Apa itu Komunikasi Diagonal di Tempat Kerja?

Sebagian besar bisnis saat ini dibagi menjadi departemen yang berbeda, dan setiap departemen memiliki hierarki sendiri. Komunikasi bisnis cenderung mengikuti garis hierarki dan departemen ini.

Di satu sisi, informasi dapat bergerak ke atas atau ke bawah hierarki tetapi tetap berada dalam departemen yang sama. Ini dikenal sebagai komunikasi "vertikal". Seorang pemimpin tim berbicara kepada anggota timnya sendiri adalah contoh komunikasi vertikal. Semua orang berada di departemen yang sama, tetapi pemimpin tim lebih tinggi di perusahaan.

Di sisi lain, komunikasi "horizontal" melintasi garis departemen tetapi tetap pada tingkat hierarki yang sama. Contohnya adalah ketika manajer satu departemen berbicara dengan manajer departemen lain. Peringkat mereka sama, tetapi mereka berada di departemen yang berbeda.

Komunikasi diagonal, bagaimanapun, melintasi departemen dan hierarki. Ini memungkinkan karyawan dari satu departemen untuk berbicara langsung dengan karyawan dari departemen lain, tanpa memandang posisi atau pangkat.

Komunikasi diagonal “melintasi” departemen dan hierarki.

Jika dilakukan dengan benar, ada banyak manfaat komunikasi diagonal. Ada juga beberapa tantangan, meskipun sebagian besar dapat diselesaikan dengan mudah dengan menetapkan praktik terbaik.

Baca terus untuk mempelajari lebih lanjut tentang komunikasi diagonal dan cara menerapkannya di organisasi Anda.

Keuntungan komunikasi diagonal

Ada banyak keuntungan untuk komunikasi diagonal. Berikut adalah beberapa yang paling penting:

Akses lebih cepat ke informasi penting

Tanpa komunikasi diagonal, arus informasi terbatas pada komunikasi vertikal dan horizontal. Dalam kasus ini, lebih banyak langkah diperlukan untuk memindahkan informasi lintas departemen dan nilai gaji.

Bayangkan, misalnya, seorang anggota tim produk Anda ingin mengetahui lebih banyak tentang ekspektasi pelanggan seputar fitur tertentu. Manajer departemen penjualan mungkin adalah orang terbaik untuk diajak bicara.

Tanpa komunikasi diagonal, pengembang produk harus terlebih dahulu berbicara dengan manajernya, yang kemudian berkomunikasi dengan manajer penjualan. Jika pengembang produk memerlukan informasi dari Kepala Penjualan atau manajer senior, itu satu langkah lagi. Pada dasarnya, semakin jauh jarak dua orang dalam hierarki, semakin besar jumlah langkah ekstra.

Solusi yang lebih cepat adalah pengembang produk menghubungi manajer penjualan secara langsung. Ini hanya membutuhkan satu langkah: pengembang produk hingga manajer penjualan.

Tidak hanya pekerjaan dapat diselesaikan lebih cepat, tetapi juga tidak membuat frustasi bagi pengembang produk.

Komunikasi diagonal membantu mengurangi jumlah “langkah” yang diperlukan untuk berbagi informasi.

Lebih sedikit kemungkinan informasi terdistorsi atau terlewatkan

Lebih banyak langkah tidak hanya berarti lebih banyak waktu. Risiko informasi terdistorsi atau hilang meningkat dengan setiap orang yang melewatinya.

Jika Anda pernah memainkan game "Telepon", Anda pasti tahu seperti apa rasanya. Untuk bermain, sekelompok orang duduk melingkar. Salah satu dari mereka memikirkan sebuah kata atau frasa dan membisikkannya ke telinga orang di sebelahnya.

Orang itu membisikkannya ke telinga orang berikutnya, dan seterusnya. Pada saat sampai ke orang terakhir, frasa tersebut telah menjadi sangat terdistorsi, tidak dapat dikenali!

Lebih sedikit langkah berarti lebih sedikit kemungkinan informasi terdistorsi atau hilang dalam transmisi.

Lebih sedikit gangguan bagi pemimpin tim

Sebagian besar manajer memiliki hal-hal yang lebih penting untuk dilakukan daripada menyampaikan pesan antar departemen. Dalam skenario di atas, pengembang produk harus menunggu informasi melewati manajer mereka. Tetapi waktu manajer juga terbuang percuma ketika menyampaikan permintaan informasi kepada rekannya.

