การสื่อสารแนวทแยงในที่ทำงานคืออะไร?

ธุรกิจส่วนใหญ่ในปัจจุบันแบ่งออกเป็นแผนกต่างๆ และแต่ละแผนกมีลำดับชั้นของตนเอง การสื่อสารทางธุรกิจมักจะเป็นไปตามลำดับชั้นและสายแผนกเหล่านี้

ในแง่หนึ่ง ข้อมูลอาจเดินทางขึ้นหรือลงตามลำดับชั้นแต่อยู่ในแผนกเดียวกัน สิ่งนี้เรียกว่าการสื่อสารแบบ “แนวตั้ง”” หัวหน้าทีมพูดกับสมาชิกในทีมของตนเองเป็นตัวอย่างของการสื่อสารในแนวดิ่ง ทุกคนอยู่ในแผนกเดียวกัน แต่หัวหน้าทีมจะสูงกว่าในบริษัท

ในทางกลับกัน การสื่อสารแบบ "แนวนอน" ข้ามสายแผนกแต่ยังคงอยู่ในระดับลำดับชั้นเดียวกัน ตัวอย่างนี้คือเมื่อผู้จัดการของแผนกหนึ่งพูดคุยกับผู้จัดการของอีกแผนกหนึ่ง ตำแหน่งเหมือนกันแต่อยู่คนละแผนก

อย่างไรก็ตาม การสื่อสารในแนวทแยงตัดผ่านแผนก และ ลำดับชั้น ช่วยให้พนักงานจากแผนกหนึ่งสามารถพูดคุยกับพนักงานจากอีกแผนกหนึ่งได้โดยตรง โดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งหรือยศ

การสื่อสารในแนวทแยง "ตัดผ่าน" แผนกและลำดับชั้น

เมื่อทำถูกต้องแล้ว จะมีประโยชน์มากมายสำหรับการสื่อสารในแนวทแยง นอกจากนี้ยังมีความท้าทายบางประการ แม้ว่าสิ่งเหล่านี้ส่วนใหญ่จะแก้ไขได้อย่างง่ายดายด้วยการสร้างแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

อ่านเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการสื่อสารในแนวทแยงและวิธีนำไปใช้ในองค์กรของคุณ

ข้อดีของการสื่อสารในแนวทแยง

มีข้อดีมากมายในการสื่อสารแนวทแยง นี่คือบางส่วนที่สำคัญที่สุด:

เข้าถึงข้อมูลสำคัญได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

หากไม่มีการสื่อสารในแนวทแยง การไหลของข้อมูลจะถูกจำกัดให้สื่อสารในแนวตั้งและแนวนอนเท่านั้น ในกรณีเหล่านี้ จำเป็นต้องมีขั้นตอนเพิ่มเติมในการย้ายข้อมูลข้ามแผนกและจ่ายเกรด

ตัวอย่างเช่น ลองนึกภาพว่าสมาชิกในทีมผลิตภัณฑ์ของคุณต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความคาดหวังของลูกค้าเกี่ยวกับคุณลักษณะบางอย่าง ผู้จัดการฝ่ายขายน่าจะเป็นบุคคลที่ดีที่สุดที่จะพูดคุยด้วย

หากไม่มีการสื่อสารในแนวทแยง ผู้พัฒนาผลิตภัณฑ์จะต้องพูดคุยกับผู้จัดการของตนก่อน จากนั้นจึงค่อยสื่อสารกับผู้จัดการฝ่ายขาย หากนักพัฒนาผลิตภัณฑ์ต้องการข้อมูลจากหัวหน้าฝ่ายขายหรือผู้จัดการอาวุโส นั่นก็เป็นอีกขั้นตอนหนึ่ง โดยพื้นฐานแล้วยิ่งห่างกันในลำดับชั้นสองคนมากเท่าไหร่ จำนวนขั้นตอนพิเศษก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น

วิธีแก้ไขที่เร็วกว่าคือให้นักพัฒนาผลิตภัณฑ์ติดต่อผู้จัดการฝ่ายขายโดยตรง ขั้นตอนนี้ใช้เวลาเพียงขั้นตอนเดียว: นักพัฒนาผลิตภัณฑ์ไปจนถึงผู้จัดการฝ่ายขาย

ไม่เพียงแต่ทำงานให้เสร็จเร็วขึ้นเท่านั้น แต่ยังทำให้นักพัฒนาผลิตภัณฑ์รู้สึกหงุดหงิดน้อยลงอีกด้วย

