従業員をポイントに保つためのシンプルなリモートワークのヒントと技術

公開: 2021-11-01

最近のハーバードビジネスレビューの記事は、2021年半ばの米国の労働市場における記録的な数の求人を強調しています。それを「大辞任」と呼んでいるこの記事が特定する重要な傾向は、中途採用の従業員が多数の職を辞任している人々の中にいるということです。これらには、経験豊富な専門家やマネージャーが含まれます—会社の最も価値のある人々の一部です。

部分的には、これはパンデミックの際にリモートで作業することの直接的な結果であると、SMBグループの共同創設者であるLaurieMcCabeは述べています。「人々は反省する機会があり、生きるために働くよりも生きるために働きたいと決心しました。」そのため、制限が解除されても、彼らはフルタイムで職場に戻ることをオプトアウトしています。

長時間の通勤はありません。快適な服装で家にいることはです。

このような環境で、中小企業は経験豊富な従業員を維持し、最高の人材で開口部を埋めるために何ができるでしょうか。幸いなことに、中小企業は大企業よりも優れていることがよくあります。それは柔軟性です。

良い人を引き付けることに関してあなたのニッチまたは場所で選択される雇用者になり、あなたがすでに持っている素晴らしい人を保持するために、可能な場合はリモートワークを許可することによってあなたの柔軟性を強調してください。ますます雇用は、オフィスルーチンの標準的な8対5のようには見えなくなり、一部はオンプレミスで、一部は自宅で仕事をするハイブリッドワークの状況のように見えます。人々はまた、より多くの自由な時間を望んでいて、彼らのスケジュールについて言うので、パートタイムで働くか、独立した請負業者として働くことを選ぶかもしれません。

SMBグループの共同創設者であるLaurieMcCabeと、Citrixの製品マーケティングディレクターであるMatt Crawfordとの、大量退職のナビゲート：SMBへのアドバイスについての完全な会話をご覧ください。

人々の関心を維持しながらリモートワークを行うためのヒント

私は過去18年間、完全にリモートワークフォースで自分のビジネスを運営してきました。全員が別の場所にいて、自分のデバイスからログインするときに効果的に作業するには、ビジネスプロセスを適応させる必要があります。しかし、最小の企業でも驚くほど簡単で手頃な価格で実現できます。

これが私の会社で学んだいくつかの秘訣です。あなたのビジネスを効果的に設定し、リモートで仕事をしているときでも人々の関心を維持するためです。

1.デジタルワークスペースを作成します

人々がオフィス環境にいないとき、それは真空で働いているように感じることができます。そのとき、非効率的な作業の重複が発生し、重要な問題が発生し、顧客が適切に扱われず、コストのかかるミスが発生します。要するに、右手は左手が何をしているのかわからないような気がします。これに対抗するには、人々が毎日「行く」またはログインする場所を提供するデジタルワークスペース（つまり、クラウドソフトウェアシステム）が必要です。これにより、人々はコミュニケーションを取り、自分がしていることを共有し、同僚が何をしているのかを知ることができます。彼らの仕事はインターネットを介してアクセスされるので、人がどこにいるかは物理的に問題ではありません。

これはあなたの電子メールシステム以上のものです—受信箱からの作業は非常に非効率的です。少なくとも、デジタルワークスペースには、共有ドキュメントストレージ、画面共有、リアルタイムテキストチャット、およびビデオ/オーディオ通信が含まれます。全員が同じコラボレーションプラットフォームを使用するため、すべてが1か所にまとめられます。 Citrix Workspaceは、デジタルワークスペースプラットフォームの良い例の1つです。

2.ビジネスシステム向けの既製の技術を使用する

自社開発のソフトウェアテクノロジーは、単一の場所でもメンテナンスとセキュリティの悪夢になる可能性がありますが、人々がリモートで作業する場合、リスクは倍増します。突然、これらすべての人々が自宅のコンピューターや個人の電話からシステムにログインし、時にはインターネット接続を共有するようになります。

できるだけ多くのセキュリティ上の問題をソフトウェアベンダーに任せるのが最善であることがわかりました。経理、CRM、HR、共有ドキュメントなどのシステム向けのクラウドベースのソフトウェアを探しましょう。組み込みのセキュリティ対策を強調し、製品の背後にある強力なベンダーを選びます。よく知られている大きな名前は、データを安全に保ち、ソフトウェアを維持するためのリソースを備えているため、理想的です。

3.必要に応じて、リモートワークテクノロジーに助成します

個人所有のデバイスを稼働させる（BYOD）は、今日人気のあるトレンドです。労働者は、オフィスで独占的に働いている場合でも、ラップトップ、タブレット、電話などの自分のデバイスを使用したいと考えていました。

しかし、自宅で作業する場合、単純な小さなことが生産性の妨げになる可能性があることを発見しました。たとえば、インターネット接続が非常に遅いために会議で同じ人を待っている場合、別の従業員がメモリ不足のためにクラッシュしているラップトップのトラブルシューティングを常に試みている場合、または他の人が劣化しているために聞こえない場合コンピュータスピーカーの場合、従業員のITを修理する方が費用がかからない場合があります。

アップグレードされたWiFiに貢献するか、新しいラップトップ、Bluetoothヘッドセットなどを購入して、ワーカーに送信します。これを予算に織り込みます。時間もお金であり、労働者を遅くする修正可能な問題にどれだけの時間が浪費されているかに驚くでしょう。

