประสิทธิภาพอย่างยิ่ง อย่างน้อยที่สุด พื้นที่ทำงานดิจิทัลรวมถึงพื้นที่จัดเก็บเอกสารที่ใช้ร่วมกัน การแชร์หน้าจอ การแชทด้วยข้อความแบบเรียลไทม์ และการสื่อสารทางวิดีโอ/เสียง กับทุกคนโดยใช้แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันเดียวกันเพื่อให้ทุกอย่างรวมอยู่ในที่เดียว Citrix Workspace เป็นตัวอย่างที่ดีอย่างหนึ่งของแพลตฟอร์มพื้นที่ทำงานดิจิทัล

2. ใช้ Off the Shelf Tech สำหรับระบบธุรกิจ

เทคโนโลยีซอฟต์แวร์พื้นบ้านอาจเป็นฝันร้ายในการบำรุงรักษาและความปลอดภัยแม้จะอยู่ในที่เดียว แต่ความเสี่ยงจะเพิ่มขึ้นทวีคูณเมื่อผู้คนทำงานจากระยะไกล จู่ๆ คุณก็มีคนเหล่านี้เข้าสู่ระบบจากคอมพิวเตอร์ที่บ้านและโทรศัพท์ส่วนตัว และบางครั้งก็ใช้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตร่วมกัน

เราได้เรียนรู้ว่าควรปล่อยให้ปัญหาด้านความปลอดภัยกับผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เลือกใช้ซอฟต์แวร์บนคลาวด์สำหรับระบบต่างๆ เช่น การบัญชี, CRM, HR และเอกสารที่ใช้ร่วมกัน เลือกผู้จำหน่ายที่แข็งแกร่งซึ่งเน้นมาตรการรักษาความปลอดภัยในตัวและอยู่เบื้องหลังผลิตภัณฑ์ของตน ชื่อที่รู้จักกันดีขนาดใหญ่นั้นเหมาะสมที่สุด เพราะมีทรัพยากรในการรักษาความปลอดภัยข้อมูลของคุณและเพื่อบำรุงรักษาซอฟต์แวร์

3. อุดหนุนเทคโนโลยีการทำงานระยะไกลหากจำเป็น

นำอุปกรณ์ของคุณมาใช้งาน (BYOD) ที่กำลังเป็นที่นิยมในปัจจุบัน พนักงานต้องการใช้อุปกรณ์ของตนเอง เช่น แล็ปท็อป แท็บเล็ต และโทรศัพท์ แม้ว่าพวกเขาจะทำงานในสำนักงานโดยเฉพาะก็ตาม

อย่างไรก็ตาม เราค้นพบว่าเมื่อทำงานที่บ้าน สิ่งเล็กๆ น้อยๆ อาจขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณพบว่าตัวเองกำลังรอคนเดียวกันในการประชุมเพราะการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของเขาช้ามาก หรือพนักงานคนอื่นมักจะพยายามแก้ไขปัญหาแล็ปท็อปที่ขัดข้องเนื่องจากหน่วยความจำไม่เพียงพอ หรือบุคคลอื่นไม่ได้ยินเนื่องจากความเสื่อม ลำโพงคอมพิวเตอร์นั้นก็อาจจะถูกกว่าการซ่อมเครื่องไอทีของพนักงาน

บริจาคเพื่ออัพเกรด WiFi หรือซื้อและส่งแล็ปท็อปเครื่องใหม่ ชุดหูฟัง Bluetooth ฯลฯ ไปให้พนักงาน พิจารณาปัจจัยนี้ในการจัดทำงบประมาณของคุณ เวลาคือเงินเช่นกัน และคุณจะแปลกใจว่าเสียเวลากับปัญหาที่แก้ไขได้ซึ่งทำให้คนงานช้าลง

4. ฝึกอบรมผู้จัดการในการจัดการประสิทธิภาพระยะไกล

สำหรับผู้จัดการที่เคยดูแลการแสดงด้วยตนเอง อาจดูน่ากลัวที่ต้องจัดการคนที่อาจพบเห็นด้วยตนเองเพียงเดือนละครั้ง (หรือน้อยกว่านั้น!) ช่วยให้ผู้จัดการเข้าใจถึงความจำเป็นในการจัดการผลลัพธ์และผลลัพธ์ แทนที่จะมุ่งเน้นไปที่ชั่วโมงที่พนักงานใส่เข้าไป
ซึ่งรวมถึงการเน้นย้ำที่พนักงานมากขึ้นในการรายงานเกี่ยวกับกิจกรรมการทำงานของพวกเขา เช่นเดียวกับระบบซอฟต์แวร์ที่ติดตามเวลาและสร้างรายงานโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังอาจเกี่ยวข้องกับการระบุและติดตามตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (เช่น ตัวชี้วัดหลัก) ที่ใช้กับงานของบุคคลนั้น ซอฟต์แวร์ที่ดีสามารถดำเนินการบางอย่างได้อย่างง่ายดาย โดยไม่ต้องใช้ความพยายามมากนัก

