Cos'è la comunicazione diagonale sul posto di lavoro?

La maggior parte delle aziende oggi è suddivisa in diversi dipartimenti e ogni dipartimento ha la propria gerarchia. Le comunicazioni aziendali tendono a seguire queste linee gerarchiche e dipartimentali.

Da un lato, le informazioni possono salire o scendere nella gerarchia ma rimanere all'interno dello stesso dipartimento. Questa è nota come comunicazione “verticale”. Un caposquadra che parla ai membri del proprio team è un esempio di comunicazione verticale. Tutti sono nello stesso reparto, ma il caposquadra è più in alto nell'azienda.

La comunicazione “orizzontale”, invece, attraversa le linee dipartimentali ma rimane allo stesso livello gerarchico. Un esempio di ciò è quando il responsabile di un reparto parla con il responsabile di un altro. Il loro grado è lo stesso, ma sono in dipartimenti diversi.

La comunicazione diagonale, tuttavia, attraversa dipartimenti e gerarchie. Consente ai dipendenti di un reparto di parlare direttamente con i dipendenti di un altro, indipendentemente dalla posizione o dal grado.

La comunicazione diagonale “attraversa” reparti e gerarchie.

Quando è fatto bene, ci sono molti vantaggi nella comunicazione diagonale. Ci sono anche alcune sfide, sebbene la maggior parte di queste possa essere facilmente risolta stabilendo le migliori pratiche.

Continua a leggere per saperne di più sulla comunicazione diagonale e su come implementarla nella tua organizzazione.

Vantaggi della comunicazione diagonale

Ci sono molti vantaggi nella comunicazione diagonale. Ecco alcuni dei più importanti:

Accesso più rapido alle informazioni importanti

Senza comunicazione diagonale, il flusso di informazioni è limitato alla comunicazione verticale e orizzontale. In questi casi, sono necessari più passaggi per spostare le informazioni tra i reparti e i livelli retributivi.

Immagina, ad esempio, che un membro del tuo team di prodotto voglia saperne di più sulle aspettative dei clienti riguardo a una determinata funzionalità. Il responsabile del reparto vendite è probabilmente la persona migliore con cui parlare.

Senza comunicazione diagonale, lo sviluppatore del prodotto deve prima parlare con il proprio manager, che poi comunica con un responsabile delle vendite. Se lo sviluppatore del prodotto ha bisogno di informazioni dall'Head of Sales o da un senior manager, questo è un ulteriore passaggio. Fondamentalmente, più sono distanti nella gerarchia due persone, maggiore è il numero di passaggi aggiuntivi.

Una soluzione più rapida è che lo sviluppatore del prodotto contatti direttamente il responsabile delle vendite. Questo richiede solo un passaggio: dallo sviluppatore del prodotto al responsabile delle vendite.

Non solo il lavoro può essere completato più rapidamente, ma è anche meno frustrante per lo sviluppatore del prodotto.

La comunicazione diagonale aiuta a ridurre il numero di "passaggi" necessari per condividere le informazioni.

Meno possibilità che le informazioni vengano distorte o perse

Più passaggi non significano solo più tempo. Il rischio che le informazioni vengano distorte o perse aumenta con ogni persona che attraversa.

Se hai mai giocato al gioco "Telephone", sai com'è. Per giocare, un gruppo di persone si siede in cerchio. Uno di loro pensa a una parola o frase e la sussurra all'orecchio della persona accanto.

Quella persona lo sussurra all'orecchio della persona successiva, e così via. Quando arriva all'ultima persona, la frase è diventata così distorta da essere irriconoscibile!

Meno passaggi significano meno possibilità che le informazioni vengano distorte o perse durante la trasmissione.

Meno distrazioni per i team leader

La maggior parte dei manager ha cose più importanti da fare che scambiare messaggi tra i reparti. Nello scenario precedente, lo sviluppatore del prodotto deve attendere che le informazioni passino attraverso il proprio manager. Ma il tempo del manager è sprecato anche quando inoltra una richiesta di informazioni al collega.