4.リモートパフォーマンス管理のマネージャーをトレーニングする

パフォーマンスを直接監督することに慣れているマネージャーにとって、月に1回（またはそれ以下）しか直接会うことができない人々を管理するように求められるのは気が遠くなるように思えるかもしれません。従業員が費やす時間に焦点を合わせるのではなく、マネージャーが結果と出力を管理する必要性を理解できるようにします。
これには、従業員が自分の作業活動について報告することに重点を置くことや、時間を自動的に追跡してレポートを生成するソフトウェアシステムが含まれます。これには、個人の仕事に適用できる主要業績評価指標（つまり、主要業績評価指標）の特定と追跡も含まれる場合があります。優れたソフトウェアは、多くの手作業を必要とせずに、これらの一部を簡単に実行できます。

5.ウォータークーラーの相互作用を模倣する

仕事の状況との個人的なつながりを失ったために辞任することもあります。または、彼らは単に撤退し、仕事で解放されます。頻繁なチャットや電話会議は、強力な仕事上の関係と帰属意識を育むための個人的な交流を提供します。
毎日のクイックテキストチャットを強調します。チャットは人々をつなぐ接着剤を形成します。

定期的にビデオ会議を開催してください。すべての会議がビデオである必要はありませんが、同僚の顔を時々見るのに本当に役立ちます。リモートミーティングの開始時には、ウォータークーラーの話をするために数分待ってください。週末に行った楽しいことの写真を共有するように人々に依頼するか、彼らが取り組んでいる家の改善プロジェクトについて全員に更新してもらいます。「ペットをビデオ会議に連れて行く」日を過ごしましょう。
全社的なチャットチャネルは、エキサイティングな会社のニュースを共有したり、従業員が顧客からの素晴らしいフィードバックや同様のニュースを共有したりするのに最適です。毎日の小さなやり取りは、人々が自分たちが何か大きなものの一部であり、必要とされ、大切にされていると感じさせます。

6.繰り返す、繰り返す、繰り返す！

ほとんどのマネージャーとビジネスオーナーは、私たちが望んでいたほどにはコミュニケーションをとっていません。なんでそうなの？大人が聞いたり、読んだり、見たりするものすべてを同じペースで取り入れているわけではないからです。情報が浸透するために、同じ情報に何度もさらされることがあります。また、人々は物事を異なって解釈します。

労働者が何かが動いているのを見たり、何かを聞いたりすることができる職場環境にいない場合、コミュニケーションは特に困難です。このため、人々がリモートで作業する場合は、重要な目標、会社の方針、および指示を複数回伝達する必要があります。最悪の場合、あなたは少し繰り返しになります。しかし、おそらく、あなたは人々が本当に理解していないことを明らかにします。

7.個人と仕事の境界を設定する

誰かが自宅で仕事をしているからといって、昼夜を問わずその人に連絡する許可を与えるわけではありません。確立された労働時間を設定し、それらの時間外に人々が利用できることを期待しないでください。これはとても重要であることがわかりました！

また、従業員は、日中に短い用事を実行したり、子供を学校から迎えに行ったりする機能など、スケジュールにある程度の柔軟性を求めていますが、コミットメントは双方向です。従業員は、コンプ時間を追跡し、必要に応じてスケジュールを延長して、日中に逃した時間を埋め合わせる必要があります。気分が悪い場合は、病気で電話する必要があります。彼らは公式に休暇を取るべきです—その日のために消えるだけではありません。
このような構造により、ビジネスプロセスがスムーズに流れます。これにより、マネージャーはリソースを割り当て、ワークフローを調整して顧客の要求を満たすことができます。

8.健康な体は生産的な労働者を作ることを忘れないでください

最後になりましたが、体力を強調します。リモートワーカーがコンピューターまで20歩歩き、移動せずに1日中そこに座るという轍に陥るのは簡単です。違いを生むいくつかのことがあります：

文字通り話を歩きます。ステップカウンターを使用して、1日10,000歩歩くグループチャレンジを設定します。または、会議中に全員が立って、1分間のストレッチ休憩を取り、部屋の中を歩き回ってもらいます。

労働者は良いホームオフィスのセットアップが必要です。人間工学に基づいた機器を入手するために、在宅の従業員に働きかけます。これには、高さを調整できるスタンディングデスクが含まれる場合があります。人間工学に基づいたキーボードと適切なマウスパッド、および優れたマウスは、手首の痛みを防ぐのに役立ちます。優れた椅子とラップトップスタンドなどの表面が不可欠です。人々は、ラップトップを持ってソファで丸まって仕事をすることができると思うかもしれませんが、時間の経過とともに腰痛や下肢痛につながります。 2台目のモニターを使用すると、タブやプログラムをスクロールしたり開いたり閉じたりする必要がほとんどないため、生産性が向上します。

どうすればハイブリッドな仕事と家庭での仕事をより持続可能にすることができますか？

調査によると、COVIDの最盛期には、従業員の作業時間が長くなり、1日あたり2〜3時間長くなることもあります。しかし、自宅での仕事やハイブリッド仕事の目標は、長く働くことであってはなりません。効果的なデジタルワークスペースを設定し、バランスの取れたアプローチを強調することで、長期的には生産性が向上し、燃え尽き症候群を回避できます。テクノロジーを賢く選択し、コラボレーションプラットフォームを採用する場合は、関係するすべての人の時間の節約を強調します。あなたの労働者はそれを気に入るでしょう—そしてあなたもそうするでしょう！

成長するビジネスを変革する方法に関する詳細な調査と展望については、Citrixによるフィールドワークをご覧ください。