5. เลียนแบบปฏิกิริยาของเครื่องทำน้ำเย็น

บางครั้งผู้คนลาออกเพราะพวกเขาสูญเสียความสัมพันธ์ส่วนตัวที่พวกเขารู้สึกกับสถานการณ์การทำงานของพวกเขา หรือพวกเขาเพียงแค่ถอนตัวออกจากที่ทำงาน การสนทนาและการประชุมทางโทรศัพท์บ่อยครั้งทำให้เกิดปฏิสัมพันธ์ส่วนตัวเพื่อพัฒนาความสัมพันธ์ในการทำงานที่เข้มแข็งและความรู้สึกเป็นเจ้าของ
เน้นการแชทด้วยข้อความด่วนทุกวัน แชทเป็นกาวที่เชื่อมผู้คนเข้าด้วยกัน

อย่าลืมจัดการประชุมทางวิดีโอเป็นประจำ ไม่ใช่ว่าทุกการประชุมจะต้องเป็นวิดีโอ แต่จะช่วยให้เห็นหน้าเพื่อนร่วมงานเป็นครั้งคราว ในการเริ่มต้นการประชุมทางไกล อย่าลืมเผื่อเวลาไว้สักสองสามนาทีเพื่อพูดคุยเรื่องเครื่องทำน้ำเย็น ขอให้ผู้คนแบ่งปันรูปภาพของความสนุกที่พวกเขาทำในช่วงสุดสัปดาห์ หรืออัพเดททุกคนเกี่ยวกับโครงการปรับปรุงบ้านที่พวกเขากำลังทำอยู่ มีวัน "นำสัตว์เลี้ยงของคุณไปที่การประชุมทางวิดีโอ"
ช่องทางการแชททั่วทั้งบริษัทเหมาะสำหรับการแบ่งปันข่าวสารของบริษัทที่น่าตื่นเต้น หรือสำหรับผู้ปฏิบัติงานเพื่อแบ่งปันข้อเสนอแนะที่ดีที่ลูกค้าให้หรือสำหรับข่าวที่คล้ายกัน ปฏิสัมพันธ์เล็กๆ น้อยๆ ในแต่ละวันทำให้ผู้คนรู้สึกเหมือนเป็นส่วนหนึ่งของสิ่งที่ยิ่งใหญ่กว่า และจำเป็นและมีคุณค่า

6. ย้ำ ย้ำ ย้ำ!

ผู้จัดการและเจ้าของธุรกิจส่วนใหญ่ไม่ค่อยสื่อสารกันเท่าที่ควร ทำไมถึงเป็นเช่นนี้? นั่นก็เพราะว่าผู้ใหญ่ไม่ได้ใส่ใจทุกสิ่งที่พวกเขาได้ยิน อ่าน หรือดูไปพร้อมกัน บางครั้งอาจต้องใช้การเปิดเผยข้อมูลเดียวกันหลายครั้งเพื่อให้ข้อมูลดังกล่าวจมลง นอกจากนี้ ผู้คนยังตีความสิ่งต่างๆ ต่างกัน

การสื่อสารเป็นสิ่งที่ท้าทายโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้ปฏิบัติงานไม่ได้อยู่ในสถานที่ทำงานซึ่งพวกเขาสามารถเห็นบางสิ่งบางอย่างในการดำเนินการหรือได้ยินบางสิ่งบางอย่าง ด้วยเหตุนี้ คุณควรสื่อสารเป้าหมายที่สำคัญ นโยบายของบริษัท และคำแนะนำหลายครั้งเมื่อพนักงานทำงานจากระยะไกล ที่แย่ที่สุดคุณจะกลายเป็นบิตซ้ำซาก แต่ยิ่งไปกว่านั้น คุณทำให้ชัดเจนว่าผู้คนไม่เข้าใจอะไรจริงๆ

7. กำหนดขอบเขตส่วนบุคคลและขอบเขตการทำงาน

เพียงเพราะมีคนทำงานจากที่บ้านไม่อนุญาตให้ติดต่อกับบุคคลนั้นตลอดเวลาทั้งกลางวันและกลางคืน กำหนดเวลาทำงานที่กำหนดไว้และอย่าคาดหวังให้ผู้คนว่างนอกเวลาดังกล่าว เราพบว่าสิ่งนี้สำคัญมาก!