Più tempo i manager trascorrono a fungere da "centralino aziendale", meno tempo hanno per innovare e risolvere i problemi. Distrazioni come questa riducono anche la soddisfazione sul lavoro e aumentano la probabilità di esaurimento.

Collaborazione più stretta tra i reparti

La comunicazione orizzontale è stata introdotta per la prima volta nel tentativo di migliorare la collaborazione tra i reparti. Ha aiutato le aziende a diventare più agili e a rispondere più rapidamente ai cambiamenti nelle aspettative dei clienti o nelle condizioni di mercato.

La comunicazione diagonale migliora questo aspetto consentendo ai dipendenti di cercare le informazioni di cui hanno bisogno dai team leader in altri reparti. Incoraggia inoltre i manager a condividere le conoscenze con altri al di là del proprio dipartimento e grado.

In definitiva, questo porta a dipendenti meglio informati che hanno una visione più ampia delle operazioni dell'azienda.

Maggiore impegno e soddisfazione sul lavoro

La comunicazione diagonale può aiutare i dipendenti a sentirsi potenziati. Li incoraggia ad adottare un approccio proattivo alla comunicazione e ad assumersi la responsabilità del proprio lavoro. Ci sono meno ostacoli al raggiungimento degli obiettivi. Tutto ciò porta a una maggiore soddisfazione sul lavoro e a un maggiore coinvolgimento.

I manager possono anche trarre grandi vantaggi dalla comunicazione diagonale. Come accennato in precedenza, meno del loro tempo viene speso a mescolare le informazioni in giro. Ciò significa più tempo per la leadership, la risoluzione dei problemi e il pensiero creativo.

Inoltre, quando si tratta di impegno e soddisfazione, ciò che è buono per una squadra è buono per il suo leader. Un team impegnato, entusiasta e indipendente è più facile da gestire rispetto a uno distaccato e demotivato.

Sfide alla comunicazione diagonale

Come con tutti gli stili di comunicazione, ci sono alcune sfide associate alla comunicazione diagonale. Potresti incontrare alcuni o tutti i seguenti.

I giocatori chiave potrebbero non essere informati

La catena di comando esiste per diversi motivi importanti. Uno di questi è che i manager devono sapere cosa sta facendo il loro team e come lo stanno facendo.

Se i lavoratori sono troppo zelanti nell'aggirare il proprio manager per ottenere informazioni, ciò può causare seri problemi lungo la strada. Anche i manager che si sentono disinformati possono provare frustrazione.

Ci sono diversi modi per evitare questo problema. Una strategia consiste nell'effettuare regolari controlli formali o informali con i membri del team. Questo può essere fatto facilmente con una buona app di comunicazione interna.

I dipendenti possono anche essere incoraggiati a mettere in CC il proprio manager nelle e-mail diagonali o a taggarli in thread di messaggi diagonali.

Infine, potresti chiedere ai dipendenti di tenere un semplice registro o diario su ciò su cui stanno lavorando e su quali risorse stanno utilizzando.

Maggiore rischio di problemi di comunicazione e incomprensioni

Dipartimenti diversi usano linguaggi e gerghi diversi e possono aver stabilito diversi stili di comunicazione. Le persone che comunicano con un altro dipartimento non avranno familiarità con il flusso di lavoro e lo stile di quel dipartimento come con il proprio.

Per aiutare a combattere questo problema, le aziende dovrebbero stabilire standard di comunicazione chiari a livello aziendale. Ad esempio, puoi delineare come richiedere e fornire correttamente informazioni per evitare incomprensioni o conflitti.

Domande e risposte dovrebbero essere formulate in modo semplice e diretto, con il minor gergo possibile. Infine, le persone dovrebbero essere preparate a entrare più nel dettaglio quando richiedono o condividono informazioni.

