Podejmowanie decyzji o zwolnieniu — 5 pytań, które należy zadać przed rozważeniem zwolnień

W środku kryzysu prawdopodobnie obserwujesz spadki sprzedaży, prawdopodobnie spalanie rezerw gotówkowych i konieczność rewizji budżetów i prognoz. Przy mniejszych przychodach i stale kurczącej się siatce bezpieczeństwa cięcie kosztów staje się koniecznością. I chociaż mogą istnieć pewne oczywiste obszary do przycięcia, jeśli sytuacja nie poprawi się wystarczająco szybko, możesz rozważyć zwolnienia.

Wypuszczanie pracowników to niefortunna rzeczywistość prowadzenia biznesu. Ale o to chodzi, zwolnienia często wyrządzają więcej szkody niż pożytku i należy ich unikać, jeśli to w ogóle możliwe. Jasne, możesz zaoszczędzić trochę pieniędzy w krótkim okresie, ale prawdopodobnie wydasz znacznie więcej, aby później zastąpić tę pozycję.

Co należy wziąć pod uwagę przed zwolnieniem?

Jeśli zwolnienia wydają się być Twoim jedynym rozwiązaniem, oto pięć pytań, które należy sobie zadać, zanim to zrobisz.

1. Czy są inne obszary, w których można obniżyć koszty?

Jeśli dotarłeś do punktu, w którym rozważasz zwolnienia, prawdopodobnie wyczerpałeś większość opcji minimalizacji kosztów. Ale nigdy nie zaszkodzi sprawdzić ponownie.

W sytuacji kryzysowej Twoja sytuacja finansowa może się zmieniać z miesiąca na miesiąc, a nawet z tygodnia na tydzień. Coś, co określiłeś jako istotny koszt w ciągu jednego tygodnia, po dalszym przeglądzie może nie być już wymagane.

Skoncentruj się na podstawowych procesach Twojej firmy i na tym, co jest niezbędne do utrzymania operacji. Zastanów się, czy cokolwiek innego znajduje się na bloku do krojenia. Może to pomóc w podjęciu bardziej drastycznych decyzji dotyczących redukcji kosztów, których wcześniej unikałeś.

2. Jak wpłynie to na morale zespołu?

Chociaż twoja sytuacja finansowa jest prawdopodobnie najważniejsza podczas rozważania zwolnień, musisz również wziąć pod uwagę ludzi, którzy pozostaną w tyle. Będziesz mieć pracowników, którzy będą kontynuować pracę, mimo że będą puszczać przyjaciół i współpracowników.

Masowe zwolnienie, a nawet nieoczekiwane zwolnienie pojedynczego pracownika, może mieć negatywny wpływ na resztę personelu. Dodatkowy stres, troska o własną pozycję i zakłócenie status quo to tylko niektóre z możliwych trudności, jakich doświadczą Twoi pracownicy. A to tylko potęguje i tak już trudna sytuacja przezwyciężenia kryzysu.

Jeśli zastanawiasz się nad zwolnieniami, zachowaj przejrzystość wobec swoich pracowników, nie zaskakuj ich. Wyjaśnij trudności, dlaczego do tego doszło i uwzględnij je w rozmowie. Angażując ich z góry, zwiększa to ich zaufanie do Ciebie jako lidera i potencjalnie prowadzi do bardziej oszczędnych rozwiązań, które mogłeś przeoczyć.

3. Rozważ alternatywy dla zwolnień

Chociaż eliminacja stanowisk może wydawać się najlepszym sposobem na zmniejszenie kosztów wynagrodzeń, istnieją alternatywy do rozważenia, które mogą pomóc w utrzymaniu pełnego personelu.

Ogranicz korzystanie z zewnętrznych prac kontraktowych

Czasami najlepszym sposobem na zajęcie się tymi w firmie jest ograniczenie ilości pracy, którą zlecasz na zewnątrz. Zacznij od ograniczenia lub wstrzymania jakiejkolwiek pracy kontraktowej lub niezależnej, dopóki nie poczujesz, że Twoja firma jest w dobrej sytuacji.

Zaoferuj dodatkowe dni urlopu bezpłatnego

Zanim zobowiążesz się do wymaganych zniżek, najlepszym rozwiązaniem może być zaoferowanie opcjonalnego bezpłatnego urlopu.

Wdróż krótsze tygodnie pracy

Jeśli masz pracowników na godziny, zawsze możesz skrócić tydzień pracy o pewien okres czasu lub nawet skrócić dni.