และในขณะที่พนักงานต้องการความยืดหยุ่นในตารางเวลาบางอย่าง เช่น ความสามารถในการทำธุระช่วงสั้นๆ ระหว่างวันหรือไปรับลูกจากโรงเรียน ความมุ่งมั่นคือถนนสองทาง พนักงานควรติดตามเวลาชดเชย และขยายตารางเวลาหากจำเป็นเพื่อชดเชยเวลาที่พลาดไปในระหว่างวัน พวกเขาควรเรียกป่วยถ้ารู้สึกไม่สบาย พวกเขาควรลาพักร้อนอย่างเป็นทางการ ไม่ใช่แค่หายไปในวันนั้น
โครงสร้างประเภทนี้ช่วยให้กระบวนการทางธุรกิจเป็นไปอย่างราบรื่น ช่วยให้ผู้จัดการสามารถจัดสรรทรัพยากรและปรับเวิร์กโฟลว์ให้ตรงกับความต้องการของลูกค้าได้

8. จำไว้ว่าร่างกายที่แข็งแรงทำให้คนงานมีประสิทธิผล

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด เน้นสมรรถภาพทางกาย เป็นเรื่องง่ายเกินไปที่จะตกหลุมพรางที่พนักงานระยะไกลเดิน 20 ก้าวไปยังคอมพิวเตอร์และนั่งอยู่ที่นั่นทั้งวันโดยไม่ขยับ ต่อไปนี้คือบางสิ่งที่สร้างความแตกต่าง:

เดินพูดคุย - อย่างแท้จริง ตั้งกลุ่มท้าทายเดิน 10,000 ก้าวต่อวันโดยใช้ตัวนับก้าว หรือให้ทุกคนยืนระหว่างการประชุมและพักยืดเส้นยืดสายหนึ่งนาทีแล้วเดินไปรอบๆ ห้อง

คนงานจำเป็นต้องมีการตั้งค่าโฮมออฟฟิศที่ดี ส่งเสริมให้พนักงานทำงานที่บ้านเพื่อรับอุปกรณ์ที่เหมาะกับสรีระ ซึ่งอาจรวมถึงโต๊ะยืนที่ปรับระดับความสูงได้ คีย์บอร์ดตามหลักสรีรศาสตร์และแผ่นรองเมาส์ที่เหมาะสมและเมาส์ที่ดีช่วยหลีกเลี่ยงอาการปวดข้อมือ เก้าอี้และพื้นผิวที่ดี เช่น ที่วางแล็ปท็อปเป็นสิ่งจำเป็น ผู้คนอาจคิดว่าพวกเขาสามารถนั่งบนโซฟาพร้อมกับแล็ปท็อปเพื่อทำงาน แต่เมื่อเวลาผ่านไป จะทำให้เกิดอาการปวดหลังและปวดขา จอภาพที่สองยังสามารถทำให้ผู้คนมีประสิทธิผลมากขึ้น เพราะพวกเขาไม่ต้องเลื่อนและเปิด/ปิดแท็บและโปรแกรมเกือบเท่า

เราจะทำให้การทำงานแบบไฮบริดและทำงานที่บ้านมีความยั่งยืนมากขึ้นได้อย่างไร

การวิจัยพบว่าพนักงานทำงานได้นานขึ้น บางครั้งอาจนานขึ้นสองหรือสามชั่วโมงต่อวันในช่วงที่มีการระบาดของโควิด-19 แต่เป้าหมายของการทำงานที่บ้านหรืองานไฮบริดไม่ควรจะทำงานอีกต่อไป การตั้งค่าพื้นที่ทำงานดิจิทัลที่มีประสิทธิภาพและเน้นวิธีการที่สมดุลจะนำไปสู่ประสิทธิภาพการทำงานที่เพิ่มขึ้นในระยะยาว หลีกเลี่ยงความเหนื่อยหน่าย เลือกเทคโนโลยีอย่างชาญฉลาดและเน้นย้ำการประหยัดเวลาสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้องหากพวกเขาใช้แพลตฟอร์มการทำงานร่วมกัน คนงานของคุณจะรักมัน - และคุณจะชอบด้วย!

สำหรับการวิจัยและมุมมองเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเปลี่ยนโฉมธุรกิจที่กำลังเติบโตของคุณ สำรวจงานภาคสนามโดย Citrix