Semakin banyak waktu yang dihabiskan manajer untuk bertindak sebagai "switchboard perusahaan", semakin sedikit waktu yang mereka miliki untuk berinovasi dan memecahkan masalah. Gangguan seperti ini juga mengurangi kepuasan kerja dan meningkatkan kemungkinan kelelahan.

Kolaborasi yang lebih erat antar departemen

Komunikasi horizontal pertama kali diperkenalkan dalam upaya meningkatkan kerjasama antar departemen. Ini membantu bisnis menjadi lebih gesit dan merespons lebih cepat terhadap perubahan ekspektasi pelanggan atau kondisi pasar.

Komunikasi diagonal meningkatkan hal ini dengan memungkinkan karyawan mencari informasi yang mereka butuhkan dari pemimpin tim di departemen lain. Ini juga mendorong manajer untuk berbagi pengetahuan dengan orang lain di luar departemen dan peringkat mereka sendiri.

Pada akhirnya, ini mengarah pada karyawan yang memiliki informasi lebih baik yang memiliki pandangan lebih luas tentang operasi perusahaan.

Meningkatkan keterlibatan dan kepuasan kerja

Komunikasi diagonal dapat membantu karyawan merasa diberdayakan. Ini mendorong mereka untuk mengambil pendekatan proaktif untuk komunikasi dan mengambil kepemilikan atas pekerjaan mereka. Ada lebih sedikit hambatan untuk mencapai tujuan. Semua ini mengarah pada kepuasan kerja yang lebih besar dan peningkatan keterlibatan.

Manajer juga bisa mendapatkan keuntungan besar dari komunikasi diagonal. Seperti disebutkan di atas, lebih sedikit waktu mereka dihabiskan untuk mengocok informasi. Ini berarti lebih banyak waktu untuk kepemimpinan, pemecahan masalah, dan pemikiran kreatif.

Selain itu, dalam hal keterlibatan dan kepuasan, apa yang baik untuk tim juga baik untuk pemimpinnya. Tim yang terlibat, antusias, dan mandiri lebih mudah dikelola daripada tim yang terpisah dan tidak termotivasi.

Tantangan untuk komunikasi diagonal

Seperti semua gaya komunikasi, ada tantangan tertentu yang terkait dengan komunikasi diagonal. Anda mungkin mengalami beberapa atau semua hal berikut.

Pemain kunci mungkin kurang informasi

Rantai komando ada karena beberapa alasan penting. Salah satunya adalah manajer perlu mengetahui apa yang tim mereka lakukan dan bagaimana mereka melakukannya.

Jika pekerja terlalu bersemangat untuk melewati manajer mereka sendiri untuk mendapatkan informasi, hal itu dapat menyebabkan masalah serius di kemudian hari. Manajer yang merasa kurang informasi juga dapat mengalami frustrasi.

Ada beberapa cara untuk menghindari masalah ini. Salah satu strateginya adalah melakukan check-in formal atau informal reguler dengan anggota tim. Ini dapat dengan mudah dilakukan dengan aplikasi komunikasi internal yang baik.

Karyawan juga dapat didorong untuk CC manajer mereka di email diagonal atau @tag mereka di utas pesan diagonal.

Terakhir, Anda dapat meminta karyawan untuk menyimpan catatan atau buku harian sederhana tentang apa yang sedang mereka kerjakan dan sumber daya apa yang mereka gunakan.

Risiko miskomunikasi dan kesalahpahaman lebih besar

Departemen yang berbeda menggunakan bahasa dan jargon yang berbeda, dan mungkin telah menetapkan gaya komunikasi yang berbeda. Individu yang berkomunikasi dengan departemen lain tidak akan terbiasa dengan alur kerja dan gaya departemen tersebut seperti dengan mereka sendiri.

Untuk membantu mengatasi hal ini, bisnis harus menetapkan standar komunikasi yang jelas di seluruh perusahaan. Misalnya, Anda dapat menguraikan cara meminta dan menyampaikan informasi dengan benar untuk menghindari kesalahpahaman atau konflik.