Come abilitare la comunicazione diagonale sul posto di lavoro

Ormai dovresti avere una buona comprensione dei vantaggi e delle sfide della comunicazione diagonale. Ecco alcuni modi chiave per garantire un'efficace comunicazione diagonale sul posto di lavoro.

Stabilire una serie di linee guida per la comunicazione in diagonale

Comunicare in diagonale richiede un'attenzione speciale per essere chiari e diretti. Devono essere prese in considerazione anche le piccole differenze culturali tra i dipartimenti.

Inizia scrivendo un elenco di linee guida per comunicare in diagonale. Pensa attentamente a quali tipi di informazioni possono e devono essere condivise tra i reparti. Ciò è particolarmente importante per le informazioni sui clienti, che potrebbero dover essere mantenute private.

Incoraggiare l'uso di un linguaggio chiaro, semplice e inclusivo. Promuovi l'ascolto attivo e la comunicazione bidirezionale. In effetti, ci sono molti modi per incoraggiare una comunicazione efficace sul posto di lavoro.

Condividi una copia delle tue linee guida con i dirigenti e un'altra con i lavoratori. Incoraggia ogni gruppo a dare suggerimenti in base alle proprie esigenze e aspettative.

Usa questi suggerimenti per elaborare un elenco finale che, per quanto possibile, soddisfi entrambi i gruppi.

Incoraggiare la comunicazione diagonale scritta rispetto a quella parlata

La maggior parte, se non tutta la comunicazione diagonale, dovrebbe avvenire per iscritto. Ciò può essere ottenuto tramite e-mail o una piattaforma di chat a livello aziendale come Connecteam.

Ciò contribuirà a ridurre i rischi di problemi di comunicazione/incomprensioni. Inoltre, rende più facile per i manager rimanere aggiornati. Quando sorgono problemi con la comunicazione diagonale, avrai una registrazione scritta a cui fare riferimento.

Questo record può anche aiutarti a capire come le persone comunicano in diagonale. Usa queste informazioni per adattare le tue linee guida di conseguenza.

Limitare il numero di canali di comunicazione utilizzati

Questa è una buona idea per le comunicazioni interne in generale. Avere troppi canali rende difficile tenere traccia delle conversazioni e del flusso di informazioni.

Ma questo è particolarmente importante per la comunicazione diagonale. In un certo senso, aggiunge uno strato di complessità alle comunicazioni, quindi tutto il resto dovrebbe essere mantenuto il più semplice possibile.

Il modo più semplice per farlo è avvalersi di un'unica piattaforma di comunicazione, come Connecteam. Tali piattaforme forniscono soluzioni semplici per la comunicazione orizzontale, verticale e diagonale.

Concentrati sulla costruzione di una cultura del lavoro aperta e collaborativa

La comunicazione diagonale prospera nelle culture del lavoro che incoraggiano la trasparenza e la collaborazione. In effetti, questi valori sono essenziali per esso. Le linee rigide tracciate tra i reparti e i livelli salariali rendono più difficile la comunicazione diagonale. Scoraggiano i dipendenti dal contattare i leader al di fuori del proprio dipartimento e limitano la condivisione delle conoscenze.

Inoltre, una migliore comunicazione è solo uno dei motivi per cui una cultura del lavoro inclusiva e collaborativa è vantaggiosa. Prendi in considerazione l'idea di eseguire un audit culturale per comprendere i punti deboli della tua cultura aziendale. Quindi, crea un piano per costruirne uno più forte.

Conclusione

La comunicazione diagonale consente ai dipendenti di accedere e condividere informazioni attraverso le tradizionali linee dipartimentali e gerarchiche.

Ci sono molti vantaggi, tra cui una collaborazione più stretta, un accesso più rapido alle informazioni, un maggiore coinvolgimento e titolarità e meno distrazioni per i manager.

Una chiara serie di linee guida e l'uso di una piattaforma di comunicazione interna possono contribuire a garantire il successo.