Okresy karencji

Możesz ustanowić opcjonalne lub wymagane okresy karencji, wolne od wynagrodzenia, które nadal pozwolą pracownikom zachować swoje świadczenia, nawet jeśli nie pracują. Jeśli na przykład Twoja firma musi zostać zamknięta, może to być idealny sposób na zatrzymanie pracowników na czas ponownego otwarcia.

Programy współdzielenia pracy

Dostęp do programów współdzielenia pracy całkowicie zależy od stanu, w którym działa Twoja firma. Jeśli jest dostępny, działa jako rekompensata za skrócone godziny w ramach ubezpieczenia na wypadek bezrobocia.

Idź w pełni zdalnie

W naszym obecnym kryzysie oddalanie się na odległość dla niektórych firm było koniecznością, ale może stać się rozwiązaniem długoterminowym. Jeśli uważasz, że praca zdalna jest opłacalna, możesz rozważyć wykonywanie jej na stałe i zaoszczędzić na kosztach w biurze.

Dobrowolne zwolnienia lub emerytura

Jeśli masz pracowników, którzy chcą odejść z firmy z rozsądnym pakietem wyjścia, może to być sposób na zmniejszenie kosztów ogólnych. Może to być ogromny koszt krótkoterminowy, ale przyniesie korzyści na dłuższą metę.

Cięcia płac

Cięcie płac jest prawdopodobnie jedną z ostatnich rzeczy, które będziesz chciał wziąć pod uwagę, ale nadal pozostaje realną opcją. Możesz dążyć do redukcji o pewien procent, najpierw poprosić menedżerów lub kierownictwo, a nawet wyeliminować kosztowne korzyści, takie jak członkostwo w siłowni.

4. Czy są dostępne opcje finansowania?

Zaciągnięcie pożyczki lub innego finansowania mogło nie być na planie na ten rok, ale może stać się konieczne. W naszym obecnym kryzysie prawdopodobnie słyszałeś wiele o pożyczkach PPP i SBA, które są niezwykle trudne do zdobycia. Ale dostępne są inne opcje.

Tylko pamiętaj, aby przejść przez proces opracowywania planu kryzysowego i upewnienia się, że pożyczka ma sens dla Twojej firmy. Może się okazać, że płatności są zbyt strome lub przechodząc przez poprzednie kroki w tym procesie, że istnieją lepsze alternatywy, które nie wymagają zaciągania długów.

Jeśli masz już pożyczki, które spłacasz, skontaktuj się z pożyczkodawcą, aby dowiedzieć się, jakie mogą zaoferować opcje opóźniania lub zmniejszania płatności przez pewien czas. Jeśli możesz uzyskać ulgę w pożyczce, możesz uniknąć zwolnień.

5. A co po kryzysie?

W środku kryzysu koncentrujesz się na przetrwaniu — na utrzymaniu firmy na powierzchni i przetrwaniu burzy. Ale co po kryzysie?

Może się okazać, że jesteś tak skoncentrowany na krótkoterminowej perspektywie, że wszelkie długoterminowe scenariusze zostaną całkowicie usunięte z tablicy. Tak, możesz przejść przez to bez szwanku, ale znajdziesz się w bardziej kosztownej sytuacji, gdy będziesz próbował przywrócić wszystko do normy.

Najlepszą rzeczą, jaką możesz tutaj zrobić, jest regularne przeglądanie i aktualizowanie budżetów i prognoz. Skonfiguruj wiele scenariuszy prognoz, które uwzględniają najlepsze i najgorsze scenariusze, i aktualizuj je rzeczywistymi danymi pod koniec każdego miesiąca. Następnie możesz porównać je z budżetem wydatków i podejmować decyzje na podstawie wyników zarówno krótko-, jak i długoterminowych.

Dzięki temu zyskujesz lepszą widoczność w nieznane. Gwarantuje to, że podczas ratowania firmy planujesz również odzyskiwanie z przeszłości.

A jeśli zwolnienia są jedynym rozwiązaniem?

Po zadaniu sobie tych pytań, przejściu przez proces aktualizacji i przeglądu swoich sprawozdań finansowych, a nawet zaangażowaniu pracowników w znalezienie rozwiązań; może się okazać, że zwolnienia są nadal konieczne.

To niefortunna rzeczywistość, ale przechodząc przez ten proces, pozwalasz ludziom iść z wdziękiem. Oto kilka ostatnich rzeczy, o których należy pamiętać podczas przechodzenia przez ten proces:

Unikaj problemów prawnych

Miejmy nadzieję, że po przejściu przez konkretne linie pytań i zbadaniu alternatyw, Twoi pracownicy nie będą zaskoczeni i zapewniłeś im wystarczająco dużo czasu, aby wylądować na nogach. Jednak nadal są rzeczy, które należy wziąć pod uwagę, aby uniknąć problemów prawnych.

