La guida del manager alle richieste di permesso

In qualità di manager o imprenditore, affrontare le richieste di ferie potrebbe essere qualcosa a cui non hai pensato molto. Ma è nell'interesse della tua azienda stare al passo con le richieste di ferie.

In questa guida tratteremo i tipi di permessi che i tuoi dipendenti potrebbero richiedere, come gestire tali richieste e cosa dovrebbe includere la tua politica sui permessi.

Permesso definito

Ogni momento in cui un dipendente può aver bisogno di assentarsi dal lavoro è "tempo libero". Una richiesta di permesso è un processo formale o informale attraverso il quale viene richiesto un periodo di assenza dal lavoro.

Ci sono molti diversi tipi di tempo libero. In genere, il tempo lontano dal lavoro è classificato come tempo libero retribuito o non retribuito.

Permesso retribuito (PTO)

Quando un dipendente cerca di assentarsi dal lavoro retribuito, si parla di ferie retribuite.

Non vi è alcun obbligo legale per i datori di lavoro di fornire PTO negli Stati Uniti. Tuttavia, alcuni stati hanno implementato leggi statali sulla famiglia e sul congedo medico che richiedono il pagamento di tipi specifici di congedo.

La presa di forza viene generalmente offerta come vantaggio ai dipendenti. Spetta ai datori di lavoro decidere quanto PTO offrire. Dieci giorni all'anno sono lo standard negli Stati Uniti, sebbene molti datori di lavoro ora offrano più PTO per attrarre e trattenere i migliori dipendenti.

Alcune organizzazioni hanno persino introdotto PTO illimitato. Questa politica consente ai dipendenti di prendere tutto il PTO che desiderano, ma devono comunque richiedere il tempo libero e farlo approvare da un manager.

Permesso non retribuito (UTO)

Il tempo libero non retribuito è il tempo lontano dal lavoro per il quale i dipendenti non sono retribuiti.

Alcune forme di UTO sono richieste dalla legge federale. Ad esempio, il Family and Medical Leave Act (FMLA) richiede ai datori di lavoro di consentire a determinati dipendenti di prendersi un periodo di ferie non retribuito per emergenze mediche e altre circostanze.

Spetta ai datori di lavoro decidere se consentire ai dipendenti di prendere UTO per motivi che non sono protetti dalla legge federale. Offrire UTO può offrire ai dipendenti maggiore libertà ed equilibrio tra lavoro e vita privata, ma a volte corre anche il rischio di lasciare un'azienda a corto di personale. I dipendenti devono seguire lo stesso processo di richiesta e approvazione per UTO come per PTO.

Perché il tempo libero è così importante?

Alcuni manager o imprenditori potrebbero considerare il tempo libero improduttivo e costoso per l'azienda. Tuttavia, il tempo libero è incredibilmente importante per la salute di un'azienda e della sua forza lavoro.

I dipendenti che si prendono regolarmente delle ferie dal lavoro tornano riposati, rinfrescati e impegnati. Ciò si traduce in dipendenti più felici e più produttivi che tendono ad essere più fedeli all'organizzazione.

Un approccio positivo al tempo libero può anche attrarre i migliori talenti. Le persone in cerca di lavoro apprezzano le organizzazioni che forniscono flessibilità e equilibrio tra lavoro e vita privata. Dare priorità al tempo libero aumenta il morale e migliora la fidelizzazione dei dipendenti.

Il rovescio della medaglia, un atteggiamento negativo nei confronti del tempo libero può avere conseguenze dannose. I dipendenti che sono scoraggiati dal prendersi del tempo libero possono sperimentare livelli più elevati di stress, insoddisfazione ed esaurimento.

I datori di lavoro devono costruire una cultura aziendale intorno al tempo libero e promuovere i suoi attributi positivi.

Motivi delle richieste di permesso

Ecco alcuni dei motivi più comuni per cui i dipendenti richiedono PTO o UTO.

Vacanza

I dipendenti spesso richiedono un permesso per prendersi una pausa dal lavoro per qualche giorno o per andare in vacanza.

Tempo personale

Un dipendente può richiedere del tempo libero per fare commissioni, partecipare ad appuntamenti personali o dedicare del tempo a un hobby.

Congedo per malattia o congedo medico

I dipendenti possono prendere un congedo medico se non stanno bene, hanno una disabilità o hanno una persona a carico di cui occuparsi. Il congedo per malattia è in genere un congedo protetto ai sensi del Family and Medical Leave Act (FMLA). In generale, i membri del personale devono aver accumulato giorni di malattia per prendere un congedo per malattia retribuito.