การสื่อสารในแนวทแยงช่วยลดจำนวน "ขั้นตอน" ที่จำเป็นในการแบ่งปันข้อมูล

โอกาสที่ข้อมูลจะผิดเพี้ยนหรือพลาดน้อยลง

จำนวนก้าวที่มากขึ้นไม่ได้หมายถึงเวลาที่เพิ่มขึ้นเท่านั้น ความเสี่ยงที่ข้อมูลจะถูกบิดเบือนหรือสูญหายจะเพิ่มขึ้นตามแต่ละคนที่ข้อมูลนั้นผ่านเข้าไป

หากคุณเคยเล่นเกม “โทรศัพท์” คุณจะรู้ว่าเกมนี้เป็นอย่างไร ในการเล่น คนกลุ่มหนึ่งนั่งเป็นวงกลม หนึ่งในนั้นคิดคำหรือวลีแล้วกระซิบข้างหูคนข้างๆ

คนนั้นกระซิบข้างหูคนข้างๆ เป็นต้น พอถึงคนสุดท้ายวลีเพี้ยนจนจำไม่ได้!

ขั้นตอนน้อยลงหมายถึงโอกาสที่ข้อมูลจะถูกบิดเบือนหรือสูญหายระหว่างการส่งน้อยลง

ลดสิ่งรบกวนสำหรับหัวหน้าทีม

ผู้จัดการส่วนใหญ่มีสิ่งสำคัญที่ต้องทำมากกว่าส่งข้อความระหว่างแผนก ในสถานการณ์ข้างต้น นักพัฒนาผลิตภัณฑ์ต้องรอให้ข้อมูลผ่านผู้จัดการของตน แต่เวลาของผู้จัดการก็เสียไปเช่นกันเมื่อส่งคำขอข้อมูลไปยังเพื่อนร่วมงาน

ยิ่งผู้จัดการใช้เวลามากขึ้นในการทำหน้าที่เป็น “สวิตช์บอร์ดของบริษัท” พวกเขามีเวลาน้อยลงในการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ และแก้ไขปัญหา สิ่งรบกวนเช่นนี้ยังลดความพึงพอใจในงานและเพิ่มโอกาสในการหมดไฟ

การทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดระหว่างหน่วยงาน

การสื่อสารในแนวราบถูกนำมาใช้เป็นครั้งแรกในความพยายามที่จะปรับปรุงการทำงานร่วมกันระหว่างแผนกต่างๆ ช่วยให้ธุรกิจมีความคล่องตัวมากขึ้นและตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงความคาดหวังของลูกค้าหรือสภาวะตลาดได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

การสื่อสารในแนวทแยงช่วยปรับปรุงสิ่งนี้โดยทำให้พนักงานสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการจากหัวหน้าทีมในแผนกอื่นๆ นอกจากนี้ยังสนับสนุนให้ผู้จัดการแบ่งปันความรู้กับผู้อื่นนอกเหนือจากแผนกและตำแหน่งของตนเอง

ท้ายที่สุด สิ่งนี้จะนำไปสู่พนักงานที่รอบรู้และมีมุมมองที่กว้างขึ้นเกี่ยวกับการดำเนินงานของบริษัท

เพิ่มการมีส่วนร่วมและความพึงพอใจในงาน

การสื่อสารในแนวทแยงสามารถช่วยให้พนักงานรู้สึกมีอำนาจ มันกระตุ้นให้พวกเขาใช้แนวทางเชิงรุกในการสื่อสารและเป็นเจ้าของงานของพวกเขา มีอุปสรรคน้อยลงในการบรรลุวัตถุประสงค์ ทั้งหมดนี้นำไปสู่ความพึงพอใจในงานและการมีส่วนร่วมที่เพิ่มขึ้น

ผู้จัดการสามารถได้รับประโยชน์อย่างมากจากการสื่อสารในแนวทแยง ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น พวกเขาใช้เวลาน้อยลงในการสับเปลี่ยนข้อมูล ซึ่งหมายความว่ามีเวลามากขึ้นสำหรับการเป็นผู้นำ การแก้ปัญหา และการคิดอย่างสร้างสรรค์