Upewnij się, że istnieje uzasadniony powód

Jeśli zastanawiasz się nad zwolnieniami z jakiegokolwiek powodu, prawdopodobnie masz już potencjalnie ważny powód biznesowy. Redukcje kosztów, redukcje personelu, relokacje, zmniejszona liczba operacji, a nawet fuzje to potencjalne powody, dla których może do tego dojść. Upewnij się, że to rozumowanie jest jasno przekazane, aby uniknąć potencjalnych pozwów o bezprawne rozwiązanie umowy.

Przejrzyj zasady i umowy

W zależności od Twojej firmy możesz mieć, ale nie musisz mieć pisemne zasady lub umowy z pracownikami dotyczące postępowania w sprawie rozwiązania stosunku pracy. Jeśli tak, zapoznaj się z określonymi stwierdzeniami i językiem, które ustaliłeś, i postępuj zgodnie z nimi. Jeśli tego nie zrobisz, będziesz musiał wziąć pod uwagę wszelkie precedensy ustanowione przez poprzednie zwolnienia lub zakończenia pracy. Na przykład, jeśli wcześniej zapłaciłeś odprawę za zwolnienia, prawdopodobnie będziesz musiał to zrobić ponownie.

Jeśli po raz pierwszy rozważasz zwolnienia, rozsądnie jest ustalić udokumentowany proces. Sprawdź, co inne firmy w Twojej branży zrobiły wcześniej, a nawet dołącz dokument do załącznika do biznesplanu. Im bardziej spójny i konsekwentny możesz to zrobić, tym łatwiej będzie jasno przejść przez ten proces.

Rozważ korzyści z rozwiązania umowy

Chociaż zwolnienia często wynikają z potrzeb finansowych, nadal możesz rozważyć zaoferowanie odprawy lub innych świadczeń z tytułu rozwiązania stosunku pracy. Będzie to nie tylko potencjalnie tańsze niż zatrzymanie pracownika, ale także zapewni dobre zakończenie relacji z pracownikiem. Chcesz pokazać, że nadal cenisz ich dobro, nawet jeśli na razie nie jest to trwałe.

Przyniesie to również korzyści obecnym pracownikom, którzy prawdopodobnie martwią się o swoich byłych kolegów lub własne dobro. Wysyła nawet pozytywną wiadomość do ogółu społeczeństwa i Twoich klientów. Dodatkowo może pozostawić otwarte drzwi na możliwość powrotu pracownika po poprawie sytuacji finansowej.

Określ, czego będziesz potrzebować w przyszłości

Częścią inicjowania zwolnień jest również rozważenie, jak Twoja firma będzie kontynuowana po fakcie. Twoje działy lub zespoły potencjalnie się kurczą, może to odbić się emocjonalnie lub psychicznie na pracownikach, którzy pozostaną, a nawet może rozciągnąć ich zdolność do pracy zbyt szczupłej. Tak więc, gdy zaczniesz określać, które działy lub stanowiska należy zwolnić, upewnij się, że myślisz długofalowo.

Wzmocnij sposób, w jaki będziesz wspierać resztę swojego zespołu. Zaprezentuj długoterminowe plany i dowiedz się, jak to pomoże Twojej firmie ustabilizować się lub rozwinąć. Określ, czy zbadasz inne rodzaje wsparcia, aby zapewnić, że Twoi pracownicy nie będą przepracowani. I tak jak w przypadku badania potrzeby zwolnień, upewnij się, że Ty i inni członkowie Twojego zespołu kierowniczego jesteście gotowi porozmawiać i odpowiedzieć na wszelkie pytania.

Nie spiesz się, rozważając zwolnienia

Sytuacje, które prowadzą do rozważenia zwolnień, mogą wydawać się straszne, ale lepiej zachować ostrożność i zbadać swoje cele, finanse i alternatywy. Pomocne może być wykorzystanie narzędzia do zarządzania finansami, takiego jak LivePlan, w celu szybkiego sprawdzenia stanu gotówki. Możesz także opracować różne scenariusze prognozy dotyczące tego, co by się stało, gdybyś wypuścił pracowników, ograniczył dodatkowe koszty operacyjne, a nawet przyjął jakiś rodzaj finansowania.

Ważne jest to, że nie od razu odpuszczasz ludzi, ale szukałeś każdej okazji, aby wyeliminować koszty, ustabilizować swój biznes i zadbać o swoich pracowników.

*Uwaga redaktora: ten artykuł został pierwotnie opublikowany w 2020 r. i zaktualizowany do 2021 r.