Osservanza religiosa

Ai sensi del Civil Rights Act 1964, i datori di lavoro con 15 o più dipendenti devono ragionevolmente concedere ai propri dipendenti il ​​tempo libero per l'osservanza o la pratica religiosa.

Assenza per periodo sabbatico

Si tratta di un'assenza prolungata da tre mesi a un anno. I periodi sabbatici vengono in genere offerti solo ai dipendenti di lunga data come ricompensa per il loro servizio.

Lutto

I dipendenti possono richiedere un congedo per lutto per elaborare il lutto per la morte di un membro della famiglia e gestire l'organizzazione del funerale. I datori di lavoro non sono tenuti a offrire un congedo per lutto, ma la maggior parte fornisce 5 giorni di PTO o UTO.

Congedo parentale

Ai sensi della FMLA, i dipendenti possono richiedere il tempo libero per prendersi cura dei neonati o dei bambini appena adottati. Il congedo ai sensi della FMLA non è retribuito, ma molte aziende offrono il congedo parentale retribuito come vantaggio.

Dovere di giuria

Le aziende sono tenute a consentire ai dipendenti di prendere PTO o UTO se sono chiamati a far parte della giuria.

Congedo militare

Ai sensi dell'Uniformed Services Employment and Reemployment Rights Act, i datori di lavoro sono tenuti a consentire ai membri del servizio militare che sono chiamati in servizio attivo di prendersi una pausa.

Invia un messaggio positivo ai dipendenti quando i manager sono ragionevoli nel concedere le richieste di permesso. Assicurati di avere una politica equa e un approccio coerente per considerare le richieste di permesso.

Suggerimenti per la gestione delle richieste di permesso

Un manuale coerente per i dipendenti che delinea una serie di regole e un processo chiaro può semplificare la gestione delle richieste di permesso. Ecco i nostri migliori consigli per gestire facilmente le richieste di permesso.

Crea una politica sui permessi

Sono necessarie linee guida chiare per dipendenti e dirigenti su come richiedere e approvare il permesso.

Puoi decidere di avere una politica di permessi generale o politiche separate per diversi tipi di permessi. Qualunque approccio tu adotti, le tue politiche devono rispettare tutte le leggi sul lavoro federali e statali.

Una politica di permessi in genere include quanto segue:

• Con quale anticipo i dipendenti devono presentare le richieste di permesso.
• La frequenza con cui i dipendenti possono richiedere il permesso in un determinato periodo.
• Tutti i periodi dell'anno in cui i dipendenti non possono richiedere il permesso.
• Come devono essere presentate le richieste di permesso.

Una volta stabilita una politica, è una buona idea chiedere ai dipendenti di firmare un modulo in cui si riconosce di aver compreso la politica. Questo può essere utile in caso di controversie relative al tempo libero.

Istituire sistemi di approvazione efficienti

Per rendere il processo di richiesta e approvazione delle ferie il più agevole possibile, è necessario disporre di un sistema standardizzato utilizzato da tutti i dipendenti e i dirigenti. Non deve essere un sistema digitale eccessivamente complesso. Puoi implementare qualcosa di più semplice rispettando il tuo budget e le attuali esigenze operative, purché funzioni bene per te.

Ad esempio, puoi tenere traccia delle richieste su carta, con un foglio di calcolo o tramite e-mail. Le aziende più grandi potrebbero voler utilizzare un'app di pianificazione, come quella di Connecteam, o un sistema di gestione delle risorse umane. Questi sistemi offrono automazioni e strumenti di reporting che possono essere utili per tenere traccia delle ferie di un gran numero di dipendenti.

Gestire le richieste prontamente

Abbiamo coperto i motivi per cui il tempo libero è importante sopra. Anche la gestione tempestiva delle richieste è molto importante, non solo per l'individuo ma anche per l'azienda.

Gestire le richieste di permesso in modo efficiente consente di pianificare l'assenza in tempo utile. Ciò è particolarmente importante se si stanno avvicinando periodi intensi e occorre essere sicuri che l'orario di lavoro sia intatto e che le lacune siano colmate.

I manager dovrebbero cercare di soddisfare le richieste non appena arrivano o dedicare del tempo ogni giorno a queste attività per evitare che si accumulino.

Essere equi nel bilanciare le esigenze aziendali con le esigenze dei dipendenti.

Naturalmente, ci possono essere momenti in cui le richieste non possono essere soddisfatte in quanto potrebbero causare stress all'attività o entrare in conflitto con la politica dei permessi.

I manager hanno il compito di bilanciare le esigenze dell'azienda con quelle dei loro dipendenti, il che non è sempre semplice. In definitiva, il regolare svolgimento dell'attività è la priorità di un manager, ma non dovresti usarlo come una scusa generica per rifiutare il tempo libero.