นอกจากนี้ เมื่อพูดถึงการมีส่วนร่วมและความพึงพอใจ สิ่งที่ดีสำหรับทีมก็เป็นสิ่งที่ดีสำหรับผู้นำด้วย ทีมงานที่มีส่วนร่วม กระตือรือร้น และเป็นอิสระนั้นจัดการได้ง่ายกว่าทีมที่แยกตัวออกไปและไม่มีแรงจูงใจ

ความท้าทายในการสื่อสารแนวทแยง

เช่นเดียวกับรูปแบบการสื่อสารทั้งหมด มีความท้าทายบางประการที่เกี่ยวข้องกับการสื่อสารในแนวทแยง คุณอาจพบบางส่วนหรือทั้งหมดต่อไปนี้

ผู้เล่นหลักอาจไม่ได้รับการเปิดเผย

สายการบังคับบัญชามีอยู่ด้วยเหตุผลสำคัญหลายประการ หนึ่งในนั้นก็คือผู้จัดการจำเป็นต้องรู้ว่าทีมของพวกเขากำลังทำอะไรและกำลังทำอะไรอยู่

หากพนักงานกระตือรือร้นมากเกินไปในการเลี่ยงผ่านผู้จัดการของตนเองเพื่อรับข้อมูล อาจทำให้เกิดปัญหาร้ายแรงตามมาได้ ผู้จัดการที่รู้สึกว่าไม่รู้ข้อมูลก็อาจรู้สึกหงุดหงิดได้เช่นกัน

มีหลายวิธีในการหลีกเลี่ยงปัญหานี้ กลยุทธ์หนึ่งคือการเช็คอินอย่างเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการกับสมาชิกในทีม สามารถทำได้ง่ายๆ ด้วยแอปสื่อสารภายในที่ดี

นอกจากนี้ พนักงานยังสามารถได้รับการสนับสนุนให้ CC กับผู้จัดการในอีเมลแนวทแยงหรือ @แท็กพวกเขาในเธรดข้อความแนวทแยง

สุดท้าย คุณสามารถขอให้พนักงานเก็บบันทึกง่ายๆ หรือไดอารี่เกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขากำลังทำอยู่และทรัพยากรที่พวกเขาใช้

เสี่ยงต่อการสื่อสารผิดพลาดและความเข้าใจผิดมากขึ้น

แผนกต่างๆ ใช้ภาษาและศัพท์เฉพาะที่แตกต่างกัน และอาจมีรูปแบบการสื่อสารที่แตกต่างกัน บุคคลที่สื่อสารกับแผนกอื่นจะไม่คุ้นเคยกับเวิร์กโฟลว์และสไตล์ของแผนกนั้นเท่ากับแผนกของตนเอง

เพื่อช่วยต่อสู้กับสิ่งนี้ ธุรกิจควรสร้างมาตรฐานที่ชัดเจนสำหรับทั้งบริษัทสำหรับการสื่อสาร ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสรุปวิธีการขอและส่งข้อมูลได้อย่างถูกต้องเพื่อหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิดหรือความขัดแย้ง

คำถามและคำตอบควรระบุอย่างเรียบง่ายและตรงไปตรงมา โดยใช้ศัพท์แสงน้อยที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ สุดท้าย บุคคลควรเตรียมพร้อมที่จะลงรายละเอียดมากขึ้นเมื่อร้องขอหรือแบ่งปันข้อมูล

วิธีเปิดใช้งานการสื่อสารแนวทแยงในที่ทำงาน

ถึงตอนนี้ คุณควรมีความเข้าใจที่ดีเกี่ยวกับประโยชน์และความท้าทายของการสื่อสารในแนวทแยง ต่อไปนี้เป็นวิธีการสำคัญสองสามข้อเพื่อให้มั่นใจว่าการสื่อสารในแนวทแยงมีประสิทธิภาพในที่ทำงาน

กำหนดแนวทางปฏิบัติในการสื่อสารแนวทแยง

การสื่อสารในแนวทแยงนั้นต้องการความชัดเจนและตรงไปตรงมาเป็นพิเศษ ต้องคำนึงถึงความแตกต่างทางวัฒนธรรมเล็กน้อยระหว่างแผนกด้วย

เริ่มต้นด้วยการเขียนรายการแนวทางสำหรับการสื่อสารในแนวทแยง คิดอย่างรอบคอบว่าข้อมูลประเภทใดที่สามารถและควรแบ่งปันระหว่างแผนกต่างๆ นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับข้อมูลของลูกค้า ซึ่งอาจจำเป็นต้องเก็บไว้เป็นส่วนตัว