Pertanyaan dan jawaban harus dinyatakan secara sederhana dan langsung, dengan sesedikit mungkin jargon. Akhirnya, individu harus siap untuk menjelaskan secara lebih rinci saat meminta atau berbagi informasi.

Cara mengaktifkan komunikasi diagonal di tempat kerja

Sekarang, Anda harus memiliki pemahaman yang baik tentang manfaat dan tantangan komunikasi diagonal. Berikut adalah beberapa cara utama untuk memastikan komunikasi diagonal yang efektif di tempat kerja.

Tetapkan seperangkat pedoman untuk berkomunikasi secara diagonal

Berkomunikasi secara diagonal membutuhkan perhatian khusus agar jelas dan langsung. Perbedaan budaya kecil antar departemen juga harus diperhitungkan.

Mulailah dengan menulis daftar pedoman untuk berkomunikasi secara diagonal. Pikirkan dengan hati-hati tentang jenis informasi apa yang dapat dan harus dibagikan antar departemen. Ini sangat penting untuk informasi pelanggan, yang mungkin perlu dirahasiakan.

Dorong penggunaan bahasa yang jelas, sederhana, dan inklusif. Menumbuhkan pendengaran aktif dan komunikasi dua arah. Memang, ada banyak cara untuk mendorong komunikasi yang efektif di tempat kerja.

Bagikan satu salinan pedoman Anda dengan manajer dan salinan lainnya dengan pekerja. Dorong setiap kelompok untuk membuat saran berdasarkan kebutuhan dan harapan mereka.

Gunakan saran-saran ini untuk membuat daftar akhir yang, sebisa mungkin, memuaskan kedua kelompok.

Dorong komunikasi diagonal tertulis melalui lisan

Kebanyakan jika tidak semua komunikasi diagonal harus terjadi secara tertulis. Ini dapat dilakukan dengan email atau platform obrolan di seluruh perusahaan seperti Connecteam.

Ini akan membantu mengurangi risiko miskomunikasi/kesalahpahaman. Ini juga memudahkan manajer untuk tetap mengikuti perkembangan. Ketika masalah muncul dengan komunikasi diagonal, Anda akan memiliki catatan tertulis untuk dirujuk.

Catatan ini juga dapat membantu Anda memahami bagaimana orang berkomunikasi secara diagonal. Gunakan wawasan ini untuk menyesuaikan pedoman Anda.

Batasi jumlah saluran komunikasi yang digunakan

Ini adalah ide yang bagus untuk komunikasi internal secara umum. Memiliki terlalu banyak saluran mempersulit untuk melacak percakapan dan aliran informasi.

Tetapi ini sangat penting untuk komunikasi diagonal. Dalam beberapa hal, ini menambah lapisan kerumitan pada komunikasi—jadi segala sesuatu yang lain harus dibuat sesederhana mungkin.

Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan menggunakan platform komunikasi tunggal, seperti Connecteam. Platform semacam itu memberikan solusi sederhana untuk komunikasi horizontal, vertikal, dan diagonal.

Fokus pada membangun budaya kerja yang terbuka dan kolaboratif

Komunikasi diagonal tumbuh subur dalam budaya kerja yang mendorong transparansi dan kolaborasi. Bahkan, nilai-nilai ini sangat penting untuk itu. Garis keras yang ditarik antara departemen dan nilai gaji membuat komunikasi diagonal menjadi lebih sulit. Mereka mencegah karyawan menghubungi pemimpin di luar departemen mereka sendiri dan membatasi berbagi pengetahuan.

Plus, komunikasi yang lebih baik hanyalah salah satu alasan mengapa budaya kerja yang inklusif dan kolaboratif bermanfaat. Pertimbangkan untuk melakukan audit budaya untuk memahami kelemahan budaya perusahaan Anda. Kemudian, buat rencana untuk membangun yang lebih kuat.

Kesimpulan

Komunikasi diagonal memungkinkan karyawan untuk mengakses dan berbagi informasi melintasi garis departemen dan hierarki tradisional.

Ada banyak keuntungan, termasuk kolaborasi yang lebih dekat, akses informasi yang lebih cepat, keterlibatan dan kepemilikan yang lebih besar, dan lebih sedikit gangguan bagi manajer.

Serangkaian pedoman yang jelas dan penggunaan platform komunikasi internal dapat membantu memastikan kesuksesan.