Rifiutare di perdere il personale per un breve periodo potrebbe comportarne la perdita permanente se ritengono che una richiesta sia stata negata ingiustamente. Considera i seguenti scenari per assicurarti di essere onesto in ogni circostanza.

Cosa fare quando più dipendenti richiedono permessi contemporaneamente

Ci saranno momenti in cui più di un dipendente richiede lo stesso periodo di congedo. In un mondo ideale, entrambi potrebbero essere accolti con un impatto minimo o nullo sull'azienda o sugli altri colleghi. Nel mondo reale, ci saranno occasioni in cui non sarà possibile concedere richieste sovrapposte. Dovrai stabilire un approccio che determini in modo equo come la richiesta di un collega potrebbe essere approvata rispetto a un'altra in questa circostanza.

Ecco alcune opzioni che puoi prendere in considerazione.

Primo arrivato, primo servito: i moduli di richiesta sono datati e chi ha presentato la richiesta per primo avrà diritto al congedo. Sebbene questa politica incoraggi le richieste da effettuare tempestivamente, potrebbe non essere un fattore determinante sufficiente da sola. Questo perché non tiene conto del motivo per cui il dipendente ha bisogno del congedo e se potrebbe essere flessibile con esso.

Dipendente dal motivo: tutti i dipendenti vorranno o avranno bisogno di ferie per un motivo o per l'altro. Se devi decidere in modo equo tra richieste sovrapposte, puoi considerare il motivo del congedo come un fattore determinante. Puoi anche chiedere se c'è flessibilità sulle date in base allo scopo del congedo.

Puoi applicarlo in modo equo solo se i dipendenti sono disposti a rivelare i motivi dettagliati del congedo. Alcuni dipendenti potrebbero richiedere un congedo per motivi importanti ma personali che non si sentono a proprio agio nel rivelare. Tieni presente che questo approccio è soggettivo e può essere esposto ad accuse di favoritismo, quindi non dovrebbe essere usato isolatamente.

Frequenza delle precedenti richieste di ferie: potresti voler dare la priorità ai dipendenti che hanno fatto meno richieste rispetto a quelli che si sono presi delle ferie più frequentemente.

Altri approcci alla gestione di più richieste includono "basato sull'anzianità" in cui il tempo libero viene assegnato in base all'anzianità del dipendente. L'approccio dell'anzianità non significa necessariamente che il congedo di un supervisore debba sempre avere la precedenza su un dipendente junior. Potrebbe significare che in quel momento è richiesto il set di abilità di una persona più anziana e quindi viene concesso il tempo libero alla persona più giovane. La discrezione manageriale deve essere applicata in tutti gli approcci.

Rifiuto delle richieste di permesso

Potrebbero esserci già specifici periodi dell'anno in cui si accetta che tutte le richieste vengano respinte in base a esigenze aziendali prestabilite. Tuttavia, potrebbero esserci momenti in cui dovrai rifiutare le richieste di ferie per diversi motivi. Poiché questo sarà un punto di attrito, deve essere gestito con sensibilità. Affrontare questo prontamente aiuta, ma potrebbe esserci ancora un elemento di delusione o frustrazione da parte del dipendente.

Per ridurre al minimo la frustrazione dei dipendenti, stabilisci aspettative all'interno della tua politica che spieghino le occasioni in cui le richieste verranno rifiutate. Potresti anche evidenziare eventuali tentativi che l'organizzazione farà per rimediare al rifiuto delle richieste di permesso. Gli esempi includono l'offerta di date alternative, la possibilità di scambi di turni e il coinvolgimento di risorse aggiuntive. Questi sforzi dimostrano ai tuoi dipendenti che li apprezzi e riconosci l'importanza di prendere un congedo, anche se non è possibile accoglierli all'orario richiesto.

Avere piani di emergenza in atto

Quando gli scontri di pianificazione sono inevitabili, è necessario disporre di piani di backup per gestire questi scenari. Gli esempi includono avere un pool di dipendenti "a chiamata" su cui fare affidamento per colmare le lacune e che sono disponibili a coprire turni extra in caso di emergenza. Potresti anche prendere in considerazione l'utilizzo di un'agenzia di personale per coinvolgere risorse esterne esperte.

Conclusione

Gestire le richieste di permessi significa bilanciare le esigenze della tua organizzazione con quelle della tua forza lavoro. Per evitare problemi di personale e conflitti, la tua politica sui permessi deve essere chiara ed equa e i tuoi sistemi per gestirli dovrebbero essere efficienti.

Riconoscere l'importanza del congedo e apportare cambiamenti culturali per incoraggiare il tempo libero è anche fondamentale per mantenere un ambiente di lavoro produttivo e felice.