สนับสนุนการใช้ภาษาที่ชัดเจน เรียบง่าย และครอบคลุม ส่งเสริมการฟังอย่างกระตือรือร้นและการสื่อสารแบบสองทาง มีหลายวิธีที่จะส่งเสริมการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในที่ทำงาน

แบ่งปันแนวทางหนึ่งฉบับของคุณกับผู้จัดการและอีกฉบับหนึ่งกับคนงาน กระตุ้นให้แต่ละกลุ่มเสนอแนะตามความต้องการและความคาดหวังของพวกเขา

ใช้คำแนะนำเหล่านี้เพื่อสร้างรายการขั้นสุดท้ายที่ตรงกับทั้งสองกลุ่มมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

สนับสนุนการสื่อสารด้วยการเขียนในแนวทแยง

การสื่อสารแนวทแยงส่วนใหญ่ควรเป็นลายลักษณ์อักษร ซึ่งสามารถทำได้ด้วยอีเมลหรือแพลตฟอร์มการแชททั่วทั้งบริษัท เช่น Connectteam

สิ่งนี้จะช่วยลดความเสี่ยงของการสื่อสารที่ผิดพลาด/เข้าใจผิด นอกจากนี้ยังทำให้ผู้จัดการติดตามข่าวสารได้ง่ายขึ้น เมื่อมีปัญหาเกิดขึ้นกับการสื่อสารในแนวทแยง คุณจะมีบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่ออ้างถึง

บันทึกนี้ยังสามารถช่วยให้คุณเข้าใจว่าผู้คนสื่อสารกันอย่างไรในแนวทแยง ใช้ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้เพื่อปรับหลักเกณฑ์ของคุณให้สอดคล้องกัน

จำกัดจำนวนช่องทางการสื่อสารที่ใช้

นี่เป็นแนวคิดที่ดีสำหรับการสื่อสารภายในโดยทั่วไป การมีช่องทางมากเกินไปทำให้ยากต่อการติดตามการสนทนาและการไหลของข้อมูล

แต่นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับการสื่อสารในแนวทแยง ในบางวิธี จะเพิ่มความซับซ้อนอีกชั้นให้กับการสื่อสาร ดังนั้นทุกอย่างควรทำให้เรียบง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือการใช้แพลตฟอร์มการสื่อสารเดียว เช่น Connectteam แพลตฟอร์มดังกล่าวมอบโซลูชั่นที่เรียบง่ายสำหรับการสื่อสารในแนวนอน แนวตั้ง และแนวทแยง

มุ่งเน้นการสร้างวัฒนธรรมการทำงานที่เปิดกว้างและทำงานร่วมกัน

การสื่อสารแนวทแยงเติบโตในวัฒนธรรมการทำงานที่สนับสนุนความโปร่งใสและการทำงานร่วมกัน ในความเป็นจริงค่าเหล่านี้มีความสำคัญต่อมัน เส้นแบ่งระหว่างแผนกและเกรดค่าจ้างทำให้การสื่อสารในแนวทแยงยากขึ้น พวกเขากีดกันไม่ให้พนักงานติดต่อกับผู้นำนอกแผนกของตนเองและจำกัดการแบ่งปันความรู้

นอกจากนี้ การสื่อสารที่ดีขึ้นเป็นเพียงเหตุผลหนึ่งที่ทำให้วัฒนธรรมการทำงานแบบมีส่วนร่วมและมีส่วนร่วมเป็นประโยชน์ พิจารณาดำเนินการตรวจสอบวัฒนธรรมเพื่อทำความเข้าใจจุดอ่อนของวัฒนธรรมบริษัทของคุณ จากนั้นสร้างแผนเพื่อสร้างที่แข็งแกร่งขึ้น

บทสรุป

การสื่อสารในแนวทแยงช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงและแบ่งปันข้อมูลระหว่างสายงานแผนกและลำดับชั้นแบบดั้งเดิม

มีข้อดีหลายประการ ได้แก่ การทำงานร่วมกันที่ใกล้ชิดยิ่งขึ้น การเข้าถึงข้อมูลที่รวดเร็วขึ้น การมีส่วนร่วมและความเป็นเจ้าของที่มากขึ้น และสิ่งรบกวนน้อยลงสำหรับผู้จัดการ

ชุดแนวทางที่ชัดเจนและการใช้แพลตฟอร์มการสื่อสารภายในสามารถช่วยให้ประสบความสำเร็จได้